請求書発送業務を効率化！代行サービスの料金相場と選び方のポイント
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「請求書発送業務に追われて、本来の仕事に集中できない……」
「請求書発送業務が煩雑で、ミスが多く困っている……」このような悩みをお持ちの経営者様は、いませんか？
請求書の発送は企業にとって欠かせない重要な業務ですが、請求書の作成から発行、発送、入金管理まで、多くの時間と手間がかかります。特に中小企業では、経営者や経理担当者がこれらの業務を兼務で行い、多くの時間を割いているケースが少なくありません。
そこでおすすめしたいのが、請求書の作成から発送、入金管理までを一括して請け負う請求書発送代行サービスです。
この記事では、請求書発送業務を効率化できる代行サービスについて、導入のメリットとデメリット、料金の相場、選び方のポイントを詳しく解説します。
この記事でわかること
- 請求書発送代行サービスの概要とメリット・デメリット
- 請求書発送代行サービスの費用相場
- 請求書発送業務を効率化するならFammアシスタントオンラインがおすすめ
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を無料ダウンロード目次
請求書発送代行サービスとは？
請求書発送代行サービスは、請求書の作成から発行、発送、入金管理までを一括して請け負うサービスです。自社で煩雑になりがちな請求書発送業務を行う必要がなくなるため、大幅な業務効率化を実現できます。
請求書発送代行サービスでは、以下の業務を代行することができます。
- 請求書の作成
- 請求書の発送
- 入金管理
- 請求書のデータ管理
- 請求書に関する問い合わせ対応
請求書発送代行サービスを利用することで、経営者や経理担当者はこれらの業務から解放され、本来の仕事に集中できるようになります。
請求書発送代行サービス導入のメリット
請求書発送代行サービスを導入すると、以下のようなメリットが期待できます。
- 請求業務の負担が軽減できる
- ヒューマンエラーを防止できる
- 未収リスクを抑制できる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
請求業務の負担が軽減できる
請求書発送代行サービスを利用すれば、請求書の作成から発送、入金管理まで、一通りの業務を代行してもらうことができます。そのため、経営者や経理担当者はこれまで請求業務にかかっていた時間と労力を大幅に削減できます。
請求業務を自社で行う場合と代行サービスに依頼する場合とで、業務の内容を比較しました。
業務
自社で行う場合
代行サービスを利用する場合
請求書作成
ExcelやWordで作成、顧客ごとにデータ入力するなど
サービスに顧客情報を入力するだけ、テンプレート選択も可能
請求書発送
封筒に宛名書き、切手を貼って郵送、またはPDFファイルの作成・送信
システムで一括発送、郵送代行も可能
入金管理
銀行口座の残高確認、入金確認票作成、請求書と突き合わせ
システムで自動管理、未入金確認の通知機能もある
上記のように、請求書発送代行サービスを利用することで、請求業務にかかる時間が大幅に短縮されて業務効率が向上します。
ヒューマンエラーを防止できる
請求書の作成や発送、入金管理は、人手に頼るとどうしてもミスが起こりやすいものです。誤った金額を記載したり、請求書を誤って送ったり、入金漏れが発生したりといったヒューマンエラーは、企業にとって大きな損失につながります。
請求書発送代行サービスは、システムを利用して請求業務を行うため、ヒューマンエラーのリスクを大幅に軽減できます。
未収リスクを抑制できる
請求書発送代行サービスのなかには、未収金管理の機能を備えているサービスもあります。未収金管理機能があれば、入金状況をリアルタイムで把握し、未入金の発生を早期に発見することが可能です。また、未入金の督促などを代行してくれるサービスもあります。
未収金管理機能を活用することで、未収金の発生を抑制し、資金繰りの安定化につなげることができます。
請求書発送代行サービス導入のデメリット
請求書発送代行サービスは多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。導入を検討する際は、メリットだけでなくデメリットもしっかり把握しておくことが大切です。
請求業務のノウハウが蓄積できない
請求書発送代行サービスを利用すると、請求書の作成や発送、入金管理といった業務をすべて代行してもらえるため、自社でこれらの業務を行う機会が減ってしまいます。そのため、請求業務に関するノウハウが蓄積されにくくなるデメリットがあります。
将来的に請求業務を内製化する予定があるなら、代行会社にマニュアル作成を依頼して共有してもらうなど、請求業務の流れを自社でも把握しておくことが重要です。
請求書の修正が難しい
請求書発送代行サービスでは、システムで請求書を作成するため、後から修正したくても難しくなることがあります。特に、請求書の金額や内容を修正する場合は、サービスや代行会社によっては追加料金が発生するかもしれません。
請求書発送代行サービスの種類
請求書発送代行サービスは、大きく分けて下記の2種類があります。
- 郵送代行型
- Webシステム利用型
それぞれのサービス内容とメリット・デメリットを理解したうえで、自社に最適なサービスを選びましょう。
郵送代行型
郵送代行型は、請求書の作成から印刷、封入、発送までを代行してくれるサービスです。自社で請求データを作成し、代行会社に送信するだけで利用できます。
郵送代行型のメリットとデメリットは下記の通りです。
郵送代行型のメリット
郵送代行型のデメリット
自社で請求書を作成できる
郵送に時間がかかる
請求書のフォーマットを自由に設定できる
コストがかかる
手書きの署名や押印に対応できる
入金管理機能がない場合がある
郵送代行型は、自社で請求書のフォーマットを自由に設定したい場合や、手書きの署名や押印が必要な場合に適しています。
Webシステム利用型
Webシステム利用型は、Webシステム上で請求書を作成、送信、入金管理を行うサービスです。自社で専用のソフトを導入する必要がなく、インターネット環境があればどこからでも利用できます。
Webシステム利用型のメリット
Webシステム利用型のデメリット
請求書作成が簡単でスピーディー
システムに慣れていないと操作が難しい
入金管理機能が充実している
請求書のフォーマットが限定される場合がある
コストが安い
セキュリティ対策がしっかりしているサービスを選ぶ必要がある
Webシステム利用型は、請求書作成を効率化したい場合や、入金管理機能を充実させたい場合に適しています。
【比較】請求書発送代行サービスの料金相場
請求書発送代行サービスを導入するときに、気になるのは費用感ではないでしょうか。請求書発送代行サービスの料金体系は会社によって異なりますが、多くの場合は基本料金＋件数ごとの加算やオプション料金という構成になっています。
ここでは、具体的な料金相場を下記の項目別に紹介します。
- 基本料金
- 請求書発送件数に応じた料金
- オプション料金
基本料金
基本料金は、サービス代行会社によって大きく異なります。月額制、年額制、初期費用などが設定されている場合もあります。
- 月額制：1,000～10,000円
- 年額制：12,000～120,000円
- 初期費用：10,000～50,000円
請求書発送件数に応じた料金
請求書発送件数に応じて料金が加算される場合もあります。請求書1枚あたりの料金は、サービスによって異なりますが、10～50円程度が相場です。
件数が増えると1枚当たりの加算料金が下がる代行会社もあります。
オプション料金
請求書の郵送代行、入金管理機能、請求書データの保存など、オプション機能を利用する場合には追加料金が発生します。
例えば、請求書の郵送代行は1通あたり100～200円程度、入金管理は1件あたり200円～などです。
オプション料金は、サービスや機能によって異なりますので、事前に確認しておきましょう。
失敗しない！請求書発送代行サービスの選び方
数ある請求書発送代行サービスのなかから、自社にとって最適なサービスを選ぶことは、決して容易ではありません。ここでは、サービスを選ぶ際に必ずチェックすべき5つのポイントを紹介します。
- サービス内容
- 料金体系
- セキュリティ対策
- 導入実績
- サポート体制
1. サービス内容
請求書発送代行サービスの選び方のポイントは、まず、自社のニーズに合ったサービスに対応しているかどうかを確認することです。自社にはどのような機能が必要なのか、対象サービス会社がどのようなサービスを提供しているのか、しっかりと確認しましょう。
例えば、請求書の郵送代行はサービス会社によって提供していない場合もありますし、入金管理機能も代行会社によって可能な範囲が異なります。自社にとって重視しているポイントはどこなのかを把握したうえで、最適なサービスを選ぶようにしてください。
2. 料金体系
料金体系は、サービスによって大きく異なります。月額制、年額制、従量課金制など、さまざまな料金体系がありますので、自社の予算や請求書発送件数などを考慮して、最適な料金体系のサービスを選んでください。
また、オプション料金なども事前に確認しておきます。できるだけ追加料金が発生しないサービスを選ぶようにすると良いでしょう。
ある程度、代行サービスの候補を絞ったら見積を依頼してみることをおすすめします。
3. セキュリティ対策
請求書発送代行サービスでは、顧客情報や取引情報など、重要な情報を取り扱います。そのため、セキュリティ対策は重要です。サービスを選ぶ際には、セキュリティ対策がしっかりと実施されているかどうかを確認しましょう。
具体的には、以下の点をチェックすることをおすすめします。
- データの暗号化
- アクセス制限
- 不正アクセス対策
4. 導入実績
導入実績は、サービスの信頼性の指標となります。多くの企業に導入されているサービスは、それだけ信頼性が高いといえるでしょう。サービスを選ぶ際には、導入実績を確認するようにしてください。
導入実績は、サービス提供会社のホームページや資料などで公開されていることがほとんどです。公開されている事例に、自社と似たものがあれば参考になります。
5. サポート体制
サービス導入後も、何かしらのトラブルが発生する可能性があります。そのため、サポート体制が充実しているサービスを選ぶことが重要です。サポート方法には、以下のようなものがあります。
- 電話サポート
- メールサポート
- チャットサポート
- FAQ
サポート体制が充実している代行サービスであれば、安心して利用できるでしょう。
おすすめの請求書発送代行サービス5選
ここからは、おすすめの請求書発送代行サービスを5選紹介します。
- Fammアシスタントオンライン｜株式会社Timers
- Webレター請求書発送｜日本郵便
- マネーフォワード ケッサイ｜マネーフォワード ケッサイ株式会社
- Paid.｜株式会社ラクーンフィナンシャル
- 請求まるなげロボ｜株式会社ROBOT PAYMENT
会社によってそれぞれに特徴があり、提供サービスの内容や費用感が異なりますので、自社にあった会社を選んでみてください。
Fammアシスタントオンライン｜株式会社Timers
Fammアシスタントオンラインは、株式会社Timersが運用するオンライン完結型でバックオフィス業務を外部委託できるサービスです。
月額40,000円～と業界最安レベルの価格帯ですが、高いレベルのアシスタントが多数在籍しており、ニーズに合わせて活用できます。
請求業務以外にも経理や総務、人事をはじめ、SNS運用やWebデザインなど幅広い業務を委託できるので、予算や希望に合わせて最適なプランを提案してもらえます。
サービス名
Fammアシスタントオンライン
プラン内容（税込）
初期費用 33,000円
・3カ月プラン
99,000円/月
（稼働時間30時間/月）・6カ月プラン
92,4,00円/月
（稼働時間30時間/月）・12カ月プラン
85,800円/月
（稼働時間30時間/月）Webレター請求書発送｜日本郵便
Webレター請求書発送は、日本郵便が提供しているサービスです。PDFやWordをアップロードするだけで、請求書を郵送できます。
用紙や封筒、インク、切手などを準備したり、印刷や封入、発送などの作業を行ったりする必要がないので、請求業務のコストを削減したい、作業を簡略化したいと考える企業におすすめです。
請求書郵送に特化したサービスなので、入金管理などはできません。Web速達を使うことで、最速当日または翌日に請求書の郵送が可能です。
サービス名
Webレター請求書発送
プラン内容（税込）
A4サイズ
白黒印刷 1枚 99円～
カラー印刷 1枚146円～
マネーフォワード ケッサイ｜マネーフォワード ケッサイ株式会社
マネーフォワードケッサイは、請求書作成から入金管理、回収までを一元管理できる請求代行サービスです。個人・法人向けに金融系Webサービスを展開している、マネーフォワード株式会社のサービスです。
マネーフォワードグループの強みを活かした機能の充実度が魅力で、会計ソフトやERPなどと連携できます。さらにAIによる入金予測や未回収リスクの可視化も可能です。
サービス名
マネーフォワード ケッサイ
プラン内容（税込）
初期費用 0～5万円
月額費用 0～3万円
手数料 300～500円/件Paid.｜株式会社ラクーンフィナンシャル
株式会社ラクーンフィナンシャルのPaid.は、請求書の作成から入金管理、回収までをワンストップで提供してくれるサービスです。銀行振込やクレジットカード、コンビニ決済など豊富な支払い方法に対応しています。
導入実績も豊富で、多様な業種・規模の企業に導入されてきました。特に未収金回収に強く、万が一未入金であっても代金を100％保証しています。初期費用・月額費用不要で利用できるのも魅力です。
サービス名
Paid.
プラン内容（税込）
初期費用・月額費用 0円
保証料率 請求金額の0.5~3.1%
事務手数料 請求1件につき100円
請求まるなげロボ｜株式会社ROBOT PAYMENT
請求まるなげロボは、請求書の作成から発送、入金管理、督促までを自動化できるシステムです。AIによる自動学習で、業務効率化を促進します。
会計ソフトやERPなど、豊富な連携機能があります。与信から請け負ってもらえるのも特徴です。
導入後のサポート体制が充実しているため、初めて請求書代行サービスを利用する企業にも向いています。
サービス名
請求まるなげロボ
プラン内容（税込）
月額利用料 要問合せ（請求書発送件数に応じて変動）
手数料 1.0％〜請求書発送代行サービスに関するよくある質問
最後に、請求書発送代行サービスを利用するにあたってよくある質問をまとめました。
- Q. 請求書発送代行サービスは中小企業でも利用できるの？
- Q. 請求書発送代行サービスはどのような企業に向いている？
- Q. 請求書のフォーマットは自由にカスタマイズできますか？
- Q. 請求書発送代行サービスを導入すると、自社の請求業務に関するノウハウが失われてしまうのでは？
Q. 請求書発送代行サービスは中小企業でも利用できるの？
請求書発送代行サービスは、企業の規模にかかわらず導入できるため、中小企業でも利用可能です。さまざまな業務を兼務することが多い中小企業こそ、請求書発送業務の効率化は非常に重要です。
Q. 請求書発送代行サービスはどのような企業に向いている？
請求書発送代行サービスの導入に向いているのは、下記のような企業です。
- 請求業務に時間がかかり、他の業務に支障が出ている企業
- 請求ミスによるトラブルを避けたい企業
- 未収金が多く回収率を向上させたい企業
- 請求業務の専門知識がない企業
Q. 請求書のフォーマットは自由にカスタマイズできますか？
請求書発送代行サービス会社によって異なりますが、多くのサービスで、自社のロゴや会社情報、項目などを自由にカスタマイズできるテンプレートが用意されています。今使用しているフォーマットをそのまま使いたい場合は、見積時に相談してみましょう。
Q. 請求書発送代行サービスを導入すると、自社の請求業務に関するノウハウが失われてしまうのでは？
請求書発送代行サービスを導入しても、代行会社と連携し情報を共有していれば、請求業務に関するノウハウは失われません。請求書の作成や発送、入金管理などの基本的な知識は、業務を外部委託していても自社で習得しておくことが重要です。
請求書発送代行サービスは、あくまで業務を効率化するためのツールとして活用しましょう。
最適な請求書発送代行サービスでビジネスを加速させよう！
請求書発送代行サービスは、請求業務の効率化に役立ち、経営者や経理担当者の負担を軽減することができます。さらに、ヒューマンエラーを防止したり、未収リスクを抑制したりといった効果も期待できます。
本記事を参考にして、自社のニーズに合った最適な請求書発送代行サービスを導入し、ビジネスを加速させましょう。
請求書発送代行サービスを導入するなら、Fammアシスタントオンラインがおすすめです。
Fammアシスタントオンラインでは、お客様の現状を丁寧にヒアリングし、高スキルを持ったアシスタントの中からニーズに合ったアシスタントとプランを提案します。初月は4万円～のお試しプランも利用できるので、まずは一度ご相談ください。
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