営業事務の効率化戦略｜業務負担を軽減し生産性を向上させる方法
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営業事務は、企業の営業活動を陰ながら支える重要な役割を担っています。
近年では、営業の効率化や顧客満足度の向上が求められるようになり、営業事務の業務範囲は拡大し、より高度なスキルが求められる傾向にあります。
本記事では、営業事務の仕事内容と課題を踏まえ、効率化の5つの方法について解説します。
営業事務の業務効率化は、単なる業務負担の軽減だけでなく、企業全体の生産性向上、従業員のモチベーション向上、顧客満足度の向上など、多数のメリットをもたらします。
ぜひ自社の営業事務の効率化に取り組んでみてください。
この記事でわかること
- 営業事務の仕事内容と課題
- 営業事務を効率化する5つの方法
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営業事務の主な仕事内容と求められるスキル
営業事務は、企業の営業活動を支える重要な役割を担います。近年では、営業の効率化や顧客満足度向上の観点から営業事務の業務範囲が拡大し、より高度なスキルが求められる傾向があります。
本章では営業事務の仕事内容と求められるスキルについて理解を深めましょう。
- 営業事務の仕事内容
- 営業事務に求められるスキル
具体的に解説します。
営業事務の仕事内容
営業事務の仕事内容は企業や業界によって異なりますが、一般的な業務一覧は以下の通りです。
- 顧客対応（電話対応、メール対応、来客対応など）
- 資料作成（企画書、提案書、見積書、請求書など）
- データ入力（顧客情報、売上データ、在庫管理など）
- 契約書管理
- 電話・FAX・メール対応
- スケジュール管理
- 旅費精算
- 売上管理
- その他庶務
営業事務は、営業担当者が営業活動に集中できる状況を作るサポート的役割であり、幅広い業務への対応が求められます。
営業事務に求められるスキル
営業事務は、幅広い業務への対応が必要であるため、あらゆるスキルが求められます。中でも重要なスキルは以下の通りです。
- コミュニケーション能力
- 事務処理能力
- 情報収集力・分析力
- 問題解決能力
- 時間管理能力
能力
詳細
コミュニケーション能力
顧客対応、社内連携など、あらゆる場面で円滑なコミュニケーションが求められます。丁寧な対応や正確な情報伝達で顧客満足度向上や営業目標達成に貢献します。
事務処理能力
顧客情報や受注データの管理、請求書作成など、多数の事務処理が求められます。ミスのない正確で迅速な事務処理は営業活動に大きく貢献します。
情報収集力・分析力
顧客ニーズの分析や効果的な資料作成において、必要な情報を効率的に収集し、分析・解釈する能力が求められます。情報源の選定、情報の精査、データの可視化、論理的思考などが重要です。
問題解決能力
顧客からのクレームやシステムトラブルなど、想定外の事態に直面した際にも、業務への影響を最小限にとどめ的確に対応する問題解決能力が必要です。
時間管理能力
複数業務への対応が必要となる営業事務では、タスクの優先順位付け、スケジュール管理、時間配分など、効率的に作業を進める時間管理能力が重要です。
営業事務として活躍するためには、上記のスキルをバランスよく身につける必要があります。
営業事務によくある課題
多数の業務を遂行する営業事務ですが、担当者を悩ませる課題が複数存在します。下記のようなよくある課題について解説します。
- 業務が属人化しやすい
- スピード感が求められる
- 業務範囲が多岐にわたる
- 営業と顧客の板挟みになりやすい
- ミスが許されない
業務が属人化しやすい
営業事務の業務は多様であるため、業務の進め方が複雑化しやすく担当者個人の経験やノウハウに依存する傾向があります。そのため業務進行に関するノウハウが蓄積されにくく、属人化が進行してしまいがちです。
属人化が進むと特定の担当者しか業務内容を理解していない状況が生まれ、その担当者が不在になると、業務が滞ってしまうリスクがあります。
また、他にも属人化によって、以下のような問題が発生するリスクがあります。
- 担当者の負担増加
- 業務の標準化が困難
- 担当者が異動した場合の業務引き継ぎの困難
- 業務のブラックボックス化
これらの問題を防ぐためには、業務の標準化やマニュアル作成、共有化が重要です。
スピード感が求められる
営業活動はスピード感が求められる場面が多く、営業事務も営業活動のスピード感に合わせて対応しなければなりません。素早い顧客対応やタイムリーに資料提供など、迅速な対応が求められます。
スピード感に遅れが生じると以下のような問題が発生する可能性があります。
- 顧客満足度の低下
- 営業機会の損失
- 納期遅れ
より迅速に対応するためには、業務プロセスを見直して無駄な作業の削減や、ツール導入が有効です。
業務範囲が多岐にわたる
営業事務の業務範囲は、顧客対応、資料作成、データ入力など多岐にわたり、多数のスキルや知識が必要とされます。また、複数業務を一度に処理しなければならないため、担当者の負担が大きくなりがちです。
担当者への過度な負担は、ミスの増加やモチベーション低下につながり、業務のクオリティにも影響を与える可能性があります。
業務範囲を整理し、業務効率化の対策を講じることが課題解決につながります。
営業と顧客の板挟みになりやすい
営業事務は営業担当者と顧客の橋渡し役として、両者の間に立って業務を進めます。そのため両者の要望を調整する必要があり、板挟みになりやすい側面があります。
例えば営業担当者からは、資料作成や顧客対応の迅速化を求められる一方、顧客からは丁寧な対応や的確な情報提供を求められます。両者の要望をバランス良く満たすことは容易でなく、ストレスにもつながります。
板挟み状態を解消するには、営業担当者や顧客との積極的なコミュニケーションと、業務プロセスを明確化し顧客への情報提供の標準化が有効です。
ミスが許されない
営業事務は顧客情報や売上データなど、重要な情報を扱うため、ミスは大きな損失やトラブルにつながります。そのため、常に正確な業務を行うことが求められます。
ミスにより以下のような問題が懸念されます。
- 顧客からのクレーム
- 契約トラブル
- 企業イメージの悪化
- 法的責任
ミスをなくすためにはチェック体制の強化など、より確実な体制を構築する必要があります。
営業事務の効率化5つの方法
営業事務の業務効率化は、先述した営業事務担当者の抱える課題を解決する上でも非常に重要です。本章では効果的な営業事務の効率化方法を5つ紹介します。
- 営業支援ツールの導入
- マニュアル作成
- PC業務自動化ツール（PRA）の活用
- インサイドセールスの導入
- アウトソーシングの導入
営業支援ツールの導入
営業支援ツールとは、営業活動の効率化を支援するソフトウェアです。顧客管理、商談管理、資料作成、提案書作成、見積書作成など、営業活動に必要な機能を提供しています。
営業支援ツールの導入で、営業事務の業務効率化を図り、以下の効果を期待できます。
- 顧客情報の管理効率化
- 商談管理の効率化
- 資料作成の効率化
- 営業活動の可視化
顧客管理や商談管理など、営業に関する管理業務を営業支援ツールに任せられるため、ミスを防ぎ、データの精度向上にもつながります。
また、資料作成時にはテンプレート機能や自動生成機能の活用も可能であり、多様な業務で煩雑化しやすい営業事務業務をバックアップします。
ただし、営業支援ツールを導入する際には、自社の業務内容や規模、予算を考慮し、最適なツール選びが重要です。
マニュアル作成
業務マニュアルの作成で業務の標準化を促進し、属人化によるリスクを軽減できます。また、新人教育や業務引き継ぎにも役立ちます。
業務マニュアルを作成する際には、以下のポイントを抑える必要があります。
- わかりやすい文章で作成する
- 必要な情報だけを記載する
- 定期的に見直し・更新を行う
マニュアルは誰でも理解できるよう、わかりやすさが重要です。記載するのは必要な情報のみに厳選し、専門用語を避け、図や表を効果的に活用するなど、工夫して作成しましょう。
また、業務内容が変更になった場合には、同時にマニュアル更新を行うなど、常に最新の情報が反映されるよう定期的な見直しが必要です。
作成したマニュアルはPDFファイルや社内wikiなどに保存し、必要に応じて誰でもアクセスできる状態が理想的です。
PC業務自動化ツール（RPA）の活用
RPA（Robotic Process Automation）とは、パソコン上の操作を自動化するソフトウェアです。定型業務を自動化により、業務負担を軽減し効率化を実現できます。
営業事務においては、以下の業務の自動化が可能です。
- データ入力
- 資料作成
- メール送信
- ファイルの整理
RPAを導入することにより、以下の効果が期待できます。
- 担当者の負担軽減
- ヒューマンエラーの削減
- 業務のスピードアップ
- コスト削減
提携業務を自動化により、担当者の負担を軽減し、より付加価値の高い業務に担当者のリソースを充当できます。また、自動化ツールではヒューマンエラーの削減や迅速な作業完了にも効果的であり、人件費や時間コストの削減にもつながります。
インサイドセールスの導入
インサイドセールスとは、営業担当者がオフィスから電話やメール、Web会議などオンライン上で顧客と接し、内勤で商談を進める手法です。
インサイドセールスの導入は、主に営業活動へのメリットが大きく注目されますが、営業担当者が社内にいる時間が増えるため業務連携が取りやすく、営業事務担当にとってもスムーズな業務進捗につながります。
また、インサイドセールスの担当者を別途設定する場合、営業事務が担っている顧客への連絡や資料作成、スケジュール調整といったルーティンワークをインサイドセールスの担当者に引き継ぐことができ、業務負担の軽減が可能です。
ただし、インサイドセールスの導入にはオンラインツールの導入やノウハウの構築など、これまでのシステムを大きく変える必要があるため、営業事務の効率化に至るまで時間がかかります。
アウトソーシングの導入
アウトソーシングとは、企業が自社の業務の一部を外部の専門業者に委託することを意味します。営業事務に関する業務のアウトソーシングにより業務効率化を図り、人材不足の解消やコスト削減を実現できます。
営業事務のアウトソーシングでは、以下の業務対応が可能です。
- データ入力
- 資料作成
- 顧客対応
- 請求書処理
- 電話対応
アウトソーシングを導入により、得られるメリットは以下の通りです。。
- 人材不足の解消
- コスト削減
- 業務効率の向上
- 柔軟な対応
- 品質の向上
アウトソーシングでは必要な時に必要な知識・技術を持った人材を確保できるため、業務効率の向上だけでなく、業務の品質向上も期待できます。
また、業務量の増減に合わせて依頼できるため、繁忙期の時期のみの導入など柔軟な対応が可能です。
アウトソーシングを導入する際には、委託する業務内容や、委託先の選定が重要です。信頼できる業者を選定し、契約内容をしっかりと確認する必要があります。
営業事務の効率化がもたらす効果
営業事務の業務効率化は、単に営業事務担当者の業務負担を軽減するだけでなく、3つの効果をもたらします。
- 営業部門の生産性向上
- 社員のモチベーション向上
- 顧客満足度の向上
具体的に解説します。
営業部門の生産性向上
営業担当者はより多くの時間を営業活動に費やすことで、成約率の向上や売上増加につながる側面があります。
営業事務の効率化により、高品質な資料作成やスピーディな顧客対応が可能となれば、営業担当者は顧客開拓や商談活動、提案活動により集中できる環境となり、営業活動の生産性向上につながります。
社員のモチベーション向上
営業事務が効率化され業務負担が軽減すると、担当者の残業時間の削減や、業務ストレスの軽減につながります。
働きやすい環境で業務に取り組めるようになると、仕事への満足度やモチベーションの向上が期待でき、社員の定着率の向上や人材育成の促進など、企業側も大きなメリットを得られます。
顧客満足度の向上
営業事務において顧客対応は非常に重要な業務です。
業務効率化によって営業事務担当者の日々の業務負担を減らすことができれば、顧客からの問い合わせに対して迅速な対応や、正確な情報の提供が可能となり、顧客満足度の向上が期待できます。
顧客満足度の向上は、顧客の囲い込みやリピート率の向上にもつながり、企業の収益増加に貢献します。
営業事務の効率化を進める手順
営業事務の効率化を進める際は以下の手順がおすすめです。
- 現状把握と課題の明確化
- 効率化する業務の優先順位
- 効率化の手法決定
本章では営業事務の効率化を進めるための手順をステップごとに紹介します。
ステップ1：現状把握と課題の明確化
まずは、現状の営業事務の業務内容や、課題を把握します。現状を把握するためには、以下の方法がおすすめです。
- 業務内容のヒアリング：営業事務担当者にヒアリングを行い、業務内容や課題を把握します。日々の業務で発生する課題や、改善したい点など聞き取りを行います。
- 業務時間の実態調査：営業事務担当者の業務時間を記録し、どの業務にどのくらいの時間をかけているのかを分析します。時間のかかっている業務や、無駄な作業などを特定できます。
- 顧客からのアンケート：顧客にアンケートを実施し、顧客満足度や顧客からの要望を把握します。顧客からのフィードバックを参考に、業務改善を進められます。
現状把握と課題の明確化は、効率化を進める上で非常に重要なステップです。現状の的確な把握により、効果的な改善策を検討できます。
ステップ2：効率化する業務の優先順位を設定
現状把握と課題の明確化により複数の課題が明らかになった場合、すべての課題を同時に解決するのは困難です。
優先順位をつけて、重要な課題から解決していく必要があります。効率化する業務の優先順位を設定する際には、以下の3つの項目を優先的に取り掛かることがおすすめです。
- 業務量が多い業務
- ミスが多い業務
- 顧客満足度に影響する業務
上記の項目は営業活動を行う上で顧客との信頼問題に直結する重要な課題であるとともに、効率化による効果が大きい側面があります。
ステップ3：効率化の手法決定
優先順位を設定した業務に対し、具体的な効率化の手法を検討します。先述した通り営業事務の効率化には、営業支援ツールの導入、マニュアル作成、RPAの活用、インサイドセールスの導入、アウトソーシングの導入など、複数の手法があります。
手法検討の際には、以下の点を考慮して選定を行います。
- 費用対効果：導入費用やランニングコストを考慮し、費用対効果の高い手法を選びましょう。
- 導入の容易さ：導入が容易な手法がおすすめです。導入に時間を要する場合や、複雑な設定が必要な場合、効率化の実現まで長期的に時間を要する可能性があります。
- 効果の測定可能性：導入による効果測定ができると改善状況を把握し、より効果的な改善策を検討できます。
手法選定の際には効率化の側面だけでなく、各手法のメリット・デメリットを踏まえて導入を検討しましょう。
営業事務の効率化に成功した事例
営業事務の効率化は、多数の企業で取り組まれています。ここでは、営業事務の効率化に成功した企業の事例をいくつか紹介します。
- 事例1：業務のマニュアル化により残業時間の大幅削減に成功
- 事例2：RPAの導入により年間8000時間の削減に成功
- 事例3：アウトソーシング導入による業務効率化と売上向上に成功
各事例について具体的に解説します。
事例1：業務のマニュアル化により残業時間の大幅削減へ
株式会社唐沢農機サービスは、全国規模で農機具の販売・修理を行うECサイト「ノウキナビ」を運営する企業です。同社は業務のマニュアル化により、顧客サービスの質を維持しながら業務効率化と社員の働き方改革を実現しました。
従来は農機具の知識に長けたエキスパートに頼った運営をしていましたが、確認や社内連携に時間を要するため、業務進行が追いつかない点が課題とされていました。
そこで、エキスパートに属人化していた情報や業務プロセスを共有化・マニュアル化し、スピーディで適確な顧客対応が可能になりました。さらに、新人でも短期間で業務を習得できるようになり、採用の幅も広がりました。
業務のマニュアル化により、2019年には月平均約20時間だった残業時間が、2021年には平均8時間にまでの残業削減に成功しました。
さらに、明確な目標設定による評価基準の透明化や、柔軟な働き方の導入も相まって、社員の満足度向上にもつながっています。
適切なマニュアル化と業務プロセスの見直しが、残業時間の削減と社員満足度の向上に大きく寄与できることを示した事例です。
（引用元：株式会社唐沢農機サービス｜働き方改革特設サイト 厚生労働省）
事例2：RPAの導入により年間8000時間の削減に成功
大手都市銀行では約20種類の事務処理作業にRPAを導入し、年間で8,000時間の事務処理作業の削減に成功しています。
これは、1人1日8時間労働で計算すると1,000日分に換算されます。
ここまで削減できた理由は、業務の効率化により、事務を担当していた社員が他の重要な業務に稼動をあてられるようになったことや、複数のシステムを使う事務処理でもシステム連携による業務の単純化が可能となったことが挙げられます。
（引用元：RPA 働き方改革：業務自動化による生産性向上｜総務省）
事例3：アウトソーシング導入による業務効率化と売上向上に成功
はな物語は、埼玉県杉戸町のプリザーブドフラワー販売ネットショップです。同社は、アウトソーシングの活用により、業務効率化と業績向上を実現しました。
代表の古河誠氏は、従業員へのヒアリングを通じて電話受注が最大の負荷となっていることを把握し、外部のコールセンターにアウトソーシングをしました。
その結果、顧客満足度が向上し受注数の増加が実現しました。コールセンターの利用料は当初月額4〜5万円から現在は12〜13万円に上昇しましたが、自社での人材雇用・育成コストと比較すれば効果的だと判断しています。
さらに商品撮影や画像登録作業も外部委託し、従業員が商品製作に集中できる環境を整えました。これらの取り組みにより、業務効率化が進み、売上向上と過去最高益の達成につながりました。
また、主要業務が商品製作に絞られたことで、育児や介護などの事情がある従業員も在宅勤務が可能になり、多様な働き方の実現にも寄与しています。
（引用元：深刻化する人材不足と中小企業の生産性革命｜中小企業庁）
営業事務の効率化に関するよくある質問
営業事務の効率化について、以下のようなよくある質問とその回答を紹介します。
- 営業事務の効率化はどのくらいの期間で効果が出るか
- 営業事務のアウトソーシングは費用対効果があるか
- アウトソーシング導入で発生するリスクはあるか
Q.営業事務の効率化はどのくらいの期間で効果が出るか
A.営業事務の効率化の効果が出るまでの期間は、導入する手法や、企業規模、体制により異なります。
例えば、営業支援ツールの導入であれば、導入後すぐに効果を実感できる場合もありますが、RPAやインサイドセールスの導入は他の手法と比べ時間を要する可能性があります。
導入後、数カ月から数年かけて効果が出てくるケースが一般的ですが、定期的に効果測定を行い、手法の見極めも必要です。
Q.営業事務のアウトソーシングは費用対効果があるか
A.営業事務のアウトソーシングは、費用対効果が高いとされています。
人材採用や育成にかかる費用、オフィススペースや設備にかかる費用を削減でき、さらに各業務に精通したスタッフのノウハウを活用できるため、業務効率や生産性の向上が期待できます。
ただし、アウトソーシングの費用対効果は、委託する業務内容や、委託先の選定によって異なります。事前に計画を立て、費用対効果の高いアウトソーシングサービスの選定が重要です。
Q.アウトソーシング導入で発生するリスクはあるか
A.アウトソーシングを導入する際には、いくつかのリスクがあることを理解しておく必要があります。
- 情報漏洩のリスク：外部業者に業務を委託する場合、機密情報が漏洩するリスクがあります。委託先との契約において、機密保持契約を締結するなど、適切な対策を講じる必要があります。
- コミュニケーションコスト：外部業者とのコミュニケーションにコストがかかる場合があります。委託先の選定や、契約内容の確認など、事前にしっかりと準備しておく必要があります。
リスクを軽減するためには、契約前にアウトソーシング会社の情報管理体制と、見積もり・契約内容を細かく確認する必要があります。安心して依頼できるアウトソーシング会社を選びましょう。
営業事務の効率化で業務品質を向上させよう
営業事務の効率化は営業活動の生産性向上や社員のモチベーション向上につながり、企業成長を支える重要な課題です。まずは自社の課題を明確にし、適切な手法を導入して営業事務の効率化を図りましょう。
営業事務の効率化としてアウトソーシングを検討するならFammアシスタントオンラインにお任せください。
実務経験3〜5年以上を持つ女性スタッフが中心となり、スムーズな営業活動をサポートいたします。広範囲の業務にも柔軟に対応し、繁忙期のみのスポット利用も可能です。
初月4万円で対応させていただくお試しキャンペーンをご用意しているため、まずはお気軽にご相談ください。
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