予算消化におすすめの方法8選|効果的な使い方と時期・注意点も解説

経理
予算消化におすすめの方法8選|効果的な使い方と時期・注意点も解説

予算消化とは、あらかじめ割り振られた予算を年度末・期末までに使い切ることです。

余剰の予算自体は利益として計上されるものの、予算を使い切れなかった事実は翌年度の予算配分や業績評価に影響を与える恐れがあります。

しかし余剰の予算を適切に使用し予算を最適化することによって、次年度の事業投資を加速させ企業の成長につなげることも可能です。

本記事では予算消化の必要性やおすすめの方法、適切なタイミングと選び方のポイントを解説します。

この記事でわかること

  • 予算消化が必要な理由と実施するタイミング
  • 予算消化の具体的な方法と選ぶ際の注意点
  • 予算消化でアウトソーシングを検討するならFammアシスタントオンラインがおすすめ

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予算消化とは?

予算消化とは?

予算消化とは、予算計画で割り振られた予算を年度末までに使い切ることをいいます。

中長期的な事業計画と経営目標に基づいて予算計画を立案する際には、年間の売上目標を達成するために必要な設備投資や増員などのリソースを検討し、配分を決定します。しかし必ず計画どおりに予算を使い切れるとは限らず、以下の要因で予実のズレが起こることがあります。

  • 経営目標の精度の低さ
  • 現実的でない予算
  • 取引状況の急変や競合の台頭などの外的要因

期末に残った予算は利益として計上されますが、予算を使い切れなかったことで翌年度の事業運営に影響を及ぼす恐れがあるため、利益計上が良いこととは言い切れません。

そのため年初に立てた予算計画に固執せず、半期や四半期、月次、週次などで定期的に見直しを行い、状況に応じて柔軟に修正することが重要です。予算消化は年度末に行う予算の最終調整でもあり、予算を最適化する欠かせないプロセスの一つです。

予算消化が必要な理由

予算消化が必要な理由

組織に予算消化が必要とされる理由は以下のとおりです。

  • 次年度の予算が削減される
  • 経営層からの評価が下がる
  • 企業のイメージに悪影響を及ぼす

次年度の予算が削減される

年度内に予算を使い切らない場合には、翌年度の予算が削減されてしまう可能性があります。

予算計画は各事業にどれだけの資金が必要か、前年度に使った予算の実績に基づいて策定され、毎年見直されることが一般的です。予算が残っていると、翌年度の予算編成時に今期と同じ予算は不要とみなされ、必要な予算を割いてもらえない可能性があります。

翌年度に実施したい事業に必要な予算を確保できなければ、事業規模を縮小せざるを得なくなるでしょう。

事業が継続的に成長するためには、計画的に予算を執行し、その有効性を示すことが重要です。

経営層からの評価が下がる

目標を達成せず、予算を余らせてしまった場合、部門や構成メンバーの評価が下がる可能性があります。

予実の数値に大きなズレが生じると「予算があるのにうまく管理・運用できていない」と判断されたり、経営目標の精度が低いとみなされるケースがあるためです。

もっとも取り組む事業によっては費用の動きが予測しづらいケースもあるため、予算とのズレを避けられない場合もあるでしょう。予実のズレが一概に事業部門の落ち度とは言い切れないものの、大きな差が生じている場合は、経営層から予算管理能力を疑われるリスクがあります。

企業のイメージに悪影響を及ぼす

予算を使いきれない場合は企業のイメージに悪影響を及ぼす恐れがあります。

予算に対して結果的に余った余剰金は、翌期繰越金(余剰繰越金)として計上されることが一般的です。決算に繰越金がある場合、外部から財務上の問題があると判断される可能性があります。

予算と実績の差や予算消化率は、企業の財務状況を分析する重要な指標であり、投資家が注目するポイントでもあります。予算を消化できない企業は財務体質が脆弱であると判断される恐れもあるため、特に上場企業では予実の乖離を良く思わない企業が少なくありません。

予算消化に最適なタイミング

予算消化に最適なタイミング

予算消化に適切なタイミングは、企業の決算期により異なりますが、通常は2カ月ほど前から検討することが望ましいです。

決算時期が3月の企業の場合であれば、予算消化に適切なタイミングは決算直前の1月〜3月です。決算時期が異なる企業においても、決算の数カ月前には予算消化の発注を開始することをおすすめします。

決算ギリギリに発注すると煩雑になりすぎ、決算に間に合わなくなる恐れもあるので、余裕を持って検討し発注することが大切です。

予算を効果的に消化するための原則

予算を効果的に消化するための原則

予算を消化しなければならないという状況は、多くの企業が経験するものです。しかし、予算はただ消化すれば良いというものではありません。予算を効果的に消化するために以下の原則を守りましょう。

  • 予算が余ったときの活用法をリスト化しておく
  • 来期以降の役立つ施策に充当する
  • 期末までに支払いが済むスケジュールで実施する
  • 施策実施の社内リソースを確保する

予算が余ったときの活用法をリスト化しておく

予算が余った場合を想定し、活用法をあらかじめリストアップしておくことが大切です。

予算が消化しきれない可能性が生じたとき、慌てて適切な方法を選ぶのは困難です。しかし事前に予算の消化方法を決めておけば、決算の直前でも適切な方法を冷静に検討できます

具体的には、毎年使用するものや年次予算に組み込めなかった欲しい物品などを洗い出し、優先順位を付けて「予算消化リスト」にまとめます。併せて、予算が不足しそうな場合に使用をやめる「予算削減リスト」も作成しておくこともおすすめです。

期末の3カ月ほど前には準備を始め、予算の過不足をチェックしながら作成したリストから予算消化方法を選択することで、予算運用の柔軟化が可能です。

来期以降の役立つ施策に充当する

予算消化で使用する資金は、来期以降の事業に活かせる施策や、自社のためになる施策に投資することが大切です。

具体的には、自社の認知度向上や集客、企業の競争力向上など、中長期的な効果を見込める施策を実施することが原則です。

また、余剰の予算を使って挑戦的な施策を実施することもおすすめです。通常の予算計画では費用対効果の明確な施策に予算が割り当てられる傾向にあり、勝算の不確実な施策にはあまり割り当てられません。しかし予算消化であれば、試験的な施策への投入が認められやすいうえ、成功すれば将来的な利益増進にもつながります。

期末までに支払いが済むスケジュールで実施する

予算を消化するためには、発注だけでなく、納品と支払いが期末までに完了することが必要です。

期内に発注が完了しても、納品や支払いが次期にまたがってしまうと、年度内に経費計上できず当年度の予算消化にはなりません。動かす金額が大きいほど稟議や社内調整にも時間がかかるため、事前にプロジェクトの納期と社内稟議にかかる時間の両面からスケジュールを確認しておきましょう。

駆け込みで発注すると経理にも負担がかかってしまうので、プロジェクト計画は余裕を持って組むことが大切です。

施策実施の社内リソースを確保する

予算消化の施策を実施する際には、社内リソースの確保にも努めなければなりません。

予算消化の施策が決定しても、リソース不足では従業員の負担が過剰になり、十分な効果を得られない可能性があります。

予算消化を図りたいタイミングは年度末の繁忙期とも重なるため、予算消化のプロジェクトに十分なリソースを確保できるか事前に確認し、必要に応じてリソースを調達することも大切です。

社内でのリソース確保が困難で既存業務に支障をきたす可能性がある場合は、外部への業務委託を検討することも一案です。

予算消化方法を選ぶ基準

予算消化方法を選ぶ基準

予算消化を実施する方法は以下を基準に選ぶことをおすすめします。

  • 納品・支払いまでにかかる期間
  • 金額
  • 発注できる単位(ロット)
  • 利活用の可能性

経理処理においては発注日より納品日が重視されるため、予算消化は納期が年度内に間に合うことが大前提です。

また、施策の見積もり金額が余剰の予算に納まることも予算消化の必須条件です。施策実施中に予算をオーバーしないためには、小さい単位(ロット)から発注できることや、発注方式を柔軟に選択できることも重要な決め手です。少額から発注できる予算消化方法であれば、他の施策で余った分にも充当できます。

予算消化においては無駄がないこと、継続的な利活用が望める投資方法であることも大切です。

おすすめの予算消化方法8選

おすすめの予算消化方法8選

ここでおすすめの予算消化方法を8つ紹介します。

  • 名刺の作成・刷新
  • 社内の消耗品や機材
  • ノベルティグッズの作成
  • リモートワークの機材投資
  • 研修・人材育成
  • 採用投資
  • 広告・宣伝
  • コンテンツ制作

自社の予算の余剰や期限、リソースに合わせて適切な方法を選択してください。

名刺の作成・刷新

予算消化におすすめの方法の一つに名刺の作成と刷新が挙げられます。

名刺作成費用はデザイン料や印刷代で20万円以内に納まる場合が多く、少額の予算消化に適しています。料金の相場は以下のとおりです。

  • 1枚当たりの印刷料金:10円~100円
  • デザイン料金:3,000円~30,000円

新規に名刺を作成するほか、企業がプッシュする商品やサービスを名刺にあしらってデザインを刷新することもおすすめです。

営業など外部との接触の多い部署では、名刺のデザイン向上によって、会話のきっかけを作り出すことができます。例えば名刺の角を丸くして優しい印象にしたり、凹凸感や光沢感のある紙を使えば相手にインパクトを与え、記憶に残りやすいでしょう。

名刺のデザインや仕様を工夫することで、企業の認知度や印象を大幅にアップでき、ブランドイメージの向上や業績アップにもつなげられます

社内の消耗品や機材

社内で必要な消耗品や機材を購入することも予算消化におすすめです。

以下のようなオフィス用品の新規購入や更新は、次年度以降に活用できる有効な投資といえます。

  • PCや周辺機器の刷新
  • デスクやチェアの更新

PCや周辺機器を刷新すれば作業スピードと生産性の向上が期待できます。新しいシステムに対応する機器を導入すれば、既存システムとの連携も容易になることが期待できます。

ただし目的が予算消化である以上、減価償却の対象となる高額な製品の導入はなるべく避けたほうが無難でしょう。

ノベルティグッズの作成

予算の余剰が少額である場合は、以下のようなノベルティグッズの作成もおすすめです。

  • オリジナル文具
  • カレンダー
  • トートバッグ
  • タオル
  • マグカップ
  • マイボトル

ノベルティグッズは多彩な商品を選択でき、単価数十円〜の少額、数十個単位の小ロットから発注できるなど、発注方法を柔軟に調整できる特徴があります。製作会社によっては短納期にも対応してもらえる場合も多いので、余った予算を無駄なく使いたい場合に有効です。

また、社名の入ったノベルティグッズには自社の宣伝効果も期待できます。Webを介した宣伝や広告は、クリックされなければユーザーの目に留まることはありませんが、ノベルティグッズならターゲットに確実に手に取ってもらえます。顧客やターゲット層に直接配布できる点はWeb広告にないメリットです。

リモートワークの機材投資

予算消化でリモートワークのための機器を導入することも一つの方法です。

導入する機材によっては高額にもなりますが、導入後の業務効率化やコスト削減効果が見込まれる場合は、次年度に向けた有効な投資といえます。またリモートワークの推進は従業員満足度の向上や退職率の削減、企業イメージアップにもつながるため、中長期的な業績向上も期待できます。

予算消化でリモートワーク関連の施策を実施する場合は、従業員へ貸与する端末やWebカメラ・マイクの購入、クラウドPBXの導入などが中心となるでしょう。PC本体や周辺機器は1台あたり数万円~数十万円で導入が可能です。

使える予算の規模によっては、クラウドPBXの導入やファイヤウォール・IPS・IDSの導入など、セキュリティ対策の強化も検討してみましょう。

研修・人材育成

従業員の研修や人材育成も余剰な予算の有効な使い道の一つです。

人材育成は中長期的な企業成長への貢献が期待できます。また、近年の若手人材は企業に成長機会を求める傾向が強いことから、研修の提供により従業員エンゲージメントが向上する効果も見込めます。

一般的な研修方式には外部講師を招待する方式や外部研修への参加、教材買い切り型(e-ラーニング)などがあります。中でも買い切り型のe-ラーニングであれば用金が明確なうえ講師や会場の手配も不要なため、予算消化の期限に合わせやすいというメリットがあります。教材は次年度以降も繰り返し使えるので、余剰な予算を最大限に活かせます。

採用投資

人材募集の予定がある場合は、予算消化で採用施策に投資する方法もあります。

採用サイトやパンフレット、動画制作を外注した場合の費用相場は以下のとおりです。

  • 採用サイト制作(リニューアル):100,000円~
  • 会社パンフレット制作:850,000~1,000,000円(A48ページ、500~1,000部)
  • 社員のインタビュー動画制作:1人で50,000~100,000円、3人で100,000~400,000円

採用サイトや広告を作成すれば、企業の魅力や価値観、仕事のやりがいをより多くの求職者に伝えられます。新規に制作する余裕がない場合は、パワーポイントスライドのデザインを外注するだけでも採用活動に良い影響を与える可能性があります。

採用施策で多くの応募者を集められれば、企業の成長を促す優秀な人材を獲得できる可能性が高まります。費用対効果を考慮して配信する媒体を選択すれば、余剰な予算の効果を最大化することにもつながります。

広告・宣伝

次年度以降の売上増加に向けて、予算消化で以下の広告・宣伝に投資する方法もあります。

  • 既存広告の増額
  • 新規Web広告の出稿
  • 新聞広告の出稿
  • ダイレクトメールの作成・送付
  • ポスティング広告の作成・配布
  • バナーの改善

もともと広告予算は変動性が高く予実のズレが生じやすい性質があります。また効果が明確な施策とは異なり、費用対効果の読めない挑戦的な広告施策は本予算に組み入れられないことが一般的です。

しかし余剰の予算であれば挑戦的な施策が認められる可能性が高く、成功すれば将来の大きな成果が見込めます。そのため予算消化においては、費用対効果が明確になっていない広告手法を実験することも一案です。

コンテンツ制作

Webサイトの記事や動画などのコンテンツ制作も予算消化におすすめです。

既存メディアのWeb記事制作であれば、比較的短い納期で予算消化できる利点があります。ユーザーの閲覧履歴をもとに有益な情報を掲載すれば、Webサイト経由の集客や中長期的なブランディングにもつなげられます

Web記事の外注費用相場は、SEO記事で3~6円/1文字、コラム記事で1~5円/1文字です。

また、動画コンテンツは印象に残りやすいため大きな広告効果が見込めるものの、制作には多くのリソースが必要です。短納期に対応してくれる制作会社に依頼するか、工程を切り出してスポットで外注することも可能です。時間に余裕がない場合は、既存のパワーポイント資料やダイレクトメールの内容を動画化しても良いでしょう。

予算消化でコンテンツ制作をする際には、目的とターゲットを明確に定め、費用対効果を高めることが大切です。

予算消化時の注意点

予算消化時の注意点

予算消化の施策を実施する際には以下の点に注意しましょう。

  • 年度末の配送混雑を考慮して発注する
  • 不要なものまで購入しない
  • 予算をオーバーしないよう留意する
  • 関連部署と発注が重複しないよう確認する
  • 不適切な会計処理をしないよう留意する
  • 従業員の負担にも配慮する

年度末の配送混雑を考慮して発注する

予算消化には余裕を持ったスケジューリングが不可欠です。特に年度末は納品遅延の可能性も考慮に入れて発注する必要があります。

年度末は物流業界でも物量の多い繁忙期にあたり、道路も物流倉庫のラインも大混雑しています。また、2024年からは働き方改革の時間外労働規制が物流業界にも及んだため、さらにリソースが不足しやすい状況です。

そのため期末ギリギリの納期で発注するのではなく、数日余裕を見ておくほうが安心です。納品や支払いが年度をまたいでしまうと、翌年度の予算枠を使ってしまうだけでなく経理処理が複雑になるので注意が必要です。

期末までに残った予算を消化する日程があまりない場合には、Web上で発注から納品まで完結する予算消化方法を選ぶことをおすすめします。

不要なものまで購入しない

年度末ギリギリで予算消化しようとすると、本当は不要な物や優先順位の低いものまで購入してしまう可能性があります。

事前に十分な稟議にかけて購入した物品やサービスでない場合、納品後に扱いづらく持て余してしまうケースもあるでしょう。見積もりや検討に十分な時間を確保できないと、費用対効果の低い物品を購入してしまうことにもなりかねません。

予算消化を目的とした過剰な支出や間に合わせの駆け込み発注を回避するためにも、先述した予算消化リストを作成しておくことをおすすめします。

予算をオーバーしないよう留意する

予算を消化する際には、余っている予算の額を正確に把握しオーバーしないよう計算しながら実施することも大切です。

施策の実施には物品やサービスの購入コスト以外にも、配送費や工賃などの導入コストもかかります。施策にかかるすべてのコストを計算に入れていないと、想定外の費用で予算をオーバーする恐れがあります。予算消化分を発注する際は常に残予算を把握しながら進めましょう。

発注時の計算においては、単価だけでなく発注できる最低ロット数を確認することも重要です。大きなロットでしか発注できなければ予算をオーバーしてしまうため、小ロット発注に対応しているか事前に確認する必要があります。

また、オプションや付随サービスを追加した結果、当初の予定よりも支出が増え予算を超過してしまうことも起こり得ます。施策の実施中は残予算の把握に努めましょう。

関連部署と発注が重複しないよう確認する

年度末に慌ただしく予算消化を行った結果、他部署と発注内容が重複する場合があります。

関連する複数の部署で同じものを購入したり、同様の施策を実施することは、コストの無駄遣いにつながりかねません。決算時に経費の重複が判明した場合には、予算を有効に使えなかったとして、翌年度以降の予算を削減される恐れがあるので注意しましょう。

発注の重複を避けるためにも、予算消化で物品を発注する前に関連部署間で連絡を取り合って確認し、調整を欠かさないことが大切です。

不適切な会計処理をしないよう留意する

予算消化の目標達成ばかりにフォーカスしすぎると、会計ミスや売上の水増し、架空発注などの不正行為を引き起こすリスクがあります。

年間の実績が予算に達しない可能性があると、担当者が無理に予算を達成させようと焦るケースも少なくありません。例えば、納期前に売上計上時期の繰り上げ(期ズレ)処理を行うことで、税務署から所得隠しを疑われることがあります。

また、予算消化のために実体のない発注を行った場合は、脱税行為を指摘され、追徴課税を受けるだけでなく刑事罰の対象となり、企業のイメージダウンになる可能性があります。

たとえ予算消化の期限が迫っていても、不正を疑われるような会計処理は避けなければなりません。

従業員の負担にも配慮する

予算消化の施策は繁忙期である年度末に実施されるため、従業員の負担にも配慮しなければなりません。

予算消化のために業務負荷が増えれば、従業員の負担が過剰になる恐れがあります。従業員の過労状態が続けば、業務中の注意力が散漫になったりモチベーションが低下し、組織全体の生産性低下を招きます。

社内リソースだけで増えた業務量に対処することが困難な場合は、社外リソースの活用も検討しましょう。業務アウトソーシングサービスなら、作業単位で必要な時間だけでも業務を委託できるため、予算消化の業務負担を大幅に軽減できます。

効果的な予算消化で事業の成長につなげよう

効果的な予算消化で事業の成長につなげよう

効果的な予算消化は翌年度以降の事業収益と企業業績の向上につながります。ただし予算を正しく使い切るためには、施策にかかる費用や納期のタイミング、適切な会計処理、業務リソースの確保に留意しなければなりません。

年度末の繁忙期に予算消化を効率的に進めたい場合は、業務アウトソーシングの活用がおすすめです。

Fammアシスタントオンラインなら、事務系職種からコンテンツ制作、広告運用代行まで幅広い業務に対応可能です。予算消化と年度末業務をスムーズに乗り切り、予算の費用対効果を高めたい方は、ぜひFammアシスタントオンラインへご相談ください。

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