中途採用の入社手続き一覧｜必要書類とよくあるトラブルを解説
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近年、労働市場の変化により転職が一般的になり、企業も中途採用に積極的になってきています。
一方で、中途採用数の増加に伴い、入社手続きの効率化や正確性に頭を抱える人事担当者も多いのではないでしょうか。
本記事では、中途採用業務の改善や効率化を目指す人事担当者に向けて、入社に必要な書類一覧に加え、手続きのタイミングやよくあるトラブル対応について、詳しく解説します。
いつまでに何をすべきか明確にして、スムーズな入社手続きを実現しましょう。
この記事でわかること
- 中途採用の入社前にやっておくべきことと必要書類
- 中途採用の入社時によくあるトラブルと対処法
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中途採用の入社前にやっておくべきこと
中途採用が決定した後、入社前に準備・送付する書類は以下の通りです。
- 採用通知の送付
- 入社承諾書・誓約書の送付
- 入社手続きの案内書類
- 労働条件通知書・雇用契約書の送付
必要書類
送付期限
チェック
採用通知の送付
採用決定から1週間以内
□
入社承諾書・誓約書の送付
□
入社手続きの案内書類
□
労働条件通知書・雇用契約書の送付
□
基本的には採用決定から1週間以内にすべての書類を作成し、採用候補者へと送付します。
また、入社予定日の1カ月前までにはすべての書類の送付と受領が完了していることが理想的です。
各書類の内容を具体的に見ていきましょう
採用通知の送付
人事部門は採用決定後、速やかに採用通知書を作成し採用候補者へ送付します。
労働条件の詳細は法務部門と連携し、正確性を確保することが重要です。特に給与条件、勤務地、勤務時間、福利厚生などの重要事項は、曖昧な表現を避け、具体的な数値や内容を明記しましょう。
また、入社日や入社時の役職なども明確に示すことで、候補者との認識に相違がないか確認できます。
通知書の控えは人事記録として適切に保管し、将来的な労務管理の基礎資料として活用します。
送付の際は配達記録が残る方法で確実な到達確認を行い、後のトラブル防止に備えるのがおすすめです。
入社承諾書・誓約書の送付
人事担当者は入社承諾書と誓約書のフォーマットを準備し、期限を設定して候補者へ送付します。
入社承諾書には入社日、職位、勤務地などの基本条件への同意・確認項目を設けます。
誓約書には守秘義務、競業避止義務、情報セキュリティ規定など、コンプライアンス上重要な事項を明記します。
また、反社会的勢力との関係がないことの確認項目も一般的に含まれます。
返送された書類の内容を精査し、記入漏れや押印漏れがないか確認してください。不備がある場合は速やかに修正を依頼しましょう。
入社日までには完備された状態が必須です。
入社手続きの案内書類
総務部門は入社手続きに必要な書類一式を準備し、提出期限や記入方法を案内します。
必要書類には住民票、源泉徴収票、年金手帳、雇用保険被保険者証などが含まれ、それぞれの用途と提出期限を明示しましょう。
また、入社初日のオリエンテーションスケジュール、社員証発行手続き、情報システムのアカウント設定なども事前に準備します。
特に社会保険や税金関連の手続きは法定期限があるため、余裕を持った提出期限の設定が重要です。
書類の不備による手続きの遅延を防ぐため、記入例や注意事項を添付して送付するのも有効です。
入社手続きの進捗状況は人事システムで管理し、提出遅延がある場合は適切なフォローアップを行いましょう。
労働条件通知書・雇用契約書の送付
人事部門は労働基準法に則り、労働条件通知書と雇用契約書を作成します。
給与、勤務時間、休日・休暇制度、福利厚生、退職金制度など、詳細な労働条件を記載することが重要です。
特に変形労働時間制やみなし労働時間制を採用する場合は、運用方法や算定基準を明確に示す必要があります。また、試用期間を設ける場合も、期間と条件を具体的に記載します。
書類は2部作成し、会社控えと本人控えとして保管してください。内容に関する問い合わせ対応窓口を明確化し、候補者からの質問に迅速に対応できる体制を整えておくと安心です。
労働条件の変更が生じた場合の手続きについても明記し、入社後のスムーズな労務管理に備えておきましょう。
中途採用の入社時に必要となる書類
入社時に必要な書類は以下の通りです。
すべて中途採用者から提出してもらう書類であるため、案内を行う日程や提出期限について明確にしておきましょう。
- 年金手帳
- 雇用保険被保険者証
- 源泉徴収票
- 扶養控除等申請書
- 健康保険被扶養者異動届
- 給与振込届出書
- マイナンバーカード
必要書類
提出期日
チェック
年金手帳
入社日当日まで
□
雇用保険被保険者証
入社日当日まで
□
源泉徴収票
入社2週間前まで
□
扶養控除等申請書
入社1週間前まで
□
健康保険被扶養者異動届
入社2週間前まで
□
給与振込届出書
入社1週間前まで
□
マイナンバーカード
入社日当日まで
□
各書類について具体的に解説します。
年金手帳
年金手帳は入社後5日以内に必要となる社会保険の手続きに不可欠な書類です。
厚生年金保険の資格取得届の作成時に基礎年金番号が必要となるため、入社日当日での提出が理想です。
または、内定時に提出を依頼し、入社1週間前までに回収できれば、よりスムーズな手続きが実現できます。
さらに、配偶者の年金種別変更が必要な場合は、配偶者の年金手帳も併せて準備してもらい、手続きの遅延を防止しましょう。
雇用保険被保険者証
雇用保険の手続きは、被保険者となった日（入社日）の属する月の翌月10日までにハローワークへの届出が必要です。被保険者証は継続的な雇用保険の加入を確認し、新たな雇用保険資格を取得するために必要な書類です。
前職と現職の間に期間がある場合は、入社2週間前までの被保険者証の提出を依頼します。一方、前職を退職後すぐに入社となる場合は、被保険者証の発行が退職時であるため、入社日当日の提出を依頼します。
上記のように、退職から入社までの期間により被保険者証の提出タイミングが異なるため、企業は採用候補者の状況を考慮し、適切な提出期限を設定する必要があります。
源泉徴収票
源泉徴収票は年末調整と適切な税額計算のために必要であり、特に年の途中での入社の場合は前職分の提出が不可欠です。
入社月の給与計算に反映させるため、入社日までの提出が望ましく、一般的には入社2週間前までに提出を依頼します。
前職での最終給与支給後に発行されるため、タイミングによっては入社後の提出となることもあり、入社後の提出になる場合は入社月の翌月給与での調整を行います。
扶養控除等申請書
扶養控除等申請書は所得税の源泉徴収額を決定する重要書類であり、入社月の給与計算までに必要です。
マイナンバーの記載も必要であり、記入に時間を要する点を考慮すると、内定時に書類を送付し、入社1週間前までを提出期日としての依頼が一般的です。
扶養家族の状況確認に時間を要する場合もあるため、余裕を持った提出期限の設定が推奨されます。
健康保険被扶養者異動届
健康保険の扶養手続きは入社後5日以内に行う必要があり、特に扶養家族の保険証発行を急ぐ場合は迅速な対応が求められます。
添付書類の準備に時間を要するため、内定時に必要書類リストを送付し、入社2週間前までの提出が一般的です。
前職の保険証の使用期限との関係もあるため、切れ目のない保険適用のために計画的な準備が重要です。
給与振込届出書
給与振込届出書は入社月の給与支給に必要なため、給与計算の締め日までに内定者から提出してもらう必要があります。
一般的には入社日当日の提出でも間に合いますが、振込エラーのリスクを考慮し、入社1週間前までの提出が推奨されます。
通帳のコピーとの照合も必要なため、余裕を持った提出期限の設定が効果的です。
マイナンバーカード
マイナンバーは各種法定調書作成や社会保険手続きに必要であり、特に源泉徴収票作成時には必須です。
一般的には入社日までの提出を依頼しますが、厳格な本人確認が必要なため、入社日当日に対面での確認を行うケースも多く見られます。
内定時に利用目的を明示し、プライバシー保護の観点から適切な取扱方法を説明した上での収集が重要です。
中途採用の入社後にやるべきこと
入社後の手続きは以下の項目に分類されます。
- 法定三帳簿の作成
- 社会保険の加入手続き
- 雇用保険の手続き
- 税金の手続き
手続き内容
完了期日
チェック
法定三帳簿の作成
入社日から1週間以内
□
社会保険の加入手続き
入社日から5日以内
□
雇用保険の手続き
入社日から30日以内
□
税金の手続き
源泉徴収税：入社月の給与支給日まで
住民税：翌月10日まで□
各手続きについて具体的に解説します。
法定三帳簿の作成
法定三帳簿とは労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の3つを指しており、労働基準法で定められた必須の記録です。
労働者名簿は入社日から遅くとも1週間以内の作成開始が必要です。氏名、生年月日、履歴などの基本情報に加え、雇入れ年月日や退職年月日などを記載します。
賃金台帳は毎月の給与計算の基礎となり、給与、手当、控除額などを正確に記録します。
出勤簿は日々の労働時間管理に使用し、残業時間の把握や有給休暇の取得状況も併せて記録します。
上記の帳簿は労働基準監督署の調査時に提出を求められる重要書類であり、法定保存期間である3年間の適切な管理が必要です。
社会保険の加入手続き
社会保険の加入は、資格取得日（通常は入社日）から5日以内の手続きが法令で定められており、資格取得届を作成のうえ、年金事務所または健康保険組合に提出します。
標準報酬月額の決定や保険料の算定基礎となる給与情報の正確な記載が重要です。
また、扶養家族がいる場合は、被扶養者異動届も併せて提出し、保険証の早期発行を手配します。
手続きの遅延は従業員の医療機関受診に支障をきたす可能性があるため、迅速な対応が求められます。
雇用保険の手続き
雇用保険の加入手続きは、被保険者となった日（通常入社日）の属する月の翌月10日までにハローワークへ届出を行います。
被保険者資格取得届の作成には、基本賃金や労働時間などの雇用条件の正確な把握が必要です。特に60歳以上の社員の場合は、高年齢雇用継続給付の受給要件の確認も重要です。
また、前職での離職票の内容確認も必要であり、給付制限の有無や受給資格の確認を行います。手続き完了後は被保険者証を従業員に交付し、記載内容に誤りがないか確認をとります。
税金の手続き
入社後の税務手続きでは、源泉徴収事務と住民税手続きが重要です。
源泉徴収では、入社月の給与支給日までに扶養控除等申告書の提出を受け、適切な税額計算を行います。年の途中での入社の場合は、前職分の源泉徴収票も確認し、年間の所得税額を調整します。
住民税については、特別徴収への切り替え手続きを入社月の翌月10日までに市区町村へ届け出ます。ただし、前職で特別徴収を実施していた場合は、給与支払報告書の提出時期により実際の徴収開始月が異なります。
なお、これらの税務手続きにはマイナンバーが必要です。入社時には確実にマイナンバーの提出を受け、社内での適切な管理体制のもとで情報を保管しましょう。
源泉徴収票は翌年1月末日までの作成が法定されており、各種税務手続きの漏れを防ぐため、提出書類や期限を記載したチェックリストでの進捗管理が有効です。
中途採用の入社手続きでよくあるトラブル
中途採用時の入社手続きにおける主なトラブルは以下の通りです。
- 期日までに書類が揃わない
- 年金手帳を紛失している
- 急な入社辞退が発生した
トラブル内容と、対処法について具体的に解説します。
期日までに書類が揃わない
書類の不備や提出遅延は、給与計算や各種手続きに大きな影響を及ぼす代表的なトラブルです。
特に扶養控除等申告書や健康保険の被扶養者異動届は、添付書類の準備に時間を要するため遅延が多く見られます。
遅延を防ぐためは、内定時に必要書類リストと提出期限を明確に通知し、定期的な進捗確認が有効です。
また、書類の記入例や注意事項の事前提供により、記入ミスや不備による再提出のリスクを軽減します。
特に社会保険や税務関連の書類は法定期限があるため、計画的な準備と提出管理が重要です。
年金手帳を紛失している
年金手帳は、社会保険の手続きに必要不可欠な書類です。紛失した場合、再発行手続きに時間がかかるため、入社手続きに遅延が生じる可能性があります。
基礎年金番号が不明な場合、年金事務所での再発行手続きが必要であり、通常2週間程度の期間を要します。
内定時の段階で年金手帳の有無を確認し、紛失している場合は速やかな再発行を依頼しましょう。再発行までの期間中は、住民票や税務署での確認など、代替手段での基礎年金番号の確認を行います。
また、再発行申請中である旨を年金事務所に報告し、手続きの猶予について相談するのも有効な対応策です。
急な入社辞退が発生した
内定承諾後、入社直前に辞退されるケースも稀ではありません。しかし、入社直前の辞退は、代替人材の確保が困難となり、業務運営に支障をきたす可能性があります。
急な入社辞退のリスクを軽減するためには、内定承諾書の受領後も定期的な連絡を取り、入社意思の確認や不安要素の解消に努めることが重要です。
また、辞退理由の把握と分析を行い、採用プロセスの改善にも活用します。入社辞退に備えて、採用候補者リストの維持、人材紹介会社との良好な関係を保つことも、リスク軽減策として有効です。
根本的に入社辞退を防ぐためには、選考過程で企業と候補者の相互理解を深め、透明性のある採用活動を意識しましょう。
事前準備でスムーズな入社手続きを実現しよう
効率的な入社手続きの実現には、入念な事前準備と計画的な実施が不可欠です。
手続きの全体像を把握し、必要書類や提出期限を明確にしたチェックリストの活用がおすすめです。特に社会保険や税務関連の手続きは、法定期限との関係で優先度の高い項目として管理しましょう。
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