事務種類を完全網羅！仕事内容と必要なスキルを徹底解説

2024.07.27 総務

企業の運営を支える事務職は、営業事務や経理事務、総務事務など種類はさまざまで、それぞれに業務内容は異なります。さらに事務職には管理スキルやコミュニケーションスキルなど多様なスキルが求められ、なかには専門的な知識を必要とする業務も少なくありません。この記事では事務種類を徹底解説し、業務内容や求められるスキルを紹介します。

この記事でわかること

事務職の基本的な業務内容と必要なスキル
企業における事務の種類
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事務職とは

事務職とは企業の運営をスムーズに進行させる、企業活動に不可欠な仕事です。事務職は書類・資料の作成や処理、データ入力や電話応対などの業務を担います。企業の売上に直結するコア業務ではありませんが、他の従業員をサポートする役目を担っており、事務職が機能しないと全体の業務が停滞しかねません。

事務職の基本的な業務

事務職が実際に行う業務は、企業の規模や体制、業種、配属される部署によって異なります。まずは一般的な仕事内容を紹介します。事務職が担う基本的な業務は次の通りです。

書類作成
ファイリング・データ整理
データ入力
電話・接客対応
備品の整備・補充

書類作成

事務職の代表的な業務のひとつが書類作成です。組織内での会議や、手続き上の文書などを準備します。作成する文書には、契約書、請求書、公的機関への申請書、日報や月報など、さまざまな種類があり、わかりやすく作成するスキルが求められます。さらに正確な情報をもとに、誤りのない文書を作成するスキルも必要です。

資料作成

資料作成も事務職に欠かせない業務です。作成する資料には、会議資料、マーケティング資料、調査報告書、教育資料などがあります。図や表などを活用した魅力的でわかりやすい資料を作成できれば、業務の効率化や、社内の情報共有に役立ちます。

ファイリング・データ整理

文書やデータを適切に分類し、必要な時にすぐに取り出せるように保管するファイリングやデータ整理も、事務職の重要な業務です。営業などと比べると目立たない業務ではありますが、企業の運営を円滑にするために重要な仕事です。昨今は、物理的なファイリングだけでなく、電子データの適切な管理も重要になってきています。

データ入力

データ入力は、数字や文字などの情報をパソコンに正確に打ち込む業務です。データ入力も事務職の業務に分類されます。ペーパーレス化が進む現代では、社内に保有している紙データをデジタル化する企業も少なくありません。データは企業運営の基盤となる重要な資料なので、迅速かつ正確に入力するスキルが求められます。

電話・接客対応

事務職の業務には、電話対応や来客対応など、社外の人とのコミュニケーションを含む場合があります。企業の窓口となり、企業の信頼性に関わる業務なので、相手への丁寧な対応、迅速な取り次ぎが求められます。

備品の整備・補充

備品の整備や補充も事務職の業務の一環です。企業の業務全体がスムーズに進むように、オフィス内の消耗品が無くなっていないかを確認し、常に必要なものが揃っている状態を維持します。

企業の事務種類

事務職には一般事務の他に業務や部署に特化した職種もあります。下記の事務種類について詳しく紹介します。

一般事務
営業事務
人事・労務事務
総務事務
貿易事務

一般事務

一般事務は、先に紹介した一般的な業務を担当します。書類作成やデータ入力、電話対応、書類の整理・保管など、オフィス全体の運営を支える業務を行います。また、電話応対や来客対応、郵便物の発送や仕分けも一般事務の仕事です。

営業事務

営業事務は、営業担当者をサポートする仕事です。営業提案資料の作成や顧客情報の管理、受注処理など、営業担当者が商品やサービスを売るための資料作成を行ったり、顧客の元に商品がスムーズに届くように手配したります。営業部は、顧客と直接やり取りする部門なので、電話応対や来客対応も業務内容に含まれます。

経理事務

経理事務は、現金の支払い・受け取り、伝票の仕分け、会計ソフトへの入力、決算業務の補助など、企業のお金に関わる業務を行います。経費精算、決算書類の作成を補助するので、正確な数字の処理が求められ、注意深さと正確性が必要です。また、税務関連の書類作成や提出、予算の作成と管理も行う場合があり、専門的な知識も求められます。

人事・労務事務

人事・労務事務は、従業員の採用、労務管理、給与の支払い、社会保険の手続きなどの人事部が担当する業務をサポートする仕事です。人事部の業務を書類作成や応募者対応、手続き業務などでサポートします。公的な機関とのやり取りがあるので、書類の作成には正確さが求められます。

総務事務

総務事務は、部署をまたいで、企業全体の総合的な管理を行います。書類作成、データ入力のような事務作業だけでなく、オフィスの設備管理や備品の整備、社内行事の企画運営など、多岐にわたる業務を担当します。

貿易事務

貿易事務は、輸出入に関する手続きや税関などへの申請を行う仕事です。海外に取引先がある企業では重要な業務です。主な仕事内容としては、通関書類の作成、通関手配、輸送方法や倉庫の手配などがあります。海外とのやり取りが発生するため、日常的な英会話や英文書類作成のスキルが必要です。

事務職に必要なスキル

事務職には、次のようなスキルが求められます。

効率的な文書管理スキル
円滑な対人関係を築くためのコミュニケーションスキル
ソフトウェアとツール活用のデジタルスキル

それぞれ詳しく見ていきましょう。

効率的な文書管理スキル

書類の作成・処理、書類のファイリング・整理は事務職の主要な仕事です。業務を書類やデータとして効率的に管理するスキルは、事務職にとって欠かせません。社内ルールに基づいて、文書の整理保管方法を使いこなすことが求められます。

円滑な対人関係を築くためのコミュニケーションスキル

意外かもしれませんが、事務職にはコミュニケーションスキルが求められます。事務職は黙々とする作業に見えますが、実は社内外とのやり取りが多い仕事です。業務をスムーズに進めるには、ビジネスマナーを守り、相手の意図を理解し、用件を正確に伝達するコミュニケーションスキルが必要です。

ソフトウェアとツール活用のデジタルスキル

事務職の業務の大半はパソコンを使って行いますので、デジタルスキルも必要不可欠です。WordやExelは問題なく使える必要があります。企業独自のソフトウェアやツールを使う場合も多いので、新しいツールにも抵抗なく取り組める姿勢や、最低限のパソコンスキルを身につけている必要があります。

豊富な事務種類の違いを理解しよう

一口に事務職といっても種類はさまざまです。種類によって、企業内における役割や必要なスキルが異なります。主に管理スキルやコミュニケーションスキル、正確な事務処理能力などが求められますが、経理事務などでは専門的な知識を必要とされる場面もあります。事務の種類の違いを理解することで、企業のなかで不足している人材や、求められる業務が明確になるでしょう。

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