資料作成の時間を大幅短縮｜効率アップのコツとおすすめの代行サービスを紹介

2024.11.29

ビジネスシーンで頻繁に行われる資料作成ですが、会議や営業活動のために作る資料に、思った以上に時間を奪われていませんか。

本記事では、資料作成にかかる時間の目安から、効率化のコツ、さらにはおすすめの代行サービス紹介まで、資料作成時間を短縮するためのポイントなどを解説します。

会議資料作成の効率を上げ、生産性向上を目指したい方は、ぜひ参考にしてください。

この記事でわかること

資料作成に時間がかかる理由と改善するための具体的なコツがわかる
資料作成に時間をかけすぎることのデメリットがわかる
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1 資料作成にかかる時間の目安
- 1.1 就業時間における資料作成業務は平均して約18%
2 資料作成に時間がかかる7つの理由
3 資料作成の時間をかけすぎるデメリット
4 資料作成の効率を上げる7つのポイント
5 おすすめの資料作成代行サービス5選
6 資料作成の時間を短縮して業務の生産性を高めよう

資料作成にかかる時間の目安

資料作成にかかる時間は、多くの人が悩む課題です。

例えば、社内資料は比較的短時間で作成できますが、プレゼン資料となると倍以上の時間がかかることもあります。

以下の表は、各資料の平均作成時間と特徴をまとめたものです。

資料の種類	平均作成時間	特徴
社内資料	2～4時間	定型フォーマットを使用、情報が整理されている
営業資料	3～6時間	顧客への説得力が必要、情報収集に時間がかかる
プレゼン資料	6～8時間	視覚的要素とストーリー性が重要、デザインに時間を要する

これらの時間はあくまで目安であり、資料の規模や複雑さ、作成者のスキルによって変動します。

効率的な資料作成のためには、まず自身の作成時間を把握し、適切な時間配分を心がけることが重要です。

就業時間における資料作成業務は平均して約18%

日本のビジネスパーソンの就業時間における資料作成業務の割合は、平均して約18%に達しています。

つまり、1日8時間勤務の場合、およそ1時間30分を資料作成に費やしています。

特に注目すべきは、役職が上がるほどこの割合が増加する傾向にあることです。

例えば、課長職では就業時間の約4分の1、つまり25%近くを資料作成に充てている調査結果もあります。

これは、管理職になるほど報告や提案の機会が増え、それに伴い資料作成の負担も大きくなることを表しています。

この状況は、業務効率の低下や残業時間の増加につながる可能性が高く、企業全体の生産性にも影響を与えかねません。

そのため、資料作成の効率化は個人のスキルアップだけでなく、組織全体の課題として取り組む必要があると言えます。

参考：think-cell Japan 株式会社『日本人ビジネスパーソンの残業は『負の資料修正スパイラル』がつくっていた！？ think-cell Japanが2024年の働き方を考える残業実態調査を実施』

資料作成に時間がかかる7つの理由

資料作成に予想以上の時間がかかり、困っている方は少なくありません。

特に総務部では、会議資料や報告書など、日常的に資料作成業務が発生します。

以下では、資料作成に時間がかかってしまう主な理由を7つ解説します。

何から始めれば良いかわからない
構成を考えずに作成を始める
デザインにこだわりすぎる
集中できる環境が整っていない
情報が整理できていない
ツールの操作方法に慣れていない
上司へのヒアリングや確認が遅れる

何から始めれば良いかわからない

資料作成の指示を受けたものの、最初の一歩が踏み出せない状況は多くの担当者が経験しています。

特に、経験の浅い方や不慣れな方は、アイデアが頭の中にあっても具体的な行動に移せないことが少なくありません。

例えば、「どのような順序で情報を並べるべきか」「どのデータを使うべきか」「何ページ構成にすべきか」といった基本的な判断に戸惑い、PCの前で時間だけが過ぎていくケースがよく見られます。

このような状況を改善するには、まず資料の目的を明確にし、伝えたい内容を箇条書きにすることから始めましょう。

目的と内容が整理できれば、おのずと資料の方向性が見えてきます。

構成を考えずに作成を始める

資料作成において、構成を考えずに始めることは、時間を無駄にする大きな要因です。

多くの人が「とりあえず作り始めよう」と考えがちですが、これは非効率的な作業につながります。

何をどのように伝えるかが決まっていないまま進めると、途中で内容がブレたり、情報が不足したりして、結果的に修正や追加作業が増えてしまうためです。

特に総務部の資料作成では、会議の議事録や部門間の報告書など、論理的な構成が重要です。

まずは資料の目的を明確にし、伝えたい内容を箇条書きにして整理しましょう。

デザインにこだわりすぎる

資料作成において、見た目の完成度を追求するあまり、デザインの調整に多くの時間を費やしてしまうケースが見られます。

見栄えの良い資料を作りたい気持ちは理解できますが、内容の充実こそが最も重要です。

デザインに時間をかけすぎると、肝心の情報整理や論理構成がおろそかになる恐れがあります。

効率的な資料作成のコツは、まず内容を固めることです。

その後、シンプルで見やすいデザインテンプレートを活用し、最小限の調整で仕上げることをおすすめします。

色使いや配置にこだわるよりも、情報の整理と簡潔な表現に注力しましょう。

集中できる環境が整っていない

集中できる環境が整っていないことは、資料作成の効率を大きく低下させる要因の一つです。

オフィスの雑音、頻繁な中断、不快な作業スペースなどは、集中力を削ぎ、作業の質とスピードを落とします。

効率的な資料作成のためには、静かで整理された作業環境を確保することが重要です。

例えば、ノイズキャンセリングヘッドフォンの使用や集中タイムの設定、整理整頓された快適なデスク環境の構築などが効果的です。

一度集中力が途切れると、元の状態に戻るまでにカリフォルニア大学アーバイン校の研究結果では、約23分かかるとされており、これが資料作成時間の大幅な増加につながります。

作業効率を上げるには、静かな会議室の利用や集中しやすい時間帯の活用、通知をオフにするなど、環境面での工夫を実施しましょう。

情報が整理できていない

資料作成において、必要な情報が整理されていない状態は、作業効率を著しく低下させる要因です。

特に総務部では、各部署から集まる多様な情報を取り扱うため、情報の整理は重要な課題です。

情報が不足している場合は追加の調査が必要となり、逆に情報が過多の場合は取捨選択に時間を要します。

例えば、会議資料作成時に、議事録や報告書が散在していたり、データの更新状況が不明確だったりすると、情報の確認作業だけで予想以上の時間を消費します。

効率的な資料作成のためには、事前に必要な情報を明確にし、情報の保管場所や更新状況を把握しておくことが重要です。

ツールの操作方法に慣れていない

資料作成ツールの操作に不慣れなことは、作業効率を大きく低下させる要因の一つです。

特に、パワーポイントやエクセルなどの機能を十分に活用できていないと、単純な作業に多くの時間を費やしてしまいます。

この問題を解決するには、まずツールの基本機能を学ぶことから始めましょう。

ショートカットキーやテンプレート機能などを習得することで、作業速度が格段に向上します。

日々の業務の中で意識的にツールを使い、操作に慣れていくことも重要です。

最初は時間がかかっても、継続的な練習により徐々にスキルが向上し、結果的に資料作成時間の短縮につながります。

上司へのヒアリングや確認が遅れる

資料作成において、上司へのヒアリングや確認が遅れることは、作業の進行を大幅に妨げる要因です。

特に、資料の方向性や重要な内容について上司の意見を早めに取り入れないと、後で大幅な修正が必要になることが多く、結果として作業時間が長引いてしまいます。

この問題を防ぐためには、資料作成の初期段階で上司とコミュニケーションを取り、主要なポイントや全体のコンセプトの確認が重要です。

早めにフィードバックを受けることで、方向性のズレを防ぎ、修正作業を最小限に抑えることができます。

また、上司のスケジュールを事前に確認し、適切なタイミングで相談することで、スムーズに作業を進められます。

資料作成の効率を高めるためには、上司との連携を密にし、確認作業を遅らせないことが大切です。

資料作成の時間をかけすぎるデメリット

資料作成に時間をかけすぎることは、業務効率や生産性に大きな影響を与えます。

ここでは、資料作成に過度な時間を費やすことで生じる主なデメリットについて解説します。

これらの問題点を理解し、効率的な資料作成の重要性を認識しましょう。

他の業務に支障をきたす
納期に間に合わず信頼を失う
ビジネスチャンスを逃す
時間の割に質の高い資料ができない
残業時間が増え、ワークライフバランスが崩れる

他の業務に支障をきたす

資料作成に時間をかけすぎることは、他の重要な業務に支障をきたす可能性が高まります。

例えば、会議資料の作成に予定以上の時間を費やすことで、経費精算や契約書の確認といった優先度の高い業務が後回しになり、部門全体の業務効率が低下します。

また、少人数の部署では、1人の遅れが他のメンバーの業務にも直接影響を与えかねません。

コア業務への時間確保と部署全体の生産性向上のためにも、資料作成の時間管理は重要です。

適切な時間配分で、すべての業務をバランスよく進めることが重要です。

納期に間に合わず信頼を失う

資料作成に時間をかけすぎると、納期に間に合わず、信頼を失うリスクが高まります。

特にビジネスの現場では、納期を守ることが信頼関係の基盤を構築します。

納期遅延は、ただ時間がかかっている事実だけでなく、計画性や責任感の欠如と見なされることが多く、クライアントや上司からの評価が下がる原因です。

対策としては、資料作成の各ステップに明確な締め切りを設定し、余裕を持ったスケジュールを組むことが重要です。

また、途中での確認やフィードバックを適宜行うことで、大幅な修正を防ぎ、効率的に作業を進められます。

納期を守ることは、信頼を得るための基本です。

効率的な資料作成を心がけ、計画的に進めましょう。

ビジネスチャンスを逃す

資料作成に時間をかけすぎることは、重要なビジネスチャンスを逃す原因です。

例えば、新規プロジェクトの提案資料が遅れることで、予算承認のタイミングを逃したり、他部署との連携が遅れたりします。

また、取引先への提案が後手に回ることで、競合他社に先を越されるケースも少なくありません。

ビジネスでは、適切なタイミングでの意思決定や行動が肝心です。

そのため、資料作成の遅れが組織の機会損失につながらないよう、効率的な作成プロセスを確立することに注力しましょう。

時間の割に質の高い資料ができない

資料作成に多くの時間を費やしても、必ずしも資料の質が向上するとは限りません。

むしろ、時間をかけすぎることで、本来伝えたい内容が散漫になり、資料の一貫性が失われてしまうこともよくあることです。

特に総務部では、会議資料や報告書など、正確性と簡潔さが求められる資料を扱います。

しかし、長時間の作業による疲労や焦りから、かえって誤字脱字が増えたり、情報の重複が生じたります。

また、デザインの微調整に時間を取られ、肝心の内容の推敲がおろそかになるケースも少なくありません。

効率的な資料作成には、適切な時間配分と明確な目的意識が不可欠です。

時間をかけることよりも、計画的な作業と的確な情報整理を心がけましょう。

残業時間が増え、ワークライフバランスが崩れる

資料作成に時間をかけすぎると、残業が増え、結果としてワークライフバランスが崩れることがあります。

業務時間内に資料作成が終わらず、やむを得ず残業をすることで、プライベートの時間が削られ、心身の疲労が蓄積していくためです。

これが長引くと、仕事へのパフォーマンスが低下するだけでなく、健康面にも悪影響を及ぼす可能性があります。

対策として、資料作成の効率を上げるために、事前に計画を立てて作業を進めることが重要です。

ワークライフバランスを保つためには、残業を減らし、業務時間内に仕事を終える工夫が必要です。

資料作成の効率を上げる7つのポイント

資料作成の効率を上げるためには、適切な準備と戦略が不可欠です。

ここでは、資料作成の効率を上げるための7つの具体的なポイントについて解説します。

目的を明確にする
構成をしっかり考える
デザインのテンプレートを作る
集中しやすい環境で作成する
情報を事前に整理する
ツールの操作方法に慣れる
資料作成代行を利用する

これらのポイントを順番に見ていきながら、資料作成スキルを向上させましょう。

目的を明確にする

資料作成の効率を上げるためには、まず目的を明確にすることが重要です。

目的が曖昧だと不必要な情報を盛り込んだり、構成が散漫になったりして、作業時間が無駄に延びてしまいます。

具体的には、以下の点を明確にしましょう。

誰に向けた資料か
何を伝えたいのか
資料を見た人にどのような行動を取ってほしいのか

これらを事前に決めることで、必要な情報の取捨選択が容易になり、資料の構成も明確になります。

例えば、新製品の提案資料であれば、「経営陣に向けて、新製品の市場性と収益性を示し、開発の承認を得る」といった具体的な目的を設定しましょう。

構成をしっかり考える

効率的な資料作成の基盤となるのが、明確な構成づくりです。

資料の骨格となる構成を事前に組み立てることで、作成プロセス全体の効率が大幅に向上します。

効果的な構成作りには、まず資料の「起承転結」を明確にすることが重要です。

導入部分で読み手の興味を引き、中盤で具体的な内容を展開し、最後に明確なアクションを促す流れを作ります。

さらに、各セクションで伝えるべきポイントを2〜3個に絞り込み、メリハリのある構成を心がけましょう。

デザインのテンプレートを作る

効率的な資料作成を実現するには、自社や部署専用のデザインテンプレートを作成することが有効です。

基本的なレイアウト、配色、フォントなどを標準化することで、資料作成の時間を大幅に短縮できます。

例えば、会社のブランドカラーを基調としたカラーパレットや部署ごとの定型フォーマットを事前に用意しておくと、デザインの検討時間が不要です。

また、よく使用する図表やグラフのフォーマットをテンプレート化することで、データの更新作業だけで新しい資料が完成します。

集中しやすい環境で作成する

効率的な資料作成には、集中できる環境が不可欠です。

まず、静かで整理された作業スペースを確保しましょう。

デスクの上を整理し、必要なものだけを置くことで、心理的にも落ち着いて作業に取り組めます。

次に、デジタル環境の整備も重要です。

スマートフォンの通知をオフにし、メールチェックを一定時間制限するなど、不要な中断を防ぎます。

また、資料作成に必要なツールやファイルを事前に準備しておくことで、作業の中断を最小限に抑えられます。

情報を事前に整理する

資料の構成に沿って必要な情報を分類し、優先順位をつけることで、作成プロセスがスムーズに進みます。

具体的な整理方法として、情報を「必須」「補足」「参考」の3段階に分類することが効果的です。

例えば、会議資料であれば、議題に直結する数値データを「必須」、背景説明を「補足」、類似事例を「参考」として整理します。

さらに、情報源と更新日を明記することで、最新データの確認も容易に可能です。

このような事前の情報整理により、資料作成時の迷いや手戻りを防ぎ、一貫性のある説得力の高い資料を効率的に作成できます。

ツールの操作方法に慣れる

資料作成の効率を上げるには、使用するツールの操作方法に習熟することが不可欠です。

特に、パワーポイントやエクセルなどの主要なソフトウェアのショートカットキーや高度な機能を習得することで、作業速度が飛躍的に向上します。

ツールの操作に慣れることで、アイデアを素早く形にでき、より創造的な資料作成が可能です。

資料作成代行を利用する

資料作成にかかる時間を短縮し、他の重要な業務に集中するために資料作成代行を利用することは効果的な方法です。

資料作成代行サービスは、経験豊富なスタッフが短時間で高品質な資料を作成してくれるため、品質を保ちながら効率を大幅に向上できます。

特に、資料作成に多くの時間を費やして本来の業務に支障が出る場合や急なプレゼンや会議で早急に資料が必要な場合、代行サービスの利用は大きなメリットです。

また、資料作成の知識豊富なスタッフに依頼することで、デザインや内容の精度が高まり、読み手にとってもわかりやすく魅力的な資料が期待できます。

特に、業務が多忙なビジネスパーソンにとっては、効率的な時間の使い方を実現するための有力な手段です。

おすすめの資料作成代行サービス5選

資料作成に時間をかけすぎて他の業務に支障が出ている場合、資料作成代行サービスの利用を検討してみましょう。

専門家に任せることで、高品質な資料を効率的に作成できます。

ここでは、おすすめの資料作成代行サービスを5つ紹介します。

Fammアシスタントオンライン
i-STAFF
バーチャルプランナー
ドキュメントプラス
DDpartners

Fammアシスタントオンライン

Fammアシスタントオンラインは、事務、経理、秘書、電話代行、人事、営業事務、Webデザイン、動画編集、ライティング、SNS運用代行など幅広い種類の仕事をアシスタントに依頼できるサービスです。

特に資料作成においては、会議資料の作成や営業資料の作成など、高品質な成果物を提供しています。

大手企業での勤務経験やマルチなスキルを有するアシスタントが多数在籍しており、自社に適した人材が見つかりやすいのが特徴です。

サービス名	Fammアシスタントオンライン
特徴	大手企業での勤務経験やWebデザイン、動画編集のスキルを持つなど、多彩な経歴を持つアシスタントが所属ご希望に応じて、予算や時間に合わせて最も適切なプランのご提案が可能プランの初月を¥40,000からお試し利用可能


料金	3カ月プラン：90,000円/月（3,000円/時間） 6カ月プラン：84,000円/月（2,800円/時） 12カ月プラン：78,000円/月（2,600円/時）

i-STAFF

i-staffは、優秀なオンライン秘書（オンラインアシスタント）を提供するサービスです。

経理、人事、Web運用、営業アシスタントなど、幅広い業務に対応可能で、特に資料作成においては企画やパワーポイントによる提案書の作成、見積書・納品書等の作成を得意としています。

採用率1％と厳しい基準で選ばれた優秀なスタッフが、スピーディーかつ確実に業務を遂行することが特徴です。

サービス名	i-STAFF
特徴	採用率1％の優秀な人材が、スピーディーで確実な対応を提供経理、人事、Web運用など幅広い業務に対応可能情報漏洩防止のための徹底したセキュリティ体制


料金	ライトプラン（3カ月契約）：114,000円/月（税別）ベーシックプラン（6カ月契約）：93,000円/月（税別）プレミアムプラン（12カ月契約）：81,000円/月（税別）

バーチャルプランナー

バーチャルプランナーは、パワーポイント資料作成に特化したプロフェッショナル集団です。

営業資料、提案書、プレゼン資料、企画書、事業計画書、媒体資料、採用説明会資料、学会発表資料、セミナー資料、マニュアル、ホワイトペーパーなど、あらゆる資料作成を代行しています。

累計1,000社以上、3,000部以上の資料作成を支援しており、大手企業から個人様まで、あらゆる業種の資料作成を支援している実績のあるサービスです。

サービス名	バーチャルプランナー
特徴	3,000部以上の豊富な経験に基づくビジネス理解力・企画構成力準備は最低限でOK。お客様の負担を最小化するプロジェクト進行パワーポイントデザインの専門チームがお客様に最適なデザインを提案


料金	企画構成：50,000円～ページデザイン：15,000円/1ページ最低発注価格：新規取引先40万円、既存取引先20万円（税別）

ドキュメントプラス

ドキュメントプラスは、パワーポイント資料作成に特化したサービスで、デザイン性よりも「伝わる」ことに重きを置いた資料作成を提供しているサービスです。

スタッフは全員Microsoft Office Specialist（PowerPoint）合格者で、丁寧なヒアリングを通じてニーズに合わせた資料を作成してくれます。

企画書作成や急なパワポ作成など、時間的余裕がない場合やパワポが苦手な方の課題解決におすすめのサービスです。

サービス名	ドキュメントプラス
特徴	誰でも理解しやすいシンプルで見やすい資料を提供スタッフ全員がMicrosoft Office Specialist（PowerPoint）合格者修正回数無制限で納得いくまで対応


料金	1～10ページ：3,500円×ページ数 11～20ページ：3,250円×ページ数（プラス基本料金5,000円） 21ページ～：3,000円×ページ数（プラス基本料金5,000円）

DDpartners

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料金	ライトプラン：基本料金10,000円＋ページ制作費3,000円/1ページクリエイティブプラン：基本料金10,000円＋ページ制作費5,000円/1ページコンサルティングプラン：基本料金30,000円＋ページ制作費12,000円/1ページ