総務業務改善の事例3選｜実践的な効率化の方法を徹底解説

2024.11.29 総務

総務部門は、企業全体の業務を支える重要な部署でありながら、業務の属人化や非効率な作業に悩まされているケースが少なくありません。

本記事では、総務業務の改善が必要な理由から具体的な方法、改善事例、そして注意すべきポイントまで、総務業務の効率化に関する内容を網羅的に解説します。

総務部門の生産性向上を目指す方は、ぜひ参考にしてください。

この記事でわかること

総務の業務効率化が必要な理由がわかる
業務改善の具体的な進め方と実践的な効率化方法がわかる
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1 総務業務の効率化が求められる理由
2 総務業務を効率化する5つの方法
3 総務業務改善の事例3選
4 総務業務効率化を成功に導く5つのステップ
5 総務業務改善に失敗しないための注意すべきポイント
6 総務業務効率化に効果的な5つの効率化ツール
7 総務業務を改善し企業全体の生産性向上に取り組みましょう

総務業務の効率化が求められる理由

総務部門は、企業組織の円滑な運営を支えるための重要な役割を担っています。

しかし、近年では以下の理由から業務効率化が求められております。

業務範囲が広く担当者の負担が大きいため
人手不足が深刻化しているため
属人化が懸念されているため
多様な働き方に対応するため
費用・コストの削減のため

それぞれについて詳しく解説します。

業務範囲が広く担当者の負担が大きいため

総務部門は、社内外の調整や管理業務など、企業全体の円滑な運営を支える重要な役割を担っています。

例えば、施設管理、備品管理、社内規定の整備、来客対応、文書管理など、多岐にわたる業務を担当します。

中小企業では、人事や労務関連の業務を総務部門が兼任するケースも多く、業務範囲は非常に広範囲です。

幅広い業務を限られた人数で対応するため、担当者一人あたりの業務負担が大きくなります。

また、「困ったときは総務に相談」という企業文化により、想定外の業務対応も求められ、計画的な業務遂行が難しい状況に陥りやすくなっています。

そのため、業務の効率化による担当者の負担軽減が強く求められているのです。

人手不足が深刻化しているため

少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少により、企業の人材確保は年々困難になっています。

特に総務部門は、直接的な利益創出部署ではないため、人員配置の優先度が低くなりがちです。

2030年には600万人以上の人手不足が予測される中、総務部門の人員補充はさらに厳しさを増すと考えられています。

このような状況下で、既存の総務担当者の業務負担は増加の一途をたどっています。

社内外の調整業務や管理業務など、幅広い責任を担う総務部門には、業務効率化による生産性向上が不可欠です。

限られた人員で質の高い業務を実現する体制づくりが求められています。

属人化が懸念されているため

総務業務の属人化は、組織の効率性と持続可能性を脅かす重大な課題です。

多岐にわたる総務の業務は、特定の担当者の経験や暗黙知に依存しがちです。

例えば、社内特有の慣習や取引先との関係性など、文書化されていない情報が多く存在します。

業務が属人化すると、担当者の不在時や退職時に業務が停滞するリスクが高まります。

また、引き継ぎにかかる時間と労力も大きな負担となり、新しい担当者の育成も困難です。

特に中小企業では、総務担当者が1人で複数の業務を抱えているケースも多く、業務の効率化と標準化による属人化の解消が急務となっています。

多様な働き方に対応するため

多様な働き方に対応することは、総務業務の効率化において重要な理由の一つです。

近年、テレワークやフレックスタイム制の導入が進む中で、従来のオフィス中心の業務形態から脱却し、柔軟な働き方を支援する体制が求められています。

これに対応するためには、総務部門が情報管理やコミュニケーション手段の見直しを行い、リモート環境でも円滑に業務が進行できるよう、ITツールの活用が不可欠です。

特に、社内規定の整備や勤怠管理、施設管理など、従来は対面を前提としていた業務をデジタル化する必要性が高まっています。

紙の書類や押印を必要とする従来の業務フローでは、場所や時間に縛られない柔軟な働き方の実現が困難です。

そのため、ペーパーレス化やワークフローのデジタル化など、時代に即した業務改善が不可欠になっています。

費用・コストの削減のため

総務業務の効率化は、費用・コストの削減に直結する重要な取り組みといえます。

紙の書類管理や手作業による事務処理、非効率な社内コミュニケーションなどにより、余分な人件費や管理コストが発生しているためです。

例えば、書類のペーパーレス化により印刷費用や保管スペースの削減が可能です。

また、業務の自動化やシステム化を進めることで、残業時間の削減による人件費の抑制も実現できます。

さらに、社内問い合わせ対応の効率化により、業務の中断時間を減らし生産性の向上にもつながります。

総務業務を効率化する5つの方法

総務業務の効率化を図るためには、さまざまな方法があります。

以下では、総務業務を効率化するための5つの方法を詳しく解説します。

業務を可視化する
業務プロセスの見直す
業務マニュアルを活用する
アウトソーシングを活用する
自動化に取り組む

1. 業務を可視化する

総務業務の効率化の第一歩は、現状の業務フローを可視化することです。

具体的には、「誰が」「いつ」「どのような手順で」業務を実施しているかを図式化し、業務の全体像を明確にします。

例えば、社内規定の管理や備品発注、来客対応など、日常的に発生する業務について、時系列で作業内容を書き出してみましょう。

業務の可視化により、重複している作業や非効率な工程、属人化している業務などの課題が浮き彫りになります。

また、業務フローを文書化することで、担当者の引き継ぎや新人教育もスムーズになり、業務の属人化を防ぐことができます。

総務部門全体の業務改善を進めるためには、まずこの可視化のステップを確実に実施することが重要です。

2. 業務プロセスの見直す

業務プロセスの見直しは、効率化を実現する効果的な方法です。

具体的には、ECRSの手法を活用し、不要な業務の廃止（Eliminate）、複数業務の統合（Combine）、業務順序の変更（Rearrange）、業務の簡素化（Simplify）の順で改善を進めます。

例えば、社内の備品管理で部署ごとに異なる申請フォームを使用していた場合、申請フォームを統一し、承認プロセスも一本化することで効率化を図れます。

また、定期的な棚卸作業も在庫管理システムの導入により、作業時間を大幅に削減可能です。

既存の業務プロセスを見直し、無駄を省くことで、業務効率の向上と担当者の負担軽減が実現できます。

3. 業務マニュアルを活用する

総務業務の効率化において、業務マニュアルの整備は重要な取り組みです。

特に、担当者の異動や退職時の引き継ぎをスムーズにし、業務の属人化を防ぐ効果があります。

マニュアルの作成では、業務フローを可視化し、「誰が」「いつ」「どのような手順で」実施するかを明確に記載しましょう。

また、定期的な更新も重要で、業務プロセスの変更や改善点があれば随時反映させます。

例えば、社内規定の管理や備品発注など、定型業務から始めてマニュアル化を進めることで、効率的に整備できます。

業務マニュアルを活用することで、新人教育の効率化や業務品質の標準化が実現でき、総務部門全体の生産性向上につながります。

4. アウトソーシングを活用する

総務業務のアウトソーシングは、業務効率化の有効な手段です。

来客対応、文書管理、備品管理など、定型的な業務を外部の専門会社に委託することで、社内の総務担当者はより戦略的な業務に注力できます。

実際に、アウトソーシングを導入した企業では、業務の標準化と品質向上を実現しています。

例えば、社員からの問い合わせ対応や庶務業務を外部委託することで、従来は総務担当者が都度対応していた業務を効率化できます。

また、業務を委託する過程で、社内の業務フローが整理され、より効率的な運営体制の構築が可能です。

5.自動化に取り組む

総務業務の自動化は、定型的な作業の効率を改善する有効な戦略です。

特に、定型的かつ繰り返し行われる業務には、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）などの自動化ツールが有効です。

例えば、備品管理や経費精算といった日常的な業務を自動化することで、人的ミスを減らし、作業時間を大幅に短縮できます。

自動化を導入する際は、まず現在の業務プロセスを詳細に分析し、自動化に適した業務を特定することが重要です。

そのうえで、適切なツールを選択し、段階的に導入していくことで、スムーズな移行と効果が期待できます。

総務業務改善の事例3選

実際の企業では、総務業務効率化のためにどのような改善を行い成果を得られているのでしょうか。

ここからは、3つの具体的な事例を通して、効果的な改善方法を紹介します。

アウトソーシングで属人化解消と生産性向上した事例
無駄な業務の排除で従業員のモチベーションアップに成功した事例
ITツール導入で書類作成の効率化を達成した事例

1. アウトソーシングで属人化解消と生産性向上した事例

従業員500名規模の原料メーカーでは、事業拡大に伴う総務業務の増加とグループ企業4社の本社移転を機に、業務改善に着手しました。

具体的には、新オフィスに「総務ルーム」を設置し、来客対応や代表電話対応、庶務業務などをアウトソーシング化しています。

これにより、社内の総務担当者は定型業務から解放され、より重要な業務に注力できる環境を整備を実現しました。

さらに、グループ企業間で重複していた業務を本社総務へ一元化し、業務ルールやフローを標準化させました。アウトソーシングスタッフの担当業務を固定化させ、業務品質の安定化も実現しています。

その結果、総務業務の属人化を解消し、グループ全体の業務効率を大幅に向上させることに成功しました。

2. 無駄な業務の排除で従業員のモチベーションアップに成功した事例

ある企業では、リモートワークの導入を機に社内システムを見直したところ、従来の業務の中に無駄な作業が多く含まれていることが判明しました。

これまで、オフィス勤務時に慣習として行われていた業務が実際には不要であることがリモートワークによって明らかになったのです。

そこで、無駄な業務を排除し、必要な業務のみを残すことにより、業務プロセスを大幅に改善することに成功しています。

この結果、従業員はやりがいのある仕事に集中できるようになり、モチベーションが向上しました。

この事例は、業務の棚卸しと見直しがいかに重要であるかを示しています。

3. ITツール導入で書類作成の効率化を達成した事例

ITツール導入による書類作成の効率化は、総務業務改善の有効な手段です。

ある企業では、繰り返し発生するタスク管理にクラウドベースのアプリケーションを導入し、大きな成果を上げました。

従来のエクセルによる管理では、進捗報告の抜け漏れや引き継ぎの困難さが課題でした。

しかし、新しいタスク管理アプリの導入により、企業全体での情報共有が可能になりました。

さらに使用したアプリは、定期的なタスクを自動生成する機能を持ち、税金の支払いや給与振込などの重要な業務の抜け漏れの防止にも役立っています。

結果、進捗報告の正確性が向上し、引き継ぎ時間が大幅に短縮されました。

総務業務効率化を成功に導く5つのステップ

総務業務の効率化を進めるためには、計画的かつ段階的なアプローチが重要です。

ここでは、総務業務の効率化を成功させるための5つのステップを紹介します。

ステップ1：現状把握と課題の明確化
ステップ2：改善施策の立案と優先順位付け
ステップ3：改善計画の策定と社内調整
ステップ4：施策の実行と進捗管理
ステップ5：効果検証とPDCAサイクルの実践

ステップ1：現状把握と課題の明確化

業務効率化の第一歩は、現状の業務内容を詳細に把握し、課題を明確にすることです。

具体的には、業務日報やタイムカードのデータを活用して、各業務にかかる時間や頻度、関連部署との連携状況などを数値化します。

例えば、社内規定の管理に月間20時間、来客対応に週間15時間など、具体的な数値で業務量を把握します。

この分析により、時間がかかりすぎている業務や重複している作業、非効率な業務プロセスなどを明確にしましょう。

ステップ2：改善施策の立案と優先順位付け

現状分析で明確になった課題に対して、具体的な改善施策を立案します。

例えば、属人化が課題の場合は業務マニュアルの整備やアウトソーシングの活用、非効率な作業が課題の場合はITツールの導入やRPAの活用など、課題に応じた解決策を検討します。

そして、「業務への影響度」「実現可能性」「投資対効果」の3つの観点から各施策の優先順位を設定します。

特に、業務停滞のリスクが高い課題や短期間で効果が見込める施策は優先度を上げて取り組みましょう。

ステップ3：改善計画の策定と社内調整

改善施策が決まったら、具体的な実行計画の策定と社内調整に移ります。

計画書には、改善の目的、期待される効果、必要な予算、人員配置、実施スケジュールなど、具体的な数値や指標を盛り込みましょう。

特に、業務効率化による時間削減効果や、コスト削減効果を明確に示すことが重要です。

また、計画の実行には関係部署との調整が不可欠です。

ITツールの導入やアウトソーシング活用の場合は、システム部門や経理部門との事前協議が必要です。

社内の理解と協力を得るため、改善によるメリットを具体的に説明し、懸念事項には丁寧に対応することで、円滑な実施につなげましょう。

ステップ4：施策の実行と進捗管理

業務改善計画が整ったら、具体的な施策の実行フェーズに移ります。

実行段階では、計画したスケジュールに沿って着実に進めることが重要です。

特に、システム導入やアウトソーシング活用など大規模な改善の場合は、部門ごとに段階的に導入するなど、混乱を最小限に抑える工夫が必要です。

また、施策の実行状況を定期的にモニタリングし、進捗状況や課題を可視化することも重要です。

例えば、毎週の定例会議で進捗報告を行い、予定通り進んでいない項目があれば、その原因を分析し、必要に応じて計画の見直しや追加対策を講じましょう。

ステップ5：効果検証とPDCAサイクルの実践

業務効率化の取り組みは、実施後の効果検証が重要です。

具体的には、業務時間の削減率、コスト削減額、従業員の満足度など指標を設定し、改善前後の比較を行いましょう。

例えば、アウトソーシング導入後の総務担当者の残業時間の変化やITツール導入による業務処理時間の短縮率などを測定します。

効果検証の結果、期待した成果が得られていない場合は、原因を分析し改善策を検討します。

また、良い結果が出ている施策は、他の業務領域への展開を検討しましょう。

このPDCAサイクルを継続的に実践することで、総務部門全体の業務効率を段階的に向上します。

総務業務改善に失敗しないための注意すべきポイント

総務業務の改善を進める際は、失敗を防ぐためのポイントを押さえることが重要です。

ここでは、改善を成功に導くための3つの注意点について解説します。

現場の意見を取り入れた社内に合った改善を実施する
ツールを導入しただけでは効率化にならない
施策定着までにコストや時間がかかる

現場の意見を取り入れた社内に合った改善を実施する

業務改善を成功に導くためには、現場の声を十分に聞き取ることが重要です。

例えば、業務システムの導入を検討する場合、実際に使用する現場担当者の意見を取り入れずに選定すると、使いづらさから活用されない、既存の業務フローと合わないなどの問題が発生する可能性があります。

そのため、改善策を検討する際は、現場へのヒアリングや意見交換会の実施など、実務担当者の声を積極的に取り入れましょう。

また、部門ごとの業務特性や社内の文化も考慮し、自社に適した改善施策を選択することが重要です。

現場の理解と協力を得ることで、スムーズな改善の実現と定着が望めます。

ツールを導入しただけでは効率化にならない

業務効率化のためにITツールを導入しても、それだけでは十分な効果は得られません。

例えば、社内の情報共有システムを導入しても、使い方が周知されていない、既存の業務フローと合っていないなどの理由で、かえって業務が煩雑になるケースがあります。

効果的なツール活用のためには、導入前の業務フローの整理や利用者への丁寧な研修が不可欠です。

また、導入後も定期的な使用状況の確認や改善点の洗い出しを行い、必要に応じて運用方法を見直すことが重要です。

ツールは単なる手段であり、業務プロセス全体を見直し、適切な運用体制を整えることで、初めて効率化が実現できると認識しましょう。

施策定着までにコストや時間がかかる

業務改善の施策を定着させるには、予想以上の時間とコストが必要です。

例えば、ITツールの導入では、システム費用だけでなく、従業員の研修費用や運用マニュアルの作成費用なども発生します。

また、新しい業務フローに慣れるまでは一時的に業務効率が低下する可能性もあります。

そのため、改善施策の導入時には、十分な準備期間と予算を確保することが重要です。

特に、複数の部門に影響する改善の場合は、段階的な導入を検討し、各フェーズでの課題対応や調整に必要な時間を見込んでおく必要があります。

総務業務効率化に効果的な5つの効率化ツール

総務業務の効率化を進める際は、目的に応じた適切なツールを選択することが重要です。

ここでは、効率化に効果的な5つのツールについて解説します。

契約管理システム
勤怠管理システム
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
コミュニケーションツール
チャットボット

1. 契約管理システム

契約管理システムは、契約書をデータ化してシステム上で一元管理することで、効率的な契約書管理を実現するツールです。

特に取引先が多い企業では、紙ベースでの契約書管理に多くの時間とコストがかかり、保管スペースの確保や紛失リスクなどの課題を抱えています。

契約管理システムを導入することで、電子データでの契約書作成により記入ミスを防ぎ、クラウド上での一元管理により検索性が向上します。

契約の見落としや更新忘れといったリスクを軽減し、業務品質の向上に最適なツールです。

2. 勤怠管理システム

勤怠管理システムは、出退勤時間の記録から残業申請、労働時間の集計まで、従業員の勤務状況を一元管理できるツールです。

従来の紙ベースの管理と比べ、デジタル化によって人的ミスが減少し、確認作業にかかる時間も大幅に短縮できます。

また、正確な労働時間の把握により、適切な労務管理や給与計算が可能です。

多くの勤怠管理システムは、労働基準法などの法改正に迅速に対応できる機能を備えており、常に最新の法律に準拠した管理ができます。

業務効率が向上するだけでなく、従業員の働き方の可視化や労務管理の質の向上にもつながり、組織全体の生産性向上に貢献するツールです。

3. RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）

RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、定型業務を自動化することで、総務業務の効率化を大幅に促進するツールです。

例えば、従業員の入退社に伴うデータ入力、給与計算、休暇管理など、繰り返し発生する業務をRPAが自動で処理することが可能です。

RPA導入によって、担当者の負担を軽減し、人的ミスの発生も防げます。

RPAは単純作業にかかる時間を削減し、従業員がより重要な戦略的業務に集中できる環境を整えるため、総務業務の改善に役立つ有用なツールです。

業務の正確性とスピードの向上にもつながり、全体の業務品質が向上します。

4. コミュニケーションツール

総務部門では、社内外との連絡調整や情報共有が日常的に発生します。

コミュニケーションツールは、これらの業務を効率的に進めることができるツールです。

従来の電話や対面での連絡に比べ、情報伝達の速度と正確性が大幅に向上します。

例えば、チャットツールでは過去のやり取りを検索できるため、重要な情報の確認や引き継ぎも容易です。

また、ビデオ会議システムの活用により、場所や時間の制約なく打ち合わせが可能になり、移動時間の削減にもつながります。

5. チャットボット

チャットボットは「チャット（会話）」と「ボット（ロボット）」を組み合わせた言葉で、ユーザーの問いかけに対して自動的に返答するツールです。

チャットボットは、総務業務の効率化に大きく貢献するツールとして期待され、特に社内問い合わせ対応の自動化において効果が期待されています。

総務担当者は、頻繁に発生する定型的な質問への対応から解放され、よりコア業務に注力することが可能です。

チャットボットは比較的低コストで導入でき、効果も実感しやすいため、総務部門のDX化における「スモールスタート」に適しています。

従来の対面や電話による情報伝達と比べ、情報の伝達スピードと正確性が大幅に向上ができるツールです。

総務業務を改善し企業全体の生産性向上に取り組みましょう

総務業務の効率化は、業務の属人化や人手不足など、多くの課題を解決する重要な取り組みです。

効率化を実現するためには、現状の業務フローを整理し、課題を明確にしたうえで、具体的な改善施策を実行することが必要です。

特に、ITツールの活用やアウトソーシングの導入は、業務効率を大きく向上させる有効な手段です。

しかし、ツールの導入だけでは十分な効果は得られません。

現場の意見を取り入れた実効性のある改善策の立案やPDCAサイクルによる継続的な改善が重要です。

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