ルーティン業務を効率化する方法｜改善手順とおすすめツールを紹介
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ルーティン業務の効率化は、企業の生産性や収益性の向上に貢献します。
ルーティン業務は事業の運営を支える重要な役割を担う一方で、中には慣例的に引き継がれ、長年フローが見直されずにいる業務も少なくありません。ルーティン業務フローから無駄を排除し効率化すると、大幅な業務改善につながるでしょう。
本記事ではルーティン業務が抱える課題と解決する方法、効率化の手順を解説します。
ルーティン業務の効率化を図り、企業の生産性を向上させたい方は、ぜひチェックしてみてください。
この記事でわかること
- ルーティン業務を効率化する方法と効率化しやすい業務
- ルーティン業務を効率化する手順と役立つツール
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ルーティン業務とは
ルーティン業務（ルーティンワーク・ルーチンワーク）とは、毎日繰り返される定型化された作業や、決められた手順で行う作業のことです。
手順やルールがパターン化・マニュアル化されており、誰でも同じように作業を進めることができます。また、イレギュラーが起こりにくく、新人や経験の浅い従業員でもすぐに取り組める点もルーティン業務の特徴です。
ルーティン業務の例は以下のとおりです。
職種
作業の種類
事務職
データ入力、書類・帳票の作成・整理、電話応対など
営業職
既存顧客を訪問するルート営業
受付スタッフ
来客対応、電話の取り次ぎ
コールセンター担当者
商品・サービスの問い合わせ対応
清掃職
商業施設やオフィスの清掃
職種共通
定例会議、定期的なミーティング
企業におけるルーティン業務には、高い専門性や臨機応変な対応は求められないものの、組織の業務を円滑にするためになくてはならない業務です。しかし多くの手間と時間がかかるため、ルーティン業務を効率化したい企業は少なくありません。
ルーティン業務の3つのメリット
ルーティン業務（ルーティンワーク・ルーチンワーク）のメリットは以下の3つです。
- 業務スケジュールを管理しやすい
- 集中して業務に取り組みやすい
- 担当者の引継ぎがしやすい
業務スケジュールを管理しやすい
ルーティン業務のメリットの一つは業務スケジュールの管理がしやすいことです。
ルーティン業務は業務手順や内容が決まっており、各タスクの所要時間を把握しやすい傾向にあります。突発的なトラブルやイレギュラーによる遅延リスクも低く、業務計画を立てやすいことが特徴です。
また複数の業務を同時進行する場合に、どちらを優先すべきか判断が付きやすい点もメリットです。業務の進め方に融通が利くため、非定型業務でトラブルが発生した際には、いったんトラブル対応に集中し、後からルーティン業務で巻き返すこともできるでしょう。
集中して業務に取り組みやすい
ルーティン業務は集中して取り組みやすい作業です。
作業内容が決まっているルーティン業務は、精神的な負担が少なく淡々と作業を進められます。また、タスクが習慣化しており、基本的にイレギュラーな対応も不要なため、全行程を把握して効率よく作業できることもルーティン業務の特徴です。
他者へ質問や確認をしなくても作業できるので、担当者は目の前の仕事に集中でき、効率向上につながります。慣れるほど手順を覚えスピードアップできる点もルーティン業務のメリットです。
担当者の引継ぎがしやすい
他の担当者への引継ぎが容易である点もルーティン業務のメリットです。
ルーティン業務は業務の内容が単純化されているので、マニュアル化しやすく他者とのナレッジ共有が容易です。マニュアルが確立されていれば、業務未経験者や無資格者を教育する手間も軽減できます。
マニュアル化された業務は、担当者のスキルに左右されず一定の品質を保てるため、交代者の技量を問わずすぐに平常運用できる点もメリットです。人材を選ばないため後継者を確保しやすく、業務属人化も起こりにくいでしょう。
ルーティン業務の抱える2つの課題
一見効率的に思えるルーティン業務（ルーティンワーク・ルーチンワーク）ですが、以下の課題も抱えがちです。
- 無駄な作業に気づきにくい
- 担当者のモチベーションが低下しやすい
無駄な作業に気づきにくい
ルーティン業務の課題としては、無駄な作業に気づきにくいことが挙げられます。
ルーティン業務は習慣化しやすいため、自覚なく不要な作業に時間をかけているケースがあります。しかし慣れた業務フローに疑問を持たれることは少なく、業務の改善意識が起こりにくいこともルーティン業務の特徴です。
同じ作業を繰り返すうちに業務が形骸化すると、責任感も薄れる場合があります。また、パフォーマンスの向上より、作業完了を優先することが目的になってしまうケースも少なくありません。
担当者のモチベーションが低下しやすい
担当者のモチベーションが低下しやすいことも、ルーティン業務の課題です。
マニュアル通りにこなすだけのルーティン業務は、目標を立てづらく達成感を感じにくいことから、業務品質に対する意識が低下しやすいです。同じ手順で繰り返す単調な作業により集中力が途切れやすく、人為的なミスも起こります。
また「やって当たり前」「誰がやっても同じ」のルーティン業務は、自分のアイデアを実行する業務と異なり、組織に貢献できている実感を得にくいことも特徴です。
周囲から働きを評価されることなくやりがいを見いだせなければ、担当者が退職を考える恐れがあるので、ルーティン業務を依頼する際は担当者とコミュニケーションを取ることが大切です。
ルーティン業務を効率化する5つの方法
ルーティン業務（ルーティンワーク・ルーチンワーク）を効率化する方法は以下の5つです。
- 各業務の目的と意義を明確にする
- 作業をシンプル化・標準化する
- テンプレートを作成する
- ITツールを導入して業務を自動化する
- ノンコア業務をアウトソーシングする
各業務の目的と意義を明確にする
ルーティン業務の目的と意義の明確化は業務の効率化につながります。
業務に意義を見いだせなければ、担当者のモチベーションが低下し効率が悪化します。しかし「何のためにやっている作業なのか」作業の目的を明確にすることで、担当者に作業の意義を自覚させ、業務フローを改善する意識を持たせることが可能です。
後述する方法で業務を洗い出し、可視化・整理し、担当者に現在行っている作業の位置づけを理解させることで、自発的な業務改善につなげられます。
作業をシンプル化・標準化する
作業フローを以下の流れでシンプル化・標準化すると、ルーティン業務の効率化に効果的です。
- 作業をシンプル化する
- シンプル化した作業を標準化（形式や仕様の統一化）する
- マニュアルを作成する
シンプル化した作業のマニュアルを作成すれば、担当者の経験値にかかわらず業務品質を均一化でき、教育コストも削減できます。
なお、非定型業務の中にもデータ入力や報告といった、ルーティン化できそうな業務が見つかる場合もあります。そのため、非定型業務についても作業フローを標準化できないか、改めて見直すことが必要です。
ただし、作業フローのチェックや業務標準化には深い業務知見を要します。作成するマニュアルに抜け漏れが生じないよう、業務に精通した従業員にフローのチェックを依頼しましょう。
テンプレートを作成する
定型的な作業については、テンプレートを作成することで作業が大幅に効率化されます。
例えば、計算式が入力されたテンプレートを使うことで、計算の簡略化が可能です。
その他メールやレポート、議事録、日報などについても、毎回体裁を変える必要はないためテンプレート化が可能です。文書の形式や内容に悩む必要がなくなるため、担当者の考える時間を短縮できます。
また、テンプレートを用いた入力であれば、変更が必要な箇所（日付や細かい改定など）をピンポイントで入力できるため、入力ミスや抜け漏れを防止できます。
毎日繰り返される作業をテンプレート化すれば、作業フロー全体で大幅な時間短縮が期待できます。ただし、使用するうちに入力された書式や計算式が崩れていないかなど、定期的な点検・更新が必要です。
ITツールを導入して業務を自動化する
定期的に繰り返し行われる作業はITツールで自動化することがおすすめです。
例えば、Excelを駆使することで受注管理や在庫管理、見積計算などのデータ処理のスピードアップが図れます。さらにマクロ機能を使えば、セル値を変更した際の再計算やグラフ作成の自動化も可能です。
ただし、マクロのような高いスキルを持つ人材が限られる組織では、業務が属人化する恐れもあります。その場合はツールを導入し業務を自動化することで、業務を標準化でき、時間短縮にもつながります。
近年はデバイスを選ばず操作も簡単なITツールが増えました。ツールを選択する際は、ITスキルを持たない従業員にも使いやすい製品を選択することをおすすめします。
ノンコア業務をアウトソーシングする
ルーティン業務などのノンコア業務にリソースを割かれた結果、コア業務に支障が生じるのであれば、ノンコア業務をアウトソーシングすることも一つの方法です。
専門性を必要としない業務を外部へ委託すれば、空いたリソースで従業員は専門分野を高められ、企業の成長につながるコア業務に注力できます。
また、アウトソーシングなら必要なときだけリソースを確保できるため、業務の繁閑差にも柔軟に対応でき、自社採用よりコストを抑えることも可能です。結果的に採用・教育など人材にかかるトータルコストの抑制にもつながります。
効率化しやすい4つのルーティン業務
先述した方法で効率化しやすいルーティン業務（ルーティンワーク・ルーチンワーク）には以下のものがあります。
- 報告書などの書類作成
- 定例の会議やミーティング
- 経費計算
- 資料や名刺の管理
報告書などの書類作成
ルーティン業務のうち、報告書などの書類作成業務は効率化が可能です。
書類作成はゼロから実施すると時間と労力がかかるうえ、記入漏れやミスが起こりがちです。しかし型が決まっている書類を標準化・マニュアル化することで、作成時間とミスを削減できます。作成頻度の高い書類についてはテンプレート化するなど、業務の効率化を図りましょう。
また、担当者自身においても、書類を作成する前に構成を考えたり、入力時にショートカットキーを活用したりなど効率を意識することで更なる業務の効率化を図れます。日々の業務の中でどうすれば効率よく仕事ができるかを考える取り組みが重要です。
定例の会議やミーティング
定例の会議やミーティングは一見効率化が難しく思えますが、効率化が可能です。
例えば、会議室で会議を行う代わりに、Google MeetやZoomなどのオンラインツールでミーティングを利用すれば、会場への移動の時間と手間が省けます。
もしくは対面でミーティングを行う場合でも、スタンディングで行うなどの工夫をすれば不要な議論や時間の浪費を回避できます。
集合して会議を行う場合は、事前に以下を明確にしておきましょう。
- 「何を決めるのか」会議のゴール
- ファシリテーターや書記などメンバーの役割
- 会議の終了時間
さらに会議のアジェンダを事前に配布しておけば、参加者のアイデアが出やすくなるので会議がより有意義になります。
経費精算
細かい計算を行う煩雑な経費精算も、効率化が可能なルーティン業務の一つです。
旅費交通費や消耗品費などの経費精算は、従業員から領収書を回収し、適切に記載するなど多大な手間がかかります。特に経費精算を手動で行っている場合は、労力が大きいうえに人為的なミスも起こりやすく、差し戻しのロスが生じることも少なくありません。
経費精算業務をルール化・マニュアル化したり、法人カードを活用しキャッシュレス化したりすれば、業務の大幅な効率化が可能です。また、経費精算システムや会計ソフト、アウトソーシングを導入し、工数を削減することも一つの方法です。
資料や名刺の管理
毎日の資料の保存・管理や、営業部門で頭を悩ませる名刺管理も効率化できるルーティン業務です。
近年はOCR機能で名刺情報をデータベース化できる名刺管理ツールも登場しており、活用すれば名刺管理を大幅に簡易化できます。書類が紙ベースの企業の場合は、電子化して保存することで書類を探す手間が大幅に削減され、省スペースにもなります。
書類を分類し、ファイルを分けて収納するといった手間のかかる作業は、他者に委ねることも可能です。人材派遣やアウトソーシングを活用して、資料の保存や管理をサポートしてもらうとよいでしょう。
ルーティン業務を効率化する5段階の手順
ルーティン業務（ルーティンワーク・ルーチンワーク）の効率化を図る際には以下の手順で実施します。
- 現行の業務フローを把握する
- 業務課題を洗い出す
- 改善方法を検討・決定する
- ITツールやアウトソーシングを導入する
- 効果検証と改善を繰り返す
1．現行の業務フローを把握する
初めに作業手順書やフローチャートで業務を可視化し、現行の業務フローを把握しましょう。
まず、日頃のルーティン業務のフローを、以下を明確にしながら一つずつ細かく書き出し視覚化します。
- 各業務の担当者
- 個々の業務に要する人員数
- 工数と所要時間
ボトルネックを見つけることが目的のため、業務フローの洗い出しにおいては無意識に行っている動作まで含めて、すべての手順と作業内容を洗い出すことが重要です。
2．業務課題を洗い出す
続いて、可視化された現状の業務フローの中から、効率化できるポイントがないかチェックします。洗い出した業務は以下の観点から見直すことがおすすめです。
- 遅延やミスが決まって発生する業務はあるか
- 慣習的に行っている不要な業務はないか
- 業務を担当する従業員や部署が適切か
- 最小の工数で行えているか
現場に長年定着している作業フローが最適とは限らないため、既定のプロセスにも疑問の目を向けながら洗い出しを行いましょう。
3．改善方法を検討・決定する
明確になった業務課題に解決の優先順位をつけ、優先度の高い業務から改善方法を検討します。
改善方法は以下の順で検討しましょう。
- 廃止できないか
- 頻度や量を削減できないか
- 簡単な作業に置き換えられないか
- 作業をルール化・統一化できないか
- 現状より短時間で計画的に行えないか
- 現在の業務の負荷やスキル、経験が適正か
- 平準化して統合できないか
- 自動化・デジタル化できないか
改善案として真っ先にツールやアウトソーシングを思い浮かべますが、負担の少ない「減らす」「置き換える」ことから優先的に検討していくことが大切です。
4．ITツールやアウトソーシングを導入する
1～8の社内変革で改善できそうにない場合は、8のITツール・アウトソーシング導入などの改善施策を実施します。
例えば、複雑な作業を要する工程や人為的ミスが起こりやすい工程については、ツールによる自動化が有効です。また、定期的に発生する業務や業務フローが明確な場合は、アウトソーシングの導入が適しています。
施策はまずトライアルで取り組み、改善点を見つけたら修正し、運用に支障がないとわかった時点で本格的に業務を切り替えることをおすすめします。優先順位の高い部署から導入し、徐々に拡大していくことも一つの方法です。
5．効果検証と改善を繰り返す
ルーティン業務効率化の施策を実行したら効果検証を行い、効率化できているのか、問題点が改善されているのかを確認します。
その際は「労働時間を20%削減する目標だったが10%しか削減できていない」など、事前に策定した計画と実際の差分をチェックしましょう。施策の効果を数値で確認したら、改善計画を立案し再度実行します。
なお、施策の効果が出て目標を達成できていた場合でも、一度改善して終わらせるのではなく、業務の分析・改善のPDCAサイクルを回し続けることが大切です。
ルーティン業務の効率化に役立つ6つのツール
ルーティン業務の効率化には以下のツールが役に立ちます。
- RPA（業務自動化ツール）
- ペーパーレス化ツール
- 社内Wikiツール
- タスク管理ツール
- オンライン会議ツール
- チャット・コミュニケーションツール
RPA（業務自動化ツール）
PC作業を効率化したい場合には、RPA（Robotic Process Automation）ツールの導入がおすすめです。
RPAとはデスクワークをクラウド上で自動的に行えるツールのことで、作業時間を短縮しながら人為的ミスを防ぎ、24時間365日稼働できることが特徴です。さらに近年はAIの組み込まれたRPAもあり、多量のデータを活用できるようにもなりました。
定期的に発生する事務仕事や、大量の事務処理業務を抱えた企業は、RPAでルーティン業務の効率化が可能です。
ペーパーレス化ツール
紙ベースの書類を多く扱う企業は、ペーパーレス化ツールでルーティン業務の効率化が可能です。
ペーパーレス化ツールとは、紙ベースの書類の処理作業やプロセスを電子化するツールのことで、以下の種類があります。
- 契約書の作成・押印・契約上のやり取りを電子化した「電子契約システム」
- 申請・承認および決裁の手続きを電子化する「ワークフローシステム」
- 多数のシフトや法改正にも対応し打刻する「勤怠管理システム」
- オンラインサーバーにデータを保存できる「クラウドサーバー」
近年はe-文書法や電子帳簿保存法が施行され、経理部門を中心に電子化を推進する企業が増えています。業務ツールと基幹システムなど、複数のシステムを連携させることで、ルーティン業務の全社的な効率化が可能です。
社内Wikiツール
必要な情報やノウハウを組織でストック・共有したい企業は、社内Wikiツールの導入がおすすめです。
社内Wikiツールとは、社内の文書やナレッジを一元管理するツールのことです。チャットツールのように時間とともに情報が流れてしまうこともなく、ツールに情報がストックされるので、業務のノウハウや会議のアジェンダなどの共有に活用できます。
社内Wikiツールを導入すれば以下の効率化が可能です。
- 認識合わせや前提知識の共有
- ノウハウの共有とブラッシュアップ
- 人材育成コストの削減
- 暗黙知の見える化
ノウハウを共有することで業務の属人化を防げるほか、登録された情報は誰でも編集できるため、ノウハウのブラッシュアップも可能です。
また、ツール内の情報を検索しやすく整理すれば、ノウハウを引き出しやすくなるため、従業員の教育にかかる手間と時間の削減にもつながります。
タスク管理ツール
リモートワークを推進している企業においては、タスク管理ツールがプロジェクトの進捗管理の効率化に役立ちます。
タスク管理ツールとは、担当業務の進捗や納期を管理するツールで、タスクの優先順位が一目で把握でき、タスクの抜け漏れを防げることが特徴です。
タスク管理ツールには以下のような豊富な機能が搭載されています。
- プロジェクト管理機能
- ToDoリスト機能
- スケジュール管理機能
- 情報更新機能
- メッセージ機能
- 通知機能
- 検索機能
スマートフォンに対応しているツールなら外出中やリモートワークでも手軽に利用できるほか、どこからでもチーム全体の進捗の管理とチェックが可能です。タスク管理ツールを他のツールと連携させれば、さらに業務効率を高められます。
オンライン会議ツール
ルーティン化した会議やミーティングの効率化には、インターネット経由で音声・動画を使った会議ができるオンライン会議ツール（Web会議ツール）も有効です。
複数拠点や在宅ワークなど、さまざまな環境をつないでミーティングが可能なため、会議室を予約する手間や移動時間がかかりません。
オンライン会議ツールには以下の機能が搭載されていることが一般的です。
- 同時接続
- 録画・録音
- 仮想背景
- 画面共有
- ホワイトボード
- 投票
- ビデオ・マイクのオン・オフ
- チャット
- スタンプ
場所やタイミングを選ばず会議に参加できるため、出張時や現場の状況確認などにも活用されています。
チャット・コミュニケーションツール
複数人で同時にコミュニケーションを取りたい場合は、チャット・コミュニケーションツールがおすすめです。
チャット・コミュニケーションツールは、チームでテキストベースのコミュニケーションをリアルタイムで行えるツールです。メールのような型や形式がないため、質問などを気軽にやり取りできるほか、複数人でのやり取りにも対応しています。
一般的なチャット・コミュニケーションツールの機能は以下のとおりです。
- チャット機能
- 通知機能
- グループ機能
- ファイル管理
- 音声・ビデオ通話
- スケジュール管理
- セキュリティ
ビジネスチャットツールはLINEなどのプライベートツールとは異なり、ビジネス専用のセキュリティ機能を備えているため、情報漏洩リスクの軽減にも有効です。
チャットツールはスピーディーな連絡ができるほか、過去のメッセージや共有ファイルをすぐにたどれるため、情報の整理やメンバー間の共有にも活用できます。業務の質問も気軽にでき、作業効率の向上につながります。
ルーティン業務を効率化し社内の生産性を高めよう
ルーティン業務の多くは効率化が可能で、効率化によって従業員は企業の利益につながるコア業務に注力できます。
ルーティン業務を効率化するには、課題を可視化したうえでマニュアル・テンプレートの作成、ツールやアウトソーシングの導入などを実施することが効果的です。
担当者の代替が可能なルーティン業務の効率化には、アウトソーシングがおすすめです。Fammアシスタントオンラインなら初月40,000円の料金で、ハイスキルな即戦力人材を必要な時間に合わせて活用できます。ルーティン業務を効率化し生産性を高めたい方は、ぜひご相談ください。
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