わかりやすい会議資料の作り方｜確認すべきポイントと時間短縮の方法を解説
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「会議資料の準備に時間がかかって、本業がおろそかになっている」「わかりやすい会議資料が求められるが、どうしたらいいかわからない」といった悩みを抱える営業担当者も多いのではないでしょうか。
会議資料はいくつかのポイントを押さえるだけで、内容の明確さが増し、作成時間の短縮も可能です。
本記事では、資料作成時に確認すべきポイントから時間短縮テクニックまで、効率的でわかりやすい会議資料の作り方を紹介します。
会議での説得力を高め、スムーズに議論を進めたい方はぜひ最後までご覧ください。
この記事でわかること
- わかりやすい会議資料を作成するための確認すべきポイント
- わかりやすい会議資料の作成でやってはいけないこと
- 会議資料の作成を効率するならFammアシスタントオンラインがおすすめ
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わかりやすい会議資料を作るメリット
わかりやすい会議資料の作成で得られるメリットは大きく3つ挙げられます。
- 会議の内容が理解しやすい
- 迅速な意思決定ができる
- 事前に内容や進め方を把握できる
具体的に解説します。
会議の内容が理解しやすい
わかりやすい会議資料は、会議参加者の理解度を高めるのに非常に有効です。
整理された情報を見ながらプレゼンテーションを聞くことができるため、複雑な内容でも理解がしやすいです。
また、口頭だけでは説明が難しい内容も、グラフや表を資料に組み込むことで、詳細説明がなくとも全体像を把握しやすくなります。
参加者側だけでなく、発表者側にも説明を簡潔にできるメリットがあります。
わかりやすい会議資料は、会議の生産性が向上し、有意義な時間を実現します。
迅速な意思決定ができる
情報が整理された資料は会議の意思決定の速さにも直結します。
整理された資料であれば、必要な情報が一目でわかり、参加者は迅速に状況を把握できるため、効率的な会議運営が実現します。
一方で、情報量が多く、内容が整理されていない資料では、状況理解に時間がかかり、資料の記載内容についてさらに説明を要する可能性があります。
わかりやすい資料は現状分析や課題、選択肢、推奨案などが順序立てて示されている点が特徴です。そのため、参加者は論点を迷うことなく、適切な判断材料に基づいた迅速な意思決定ができます。
事前に内容や進め方を把握できる
会議資料を事前に配布すれば、参加者は会議の目的や議題を把握し、必要な準備を整えることが可能です。
また、発表者側にとっても、参加者からの不明点や疑問点を事前に収集できるため、会議資料の事前配布は参加者・発表者の双方にメリットがあります。
事前配布の際は、わかりやすく構造化された資料ほど、会議の内容や進行方法をより明確に理解でき、的確な事前準備が可能です。
的確な事前準備ができれば、より深い議論や意思決定に時間を割けるため、会議時間の生産性を大幅に向上できます。
資料の事前配布とわかりやすい資料作成を組み合わせることで、効率的な会議運営につながります。
会議資料作成の前に確認すべきポイント
会議資料の作成は、以下の3つのポイントを押さえることで資料の質と作成効率が大幅に向上します。
- 会議の目的
- 会議資料の目的
- 会議資料の作成に充てられる時間
具体的に解説します。
会議の目的
会議資料を作成する前に、まず会議自体の目的を明確にしましょう。会議の目的が不明確なまま資料作成を始めると、伝えるべき内容がぼやけ、効果的な資料作成ができません。
会議の目的には、「情報共有」「問題解決」「意思決定」「アイデア創出」など複数のタイプがあります。例えば、四半期の売上報告会議と新商品企画会議では、求められる資料の内容や構成が異なります。
「この会議で何を達成したいか」を常に念頭に置いて資料作成を進めましょう。
会議資料作成の目的
会議の目的に加えて、資料作成の目的も明確にしましょう。
会議の目的と混同しがちですが、会議自体の目的と会議資料作成の目的は異なります。
例えば、「現状の課題を可視化する」「新しい提案の効果を定量的に示す」「複数の選択肢を比較検討できるようにする」といった目的が挙げられます。
資料作成の目的を明確にできれば、内容の取捨選択や構成を効果的に行うことが可能です。
また、会議中に使用するためだけの資料なのか、会議後も参照資料として活用されるのかによっても、詳細度や説明の粒度を調整する必要があります。
会議資料の作成に充てられる時間
限られた時間内で最大の効果を発揮する資料を作成するためには、作成時間の見積もりが重要です。多くの場合、発表者は他業務と兼任して資料作成を行うため、作成に使える時間は限られています。
利用可能な時間を考慮し、優先順位をつけて、最も重要な情報に焦点を当てて資料を作成しましょう。
例えば、全体の構成を先に決め、データの収集・分析を行い、最後に視覚的な調整を行うといった手順で進めると、時間内に質の高い資料が完成しやすいです。
他にも、必要に応じて、テンプレートや過去の資料を参考にするなどもおすすめです。
時間と資料の質のバランスを取りながら、計画的に作業を進めましょう。
会議資料作りでやってはいけないこと
わかりにくい会議資料は、参加者の理解を妨げるだけでなく、議論を混乱させ、結果的に会議の目的を達成できなくなる可能性があります。本章では、会議資料を作成する上で避けるべき5つのポイントについて紹介します。
- 構成が整っていない
- ページが記載されていない
- 改行がされていない
- 装飾や図形を多用する
- 情報量が多すぎる、または少なすぎる
具体的に見ていきましょう。
構成が整っていない
構成が乱れた資料は、読み手の理解を妨げる最大の要因です。論理的な流れがなく、伝えたいメッセージが埋もれてしまいます。
資料作成の前に、まず基本構成を考えましょう。
良い構成は、「導入(議題・背景)→本論(現状・課題・提案)→結論(結論・アクションプラン)」のシンプルな流れです。
例えば、以下の構成がおすすめです。
区分
構成要素
内容
効果
導入
議題
会議のテーマを明確に示す
参加者が会議の焦点を即座に理解できる
背景
議題に関する背景情報を提供する
全参加者が同じ理解レベルからスタートできる
本論
現状
現状の分析結果を提示する
問題点や状況を客観的データで把握できる
課題
解決すべき課題を明確にする
会議の目的と達成すべき目標が明確になる
提案
課題に対する具体的な解決策を提示する
実行可能な対応策について議論できる
結論
結論
提案の実行によって得られる効果をまとめる
決定事項と期待される成果が明確になる
アクションプラン
次のステップと担当者を明示する
会議後の行動計画が具体化される
また、情報の優先順位も考慮し、重要度の高いものから順に配置するように心がけましょう。
ページ数が記載されていない
ページ番号がない資料は、参照したい情報を見つけるのに時間がかかり、会議の流れを妨げる原因の1つです。
「3ページ目のグラフを見てください」などの指示ができず、全員が同じ箇所を見ているか確認するのに余計な時間がかかります。また、資料が印刷された後にページが入れ替わってしまった場合、正しい順序に戻すのも困難です。
すべてのページに番号を振り、可能であれば「3/10ページ」のように全体のページ数も示しましょう。また、目次を付ける場合はページ番号との対応も忘れずに行います。
改行がされていない
一つの段落や箇条書きが長く続くと、読みづらさを感じさせます。また、重要なポイントが埋もれてしまい、読み手の集中力も低下します。
文章は短めの段落に分割し、1段落あたり3〜4行程度を目安にすると読みやすいです。また、箇条書きを活用した情報整理も効果的です。
特に重要な情報は独立した行に配置し、視覚的に目立つようにしましょう。余白を適切に確保すると、文字の詰まった圧迫感のある資料を避けられ、読みやすさが向上します。
装飾や図形を多用する
装飾や図形は、資料をわかりやすくするために有効な手段ですが、過度な装飾や不必要な図形の使用は、かえって情報の伝達を妨げます。
装飾は情報を強調するための手段であり、目的ではありません。色使いも2〜3色程度に抑え、フォントも種類を限定するなど、統一感を持たせることが重要です。
図形やイラストを使用する場合は、内容の理解を助けるものを選び、単なる装飾のためだけに使用するのは避けましょう。シンプルで無駄のないデザインが、プロフェッショナルな印象を与えます。
情報量が多すぎる、または少なすぎる
情報量の調整は、資料作成において不可欠です。情報過多の資料は理解しづらく、重要なポイントが埋もれがちです。一方、情報不足の資料では、十分な議論や意思決定ができません。
情報量を調整するためには、会議の目的や対象者を考慮しましょう。
例えば、経営陣向けの報告では要点を絞った簡潔な資料が求められますが、詳細な検討を行う実務者会議では、より詳細なデータや分析が必要です。
また、1ページあたりに記載する情報量も重要です。1ページに詰め込みすぎると視認性が低下し、逆に情報が少なすぎると無駄なページめくりが増えます。スライド形式の資料では、「1スライド1メッセージ」を原則とし、各ページで伝えたいポイントを明確にしましょう。
会議資料の作成後に確認すべきポイント
会議資料の完成後、提出や配布前に最終チェックを行うことで品質向上が可能です。会議資料を作成したら、以下のポイントを確認し、よりわかりやすく、効果的な資料に仕上げましょう。
- 表紙に必要情報の記載があるか
- 誤字脱字がなく数字・日付が正確か
- 5W2Hが明記されているか
- 箇条書きや表を有効活用できているか
具体的に解説します。
表紙に必要情報の記載があるか
表紙は資料の「顔」であり、重要な情報を一目で把握できる役割を持っています。以下の要素が適切に記載されているか確認しましょう。
- 会議の名称（例：「第3四半期営業戦略会議」）
- 開催日時と場所
- 作成者名と所属部署
- 作成日または版数
- 必要に応じて機密レベルの表示
上記の情報が明確に記載されていることで、資料の管理がしやすくなり、後から参照する際にも便利です。また、複数の会議資料が混在している場合でも、すぐに識別できます。
誤字脱字がなく数字・日付が正確か
誤字脱字や不正確な数字は、資料の信頼性を大きく損ねます。特に重要な数値データや日付に誤りがあると、誤った判断や混乱を招く恐れがあるため細心の注意が必要です。
完成した資料は必ず時間を置いて読み直し、以下の点を重点的にチェックします。
- 数値データの正確さ（特に桁数や単位）
- 日付の正確さと一貫性
- 計算結果の検証
- 人名や組織名の表記
- グラフや表の数値と本文の整合性
可能であれば、第三者の確認や校正ツールの活用も効果的です。自分では気づかなかった誤りを発見できることがあります。
5W2Hが明記されているか
会議資料、特に行動計画や提案を含む資料では、5W2H（Who、What、When、Where、Why、How、How much）が明確に記載されているか確認します。
5W2Hの要素が明確になっていることで、会議後のアクションが具体的になり、責任の所在も明らかにできます。特に以下の点に注意しましょう。
- Who：誰が担当するのか
- What：具体的に何をするのか
- When：いつまでに完了するのか
- Where：どこで実施するのか
- Why：なぜそれが必要なのか
- How：どのように実施するのか
- How much：どれくらいのコスト/リソースが必要か
上記の情報を会議資料に明記すれば、会議の成果を確実に実行に移せます。
箇条書きや表を有効活用できているか
会議資料は、情報を効率的に伝えるために、箇条書きや表を積極的に活用しましょう。
特に長文や複雑な情報は、箇条書きや表を使うことで理解が促進されます。最終確認の際には、これらの要素が効果的に活用されているか見直しましょう。
表現形式
箇条書き
表
適している情報
• 重要ポイントのまとめ
• 手順やステップの説明
• メリット・デメリットの列挙
• 複数項目の比較
• 時系列データの整理
• 数値データの一覧表示
また、視覚的な情報伝達のために、グラフやチャートが適切に使用されているかも確認しましょう。
視覚的な情報整理を意識すれば、会議資料は格段にわかりやすくなり、会議の品質向上が期待できます。
会議資料の作成を効率化する3つのコツ
会議資料の作成は多くの時間を要する作業ですが、以下3つのコツの実践により、業務負担を軽減できます。
- フォーマットを用意する
- デザインテンプレートを活用する
- アウトソーシングに依頼する
具体的に解説します。
フォーマットを用意する
定型フォーマットの活用は、資料作成の効率を劇的に高めます。よく開催される会議や定期報告には、あらかじめ統一されたフォーマットを用意しておくことで、毎回のデザインや構成の検討時間を節約できます。
また、チーム内で共通のフォーマットを使用すれば、資料の品質を均一化し、誰が作成しても一定のレベルを保つことが可能です。
フォーマットは以下の要素を意識して作成します。
- 統一されたヘッダーとフッター
- 一貫したフォントとカラースキーム
- 標準化されたページレイアウト
- 必須セクションの枠組み
フォーマットを使用する際は、内容を単に当てはめるだけでなく、必要に応じて適切なカスタマイズも重要です。会議の特性や目的に合わせて、柔軟に調整しましょう。
社内で統一されたフォーマットを使用すれば、資料の一貫性も保たれ、会社のブランドイメージの強化にも繋がります。
デザインテンプレートを活用する
見やすい資料を作成するには、デザインも重要です。しかし、デザインに自信がない方も少なくありません。そんな時は、デザインテンプレートを活用しましょう。
PowerPointやGoogle Slidesなどのプレゼンテーションソフトには、豊富なデザインテンプレートが用意されています。テンプレートの活用により、プロフェッショナルな見栄えの資料を短時間で作成できます。
また、Canvaなどのデザインツールも、豊富なテンプレートと素材を提供しており、より自由度の高いデザインが可能です。
テンプレートを使用する際も、すべてのスライドをそのまま使うのではなく、必要なレイアウトのみを選択し、不要な要素は削除するなど、カスタマイズが重要です。
また、一度カスタマイズしたテンプレートは保存しておき、次回以降も活用できるようにしておくことがおすすめです。
アウトソーシングに依頼する
リソースの制約がある場合や、特に重要な会議資料の場合は、プロフェッショナルのサポートを検討しましょう。
アウトソーシングに依頼するメリットは大きく3つ挙げられます。
- 精通したデザインスキルの活用
- 内部リソースの空き時間確保
- 客観的な視点からの資料改善
アウトソーシングへの依頼により、社内のリソースを有効活用し、本業に集中できます。また、精通した知識を持つ業者に依頼できれば、高品質な資料を短時間で作成でき、会議の質を向上させることが期待できます。
特に複数の部門が関わる重要な会議や、経営陣へのプレゼンテーションなど、質の高さが求められる場面では、アウトソーシングの検討がおすすめです。
アウトソーシング先を選ぶ際には、実績や得意分野、費用などを比較検討し、自社のニーズに合った業者を選びましょう。
わかりやすい会議資料を作成してチャンスをつかもう
近年、多くのビジネスパーソンは時間的制約を抱えています。
そのため、限られた時間で効率的に会議を進行できるよう、明確で要点を絞った会議資料の作成が不可欠です。短時間で必要な情報を的確に伝えられる資料は、参加者全員の時間を有効活用できます。
しかしながら、「資料作成に時間をかけられない」 「もっと知識が必要だ」 と会議資料の作成に課題を感じる場合は、ぜひFammアシスタントオンラインに相談ください。
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