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名刺入力代行サービスとは|サービスの内容や選び方などおすすめ会社も紹介

その他業務

営業活動で収集した大量の名刺を管理するのは大変です。名刺入力代行サービスを利用すれば、その手間を大幅に削減できます。本記事では、名刺入力代行サービスの基本的な仕組みからメリット、デメリット、料金相場、サービス選びのポイントまで詳しく解説します。さらに、おすすめの名刺入力代行会社も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

この記事でわかること

  • 名刺入力代行サービスの導入で得られるメリットと留意点
  • 名刺入力代行の料金相場と依頼する際のポイント
  • アウトソーシングを活用するならFammアシスタントオンラインがおすすめ

名刺入力代行とは

名刺入力代行とは、取引先から受け取った名刺の情報をデータ化し、リストとして管理するサービスです。

名刺には名前、会社名、住所、電話番号などの重要な情報が含まれており、これらを手作業で入力するのは時間と労力がかかります。

名刺入力代行サービスを利用することで、これらの情報を迅速かつ正確にデータ化し、デジタル形式でデータ管理できます。

名刺をデータ化すれば物理的な保管スペースが不要になるだけでなく、検索機能を活用して必要な情報をすぐに見つけることも可能です。

名刺入力代行は、特に大量の名刺を扱う企業にとって、業務の負担を大幅に軽減する有効な手段と言えます。

名刺入力代行に依頼できる内容

名刺入力代行サービスでは、名刺に記載された情報をデジタルデータ化する作業を代行してくれます。

会社によって依頼できる内容は異なりますが、一般的に以下のようなサービスが提供されています。

  • 基本情報の入力
  • オプションサービス

基本情報の入力

名刺入力代行サービスの基本情報の入力は、名刺に記載された重要な情報をデータベースに正確に入力する作業です。具体的には、以下の項目があります。

  • 氏名:名刺所有者のフルネーム
  • 会社名:所属する会社の名称
  • 部署名:所属する部署の名称
  • 役職名: 名刺所有者の役職
  • 住所:会社の所在地
  • 郵便番号:会社の郵便番号
  • 電話番号:連絡先の電話番号
  • FAX番号:会社のFAX番号
  • メールアドレス:連絡用のメールアドレス
  • 携帯電話番号:必要に応じて個人の携帯電話番号

これらの情報を正確に入力することで名刺をデータベース化ができます。データベース化された情報は検索や共有が容易になり、営業活動の効率化に役立ちます。

また、入力項目については依頼時に細かく要望を出せるため、自社のニーズに合わせたカスタマイズが可能です。

オプションサービス

名刺入力代行サービスでは、基本情報の入力以外にもさまざまなオプションサービスが用意されています。

例えば、入力したデータの中に重複がないかチェックしたり、データ化後の不要な書類を廃棄処分したりできます。

また、入力したデータを元にDMの発送やFAXDM・メールの配信なども代行してくれます。さらに、英語や中国語の名刺への対応も可能です。

基本情報の入力以外で名刺入力代行サービスに依頼したい作業がある場合には、オプションサービスにも注目してみましょう。

オプションサービスの例:

サービス項目

内容

重複チェック

同一人物の重複データを削除

書類廃棄

不要になった書類の廃棄処分

DM発送

宛名印刷・封入・発送まで一括対応

FAXDM配信

FAXでのDM配信を代行

メール配信

メールでの情報配信を代行

外国語対応

英語・中国語の名刺にも対応

名刺入力代行のメリット

名刺入力代行サービスを利用することで、業務効率が大幅に向上します。名刺入力代行に依頼した場合の主なメリットは、以下の通りです。

  • 人的ミスの削減ができる
  • コア業務に専念できる
  • コスト削減ができる
  • 名刺の保管場所が不要になる
  • 名刺のデータが共有できる

それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

人的ミスの削減ができる

名刺入力代行サービスを利用するメリットの一つは、入力の人的ミス削減が期待できることです。

自社で名刺を手入力する場合、どうしてもミスが発生します。特に大量の名刺を扱う場合、入力ミスや誤字脱字が増えるリスクが高まります

名刺入力代行サービスではスタッフが作業に慣れているだけでなく、ベリファイ入力などのミスを防ぐノウハウがあります。厳密なチェック体制のもとでデータ入力を行うため、ミスのない正確なデータの提供が期待できます。

コア業務に専念できる

名刺入力代行サービスを利用することで、従業員は本来のコア業務に専念できることがメリットです。

名刺のデータ入力は単純作業ですが、時間と労力を大幅に消費します。例えば、1枚の名刺をデータ化するのに3分かかるとすると、1,000枚の名刺を入力するには約50時間が必要です。

名刺入力代行を利用して名刺のデータ入力の時間をコア業務に充てられれば、営業活動や顧客対応など、より重要な業務にリソースを集中させることが可能です。

名刺入力代行サービスを利用することで、会社の成長や売上向上に寄与することが期待できます。

コスト削減ができる

名刺入力代行サービスを利用すれば、自社で名刺入力のために人材を雇用するよりもコストを大幅に削減できます。

名刺入力代行は1枚20円程度から依頼できるため、1,000枚依頼するとしても2万円ほどで済みます。自社で人材を雇用すると人件費だけでなく福利厚生費なども発生し、採用コストもかかるため、代行サービスを利用した方がコストを抑えられます。

名刺の保管場所が不要になる

名刺入力代行サービスを利用して名刺をデジタルデータ化することで、物理的な保管場所を確保する必要がなくなります。

また、デジタルデータであれば検索性も高まるため、目的の名刺情報をすぐに見つけ出すことができることもメリットです。

紙の名刺は経年劣化や災害などで失われるリスクがありますが、デジタルデータなら安全に保管できます。

貴重な名刺情報を守りつつ、オフィスのスペースを有効活用できるのが名刺入力代行のメリットです。

名刺のデータが共有できる

名刺入力代行サービスを利用することで、名刺のデータを社内で簡単に共有できます。

名刺のデータ化によって物理的な名刺のやり取りが不要になり、デジタルデータとしてクラウド上で管理できるためです。

また、名刺情報がデータベース化されると検索機能を活用して迅速に必要な情報を発見でき、業務効率が大幅に向上します。

営業担当者だけでなく、マーケティング担当者など他部署のスタッフも名刺情報に簡単にアクセスできるため、会社全体での連携力や生産性の向上が期待できます。

名刺入力代行のデメリット

名刺入力代行サービスは、業務効率化やコスト削減などのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。

名刺入力代行のデメリットは以下の2つが挙げられます。

  • 情報漏洩のリスクがある
  • 業者によって品質に差がある

それぞれのデメリットについて詳しく解説していきます。

情報漏洩のリスクがある

名刺入力代行を利用する際は、情報漏洩のリスクを考慮する必要があります。

名刺に記載されている取引先の情報や個人情報が外部にわたることになるためです。

万が一情報が流出してしまった場合、取引先との信頼関係が損なわれ、ビジネスチャンスを失う可能性もあります。

したがって名刺入力代行を依頼する際は、セキュリティ体制が十分に整っているサービスの選定が重要です。

プライバシーマークの取得状況やセキュリティ教育の徹底度、秘密保持契約などを確認し、情報管理体制の整った業者を選びましょう。

業者によって品質に差がある

名刺入力代行の品質は、サービスによって差があります。

データ入力の精度や納期の遵守、対応の迅速さなどが異なるため、選定には注意が必要です。

例えば、入力方法にはワンパンチ入力とベリファイ入力があります。ワンパンチ入力は1人のスタッフが入力しチェックして納品する形式ですが、ベリファイ入力は2人のスタッフが同じ情報を入力し、照合してミスを減らす方法です。ワンパンチ入力とベリファイ入力はどちらも精度の高いデータ入力方法ですが、ベリファイ入力の方がより精度が高い傾向にあります。

また、経験の浅い会社は入力ミスが多かったり、納期を守れなかったりするリスクがあります。

会社を選ぶ際には過去の実績や顧客の評価を確認し、初回は少量の発注から始めましょう。品質を確認しながら信頼できる会社を見極めることが大切です。

名刺入力代行にかかる費用相場

名刺入力代行サービスの料金は、入力する項目数によって異なります。一般的な相場は、以下の表のようになっています。

項目数

入力項目の例

単価の目安

5項目

名前、会社名、郵便番号、住所、電話番号

15円~30円

8項目

上記に加え、部署名、役職名、メールアドレス

20円~35円

10項目

上記に加え、FAX番号、URL

30円~60円

ただし、これはあくまで目安であり、サービス提供会社によって料金体系は異なるため注意しましょう。

また、入力項目以外にも納品形式や納期、セキュリティ対策などによって料金が変動する場合があります。

したがって、実際に依頼する際は、複数の会社から見積もりを取り、サービス内容と料金を比較検討することが大切です。

名刺入力代行会社の選び方

名刺入力代行サービスを利用する際は、自社のニーズに合った会社を選ぶことが重要です。

料金や納期、セキュリティ対策など、各社によってサービス内容は異なります。

名刺入力代行会社を選ぶ際は、以下の5つのポイントに注目しましょう

  • 入力精度・品質の高さ
  • セキュリティ対策
  • 納期の速さ
  • 料金プランの柔軟性
  • アフターフォローの充実度

入力精度・品質の高さ

名刺入力代行会社を選ぶ際に最も重要なポイントの一つは、入力精度と品質の高さです。

名刺のデータ入力は、正確さが求められる作業です。入力ミスが多いと、後々の業務に支障をきたす可能性があります。

例えば、誤った連絡先情報が入力されていると重要な取引先との連絡が取れなくなるリスクがあるなどです。

信頼できる代行会社は、ワンパンチ入力やベリファイ入力といった手法を用いてデータの正確性を確保しています。

契約前にどのようなチェック体制が整っているかを確認し、納得したうえで依頼することが大切です。

セキュリティ対策

名刺入力代行を利用する際は、情報漏洩のリスクを最小限に抑えるため代行会社のセキュリティ対策を確認することが重要です。

まず、プライバシーマーク(Pマーク)やISMS認証の取得状況を確認しましょう。

これらの認証は、情報管理体制の整備状況を示す指標となります。また、データの暗号化やアクセス制限、従業員教育など、具体的なセキュリティ対策についても確認が必要です。

セキュリティ事故が発生した際の補償体制も重要なポイントです。信頼できる業者を選ぶことで、安心して名刺入力代行サービスを利用できます。

その他、秘密保持契約の締結状況なども参考になります。

納期の速さ

名刺入力代行会社を選ぶ際は、納期にも注目しましょう。いくら品質が高くても、納期が遅くては意味がありません。

特に大量の名刺を依頼する場合、納期の遅れが業務に支障をきたすこともあります。

通常の納期だけでなく、急ぎの依頼にも対応できるかどうかを確認することが大切です。

また、納期を守るためにどのような体制で入力作業を行っているのか、具体的な工程を説明してくれる会社を選ぶのがおすすめです。

料金プランの柔軟性

名刺入力代行会社を選ぶ際は、料金プランの柔軟性にも注目しましょう。自社のニーズに合わせて、入力項目数や枚数を調整できるプランがあると便利です。

例えば、基本項目のみの入力を安価で依頼できるプランや、大量の名刺を割安で依頼できるボリュームディスカウントプランなどです。

また、月額定額制のプランを用意している会社もあります。こうしたプランは、毎月の名刺入力枚数が一定している場合に適しています。

自社の名刺管理の状況に合わせて、柔軟にプランを選べる会社を選ぶことが大切です。

アフターフォローの充実度

名刺入力代行会社を選ぶ際は、アフターフォローの充実度にも注目しましょう。

単にデータ化するだけでなく、入力後のデータ活用までサポートしてくれる会社もあります

例えば、入力したデータを元にDMの発送や顧客への架電などを代行してくれるサービスがあります。

また、データのCSV化やシステムへのインポート、各種データベースへの最適な出力加工など、ニーズに応じた柔軟な対応ができるかどうかも大切です。

名刺入力後のアフターフォローが充実している会社を選ぶことで、名刺データを効果的に活用できます。

名刺入力代行サービスでおすすめの会社

名刺入力代行サービスを利用する際は、自社のニーズに合った信頼できる会社を選ぶことが大切です。

数ある名刺入力代行会社の中から、特におすすめの3社を紹介します。

  • Fammアシスタントオンライン
  • 株式会社誠勝「おまかせデータ入力」
  • 株式会社スマートゲート「名刺のデータ入力代行」

Fammアシスタントオンライン

出典:株式会社Timers「Fammアシスタントオンライン」

Fammアシスタントオンライン」は、幅広い業務を代行するオンラインアシスタントサービスです。

所属するアシスタントは3〜5以上の実務経験がある高スキルを持った人材が中心です。日々の業務の悩みに対して、希望の「業務」「コスト」「稼働時間」のヒアリングを行い、ニーズに合ったアシスタントプランを提供してくれます。

営業リスト作成や名刺のデータ入力代行などさまざまな業務を代行してくれるおすすめの会社です。

サービス名

Fammアシスタントオンライン

サービス内容

名刺入力代行、事務業務、秘書業務、営業事務、経理サポート、人事業務、Webデザイン、動画編集、SNS運用代行、ECショップ運用、ライティングなど

料金プラン

1ヵ月お試し:40,000円

3ヵ月プラン:月額90,000円

6ヵ月プラン:月額84,000円

12ヵ月プラン:月額78,000円

特徴

  • 高いスキルを持つアシスタント:大手企業での勤務経験をはじめとして、さまざまなスキルを持つアシスタントが多数在籍
  • セキュリティ対策:全アシスタントが秘密情報保持契約に同意し、運営会社との間にも秘密情報保持契約を締結する二重の情報管理
  • オンラインでのやり取り:アシスタントとのやり取りはすべてオンラインで完了し、メールやビジネスチャットなど任意の方法でコミュニケーションが可能

株式会社誠勝「おまかせデータ入力」

出典:株式会社誠勝「おまかせデータ入力」

株式会社誠勝が提供する「おまかせデータ入力」サービスは、名刺入力代行を含む幅広いデータ入力業務を代行するサービスです。

名刺入力やアンケート入力、ハガキ入力など、さまざまなデータ入力に対応してくれます。

自社の用途に応じたデータ入力を依頼したい場合におすすめの会社です。

サービス名

おまかせデータ入力

サービス内容

名刺入力、名簿入力、アンケート入力、ハガキ入力、申し込み書入力、DTP組版、文字起こし、Web情報収集、コールセンター、DM発送、スキャンサービスなど

料金プラン

名刺入力:31円~/件、名簿入力:8円~/件、アンケート入力:0.2円~/件、ハガキ入力:8円~/件、申し込み書入力:74円~/件、DTP組版:500円~/件、文字起こし:16,920円~/件、Web情報収集:20円~/件、コールセンター:応相談、DM発送:65円~/件、スキャンサービス:30円~/件

特徴

  • 高精度:99%以上の高い入力精度
  • 短納期対応:大量のリストや用紙も短納期でデータ化が可能
  • 豊富な実績:官公庁・学校・企業などを含めた、5,000社以上の豊富な受注実績

株式会社スマートゲート「名刺のデータ入力代行」

出典:株式会社スマートゲート「名刺のデータ入力代行」

株式会社スマートゲートが提供する「名刺のデータ入力代行」サービスは、名刺の情報をデジタル化し、効率的に管理できるようにするためのサービスです。

名刺に記載されている情報をデジタルデータに変換してくれます。さらに展示会やイベントで収集した名刺の即時データ化やスタッフ派遣による出張対応などにも対応してくれます。

1,800社以上の取引実績があるおすすめの名刺入力代行会社です。

サービス名

名刺のデータ入力代行

サービス内容

名刺データ入力、スキャンサービス、データ整理、オプションサービス(展示会・イベントでの即時データ化、スタッフ派遣)

料金プラン

1項目:5.5円~

3項目パック:8円~

5項目パック:11円~

8項目パック:16円~

10項目パック:19円~

13項目パック:26円~

※最小ロットは3万円。3万円未満の場合は一律3万円の見積り。

特徴

  • 短納期:高速納品により、マーケティングや展示会後のアプローチに素早く対応できる
  • 名刺以外でもデータ化:コピーや画像データなどの形式でもテキストデータ化
  • 低価格:高い文字認識力を持つ独自ツールの採用により、高精度かつ低価格でのデータ入力を実現

名刺入力代行サービスの主な活用事例

名刺入力代行サービスは、さまざまな業務で活用されています。以下に、主な活用事例を箇条書きで紹介します。

  • 顧客管理のためのデータ化
  • マーケティングへの利用
  • DM発送や年賀状送付

それぞれの活用事例について詳しく解説していきます。

顧客管理のためのデータ化

名刺入力代行サービスは、顧客管理の効率化に大いに役立ちます。名刺をデータ化することで顧客情報を一元管理でき、必要な情報を迅速に検索・活用することが可能です。

4,000名にも及ぶ顧客名簿のデータ入力を外部に委託することで大幅な業務効率化を実現した事例もあります。

名刺情報をデータベース化することで、顧客への迅速な対応が可能になり、営業活動やマーケティング活動の質が向上につながります。

マーケティングへの利用

名刺入力代行サービスの活用事例として、マーケティングへの利用が挙げられます。

大量の名刺をデジタル化することで顧客データを一元管理し、効果的なマーケティング施策に役立てることが可能です。

顧客情報を業界や部署ごとに分類すれば、ターゲットを絞ったメールマガジンを配信できます。

このように名刺入力代行サービスを活用すれば、マーケティング活動の精度向上が期待できます。

DM発送や年賀状送付

名刺データを活用することで、取引先へのDMや年賀状の送付がスムーズに行えるようになります

例えば、名刺入力時に「DM送付先」や「年賀状送付先」といったタグ付けをしておけば、必要な宛先リストを簡単に抽出できます。

また、一部の代行サービスでは、宛名印刷やDMの封入・発送まで一括して対応してくれるところもあります。

DM発送や年賀状送付の手間を大幅に削減したい場合は、名刺代行サービスを活用しましょう。

名刺入力代行で業務効率化を実現しよう

名刺入力代行サービスは、業務効率化とコスト削減を実現するための有効な手段です。

自社で名刺入力を行うと、膨大な時間と手間がかかり、ミスも発生しやすくなります。

一方、専門の代行会社に依頼すれば、高い精度と速度で名刺の情報をデータ化できます。

社員がコア業務に集中できるようになり、生産性の向上が期待できるのも魅力の一つです。

名刺管理に悩んでいる企業は、ぜひ名刺入力代行の活用を検討してみてください。

名刺入力代行サービスは、幅広い業務をワンストップでアウトソーシングできる「Fammアシスタントオンライン」がおすすめです。

名刺入力だけでなく、総務や経理、営業サポートなど、さまざまな業務に対応しているため、自社の課題に応じて適切なプランを提案してもらえます。

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