【事務の業務改善】効率化を実現するには小さな改善も重要！アイデアや事例を紹介
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「もっと効率的に仕事を進めたい」「生産性を上げたい」 と感じている事務担当者の方は多いのではないでしょうか。
事務職はルーティン業務が多く、改善しやすいのが特徴です。
この記事では、 事務職の業務効率化を実現するための具体的なアイデアや事例をわかりやすく紹介します。事務作業を改善することで部署全体の生産性の向上やミスの減少など、良い効果が期待できます。
ぜひこの記事を参考にしてみてください。
この記事でわかること
- 事務の業務改善の進め方
- 事務の業務改善のアイデア
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事務は業務改善しやすい業務
事務職は、日々のルーティンワークが多く、業務内容が定型化されているため、業務改善に取り組みやすいのが特徴です。業務プロセスを可視化しやすく、改善点を見つけやすかったり小さな改善でも効果が出やすく、改善の効果を実感しやすいのも魅力です。
例えば、以下のような点が挙げられます。
データ入力作業
入力規則を統一したり、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入することで自動化できる可能性がある
書類整理
ファイリングルールを明確化したり、ペーパーレス化を進めることで、検索時間を短縮できる
会議準備
テンプレートを作成したり、オンライン会議ツールを活用することで、準備時間を削減できる
これらの業務は改善の余地が大きく、効率化によって生まれた時間をより創造的な業務に充てられます。事務部門の業務改善は、企業全体の生産性向上に大きく貢献する可能性を秘めていると言えます。
なぜ事務は業務改善が必要？効率化が求められる理由
事務の業務改善は、単に日々の作業を楽にするだけでなく、組織全体の成長に不可欠です。効率化が求められる背景には、主に以下の4つの理由があります。
- 生産性の向上で利益を増加
- コストの削減
- 従業員のモチベーションアップ
- 業務時間の短縮
それぞれ詳しく解説します。
生産性の向上で利益を増加
事務部門は、直接的に売上を上げる部署ではありませんが、業務効率化によって間接的に企業の利益に貢献できます。
例えば、書類作成やデータ入力にかかる時間を短縮できれば、従業員はより創造的な業務や顧客対応といった重要な業務に集中できるようになります。
その結果、全体の生産性が向上し、企業の収益増加につながるのです。
コストの削減
業務改善は、コスト削減にも大きく貢献します。
例えば、ペーパーレス化を推進すると、用紙代、印刷代、保管スペースなどのコストを削減できます。
また、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）を導入して定型業務を自動化すれば、人件費の削減も期待できます。
これらのコスト削減は、企業の経営資源をより有効活用するために重要な要素となります。
コスト削減の例
詳細
ペーパーレス化
用紙代、印刷代、保管スペースの削減
RPA導入
定型業務の自動化による人件費削減、人的ミスの削減
従業員のモチベーションアップ
非効率な作業は、従業員のストレスを増加させ、モチベーション低下の原因となります。
業務改善によって無駄な作業を削減し、より働きやすい環境を整備すれば従業員の満足度が高まります。
例えば、煩雑な承認プロセスを簡略化したり、使いにくいシステムを改善したりすると、従業員はよりスムーズに業務を進められ達成感や自己肯定感を得やすくなるでしょう。
モチベーションの高い従業員は、生産性も高く、企業の成長に大きく貢献します。
業務時間の短縮
業務改善によって、日々の業務にかかる時間を短縮できます。
例えば、会議の時間を短縮したり、メールのやり取りを減らすためのコミュニケーションツールを導入したりすると、従業員はより多くの時間を重要な業務に費やせます。
業務時間の短縮は、従業員のワークライフバランスを改善し、より充実した生活を送るための重要な要素となります。
事務の業務改善を成功させるための4つのステップ
事務の業務改善は、闇雲に進めても効果は期待できません。計画的に進めることで、着実に成果を上げられます。
ここでは、業務改善を成功させるための以下の4つのステップについて解説していきます。
- 現状分析で課題を明確化する
- 目標設定で目指すべき姿を描く
- 改善策の実行計画を立てる
- 実行と効果測定で改善を継続する
ステップ1：現状分析で課題を明確化する
まずは、現状の業務内容を洗い出し問題点を明確にします。
業務フローを可視化し、各工程における課題やボトルネックを特定してください。
例えば、「書類の検索に時間がかかる」「同じような入力作業が多い」など、具体的な問題点を洗い出すことが大切です。
現状分析を行う際には、以下の点に注目すると良いでしょう。
- 各業務にかかる時間
- 業務の担当者
- 使用しているツールやシステム
- 発生している問題点
これらの情報を収集し分析すれば、改善すべき点が明確になります。
ステップ2：目標設定で目指すべき姿を描く
現状分析で明らかになった課題を踏まえ、具体的な目標を設定します。
目標は、いつまでに、何を、どれだけ改善するかを明確に示すことが重要です。
例えば、「書類の検索時間を50%削減する」「RPAを導入して、定型業務の80%を自動化する」など、数値目標を設定すると改善効果を客観的に評価できます。
目標設定の際には、以下の要素を考慮します。
- 実現可能性：現実的に達成可能な目標を設定する
- 測定可能性：効果測定ができるように、数値で表せる目標を設定する
- 関連性：業務改善の目的に合致した目標を設定する
- 期限：いつまでに目標を達成するかを設定する
ステップ3：改善策の実行計画を立てる
目標が設定できたら、具体的な改善策を検討し、実行計画を立てます。
改善策は現状分析で明らかになった課題を解決し、目標を達成するための具体的な行動計画です。
例えば、「書類の電子化を進める」「RPAツールを導入する」「コミュニケーションツールを導入する」など、具体的な施策を検討します。
実行計画を立てる際には、以下の項目を明確にします。
- 具体的な改善策
- 担当者
- スケジュール
- 必要なリソース（予算、人員など）
- KPI（重要業績評価指標）
実行計画に基づいて、着実に改善策を実行していくことが重要です。
ステップ4：実行と効果測定で改善を継続する
計画に基づいて改善策を実行したら、その効果を定期的に測定し評価します。KPIをモニタリングし、目標達成度合いを確認しましょう。
もし目標に達していない場合は、改善策を見直したり、新たな施策を追加したりするなど、柔軟な対応が大切です。
効果測定を行う際には、以下の点に注意します。
- 定期的な測定：定期的に効果測定を行い、改善状況を把握する
- 客観的な評価：数値データに基づいて、客観的に評価する
- 原因分析：目標に達していない場合は、原因を分析する
- 改善策の見直し：必要に応じて、改善策を見直す
業務改善は、一度実施して終わりではありません。継続的に効果測定を行い改善を繰り返すことで、より高い効果を得られます。
小さな改善の積み重ねが、大きな成果につながることを意識しましょう。
今日からできる小さな改善アイデア
業務改善と聞くと大掛かりなシステム導入や組織改革を想像するかもしれませんが、実は日々の小さな工夫でも大きな効果を期待できます。
ここでは、今日からすぐに実践できる、以下の事務の業務改善アイデアを紹介します。
- 整理整頓で作業効率が劇的に向上する
- 時間管理術で無駄な時間を削減する
- PCスキル向上で作業時間を短縮する
- 便利なITツールを活用する
- コミュニケーションを円滑にする工夫
それぞれ詳しく解説していきます。
整理整頓で作業効率が劇的に向上する
デスク周りや書類の整理整頓は、業務効率化の基本です。必要なものをすぐに取り出せるように、定位置管理を徹底します。
例えば、以下のような工夫が考えられます。
書類の分類・ファイリング
種類ごとにファイルを分け、ラベリングを徹底する
不要な書類の処分
定期的に不要な書類を処分し、保管スペースを確保する
文具の配置
使用頻度の高い文具は、手の届く範囲に配置する
ツールの活用
ファイルボックスや仕切り板を活用して、書類や文具を整理する
整理整頓された環境は、探し物の時間を削減して集中力を高める効果があります。
時間管理術で無駄な時間を削減する
時間管理は、業務効率化において非常に重要な要素です。以下の時間管理術を実践すると、無駄な時間を削減し生産性を向上させられます。
タスクリストの作成
1日のタスクをリスト化し、優先順位をつける
ポモドーロテクニック
25分作業+5分休憩を繰り返すことで、集中力を維持する
タイマーの活用
各タスクにかかる時間を計測し、時間配分を見直す
会議時間の短縮
会議の目的を明確にし、時間制限を設ける
時間管理術を身につけることで、タスクを効率的にこなし、残業時間を削減できます。
PCスキル向上で作業時間を短縮する
PCスキルは、事務職にとって必要不可欠なスキルです。以下のPCスキル向上により、作業時間を大幅に短縮できます。
ショートカットキーの活用
コピー、ペースト、保存などの基本操作をショートカットキーで行う
Excel関数の習得
SUM、AVERAGE、VLOOKUPなどの関数を習得し、データ処理を効率化する
Wordのテンプレート活用
定型的な文書作成には、テンプレートを活用する
タイピング練習
正確かつ高速なタイピングスキルを身につける
PCのスキルUPは、日々の業務をスムーズに進めるだけでなく、新しい業務に挑戦する自信にもつながります。
便利なITツールを活用する
近年、業務効率化を支援するさまざまなITツールが登場しています。これらのツールを積極的に活用すれば、業務プロセスを自動化して人的ミスを削減できます。
ITツール
概要
期待できる効果
RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）
定型業務を自動化するソフトウェアロボット
データ入力、請求書処理、レポート作成などの自動化
クラウドストレージ
オンライン上にファイルを保存・共有するサービス
場所を選ばないファイルアクセス、共同作業の効率化
ビジネスチャットツール
リアルタイムでのコミュニケーションを支援するツール
迅速な情報共有、意思決定の迅速化
タスク管理ツール
タスクの進捗状況を可視化し、管理するツール
タスクの抜け漏れ防止、進捗状況の共有
自社の課題やニーズに合わせて、最適なITツールを導入しましょう。
コミュニケーションを円滑にする工夫
円滑なコミュニケーションは、チームワークを高め、業務効率を向上させるために不可欠です。以下の工夫を実践することで、コミュニケーションを円滑にし、チーム全体の生産性を高められます。
報連相の徹底
報告、連絡、相談を徹底し、情報共有をスムーズに行う
積極的な情報発信
必要な情報を積極的に発信し、メンバー間の認識のずれを防ぐ
傾聴の姿勢
相手の話を注意深く聞き、理解する姿勢を持つ
フィードバックの実施
定期的にフィードバックを行い、改善点を共有する
円滑なコミュニケーションは、誤解や手戻りを減らしスムーズな業務遂行を実現できます。
【事例紹介】他社から学ぶ！自社に活かせる事務の業務改善アイデア
事務の業務改善は、一見地味に見えるかもしれませんが、企業の成長を大きく左右する重要な要素です。
ここでは、以下の4つの成功事例から、自社に活かせる業務改善があるか見つけてみてください。
- ペーパーレス化でコスト削減と業務効率化を両立
- RPA導入で定型業務を自動化し、人的ミスを削減
- コミュニケーションツール導入で情報共有をスムーズに
- クラウドストレージ活用で場所を選ばない働き方を実現
事例1：ペーパーレス化でコスト削減と業務効率化を両立
多くの企業で取り組まれているペーパーレス化は、コスト削減と業務効率化を同時に実現できる有効な手段です。
改善内容
期待できる効果
具体的な施策
紙媒体の廃止
印刷代、保管スペースの削減
書類の電子化、クラウドストレージの活用、電子署名の導入
社内申請・承認フローの電子化
承認スピードの向上、業務時間の短縮
ワークフローシステムの導入、電子申請フォームの作成
会議資料のデジタル化
印刷コストの削減、情報共有の迅速化
タブレット端末の導入、クラウドでの資料共有
ペーパーレス化を成功させるためには、全社的な意識改革と、従業員への丁寧な説明が不可欠です。また、段階的に導入を進めることで現場の混乱を最小限に抑えられます。
事例2：RPA導入で定型業務を自動化し、人的ミスを削減
RPAは、定型的な事務作業を自動化するツールです。RPAを導入すると、従業員はより創造的な業務に集中できるようになり、人的ミスの削減にもつながります。
自動化対象業務
期待できる効果
具体的なRPA導入例
データ入力
入力時間の短縮、入力ミスの削減
請求書データの自動入力、顧客情報の自動登録
請求・支払処理
処理時間の短縮、人的コストの削減
請求書の自動発行、支払データの自動作成
レポート作成
作成時間の短縮、分析精度の向上
売上データの自動集計、顧客分析レポートの自動作成
RPA導入では、自動化対象業務の選定が重要です。
まずは、業務量が多く、定型的な作業から自動化を始めるのがおすすめです。また、RPAツールを選定する際には、操作性やサポート体制などを比較検討しましょう。
事例3：コミュニケーションツール導入で情報共有をスムーズに
情報共有の遅れは、業務効率を低下させる大きな要因の1つです。コミュニケーションツールの導入は、情報共有をスムーズにし、意思決定の迅速化やチームワークの向上につながります。
コミュニケーションツール
期待できる効果
具体的な活用例
ビジネスチャット
迅速な情報伝達、リアルタイムな意見交換
プロジェクトに関する情報共有、緊急時の連絡
Web会議システム
遠隔地とのコミュニケーション、会議コストの削減
チーム会議、顧客との打ち合わせ
グループウェア
情報の一元管理、業務進捗の可視化
スケジュール管理、タスク管理、ファイル共有
コミュニケーションツールを導入する際は、自社の規模や業務内容に合ったものを選びましょう。導入後は、従業員向けにツールの使い方に関する研修を実施し、スムーズな利用をサポートすることが重要です。
事例4：クラウドストレージ活用で場所を選ばない働き方を実現
クラウドストレージは、ファイルやデータをインターネット上に保存するサービスです。
クラウドストレージを活用すれば、場所を選ばない働き方を実現でき、業務効率化やBCP（事業継続計画）対策につなげられます。
クラウドストレージの活用方法
期待できる効果
具体的な活用例
ファイル共有
場所を選ばないファイルアクセス、共同編集の実現
プロジェクト資料の共有、顧客とのファイル交換
バックアップ
データ消失リスクの軽減、災害時の事業継続
重要データの定期的なバックアップ
モバイルワーク
外出先からのファイルアクセス、場所を選ばない業務遂行
営業担当者の外出先からの資料確認、テレワーク環境の構築
クラウドストレージを選ぶ際には、セキュリティ対策や容量、料金などを比較検討します。また、導入後には、アクセス権限の設定や、バックアップ体制の構築など、セキュリティ対策を徹底することが重要です。
事務の業務改善時の注意点
事務の業務改善は、効率化や生産性向上に不可欠ですが、進め方を間違えると逆効果になることもあります。以下の注意点を意識して、スムーズな改善を目指しましょう。
- 業務への極端なこだわりは捨てる
- 従業員の適性を見極める
- 業務改善案の実行を一度に行わない
- 改善する際は現場の声を聞き反映させる
- フィードバックは必ず行う
それぞれ詳しくみていきます。
業務への極端なこだわりは捨てる
長年同じ方法で業務を行ってきた場合、そのやり方に固執してしまうことがあります。
しかし、業務改善においては従来のやり方に囚われず、柔軟な発想で新しい方法を検討することが重要です。業務へのこだわりを捨てれば、より効率的な方法が見つかる可能性があります。
従業員の適性を見極める
業務改善を行う際は、従業員のスキルや経験、得意分野を考慮しましょう。
例えば、PCスキルが高い従業員にはITツールを活用した業務を、コミュニケーション能力が高い従業員には社内外との連携業務を任せるなど、適材適所な人員配置をすることで、より効果的な改善が期待できます。
業務改善案の実行を一度に行わない
複数の業務改善案が同時に出た場合でも、一度に全てを実行することは避けましょう。
一度に多くの変更を行うと、現場が混乱し、かえって業務効率が低下する可能性があります。優先順位をつけ、段階的な実行が重要です。
まずは影響の大きい業務や、比較的簡単に実行できる改善案から取り組むのがおすすめです。効果を検証しながら進めると、よりスムーズな改善が実現できます。
改善する際は現場の声を聞き反映させる
業務改善は、現場の意見を無視して進めるべきではありません。
実際に業務を行っている従業員の声に耳を傾け、課題や改善点についてヒアリングを行いましょう。現場の意見を反映させられれば、より実効性の高い改善案を作成できます。
現場とのコミュニケーションを密にし、協力体制を築くことが重要です。
フィードバックは必ず行う
業務改善後には、必ず効果測定を行い、結果を従業員にフィードバックしましょう。
改善によってどのような効果があったのか、どのような課題が残っているのかを共有して、更なる改善へのモチベーションを高められます。また、改善案がうまくいかなかった場合でも、その原因を分析し今後の改善に活かすことが大切です。
定期的なフィードバックの機会を設け、従業員が自由に意見を述べられる環境作りも重要です。
【チェックリスト付き】事務改善の効果測定と継続的な改善方法
事務改善は、一度実施して終わりではありません。効果測定と改善の継続が、より快適な職場環境と業務効率化を実現します。ここでは、以下の内容について解説します。
- 効果測定の重要性と具体的な方法
- 効果測定に使えるチェックリスト
- 改善を継続するための仕組み作り
- 定期的な見直しで更なる効率化を目指す
効果測定の重要性と具体的な方法
事務改善の取り組みが、実際にどのような効果をもたらしているのかを把握するためには、効果測定が不可欠です。効果測定を行うと、改善点が明確になり、更なる効率化に向けた具体的なアクションプランを立てられます。
効果測定の具体的な方法としては、以下のものが挙げられます。
定量的な測定
業務時間の短縮、コスト削減額、処理件数の増加など、数値で表せるものを測定する
＜例＞
RPA導入による定型業務の自動化によって、月間の処理時間が何時間削減されたか、ペーパーレス化によって年間どれだけのコストが削減されたかなどを測定定性的な測定
従業員の満足度、モチベーションの変化、業務の質の向上など、数値で表しにくいものを測定する
＜例＞
アンケート調査やインタビューなどを実施し、従業員の意見や感想を収集プロジェクト完了時に測定を終わらせるのではなく、継続的にモニタリングを行って、改善の効果が持続しているか、持続的に更なる改善の機会を把握できるかなどを把握します。
効果測定に使えるチェックリスト
効果測定を効率的に行うために、チェックリストを活用しましょう。以下は、事務改善の効果測定に使えるチェックリストの例です。
項目
測定方法
目標値
現状値
改善点
業務時間
タイムトラッキングツール
〇〇時間/月 削減
〇〇時間/月
–
コスト
会計システム
〇〇円/月 削減
〇〇円/月
–
処理件数
業務管理システム
〇〇件/月 増加
〇〇件/月
–
従業員満足度
アンケート
平均〇〇点
〇〇点
–
人的ミス
エラー率
〇〇% 削減
〇〇%
–
上記のチェックリストを参考に、自社の状況に合わせて項目を追加・修正してください。目標値を設定することで、改善の進捗状況を可視化できます。
改善を継続するための仕組み作り
事務改善を一時的な取り組みで終わらせず、継続的に行うためには、組織全体で改善に取り組むための仕組み作りが重要です。
具体的な仕組みとしては、以下のものが挙げられます。
改善提案制度の導入
従業員から改善アイデアを募集する制度を導入します。アイデアが採用された場合には、インセンティブを付与するなど、従業員のモチベーションを高める工夫も重要
改善チームの設置
部署横断的なメンバーで構成された改善チームを設置し、定期的に改善活動を行う
ナレッジ共有の促進
改善事例やノウハウを共有するための仕組みを作ります。社内Wikiや、共有フォルダなどを活用し、誰もがアクセスできるようにすることが重要
定期的な見直しで更なる効率化を目指す
事務業務を改善するためには、定期的な業務の見直しも重要です。
一度改善した業務フローやツール導入であっても、時間が経てば状況が変わり、新たな問題が発生する可能性があります。 定期的に業務の状況を確認し、問題点を洗い出して改善策を講じると、長期的な効率化につながります。
事務改善は、小さな積み重ねが大切です。日々の業務の中で少しでも改善できる点を見つけ、積極的に改善に取り組むことが大きな成果につながります。
事務改善は継続的な努力で、より快適な職場環境と業務効率化を実現
事務改善は、一度限りの取り組みではなく、継続的な努力によって、より快適な職場環境と業務効率化を実現していくものです。小さな改善の積み重ねが、大きな成果につながります。
ぜひ、本記事で紹介したアイデアや事例を参考に、自社の事務業務を見直し、改善に取り組んでみてください。そして、効果測定をしっかりと行い、改善を継続していくことで、より効率的で生産性の高い事務部門を構築していきましょう。
Fammアシスタントオンラインでは事務改善のサポートも行っています。
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