管理部門業務のアウトソーシングで人材不足を解消！おすすめサービス6選を紹介
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管理部門には、経理や総務、人事など多岐にわたる業務があります。これらの業務の多くは、専門的な知識が必要なため、適切な人材確保にお悩みの企業も多いのではないでしょうか。
管理部門業務をアウトソーシングすれば、自社で人材確保や育成をする必要がありません。また、経験豊富なスタッフが対応するため、より正確で効率的な業務遂行が期待できます。
本記事では、管理部門業務のアウトソーシングについて、メリット・デメリットや選び方のポイントについて解説しています。さらに、人材不足解消に役立つ、おすすめのアウトソーシングサービスを6つ紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
サービス
企業名Fammアシスタントオンライン リクルートスタッフィング CASTER BIZ assistant バーチャル経理アシスタント クラウドSE Web Lawyers 料金 40,000円〜 要問い合わせ 46,000円〜 要問い合わせ 49,000円〜 10,000円〜 備考 経理や人事、総務、広報など、幅広い管理部門業務を依頼できるサービス。依頼する企業の課題に応じて、アシスタントを紹介。 アウトソーシングや人材派遣、障がい者雇用支援など、人材にまつわる幅広いサービスを提供。業務の可視化や標準化に強み 日常的な業務から専門的な業務まで、幅広く依頼できるサービス。最短3営業日で利用を開始できる。 経理に特化したアウトソーシングサービス。あらゆる企業の経理業務に対応できることが特徴。 情報システム部門業務に特化したアウトソーシングサービス。企業の要望に応じて、エンジニアやコンサルタントなどのスタッフがアサインされ、多様なIT関連の課題を解決します。 企業法務に特化したアウトソーシングサービス。オンラインで弁護士に法律相談や業務の依頼ができる。 ＼ 月額￥40,000～利用できる ／
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管理部門業務のアウトソーシングとは
本章では、管理部門業務のアウトソーシングの意味や、注目されている理由について解説します。
- 管理部門業務のアウトソーシングの意味
- 管理部門業務のアウトソーシングが注目されている理由
管理部門業務のアウトソーシングの意味
管理部門業務のアウトソーシングとは、総務や経理、人事など、管理部門が対応している業務の一部またはすべてを、外部の事業者に委託することです。
管理部門業務は多岐にわたり、専門性が必要な場合もあります。そのため、自社の従業員では対応が難しいこともあるでしょう。そのような場合にアウトソーシングを活用することで、業務に必要なリソースやノウハウを補うことができます。
管理部門業務のアウトソーシングが注目されている理由
管理部門業務のアウトソーシングが注目されている理由の1つは、少子高齢化による労働人口の減少です。多くの企業で従業員数を十分に確保できず、長時間労働などの問題が深刻化しています。
このような課題を解決するため、アウトソーシングしやすい定型的な管理部門業務を外部の事業者に委託し、限られたリソースで運営する企業が増えています。
多くの企業が抱える管理部門の課題
多くの企業は管理部門について、以下のような課題を抱えています。
- 人材不足
- 業務の属人化
- 業務の非効率性
これらの管理部門の課題を解決する手段として、アウトソーシングが有効です。
アウトソーシングでは、業務に精通したスタッフがアサインされるため、人材不足の解消と業務の効率化が期待できます。また、アウトソーシングを導入する際に業務を標準化することで、属人化の防止にもつながります。
人材不足
管理部門業務は、直接的に売上に貢献しないため、人員の補充がされにくい傾向があります。そのため、限られた人数で業務に対応しなくてはならず、年度末などの繁忙期には、従業員に大きな負担がかかってしまいます。
業務の属人化
経理や法務、ITなど、管理部門業務には高い専門知識が必要とされるものがあります。そのため、特定の従業員に業務が偏り、属人化してしまいがちです。業務が属人化してしまうと、担当者の急な離職などの緊急時に、業務が停滞するリスクがあります。
業務の非効率性
管理部門の業務は、データ入力や集計、資料作成などを手作業で行っている場合が多く、非効率になりやすい傾向にあります。また、紙ベースの業務も多く、請求書や申請書、稟議書などを整理する必要があり、手間がかかります。
管理部門ごとのアウトソーシング可能な業務
続いて部門ごとに、アウトソーシングできる具体的な業務例について解説します。
- 総務部門
- 経理部門
- 人事部門
- 広報部門
- 法務部門
- 情報システム部門
総務部門
総務部門は、働きやすい環境の整備や問い合わせ対応など、さまざまな業務を担当しています。
総務部門では、以下のような業務をアウトソーシングできます。
- イベント会場手配
- 出張時のチケット手配
- 書類の電子化
- 問い合わせ対応
- 名刺管理
- 郵送手配 など
経理部門
経理部門は、企業全体のお金の流れを管理し、経営層に報告する業務を担っています。
経理部門では、以下のような業務のアウトソーシングが可能です。
- 記帳
- 請求書・領収書発行
- 入金確認
- 振込・支払
- 経費精算
- 給与計算の補助
- 月次決算 など
人事部門
人事部門は、従業員の採用や育成、人事評価制度の運用など、幅広く人材に関する業務を担っています。
以下は、人事部門でアウトソーシングできる業務の例です。
- 求人媒体の選定
- 求人票の作成
- スカウトメールの配信
- 説明会・面接の準備
- 勤怠管理
- 入社・退社の手続き など
広報部門
広報部門は、自社の商品や活動について発信し、社会との良好な関係構築を目的とした業務を担っています。適切に情報発信をするために、コミュニケーション能力やクリエイティブスキルが求められる部門です。
広報部門でアウトソーシングできる業務には、次のようなものがあります。
- Webサイト更新
- SNS運用
- 動画編集
- ブログ記事作成
- プレスリリース作成・配信
- イベント運営サポート など
法務部門
法務部門は、社内で対応が必要な法律業務全般を担っており、法的リスクの管理や法令遵守のために重要な役割を果たしています。高い専門知識が求められる業務が多いため、アウトソーシング先として法律事務所などの専門機関への依頼が一般的です。
以下のような法務部門業務は、アウトソーシングできます。
- 契約書の作成・レビュー
- 社内規定の作成・改訂
- 商標・特許の出願
- コンプライアンス研修 など
情報システム部門
情報システム部門は、システム開発や運用、ネットワークの管理など、自社のITインフラを円滑に稼働させるために必要な業務を担当しています。
情報システム部門でアウトソーシングできる業務の例は、次のとおりです。
- ITヘルプデスク
- パソコン・モバイル端末などの初期設定
- サーバー保守・運用
- システムトラブル対応 など
管理部門業務をアウトソーシングするメリット
本章では、管理部門業務をアウトソーシングする、代表的な3つのメリットについて解説します。
- コア業務に集中できる
- コストを削減できる
- 専門知識を活用できる
コア業務に集中できる
管理部門のコア業務とは、経営資源（ヒト・モノ・カネ・情報）を戦略的に活用し、企業の価値や競争力を高めるための業務です。具体的には、財務分析や人材育成、企業ブランド戦略の策定などが該当します。
一方、管理部門業務の中には、企業の成長に直接的に結びつかないノンコア業務が数多くあります。手間のかかるノンコア業務をアウトソーシングすることで、従業員がコア業務に集中して取り組む時間を確保できます。
コストを削減できる
人材不足を補うため、新たに従業員を採用する場合、求人広告費や人材紹介料などの採用コストがかかります。また、採用後は給与以外にも、社会保険料や福利厚生費などの固定費が発生します。
一方、アウトソーシングを利用すれば、自社のニーズに応じたスタッフをアサインしてもらえるため、採用活動をする必要がありません。また、社会保険料などの固定費も不要で、従業員を採用する場合と比べてコストを削減できます。
専門知識を活用できる
管理部門では専門知識を必要とする業務が多く、その分野に精通した人材を確保しなければなりません。また、業務の範囲が広いため、自社だけでは対応しきれない場合があるでしょう。
このような課題に対して、アウトソーシング事業者には、人事や経理、広報など、各分野の専門知識を持つスタッフが在籍しているため、その豊富なノウハウを活用できます。
さらに、外部のスタッフが対応することで、自社では見落としがちな事象に対して、客観的な視点でチェックでき、業務の品質向上も期待できます。
管理部門業務をアウトソーシングするデメリット
管理部業務のアウトソーシングには、さまざまなメリットがある一方で、いくつかのデメリットもあります。
本章では、管理部門業務をアウトソーシングするデメリットについて解説します。
- 情報漏えいのリスクがある
- マニュアル作成などの事前準備が必要
情報漏えいのリスクがある
管理部門では、従業員の個人情報や財務情報など、機密情報を取り扱います。機密情報とは、第三者に漏えいした場合、企業や個人に不利益をもたらす重要な情報を指します。
機密情報を含む業務をアウトソーシングすることは、情報漏えいにつながる危険があるため、特に慎重な対応が必要です。また、管理部門業務では、部門ごとに異なる性質の機密情報を扱うため、その範囲を明確にすることが重要です。
管理部門ごとで取り扱われる機密情報には、以下のようなものがあります。
部門
機密情報の例
総務部門
・社内規定
・新規事業計画 など経理部門
・銀行口座情報
・財務諸表 など
人事部門
・従業員の個人情報
・退職者情報 など
広報部門
・新商品情報
・メディア対応に関する情報 など
法務部門
・契約書
・知的財産に関する情報 など
情報システム部門
・情報セキュリティに関する情報 など
これらの機密情報を取り扱う際は、アクセス権限の設定やデータの暗号化など、適切な管理を行い、情報漏えいのリスクを抑える必要があります。
マニュアル作成などの事前準備が必要
管理部門業務をアウトソーシングする際、業務を円滑に引き継ぐためには、事前準備が必要です。その中でも特に、マニュアル作成や業務フローの整理は手間がかかるため、導入時に負担となる可能性があります。
自社での事前準備が負担と感じられる場合、お試し期間のあるアウトソーシングサービスを選ぶと良いでしょう。お試し期間中に、基本的な業務から段階的に依頼することで、スタッフと一緒に業務内容を整理できます。
管理部門業務のアウトソーシング先を選ぶポイント
管理部門業務のアウトソーシング先を選ぶ際に、確認すべきポイントがいくつかあります。
- 情報セキュリティ対策が適切か確認する
- 対応可能な業務の範囲を確認する
- 業務体制について確認する
- 自社と同規模の企業との取引実績があるか確認する
ポイントを押さえて、自社にマッチする管理部門業務のアウトソーシング先を選びましょう。
情報セキュリティ対策が適切か確認する
前章でも解説した通り、管理部門業務のアウトソーシングには、情報漏えいのリスクがあります。情報漏えいのリスクを抑えるため、適切に情報セキュリティ対策を講じているアウトソーシング事業者を選ぶことが重要です。
アウトソーシング先を選ぶ際は、事業者と業務に対応するスタッフが秘密情報保持契約（NDA）を締結し、情報の取り扱いルールを明確にしているかを確認しましょう。
その他にも、情報セキュリティ対策について確認するポイントには、次のようなものがあります。
- プライバシーマークやISO/IEC 27001などの外部認証取得状況
- 定期的なセキュリティ監査の実施
- 書類やデータの管理方法
- 通信の暗号化の実施 など
対応可能な業務の範囲を確認する
管理部門業務のアウトソーシングを成功させるには、アウトソーシング事業者が対応可能な業務の範囲を正確に把握することが重要です。業務の範囲が不明確な場合、想定していた業務を依頼できず、自社での対応が必要になるなど、契約後にトラブルが発生する可能性があります。
以下のような点を確認することで、アウトソーシング事業者が対応可能な業務の範囲を明確にできるでしょう。
専門性のレベル
・日常的な定型業務以外にも対応が可能か
・依頼する業務への専門知識を有しているか複数分野への対応
・経理、人事、総務など複数の部門の業務を一括で依頼できるか
自社ルールへの対応
・自社独自の業務ルールやフローに対応が可能か
・指定したツールやシステムを使用できるか
業務量の調整
・繁忙の波に応じて、業務量の調整ができるか
・突発的に発生した業務を依頼できるか
これらの点と併せて、コスト面のバランスを考慮し、自社にとって適切なアウトソーシング先を選ぶことが重要です。
業務体制について確認する
アウトソーシングの業務体制には、「担当者固定制」と「チーム制」の大きく2種類があります。
担当者固定制は、基本的にスタッフの交代がなく、専任の担当者が業務に対応します。
一方、チーム制とは、複数のスタッフがチームを組み、業務を分担する体制を指します。
担当者固定制とチーム制には、それぞれ以下のようなメリット・デメリットがあります。
メリット
デメリット
担当者固定制
・信頼関係を築きやすい
・業務への理解が深まりやすい
・突発的な業務への対応が難しい場合がある
チーム制
・幅広い分野の業務に対応可能
・突発的な業務にも対応できる
・スタッフが変更された場合、業務の品質が均一でなくなる可能性がある
それぞれのメリット・デメリットを総合的に判断し、自社のニーズに適した体制で業務を依頼できるアウトソーシング先を選ぶようにしましょう。
自社と同規模の企業との取引実績があるか確認する
管理部門業務の量や複雑さは、企業規模によって異なります。アウトソーシング事業者が自社と同規模の企業と取引した実績があれば、業務上の課題をスムーズに共有でき、適切なアドバイスや提案を受けることができます。
取引実績に関する情報は、アウトソーシング事業者の公式Webサイトに掲載している場合が多く、それらの情報を参考に検討すると良いでしょう。
また、事業者に直接問い合わせることで、より多くの取引実績について話を聞ける場合があります。特に、自社と似た課題を解決した実績などがあれば、効果的な運用が期待できます。
管理部門業務をアウトソーシングできるおすすめサービス6選
管理部門業務のアウトソーシングを請け負う事業者は多数あります。
ここでは、幅広い分野の業務を依頼できるサービスと、経理などの専門分野に特化したサービスについて、それぞれのおすすめを紹介します。
【幅広い業務を依頼できるサービス】
- Fammアシスタントオンライン
- リクルートスタッフィング
- CASTER BIZ assistant
【専門分野に特化したサービス】
- バーチャル経理アシスタント
- クラウドSE
- Web Lawyers
幅広い業務を依頼できるサービス
さまざまな管理部門業務を依頼できるアウトソーシングサービスを紹介します。
Fammアシスタントオンライン
Fammアシスタントオンラインは、経理や人事、総務、広報など、幅広い管理部門業務を依頼できるサービスです。
大手企業で勤務経験のあるアシスタントや、Webデザインや動画編集などの多様なスキルを持つアシスタントが数多く在籍しています。
また、大手・上場企業からベンチャー企業まで、豊富な取引実績があり、依頼する企業の課題に応じて、アシスタントを紹介してもらえます。
サービス名
Fammアシスタントオンライン
特徴
・高いスキルを持つアシスタントが在籍
・在籍しているアシスタントと秘密情報保持契約（NDA）を締結している
・初月40,000円で利用できるお試しキャンペーンを実施中
料金
3カ月プラン：90,000円／30時間
6カ月プラン：87,000円／30時間
12カ月プラン：84,000円／30時間
※初月は40,000円/20時間で提供
※税抜き価格
リクルートスタッフィング
リクルートスタッフィングは、アウトソーシングや人材派遣、障がい者雇用支援など、人材にまつわる幅広いサービスを提供しています。
業務の可視化や標準化に強みがあり、属人化している業務でも円滑に引き継ぐことができます。
サービス名
リクルートスタッフィング
特徴
・繁忙の波に応じてプロジェクト運営体制を構築できる
・月次レポートで業務の進捗を確認できる
料金
要問い合わせ
CASTER BIZ assistant
CASTER BIZ assistantは、日常的な業務から専門的な業務まで、幅広く依頼できるサービスです。
最短3営業日で利用を開始できるため、急な欠員が出た場合でも、迅速に人材不足をカバーできます。
サービス名
CASTER BIZ assistant
特徴
・チーム制で業務に対応
・ファイリングや名刺スキャン、書類整理など、一部のオフライン作業に対応
料金
【STARTER】（月10時間の稼働）
1カ月プラン：月額46,000円
6カ月プラン：月額41,000円
12カ月プラン：月額37,000円
【BASIC】（月30時間の稼働）
6カ月プラン：月額132,000円
12カ月プラン：月額120,000円
※税抜き価格
専門分野に特化したサービス
次に、特定の分野に特化した専門性の高いアウトソーシングサービスを紹介します。
バーチャル経理アシスタント
バーチャル経理アシスタントは、経理に特化したアウトソーシングサービスで、多岐にわたる経理業務を依頼できます。
東証一部上場企業からスタートアップ企業まで、あらゆる企業の経理業務に対応できることが特徴です。
サービス名
バーチャル経理アシスタント
特徴
・クラウド会計ソフトの選定など、経理のDX推進もサポート可能
・チーム制で業務に対応
料金
要問い合わせ
クラウドSE
クラウドSEは、情報システム部門業務に特化したアウトソーシングサービスです。
企業の要望に応じて、エンジニアやコンサルタントなどのスタッフがアサインされ、多様なIT関連の課題を解決します。
サービス名
クラウドSE
特徴
・業務マニュアルの作成に対応
・チーム制で業務に対応
料金
【アドバイザリープラン】（月10時間の稼働）
月額49,000円
・パソコンサポート
・ソフトウェアサポート など
※チャットによるサポート
【スタンダードプラン】（月15時間の稼働）
月額98,000円
・各種ツールの管理運用
・IT運用/課題解決の提案 など
※アドバイザリープランを含む
【プロプラン】（月30時間の稼働）
月額225,000円
・Webサイトの構築/運用
・サーバー移管/管理 など
※スタンダードプランを含む
※税抜き価格
Web Lawyers
Web Lawyersは企業法務に特化したアウトソーシングサービスで、オンラインで弁護士に法律相談や業務の依頼ができます。
IT関連の法務に強みがあり、AIやビッグデータを活用した新規ビジネスに対する法的サポートが充実しています。
サービス名
Web Lawyers
特徴
・オンラインで弁護士に相談できる
・スタートアップ企業に特化したサービスがある
料金
【ライトプラン】
月額：10,000円
・オンライン・来所相談：月1回（年間6回まで）
・Chatwork相談：月2テーマ（年間12テーマまで）
【エコノミープラン】
月額：30,000円
・オンライン・来所相談：月2回（月2時間まで）
・Chatwork・メール相談：月5テーマ（年間30テーマまで）
・顧問弁護士の表示可
【スタンダードプラン】
月額：50,000円
・オンライン・来所相談：月2回（月2時間まで）
・Chatwork・メール相談：月5テーマ（年間30テーマまで）
・顧問弁護士の表示可
・契約書レビュー：月3通（分量の多いもの／複雑なものは別途見積）
・契約書作成、訴訟・交渉事件の依頼、社内研修の割引あり
※新規設立3年以内のスタートアップ企業は月額30,000円で対応
【カスタマイズプラン】
月額：70,000円～
・企業の要望に応じたプランを個別に作成
※税抜き価格
管理部門業務をアウトソーシングして人材不足を解消しよう
管理部門業務をアウトソーシングすることは、人材不足を解消するための有効な手段です。
アウトソーシングを利用することで、幅広い業務への対応や、専門的なスキルを活用できます。
管理部門業務のアウトソーシングを検討しているなら、Fammアシスタントオンラインがおすすめです。
管理部門での豊富な業務経験や専門スキルを持つアシスタントが、高品質なアウトプットを提供します。
＼ 月額￥40,000～利用できる ／
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