アウトソーシングとは｜派遣との違いやメリット・デメリットを解説
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人材不足が深刻化する近年では、リソースを補う手段としてアウトソーシングが注目されています。実際のところアウトソーシングでは何ができるのか、派遣や外注とは何が違うのか、よくわからないという方も多いのではないでしょうか。
本記事ではアウトソーシングと派遣や外注との違い、さらに導入のメリット・デメリットを踏まえ、アウトソーシングについて詳しく解説します。
この記事でわかること
- アウトソーシングについてと派遣や外注との違い
- アウトソーシング導入のメリットと注意点
- アウトソーシングを活用するならFammアシスタントオンラインがおすすめ
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アウトソーシングとは
アウトソーシングとは業務の一部を外部に委託することを意味しており、人材不足やリソース確保に悩む企業から需要が高まっているサービスです。
本章では
- アウトソーシングと派遣や外注との違い
- アウトソーシングの対応業務
について解説します。
アウトソーシングと派遣や外注との違い
種類
利用の目的
アウトソーシングとの違い
アウトソーシング
企業価値の維持・向上
ーー
派遣
人材の確保
業務の管理・指揮権の違い
外注
コスト削減
業務負担の軽減利用目的の違い
戦略性の有無の違い
アウトソーシングや派遣、そして外注も業務の一部を外部へ委託する点は同じですが、利用目的や仕組みが異なります。目的や仕組みを正しく理解して、要望にあったサービスを利用しましょう。
アウトソーシングと派遣の違い
アウトソーシングと派遣では主に業務の管理・指揮権に違いがあります。アウトソーシングでは委託された業務の管理・指揮権がアウトソーシング会社にあるため、作業スペースの確保や業務の進捗確認、クオリティの管理など一括してアウトソーシング会社で行います。
一方で、派遣では業務の管理・指揮権が企業側にあるため、委託した業務であっても企業側で指示・管理を行う必要があります。
アウトソーシングと外注の違い
アウトソーシングと外注では利用目的に大きな違いがあります。外注の場合は主にコスト削減や業務負担の軽減を目的として用いられることが多く、戦略性はなく与えられたマニュアルに沿って業務を遂行します。
一方でアウトソーシングでは企業価値の維持・向上を目的としているため、単に業務をこなすだけでなく、精通した知識を持つスタッフが戦略性を持って業務を遂行します。
アウトソーシングの対応業務
アウトソーシングは主にバックオフィス業務をはじめとし、幅広い業務に対応しています。
- 経理・総務
- 一般事務・営業事務
- 人事・採用
- IT
- 秘書
- コールセンター
- Webコンテンツ制作
- SNS・ECショップ運用代行
など
複数業務の同時委託も可能であり、アウトソーシング会社ごとに得意とする業務内容に違いがあるため、委託を希望する業務内容と各アウトソーシング会社の特徴を理解した上での導入がおすすめです。
アウトソーシングの種類
アウトソーシングには大きく3つの種類に分けられます。
- BPO（Business Process Outsourcing）
- ITO（Information Technology Outsourcing）
- KPO（Knowledge Process Outsourcing）
それぞれの意味、特徴について解説します。
BPO
BPOとはビジネス・プロセス・アウトソーシングの略称であり、主にバックオフィス業務全般を担います。アウトソーシングの中でも比較的業務の対応範囲が広く、安価で委託しやすい傾向があります。
経理や総務などは企業に必要不可欠な業務ですが、ルーティンワークも多く、属人性が少ないため、BPOの導入で業務の効率化が期待できます。
具体的な業務内容
- 総務・経理・人事
- 事務
- 電話応対
- コールセンター
など
ITO
ITOはインフォメーション・テクノロジー・アウトソーシングの略称であり、IT業務に特化したアウトソーシングです。主に情報技術や情報システムに関する業務を担います。業務のIT化が大幅に進む一方で、ITに関する全行程を内製化できている企業は多くありません。
ITOの導入により情報管理やシステムに精通した外部のノウハウを活用して自社のIT環境の整備が期待できます。
具体的な業務内容
- ヘルプデスク
- システム運用
- セキュリティ運用
- サーバー運用・管理
など
KPO
KPOはナレッジ・プロセス・アウトソーシングの略称であり、情報分析や収集をメインとした知的処理業務を担うアウトソーシングです。日本での導入数はまだ少なく、海外を中心に普及しているサービスです。
KPOの導入により、アウトソーシング会社の持つデータと分析ノウハウの活用で、新たな事業計画の立案や開発、事業成長の加速が期待できます。
具体的な業務内容
- 医療開発のための知見データ収集
- 株式調査
- Webサイトの精査やSEO施策の提案
など
アウトソーシングを利用するメリット
アウトソーシングを利用するメリットは、主に3つあります。
- 限られたリソースをコア業務に集中できる
- 外部の知見やノウハウを活用できる
- コスト削減につながる
具体的に解説します。
限られたリソースをコア業務に集中できる
コア業務は企業が成長していくために優先すべき業務ですが、企業活動を継続していくためには経理や総務といったノンコア業務もなくてはならない重要な業務です。
しかし人材不足、リソース確保に悩む企業ではノンコア業務に時間を取られ、コア業務に十分なリソースを確保できずにいる事例も少なくありません。
アウトソーシングを利用し、ノンコア業務を外部に委託すれば、コア業務に人材やリソースを集中でき、利益や生産性の向上が期待できます。
外部の知見やノウハウを活用できる
アウトソーシングでは各業務に応じて精通した知識や技術、豊富な実務経験を持つスタッフが多数在籍しています。そのため、単に負担を減らすだけでなく、業務の処理速度や正確性の向上が期待できます。
また、制度や法改正を伴う業務は都度業務フローの変更が必要になり、多くの時間が必要です。しかし、アウトソーシングであれば改正や変更にもスムーズな対応が期待でき、企業側でリソースを割く必要がありません。
コスト削減につながる
新たに人材を雇用する場合、給与だけでなく採用や教育にかかるコスト、さらに雇用後は福利厚生、交通費など多くのコストが必要です。アウトソーシングであれば、採用や雇用の必要がないためコストの削減につながります。
ただし、アウトソーシングでも委託する業務量や内容に応じて費用が高額になることもあります。確実にコストを削減するためには、あらかじめ予算を明確にしてアウトソーシングを導入する必要があります。
アウトソーシングを利用するデメリット
アウトソーシングを利用する際に気をつけたいデメリットは3つあります。
- 社内にノウハウが残りにくい
- 情報漏洩のリスクがある
- 実態把握が困難である
具体的に解説します。
社内にノウハウが残りにくい
アウトソーシングで委託した業務に関する知識やノウハウは社内に残りにくい傾向があります。将来的に内製化を考える場合は、委託する範囲と自社で担う範囲を明確にしておきましょう。
また内製化を考えていない場合でも、アウトソーシング会社の倒産や取扱業務の縮小など、業務の委託継続が難しくなるケースもあります。
将来的なリスクも踏まえた上でアウトソーシング会社に依頼する業務範囲の選定が必要です。
情報漏洩のリスクがある
取り扱う業務内容により、顧客情報や社員情報、企業の機密情報などをアウトソーシング会社に渡すケースもあるでしょう。
外部に情報が渡ることで必然的に情報漏洩のリスクは高まります。アウトソーシング会社では秘密保持契約の締結や、セキュリティシステムの導入など、それぞれ情報管理漏洩の対策が講じられています。
アウトソーシング会社を選定する際にはどのような情報管理体制が取られているのかも重要なポイントです。
実態の把握が困難である
アウトソーシングで委託した業務の指示や管理は、アウトソーシング会社で行われているため、社内での業務遂行時と比べ実態の把握が困難になる傾向があります。
企業側で実態を把握しきれていないと、意図したものとは別の仕上がりになっていたり、ミスに気づかず業務が進んでいたりなどのトラブルになりかねません。
アウトソーシング会社に任せきりにするのではなく、こまめな連絡で認識のすり合わせや進捗状況の共有、品質のチェックなどを行う必要があります。
アウトソーシングにおすすめの業務
幅広い業務を請け負うアウトソーシングサービスですが、特におすすめの業務内容を紹介します。
- IT関連
- 経理・総務
- 人事・採用
- Webコンテンツ制作・運用代行
おすすめの理由について詳しく解説します。
IT関連
ITは多くの知識や技術が必要であるため内製化が難しく、今後もアウトソーシングの需要が高まる業務とされています。
実際に企画から運用・管理まで、IT関連業務をすべてアウトソーシングしている企業も見られます。
豊富なノウハウを持つスタッフがヘルプデスクも担ってくれるため、万が一のトラブルも安心して任せられます。
経理・総務
経理や総務は企業の運営維持において必要不可欠であり、バックオフィス業務の中でも代表的な業務です。
経理・総務は入力作業やルーティンワークが多く外部へ委託しやすい傾向があります。経理業務は閑散期と繁忙期で業務量に違いも出やすいため、企業の決算期など忙しい時期のみスポットでのアウトソーシングの導入も可能です。
人事・採用
人事や採用業務は給与計算や勤怠管理など毎月発生する細かな業務が多く、さらに採用時期と重なると負担も大きくなるためアウトソーシングがおすすめです。
また、人事業務は企業のコンプライアンスにも関わるため、法改正などの情報もいち早く取り入れていかなければなりません。アウトソーシングでは、日々の業務はもちろん採用活動や法改正時にも柔軟に対応が可能です。
Webコンテンツ制作・運用代行
近年ではWebコンテンツやSNSを導入したビジネスも一般的になりました。WebサイトやSNSを運用していくためには、クオリティの高いコンテンツや戦略性のある運用が重要であり、日々メンテナンスやコンテンツ作りに多くの時間が必要です。
アウトソーシングの導入で、高品質なコンテンツと高いマーケティング力を駆使した戦略で効果的な運用が期待できます。
アウトソーシングを依頼する上での注意点
アウトソーシングを依頼する上で注意したい点が2点あります。
- 委託する業務範囲と予算の設定
- 緊急時の対応を確認しておく
具体的に解説します。
委託する業務範囲と予算の設定
アウトソーシングは計画的に業務を委託すれば、業務効率化とコスト削減などのメリットが得られます。
一方、自社で回っていない業務を無計画に頼んでしまうと、コストが大幅にかかってしまったり、逆に非効率になってしまったりとアウトソーシングのメリットを十分に得ることができません。
あらかじめ企業側で自社の課題や問題点を洗い出し、どの業務にアウトソーシングを活用する必要があるのか、さらに予算はどの程度で抑えたいのかを明確にして、アウトソーシング会社に見積もりを取るようにしましょう。
緊急時の対応を確認しておく
アウトソーシング会社とは主にオンライン上のやりとりで業務を進行していくことが一般的で、対面時と比べると緊急時の対応に遅れが出る場合もあります。
万が一のトラブルや緊急時に備え、時間外の対応や緊急時の連絡手段など、あらかじめ確認しておくと安心です。
オプション料金で柔軟に対応できるサービスもあるため、アウトソーシング会社選定の際にはオプション内容の確認も必要です。
アウトソーシングの導入事例
アウトソーシングの良さが理解できても、具体的に自社でどのようにアウトソーシングを活用するかイメージがつきにくい方も多いのではないでしょうか。
本章では実際にアウトソーシングを利用した2社の導入事例を紹介します。
- サイト移行のアウトソーシングで業務効率がアップ
- メディア運営の一部を委託してリソース確保に成功
サイト移行のアウトソーシングで業務効率がアップ
朝日メディアラボベンチャーズは新たなライフスタイルを創出する企業へ投資を行うベンチャーファンドを運営しています。
4人で始めた小規模企業であったため、それぞれがファンド業務を担っており、リソースの確保が難しくWebサイト運営まで手が回らない状況でした。
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デザインも元のサイトが再現されており、現在は動画シナリオ作成からコンテンツ制作まで一括してアウトソーシングしており、SNSの運用代行も検討中です。
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メディア運営の一部を委託してリソース確保に成功
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アウトソーシングの導入で効率化を図ろう
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