仕事で使えない派遣社員の対処法と改善策について解説
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派遣社員を依頼する理由は企業によりさまざまです。しかし、使えない人材を派遣されてしまったのでは、業務が思うように進まず結果的に効率低下につながります。
本記事では、使えない派遣社員の特徴や仕事ができない理由について解説します。使える派遣社員を派遣してもらうために、派遣先が派遣会社へ伝えるべき提案も紹介していますので参考にしてください。
この記事でわかること
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仕事ができない派遣社員の特徴や理由がわかる
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使えない派遣社員への対処法と使える派遣社員を依頼できる提案方法がわかる
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使えない派遣社員とは
使えない派遣社員の特徴として、以下4つが挙げられます。
- 遅刻や欠勤が多い
- 指示を理解できず仕事を覚えるのが遅い
- 挨拶をせずやる気が感じられない
- ミスが多く改善されないため仕事の質が低い
それぞれ詳しく解説します。
遅刻や欠勤が多い
連絡なしに遅刻や欠勤を繰り返す場合、報告・連絡・相談の徹底ができていない可能性が高く、業務上の問題を隠蔽する恐れがあります。社会人として求められる基本的なマナーが欠如しているとも考えられます。
また、勤務開始時間ギリギリでの出社や、報告なしに長時間離席するのも、サボり癖がある特徴です。
もちろん、体調不良や家庭の事情で休まざるを得ない場合もあります。しかし、これらを理由にした欠勤が多い場合、急な業務に対応できない可能性があり、業務を阻害する要因となりかねません。
指示を理解できず仕事を覚えるのが遅い
自社のマニュアル内容の理解が難しい派遣社員は、基本的な業務遂行において他の社員より丁寧なサポートが必要になるケースがあります。何度教えても同じミスを繰り返す、新しい業務を覚えることに時間がかかるなど、学習能力や理解力に乏しい可能性も考えられます。
新しい業務も覚えられず、一度説明したことを何度も聞き返された場合は、個別対応が必要です。
他にも、指示されたことしかやろうとしない姿勢なら、想定外の問題が発生した場合、臨機応変に対応できない可能性があります。
挨拶をせずやる気が感じられない
挨拶をしない派遣社員は、コミュニケーション能力が低く、職場に馴染めない可能性があります。社会人として求められる基本的なコミュニケーション能力が欠如しているため、信頼関係構築が困難です。
挨拶ができないことは、仕事に対する意欲が見られない、注意やアドバイスを受け入れないなど、向上心の無さにもつながります。指示に対して受け身で覇気がなければ、意欲がないと感じてしまうのも当然です。改善が見込めない場合、他の社員にとっても悪影響を及ぼすリスクがあります。
ミスが多く改善されないため仕事の質が低い
業務遂行能力が不足している派遣社員は、ミスが多く、何度も確認や修正が必要になる傾向があります。結果的に、納品物の品質が安定せず、業務全体の効率化を阻害する要因となりかねません。また、要望や言い訳が多い場合、責任感の欠如や自己中心的な傾向が疑われることもあります。
業務の納期を守れない場合は、時間管理能力が低く、周囲の業務負担量が増え、全体の効率低下につながります。
使えない社員が派遣される原因
使えない社員が派遣される原因として、以下の3つが挙げられます。
- 派遣元に自社の要望が伝わっていない
- 派遣社員自身の意識とスキルの低さ
- 派遣先の職場環境に問題がある
それぞれ詳しく解説します。
派遣元に自社の要望が伝わっていない
自社と派遣会社、あるいは担当者とのコミュニケーション不足や理解不足が、ミスマッチ発生の一因となります。形式的な打合せでは、具体的な業務内容や求めるスキルについて十分なすり合わせができないため、ミスマッチが生じやすい状況です。
自社が求める人物像を派遣会社が汲み取れていない場合、必要な派遣社員のイメージが定まらず、ミスマッチにつながる可能性があります。
派遣会社の登録者情報が古い場合も、適切な人材紹介が難しくなります。派遣会社が自社の利益を優先しすぎるあまり、派遣先の要望と合わない人材を紹介してしまうケースも考えられます。
派遣社員自身の意識とスキルの低さ
派遣社員自身の意識の低さや、職務に必要なスキルや経験が不足している場合、業務を遂行できない可能性があります。学習意欲が低く、スキルアップや成長が見込めないケースも同様です。
与えられた仕事をこなすだけで、自ら改善点を見つけて積極的に提案するといった、主体的な姿勢が不足しており常に指示待ちの姿勢が目立ってしまいます。
さらに、派遣社員のコミュニケーション能力が不足していれば、問題発生時に自ら解決策を模索したり、周囲に適切に状況を報告・連絡・相談することが難しく、結果として職場への円滑な溶け込みを妨げる要因となりえます。
自社の職場環境に問題がある
自社に十分な研修や指導体制が整備できていないと、派遣社員は業務を覚えにくく、能力を発揮できません。派遣社員向けの研修やマニュアルが整備されていないことも要因の1つです。
社内風土に馴染めず派遣社員が孤立してしまうことや、過度なプレッシャーを感じることが、自社に馴染めず能力を発揮できない要因となるケースも少なくありません。
その他、長時間労働をはじめ、劣悪な労働環境も派遣社員のモチベーションを低下させます。
使えない派遣社員の対処法
使えない派遣社員への対処方法には、以下の5つがあります。
- 明確な指示とフィードバックの実施
- 派遣元に相談して交代を要請する・派遣元を変更する
- 自社の教育・研修プログラムを見直す
- 職場の環境やコミュニケーションを改善する
- アウトソーシングを検討する
それぞれ詳しく解説します。
明確な指示とフィードバックの実施
自社での業務内容や期待する成果を派遣会社へ理解してもらえるように、指示は明確かつ詳細に行うことが重要です。業務の進捗状況や成果について週1回の定期ミーティングなどでフィードバックを行い、改善点や良かった点を具体的に伝える必要もあります。
さらに、派遣社員への具体的な数値目標を設定し、達成度合いを評価してモチベーション向上とスキルアップを促進する手助けを行いましょう。
併せて、自社では派遣社員が疑問や不安を感じたときに気軽に質問できるような環境作りが求められます。派遣社員の不安を解消しコミュニケーションを円滑にできるように、風通しの良い職場づくりが大切です。
派遣元に相談して交代を要請する・派遣元を変更する
派遣社員自身に問題があると判断した場合は、派遣元に相談し具体的な問題点を伝えます。通常、派遣社員の指揮命令は派遣会社が行うため、自社の要請は派遣会社から行ってもらいます。それでも改善が見られない場合は、交代要請が必要です。
例えば「遅刻や欠勤が続き、業務に支障が出ている」「コミュニケーション不足でチームワークが乱れている」など、具体的な内容を派遣会社に伝えます。まずは、派遣会社と一緒に問題解決に努める姿勢が重要です。
自社と派遣会社間で締結している契約書の条件や規定に基づいて、事前に交代要請が可能かどうかを確認しておきます。交代を要請する際は、求めるスキルや経験、人物像などを具体的に伝え、再びミスマッチが起こらないようにします。
それでも改善できない場合には、派遣会社の変更が必要です。自社に合った人材を紹介してもらうためにも、新しい派遣会社の情報を収集しておく必要があります。
自社の教育・研修プログラムを見直す
業務内容や手順をわかりやすくまとめたマニュアルや資料を用意し、派遣社員がいつでも確認できるようにしておくことが必要です。
マニュアルは、業務内容を文章だけでなく図解入りで作成し、オンライン学習を取り入れるなど研修方法に工夫を凝らします。安心して働ける環境は、派遣社員のモチベーション向上に役立ちます。
契約内容を確認し、どこまで派遣社員の教育を実施しても問題がないか事前に把握しておくことが大切です。その上で、スキルレベルを定期的に評価し、教育が必要な場合は追加の研修や指導を行います。自社で研修や指導を実施する際には、社内教育の整備も必要です。
職場の環境やコミュニケーションを改善する
派遣社員が安心して働けるよう、派遣社員との定期的な面談や、気軽に相談できる雰囲気作りなど、職場環境を整えて積極的なコミュニケーションをとる姿勢が重要です。
例えば、派遣社員が気軽に質問できるよう、月に一度、ランチミーティングの設定や、働きやすいように業務フローを見直すことも有効です。温かい声をかけることや、帰属意識を高めることは、派遣社員の不安解消につながります。
派遣社員をチームの一員として迎え入れ、他の社員との連携を促進することで、チームワークを強化できます。さらに、派遣社員の意見や提案を積極的に聞き入れ、自社の業務改善や職場環境改善に活かす対策も行いましょう。
アウトソーシングを検討する
派遣会社へ依頼する業務範囲よりも、業務を細かく分類し依頼できるアウトソーシングの方が「使えない」リスクを最小限に抑えられる可能性があります。
自社にとって社内情報を外部に知られるため、機密情報の取り扱いには注意が必要ですが、一方で、専門性の高い業務を短期的に、あるいは人材不足を補うためにアウトソーシングを活用することで、効率化を図れます。
委託した業務に関する管理は不要で、費用と時間のコスト削減が期待できます。一連の取り組みだけではなく、ピンポイントでの業務依頼も可能です。
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使える派遣社員を依頼するためには
使える派遣社員を依頼するためには、以下3つのポイントがあります。
- 自社が求める人材を明確に派遣元に伝える
- 派遣社員が職場見学に訪問した際に判断する
- 派遣採用にかける予算をアップする
それぞれ詳しく解説します。
自社が求める人材を明確に派遣元に伝える
派遣会社へ依頼するときは、必要なスキルや経験だけでなく、自社の具体的な業務内容や職場環境、企業文化なども伝えておくことが効果的です。
求めているスキルの伝え方は「Excelが使える人」ではなく「ExcelでピボットテーブルやVLOOKUP関数を使用したデータ分析ができる人」のように、より詳細な情報を派遣会社へ提供します。
併せて、コミュニケーション能力やチームワークなど、求める人物像についても、具体的に伝えておく必要があります。
派遣社員が職場見学に訪問した際に判断する
派遣社員のスキルや経験だけでなく、仕事に対する意欲や熱意、コミュニケーション能力なども見極めることが重要です。
例えば、なぜ自社への派遣を希望したのか、具体的な志望動機だけではなく派遣社員の積極性や熱意を確認しておくとミスマッチを防止できます。
時間厳守や服装など、基本的なビジネスマナーが身についているかどうかもこのタイミングでの見極めておきます。
派遣採用にかける予算をアップする
優秀な派遣社員は、高額報酬が得られる企業を選ぶ傾向にあるため、予算が低すぎると、スキルや経験が豊富な人材確保は困難です。また、過去にミスマッチが生じた経験がある場合には、その原因を分析して予算の検討材料にします。
しかし、予算には限度があります。自社が重要視するメリットを明確にし、譲れない条件を理解してもらうためには、どのくらいの費用が必要なのか複数社からの見積もりが必要です。
派遣社員の採用予算を引き上げることで、自社にマッチした人材を獲得できる可能性が高まります。採用コストだけでなく、教育や研修にかかるコストも考慮し、長期的な視点で予算を検討する必要があるでしょう。
使えない派遣社員が多いとイライラせず対応方法を考えよう
使えない派遣社員を雇ってしまった場合には、派遣会社に的確なフィードバックを行うことが必要です。契約時に、明確な要望を出すことも求められます。それでもミスマッチが生じた場合には、派遣会社の見直しも必要です。
自社にマッチした派遣社員や派遣会社が見つからないときには、アウトソーシングもおすすめです。幅広い業務をサポートしており、自社に必要なサービスが効率よく受けられます。業務のアウトソーシングを検討しているならFammアシスタントオンラインがおすすめです。
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