秘書代行・電話代行サービスとは｜選び方やメリット・デメリット、おすすめ会社も紹介
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秘書代行・電話代行サービスは、企業の業務効率化を図るための強力なツールです。多忙なビジネスシーンで、電話対応やスケジュール管理などをプロに任せることでコア業務に集中できます。
本記事では、秘書代行・電話代行サービスの基本的な仕組みからメリット、デメリット、料金相場、サービス選びのポイントまで詳しく解説します。
さらに、おすすめの秘書代行・電話代行会社も紹介するので、ぜひ参考にしてください。
この記事でわかること
- 秘書代行・電話代行サービスの基本的な仕組みと導入によるメリット・デメリット
- 自社に最適な秘書代行・電話代行サービスを選ぶためのポイント
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秘書代行・電話代行サービスとは
秘書代行・電話代行サービスは、企業の電話応対業務を外部のオペレーターが代行するサービスです。主に一次受けと呼ばれる初期対応を行い、顧客からの電話を受け、用件を聞き取り、クライアント企業に報告します。
秘書代行・電話代行サービスにより、不在時や多忙時でも重要な電話を逃すことなく、業務効率を向上できる点が魅力です。特に、専任の秘書を雇う余裕がない企業にとって、コストパフォーマンスの高い選択肢といえます。
秘書代行・電話代行サービスの業務内容
秘書代行・電話代行サービスの具体的な業務内容は、
- 電話対応
- 不在対応
- 受注対応
- 時間外ガイダンス
- 問い合わせ内容のフィードバック
などです。それぞれの業務内容について、詳しく解説します。
電話対応
秘書代行・電話代行サービスの主な業務の一つが電話対応です。
企業にかかってくる電話を転送し、代わりに対応することで、企業の業務効率向上が可能です。
例えば、商談中や外出中でもオペレーターが電話を受け、必要事項を正確に聴取してメールなどで共有します。これにより、重要な電話を取り逃すことなく、機会損失を防げます。
また、電話対応に長けたオペレーターが対応するため顧客に対する印象も良くなり、企業のイメージアップにもつながるため、電話対応を外部に委託することは非常に有効です。
不在対応
不在対応とは、企業の担当者が不在時にかかってくる電話を代わりに受けるサービスです。商談中や外出中でも重要な電話を逃さず、機会損失を防げます。
特に営業電話や不要な勧誘などを適切に断ることで、時間とエネルギーを節約します。
また、重要な連絡は確実に記録し、後日フォローアップすることも可能です。
不在対応により、本来の業務に集中できるため、生産性の向上につながります。
受注対応
秘書代行・電話代行サービスの中には、電話での受注対応を行うものもあります。
これは、通販サイトやチラシなどで電話注文を受け付ける企業にとって非常に有効です。
例えば、少人数で営業している企業では、注文が殺到すると対応が難しくなることがあります。その際、秘書代行サービスを利用すれば、オペレーターが受注対応を迅速かつ正確に行い、顧客の注文をスムーズに処理できるようになります。
また、商品に関する問い合わせにも適切に対応できるようになるため、顧客満足度の向上も期待できます。
時間外ガイダンス
時間外ガイダンスは、営業時間外にかかってきた電話に対して、自動音声で対応するシステムです。
深夜や早朝、休日など、通常スタッフが不在の時間帯でも、顧客に適切な情報を提供できます。アナウンスでは営業時間や再開時刻の案内、緊急連絡先の提示など、必要な情報を伝えることが可能です。
これにより、「いつ電話しても出ない」といった顧客の不満を軽減し、企業イメージの向上にも貢献します。
また、長期休暇の案内など、臨機応変な情報提供も可能なため、顧客とのコミュニケーションを途切れさせません。
時間外ガイダンスは、人件費の削減と顧客サービスの向上を両立させる効果が期待できます。
問い合わせ内容のフィードバック
秘書代行・電話代行サービスでは、問い合わせ内容のフィードバックも重要な業務の一つです。
顧客からの問い合わせに対し、プロのオペレーターが対応し、必要な情報を正確に聴取します。その後、担当者に迅速に報告することで、企業は即座に対応することが可能です。
例えば、「他にサイズはありますか」や「この商品はどこで購入できますか」といった簡単な問い合わせに対しても、オペレーターが確認し、折り返しの連絡を行います。
これにより、顧客の疑問を迅速に解消し、満足度を高められます。
フィードバックの迅速さと正確さは、企業の信頼性を高め、顧客との良好な関係を築くために非常に重要です。
秘書代行・電話代行サービスのメリット
秘書代行・電話代行サービスを利用することで、企業は多くの以下のようなメリットを享受できます。
- 機会損失を防ぐ
- 業務に集中できる
- 人手不足解消になる
- カスタマーハラスメント対策になる
- 高品質な電話対応スキルを維持できる
これらのメリットにより、企業は生産性の向上と顧客サービスの改善を同時に実現できます。
各メリットがどのように企業に貢献するかを見ていきましょう。
機会損失を防ぐ
秘書代行・電話代行サービスの最大のメリットは、重要な電話の取り逃がしを防止して、機会損失を防げる点です。
ビジネスにおいて、一本の電話が大きな商機につながる可能性があります。しかし、会議中や外出時、休憩中など、常に電話に出られるとは限りません。
このサービスを利用することで、24時間365日、専門のオペレーターが貴社名義で電話対応を行います。
これにより、重要な案件や緊急の連絡も確実に受け取り、機会損失を防げます。
業務に集中できる
秘書代行・電話代行サービスを利用することで、従業員は本来の業務に集中できることもメリットです。
電話対応は業務の中断を引き起こし、生産性を低下させる要因となることもあります。特に、頻繁にかかってくる電話に対応するために業務を中断することは、集中力を削ぎ、効率を下げる原因となります。
秘書代行サービスを利用することで、オペレーターが電話対応を代行し、業務の中断を回避することが可能です。
従業員は電話対応に時間を割くことなく、コア業務に専念できます。
特に、中小企業や個人事業主にとっては、限られたリソースを最大限に活用するために、有効な手段です。
人手不足解消になる
秘書代行・電話代行サービスは、企業の人手不足解消に大きく貢献することもメリットです。
サービスを利用することで、専任の電話対応スタッフを雇用する必要がなくなり、人材確保の負担が軽減されます。特に中小企業や個人事業主にとって、このメリットは大きいでしょう。
電話対応のために新たに従業員を雇用すると、給与や福利厚生、教育訓練などのコストがかかります。しかし、秘書代行・電話代行サービスを利用すれば、必要な時に必要なだけ外部オペレーターに任せられます。
限られた人員で効率的な業務運営が可能となり、結果として人手不足の解消につながります。
カスタマーハラスメント対策になる
秘書代行・電話代行サービスは、カスタマーハラスメント（カスハラ）対策として効果的です。
カスハラとは、顧客からの度を越したクレームや無理難題を指し、これに対応する従業員は心身ともに大きなストレスを受けることがあります。近年、過度なクレームや理不尽な要求が増加し、従業員のストレスや離職の原因となっています。
秘書代行・電話代行サービスサービスを利用することで、オペレーターがクレーム対応を行い、従業員を保護することが可能です。
オペレーターは、適切な対応技術を身につけており、冷静かつ的確に状況を処理する能力に優れています。
カスハラ対策として、秘書代行・電話代行サービスの導入を検討することも有効な手段です。
高品質な電話対応スキルを維持できる
秘書代行・電話代行サービスはビジネスマナーや対応技術を身につけたオペレーターが、高品質な電話対応を行ってくれます。
高品質な電話対応は、企業イメージの向上や顧客満足度の増加につながります。
秘書代行・電話代行サービスのデメリット
秘書代行・電話代行サービスは、多くの企業にとって業務効率化や顧客対応の向上に役立つ一方で、いくつかのデメリットも存在します。
以下に、秘書代行・電話代行サービスの主なデメリットについて、それぞれ詳しく解説していきます。
- 情報漏洩のリスクがある
- 対応可能な範囲が限られる
- 即時対応の困難さがある
情報漏洩のリスクがある
秘書代行・電話代行サービスを利用する際のデメリットの一つに、情報漏洩のリスクがあります。
外部の業者に機密情報を伝達するため、意図せずに情報が漏洩する可能性があることを認識しておく必要があります。
もちろん、電話代行サービス会社は高いコンプライアンスを維持しており、故意に情報を漏らすことはまずないでしょう。しかし、予期せぬ状況で情報が流出するリスクはゼロではありません。
このリスクを最小限に抑えるためには、信頼性の高いサービスプロバイダーを選ぶことが重要です。
対応可能な範囲が限られる
秘書代行・電話代行サービスは、対応可能な範囲が限られます。電話代行サービスのスタッフは、企業の商品やサービスについて詳細に把握しているわけではないため、専門的な問い合わせや複雑な対応が必要な場合には限界があります。
例えば、技術的なサポートや詳細な商品説明が求められる場面では、代行スタッフでは対応しきれないことがあります。
このような場合、自社の従業員が折り返し対応を行う必要があり、かえって手間が増えかねません。
そのため、電話代行サービスを導入する際には、対応できる範囲と対応が難しい範囲を明確にしておくことが重要です。
即時対応の困難さがある
秘書代行・電話代行サービスの即時対応では、オペレーターが一次対応を行い、その内容を企業に報告する流れが一般的です。
そのため、複雑な問い合わせや緊急性の高い案件に対して、その場で適切な回答や対応を提供することが難しい場合があります。
例えば、専門的な知識を要する質問や即座の判断が必要な状況では、オペレーターだけでは対応しきれず、企業側からの折り返し対応が必要となることがあります。
これにより、顧客の待ち時間が長くなったり、重要な案件の処理が遅れたりする可能性があります。
このデメリットを軽減するためには、事前に想定される質問や対応方法をオペレーターと共有し、可能な限り即時対応できる範囲を広げることが重要です。
秘書代行・電話代行サービスの選び方
秘書代行・電話代行サービスには、さまざまな特徴や機能があり、自社に適したサービスを選ぶことで効果を発揮します。
主な 秘書代行・電話代行サービスの選び方は、次のとおりです。
- サービス内容で選ぶ
- クラウド電話との連携の有無で選ぶ
- 録音データ提供の有無で選ぶ
- 対応可能時間で選ぶ
- 料金で選ぶ
秘書代行・電話代行サービスの導入を検討している方は、これらのポイントを参考にしてください。
サービス内容で選ぶ
秘書代行・電話代行サービスを選ぶ際、重要なポイントはサービス内容です。
基本的な電話応対から予約管理、顧客対応、専門的な問い合わせへの対応まで各サービスが提供する内容は多岐にわたります。
まず、自社のニーズを明確にし、それに合致するサービスを探すことが大切です。
例えば、単純な電話取次ぎだけでなく、顧客からの問い合わせに対する一次対応が必要な場合は、より高度なサービスを選択する必要があります。また、対応可能な時間帯や言語、専門知識の有無なども重要な選択基準です。
24時間対応や多言語対応が必要な場合は、それらのオプションを提供しているサービスを選びましょう。
クラウド電話との連携の有無で選ぶ
秘書代行・電話代行サービスを選ぶ際には、クラウド電話との連携の有無を確認することが重要です。クラウド電話（クラウドPBX）は、インターネットを通じて電話機能を提供するシステムで、従来の電話システムに比べて柔軟性とコスト効率が高いのが特徴です。
クラウド電話との連携により、場所を問わず電話対応ができるようになり、テレワークやリモートワークの環境下でも円滑な業務遂行が可能です。
また、通話履歴や顧客情報の管理が容易になり、ビジネスの生産性向上にもつながります。
録音データ提供の有無で選ぶ
秘書代行・電話代行サービスを選ぶ際には、録音データ提供の有無を確認することが重要です。
録音データが提供されるサービスを選ぶことで、通話内容を後から確認できるため、顧客対応の質を向上させられます。
特に、重要な商談やクレーム対応など、詳細な記録が必要な場合に役立ちます。
録音データ提供の有無を確認し、自社のニーズに合った秘書代行・電話代行サービスを選びましょう。
対応可能時間で選ぶ
秘書代行・電話代行サービスを選ぶ際、対応可能時間は重要な選択基準の一つです。
企業の営業時間や顧客対応のニーズに合わせて、適切なサービスを選択することが大切です。
多くのサービスは平日の9時から18時までの対応を基本としていますが、業種や顧客層によっては、早朝や夜間、休日の対応が必要な場合もあります。また、繁忙期や特定の時間帯のみの利用など、柔軟な対応が可能なサービスを選ぶことで、コストを抑えながら効果的に利用できます。
自社の業務形態や顧客ニーズを分析し、最適な対応時間帯を持つサービスを選択しましょう。
料金で選ぶ
秘書代行・電話代行サービスを選ぶ際、料金は重要な選択基準の一つです。
多くのサービスは月額固定料金制を採用していますが、従量制や初期費用の有無など、料金体系はさまざまです。
まず、自社の予算と必要なサービス内容を明確にし、それに見合った料金プランを探すことが大切です。
月間の想定コール数や対応時間帯によって料金が変動するため、自社のニーズに最適なプランを選びましょう。
また、初期費用や最低利用期間の有無、追加料金の発生条件なども確認が必要です。
中には無料トライアル期間を設けているサービスもあるので、実際に利用してみてから契約を決めるのも良いでしょう。
秘書代行・電話代行サービスの費用相場
秘書代行・電話代行サービスの費用相場は、サービス内容や利用頻度によって異なりますが、一般的な目安を把握しておくことが重要です。
初期費用は無料から7,000円程度が相場で、月額基本料金は10,000円から15,000円程度が一般的です。
多くのサービスでは、基本プランに加えてオプションサービスを選択できるため、実際の費用は企業のニーズに応じて変動します。例えば、24時間対応や多言語対応などの特殊なサービスを追加すると、月額料金は50,000円以上になることもあります。
また、コール数や対応時間に応じた従量制プランを提供する会社もあり、利用頻度が少ない場合はこちらの方が経済的な場合もあります。費用対効果を考慮しながら、自社に最適なプランを選択することが大切です。
おすすめの秘書代行・電話代行会社10選
秘書代行・電話代行サービスには、さまざまな特徴や強みを持つ会社が存在します。
自社に適したサービスを選ぶことで、業務効率の向上や顧客満足度の改善が期待できます。主な おすすめの秘書代行・電話代行会社は次のとおりです。
- 株式会社Timers「Fammアシスタントオンライン」
- 株式会社ビジネスアシスト「ビジネスアシスト」
- 電話代行サービス株式会社「電話代行サービス」
- 株式会社ベルシステム24「e秘書」
- 株式会社バルテック「オフィスのでんわばん」
- 株式会社TMJ「あんしん電話当番サービス」
- 株式会社イデア・レコード「よやくるーAIプラス」
- 株式会社インターコード「電話代行」
- ファイブスターネット株式会社「i-STAFF」
- 株式会社大阪エル・シー・センター「CUBE」
秘書代行・電話代行サービスの導入を検討している方は、これらの会社の特徴を参考にしてください。
1.株式会社Timers「Fammアシスタントオンライン」
株式会社Timersの「Fammアシスタントオンライン」は、企業のノンコア業務から専門業務まで幅広く対応するオンラインアシスタントサービスです。
高いスキルを持つアシスタントが、事務作業やWebデザイン、デジタルマーケティング、経理、採用、営業などの業務をサポートします。
初月4万円から利用できるため、コストパフォーマンスに優れているおすすめのサービスです。
サービス名
株式会社Timers「Fammアシスタントオンライン」
サービス内容
電話代行、秘書業務、事務業務、Webデザイン、ECショップ、SNS運用代行、広告運用代行、動画編集、ライティング、営業事務、人事業務、経理サポート
クラウド電話との連携の有無
要お問い合わせ
録音データ提供の有無
要お問い合わせ
対応可能時間
要お問い合わせ
料金
初月4万円から、次月以降月額7.95万円から
2.株式会社ビジネスアシスト「ビジネスアシスト」
株式会社ビジネスアシストの「ビジネスアシスト」は、電話代行・秘書代行サービスを提供する企業です。
8300社以上の実績を持ち、ホスピタリティを重視した高品質な対応で多様なビジネスニーズに応えます。
各種コミュニケーションツール（Zoom、Teams、Google Meet、Webex）に対応しています。
サービス名
株式会社ビジネスアシスト「ビジネスアシスト」
サービス内容
電話秘書サービス
クラウド電話との連携の有無
有
録音データ提供の有無
要お問い合わせ
対応可能時間
要お問い合わせ
料金
ライト：月額20,000円（税別）
スタンダード：月額30,000円（税別）
ハイグレード：月額60,000円（税別）
3.電話代行サービス株式会社「電話代行サービス」
電話代行サービス株式会社の「電話代行サービス」は、企業の電話対応を専門に行うサービスです。
プロフェッショナルなオペレーターが、企業のイメージを損なわない丁寧な対応を提供します。
クラウドPBX「MOT/TEL」との連携や通話録音サービスの提供など、最新の技術を活用したサービスが特徴です。
サービス名
電話代行サービス株式会社「電話代行サービス」
サービス内容
電話代行、秘書代行、コールセンター代行、不動産専門電話代行、水道修理専門電話代行 など
クラウド電話との連携の有無
有
録音データ提供の有無
有
対応可能時間
24時間365日
料金
秘書代行料金：7,000円〜34,000円（税別）、月間15コール〜100コール
※セールスや勧誘の電話は、報告不要ならコール数に計上されない
4.株式会社ベルシステム24「e秘書」
株式会社ベルシステム24の「e秘書」は、電話代行・秘書代行サービスを提供する企業です。
コールセンター代行として35年以上の歴史を持ち、24,000社以上の実績があります。
また、研修を積んだオペレーターが丁寧かつ的確に対応し、企業の電話業務をサポートします。
クラウドPBXとの連携や録音データの提供も可能で、ビジネスの効率化に貢献するサービスです。
サービス名
株式会社ベルシステム24「e秘書」
サービス内容
電話代行、メール秘書、チャット秘書、オンライン秘書 など
クラウド電話との連携の有無
有
録音データ提供の有無
有
対応可能時間
24時間365日
料金
スタンダードコース：月額10,000円〜
メッセージコース：月額：15,000円〜
5.株式会社バルテック「オフィスのでんわばん」
株式会社バルテックの「オフィスのでんわばん」は、企業の電話対応を専門に行うサービスです。
プロのスタッフが丁寧かつ迅速に電話応対を行い、企業の業務効率を向上させます。
クラウドPBX「MOT/TEL」との連携や録音データの提供も可能で、導入実績も豊富です。
信頼性の高いサービスを提供してくれるおすすめのサービスです。
サービス名
株式会社バルテック「オフィスのでんわばん」
サービス内容
オフィスのでんわばん『VW』
オフィスのでんわばん『MOT』
クラウド電話との連携の有無
有
録音データ提供の有無
有
対応可能時間
月曜日〜金曜日 9：00〜19：00
料金
初期費用無料
オフィスのでんわばん『VW』：9：00〜17：30 350円（税込）/1コール、17：30〜19：00 450円（税抜）/1コール
オフィスのでんわばん『MOT』：9：00〜17：30 350円（税込）/1コール、17：30〜19：00 450円（税抜）/1コール
6.株式会社TMJ「あんしん電話当番サービス」
株式会社TMJの「あんしん電話当番サービス」は、企業の電話対応を専門に行うサービスです。
電話応対のプロが24時間365日、企業の代表電話や受付デスクに着信した電話を代行し、受電内容を即時に担当者へ連携します。
入電数が少ない窓口にも対応可能で、高品質なコールセンターサービスを手軽なパック料金で利用できるのが特徴です。
サービス名
株式会社TMJ「あんしん電話当番サービス」
サービス内容
電話代行
クラウド電話との連携の有無
要お問い合わせ
録音データ提供の有無
要お問い合わせ
対応可能時間
24時間365日
料金
平日日中パック：月額30,000円（80コールまで）
365日24時間パック：月額84,000円（30コールまで）
平日夜間・土日24時間パック：月額65,000円（20コールまで）
※初期費用 30,000円（税別）
7.株式会社イデア・レコード「よやくるーAIプラス」
株式会社イデア・レコードの「よやくるーAIプラス」は、外食産業に特化した有人コールセンターとAI電話自動応答システムを組み合わせたハイブリッド型サービスです。
AI自動応答サービス「AI副店長」と飲食店特化型コールセンター「よやくるー」を組み合わせることで、AIだけでは対応が難しい電話要件もすべて対応可能にしています。
12年間の実績を持つこのサービスは、コストを抑えつつ高品質な電話対応を提供してくれるおすすめのサービスです。
サービス名
株式会社イデア・レコード「よやくるーAIプラス」
サービス内容
電話代行、予約管理、注文管理、オペレーション、オールインワン
クラウド電話との連携の有無
要お問い合わせ
録音データ提供の有無
要お問い合わせ
対応可能時間
24時間365日
料金
要お問い合わせ
8.株式会社インターコード「電話代行」
株式会社インターコードの「電話代行」は、創業39年の実績を持つ電話代行サービスです。5000社以上の導入実績があり、幅広い企業規模や業種に対応しています。
企業ごとの細かい要望にも応じたオーダーメイドの電話代行を提供してくれるのが特徴です。
最短2営業日でサービスを開始でき、迅速に企業の電話業務をサポートしてくれます。
サービス名
株式会社インターコード「電話代行」
サービス内容
電話代行、EC運用代行、事務代行、予約受付代行
クラウド電話との連携の有無
要お問い合わせ
録音データ提供の有無
要お問い合わせ
対応可能時間
要お問い合わせ
料金
基本応対（平日9:00～18:00）20プラン ¥2,900
基本応対（平日9:00～18:00）50プラン ¥6,800
基本応対（平日9:00～18:00）100プラン ※3カ月目まで ¥4,800
基本応対（平日9:00～18:00）100プラン ※4カ月目から ¥9,800
基本応対（平日9:00～18:00）200プラン ¥16,800
9.ファイブスターネット株式会社「i-STAFF」
株式会社ファイブスターネットの「i-STAFF」は、オンライン秘書・アシスタントサービスを提供する企業です。
秘書業務、経理、人事、Webサイト運用、営業事務など幅広い業務に対応可能です。
採用率1%の優秀なスタッフが在籍し、スピーディーかつ確実な業務遂行を実現しています。
業界唯一の返金保証付きで、安心して利用できるサービスです。
サービス名
株式会社ファイブスターネット「i-STAFF」
サービス内容
秘書代行、経理、人事、Webサイト運用、営業アシスタント
クラウド電話との連携の有無
要お問い合わせ
録音データ提供の有無
要お問い合わせ
対応可能時間
要お問い合わせ
料金
ライトプラン：月額114,000円（税別）、ベーシックプラン：月額93,000円（税別）、プレミアムプラン：月額81,000円（税別）
10.株式会社大阪エル・シー・センター「CUBE」
株式会社大阪エル・シー・センターの「CUBE」は、継続率99.2%を誇る高品質な電話代行サービスです。
個人事業主から上場企業、法律事務所まで幅広い顧客に選ばれており、社内外での研修を通じて高い電話対応技術を持つ秘書スタッフが対応してくれます。
全プランで内線感覚の応答後転送サービスを提供しているため、急ぎやクレームに対応してくれるおすすめのサービスです。
サービス名
株式会社大阪エル・シー・センター「CUBE」
サービス内容
電話代行、Web受付代行、受付代行
クラウド電話との連携の有無
要お問い合わせ
録音データ提供の有無
要お問い合わせ
対応可能時間
月曜～金曜の9時～18時
料金
スタンダードプラン：月額25,000円（税別）
シンプルプラン：月額10,000円（税別）
英語対応プラン：月額15,000円（税別）
自社に最適な秘書代行・電話代行サービスを選ぼう
秘書代行・電話代行サービスは、企業の業務効率化と顧客対応の質向上に大きく貢献します。サービス選びの際は、自社のニーズや予算に合わせて、サービス内容、クラウド電話との連携、録音データ提供の有無、対応可能時間、料金などを総合的に検討することが重要です。
自社の課題を明確にし、最適なサービスを選択することで、ビジネスの効率化と成長につながるでしょう。
多様なニーズに対応し、高品質なサービスを提供するFammアシスタントオンラインは、秘書代行・電話代行サービス選びの際の有力な選択肢の一つです。
秘書代行・電話代行サービスの導入を検討している方は、ぜひ「Fammアシスタントオンライン」をご利用ください。
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