採用効率化の5つのステップ｜業務時間とコストを劇的に削減！
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「採用業務に追われて、本来やるべき仕事に集中できない……」「採用コストがどんどん膨らんでいく……」「応募者がなかなか集まらない……」
このような悩みをお持ちの採用担当者の方も多いのではないでしょうか？
近年、人材獲得競争が激化する中、採用業務の効率化は企業にとって喫緊の課題となっています。採用効率化を実現すれば、採用担当者の負担や採用コストの削減、優秀な人材の獲得など、多くのメリットが享受できます。
この記事では、採用担当者向けに具体的なステップに落とし込んで採用効率化の方法を解説します。ぜひ最後まで読んで、自社の採用活動をより効果的に進めていきましょう。
この記事でわかること
- 採用業務の現状と課題
- 採用業務を効率化するための具体的なステップ
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採用業務の効率化を目指すには、まずは採用業務の現状と課題を理解することが大切です。
- 業務量が多く採用担当者がリソース不足である
- 応募者数が減少している
- 採用コストが増加している
上記の3点について、確認しましょう。
業務量が多く採用担当者がリソース不足である
採用業務は、応募者の対応だけでなく、エージェントや採用媒体の担当者、面接官を務める社員など、社内外を問わず多くの関係者とのやり取りが発生するなど業務量は膨大です。そのため、採用担当者は常に多忙を極め、本来の業務に集中できない状況に陥りがちです。
具体的な業務内容としては、以下のようなものが挙げられます。
- 応募者への連絡（応募受付完了、書類選考通過、面接日程調整など）
- 面接官への連絡（面接日時・場所の案内、履歴書などの資料共有など）
- 応募者データの管理（個人情報を含むため、セキュリティ対策も重要）
これらの業務は、ひとつひとつはさほど複雑ではないものの、応募者数が多いと膨大な時間と労力を要します。特に、応募者からの問い合わせ対応や面接日程調整は、時間のかかる作業として多くの採用担当者を悩ませています。
応募者数が減少している
近年、国内の採用市場は売り手市場となり、求人をかけてもなかなか応募者が集まらない状況が続いています。これは、少子高齢化による労働人口の減少や、求職者の選択肢が増加していることなどが要因として挙げられます。
応募者数が減少すると、採用活動が長期化して採用コストが増加します。それだけでなく、優秀な人材を獲得できる可能性も低くなってしまいます。
採用コストが増加している
採用コストとは、採用活動をするにあたって支払う費用のことです。具体的には、求人広告の掲載料、エージェントへの紹介手数料、説明会の開場費、面接旅費など、さまざまな費用が発生します。
応募者数の減少や採用活動の長期化によって、採用コストは増加傾向にあります。特に、専門性の高い人材や競合が多い業界では、採用コストが膨らみやすい傾向があります。
企業にとって採用コストは経営上の重要な課題であり、無駄なコスト削減は経営効率化にもつながるため軽視できません。
なぜ採用効率化が必要なのか？
採用業務の効率化は、企業にとってさまざまなメリットをもたらします。例えば、以下のような点が上げられます。
- 採用担当者の負担を軽減するため
- 優秀な人材の獲得競争を勝ち抜くため
採用効率化が求められている理由について詳しくみていきましょう。
採用担当者の負担を軽減するため
採用業務の効率化によって、採用担当者の業務負担を軽減できます。採用担当者の事務的な負担が大きいと、戦略的な採用や採用後の人材育成まで手が回らず、せっかく採用しても人材をうまく活用できません。
採用業務の効率化によってリソースが空けば、より高度な人材育成や人事戦略に時間を割くことができるようになり、企業全体の成長に貢献できるようになるでしょう。
優秀な人材の獲得競争を勝ち抜くため
採用効率化によって、より多くの応募者を集めてより短期間で最適な人材を採用することができるようになります。競合他社よりも優秀な人材を獲得するためには、時代に合わせて多様な人材が働きやすい環境を整備したり、他者より魅力的な雇用条件を提示したりする必要があります。
これらの環境や条件を整備するためには、採用業務の効率化は必須と言えるでしょう。
採用業務を効率化する5つのステップ
具体的な採用効率化のステップを下記の5つに分けて解説していきます。
- 【ステップ1】採用プロセスを見直す
- 【ステップ2】求人情報の質を向上する
- 【ステップ3】応募者管理を効率化する
- 【ステップ4】面接の効率化
- 【ステップ5】採用業務の自動化を行う
【ステップ1】採用プロセスを見直す
まずは、自社の採用プロセス全体を見直すことから始めましょう。現状を分析し課題を明確化することで、より効果的な改善策を検討することができます。
現状を分析する
以下の点を中心に、現状を分析します。
- 採用にかかる時間
- 採用に必要なコスト
- 採用に至るまでのプロセス
- 応募者の属性
- 採用担当者の負担
まずは、これらのデータを収集して分析しましょう。
課題を明確化する
分析結果から、以下のような課題が挙げられるかもしれません。
- 応募書類の選考に時間がかかっている
- 面接の日程調整がスムーズに行われていない
- 応募者とのコミュニケーションが不足している
- 面接官のスキルにばらつきがある
- 採用に関するデータの管理が煩雑である
課題を明確化することで、改善策を具体的に検討できるようになります。
改善策を実施する
課題を解決するために、具体的な改善策を実施します。例えば、以下のような改善策が考えられます。
- 応募書類の選考基準を明確化し、選考時間を短縮する
- 面接日程調整のシステムを導入する
- 応募者とのコミュニケーションを円滑にするためのツールを導入する
- 面接官向けの研修を実施する
- 採用管理システムを導入し、データ管理を効率化する
改善策を実施する際には、PDCAサイクルを意識し定期的に効果測定を行い、必要に応じて改善策を見直すことが重要です。
【ステップ2】求人情報の質を向上する
求人情報の見直しは、より多くの応募者を集めるための重要なステップです。魅力的な求人票を作成し、求職者目線の情報を発信することで、応募者数増加につながり採用効率化に貢献します。
魅力的な求人票を作成する
求人票は、企業の魅力を伝える重要なツールです。求職者の心をつかむような魅力的な求人票を作成しましょう。以下の点を意識して、求人票を作成してみてください。
- 企業理念やビジョンを明確に示す
- 仕事内容や職務の魅力を具体的に記述する
- 企業文化や社風を伝える
- 福利厚生や働き方などをアピールする
- 求人票のデザインに工夫を凝らす
求人票に記載する情報は、求職者が知りたい情報と、企業が伝えたい情報が一致しているかどうかを確認することが大切です。
求職者目線の情報を発信する
求人票だけでなく、企業のWebサイトやSNSなど、さまざまな媒体を通じて求職者目線の情報を発信することが重要です。求職者のニーズを理解し、興味関心を引きつけられるような情報を発信することで応募を増やすことができます。
- 求職者の疑問や不安を解消する情報を発信する
- 社員インタビューや職場環境を紹介する動画を作成する
- 企業の理念やビジョンをわかりやすく伝える
- 求人情報の更新をこまめに行う
求職者とのコミュニケーションを積極的に図ることで、企業への理解を深め応募につなげられるでしょう。
効果的な求人媒体を選ぶ
求人媒体は、ターゲットとする求職者に合わせて適切なものを選択することが重要です。転職サイト、情報誌、SNSなどさまざまな媒体の違いと特徴を理解し、費用対効果の高い媒体を選びましょう。
- 求人媒体の種類（転職サイト、人材紹介会社、求人情報誌など）
- 求人媒体の利用料金
- 掲載できる求人情報の範囲
- ターゲットとなる求職者の属性
媒体選びは、採用効率化に大きく影響するため慎重に検討してください。
【ステップ3】応募者管理を効率化する
応募者管理は、採用活動の根幹を担う重要な業務です。応募者管理を効率化することで、選考プロセスをスムーズに進め採用担当者の負担を軽減できます。
応募者管理システムを導入する
応募者管理システムを導入すれば、応募者情報の管理、選考進捗の確認、コミュニケーションの効率化などが可能になります。従来の紙ベースの管理や、Excelによる管理と比べて、大幅な効率化が期待できるでしょう。
さまざまな応募者管理システムが存在しますが、自社の規模やニーズに合わせて最適なシステムを選ぶことが大切です。
選考ステータスを可視化する
応募者管理システムを活用することで、各応募者の選考ステータスを可視化できます。選考状況をリアルタイムで把握できれば、選考プロセスの遅延を防いで迅速な意思決定をサポートできます。
選考ステータスを可視化することには、以下のようなメリットがあります。
- 選考の進捗状況を把握しやすくなる
- 選考のボトルネックを特定しやすくなる
- 選考担当者間の情報共有が円滑になる
コミュニケーションの円滑化を図る
応募者管理システムは、応募者とのコミュニケーションを円滑にする機能も備えています。自動メール配信機能やチャット機能などを活用することで、応募者への迅速な対応が可能になります。
応募者とのコミュニケーションが円滑に行えれば、応募者の満足度を高めて離脱率を抑制できます。
【ステップ4】面接の効率化
面接は、採用活動の中で最も時間と労力を要する工程のひとつです。面接の効率化を図ることで、採用担当者の負担を軽減し、選考プロセスをスムーズに進めることができます。
面接官のスキルアップを図る
面接官のスキル向上は、質の高い面接を行うために不可欠です。面接官向けの研修を実施し、面接スキルや評価スキルを向上させましょう。
面接官研修では、以下のような内容を学びます。
- 面接官の役割と心構え
- 効果的な質問の仕方
- 非言語コミュニケーションの重要性
- 面接評価のポイント
- 面接官同士の評価の統一
構造化面接を実施する
構造化面接とは、事前に質問項目を決め、すべての応募者に同じ質問をする面接方法です。構造化面接を実施することで、面接官による主観的な評価を減らし、公平な評価を行うことができます。
構造化面接は、以下の様なメリットがあります。
- 面接官のスキルに左右されにくい
- 評価基準が明確になり、公平な選考が可能になる
- 面接内容の比較が容易になる
オンライン面接を活用する
オンライン面接は、場所や時間の制約を受けずに面接を行うことができるため、採用効率化に有効な手段です。ZOOMやGoogle Meetなどを使ったオンライン面接を実施することで、面接日程調整の負担を軽減し、遠方在住の応募者との面接もスムーズに実施できます。
また、オンライン面接は採用担当者だけでなく、応募者にとってもメリットがあります。応募者は、自宅など、自分の都合の良い場所で面接を受けることができ、面接へのハードルが低くなるため、応募が増える可能性も期待できます。
【ステップ5】採用業務の自動化を行う
採用業務の自動化は、時間とコストを大幅に削減する効果が期待できます。さまざまなツールやシステムを活用することで、多くの作業を自動化し、採用担当者はより重要な業務に集中することができるようになります。
応募者スクリーニングの自動化を行う
応募者スクリーニングとは、応募者の中から選考に進む可能性のある人材を選別する作業です。応募者スクリーニングを自動化することで、選考時間を短縮し、効率的に選考を進めることができます。
応募者スクリーニングの自動化には、AI（人工知能）を活用したツールが有効です。AIは、応募者のスキルや経験、応募書類の内容などを分析し、選考基準に合致する人材を自動で選別可能です。
面接日程調整を自動化する
面接日程調整は、採用担当者にとって負担が大きい作業のひとつです。面接日程調整を自動化することで、採用担当者の時間と労力を大幅に削減できます。
面接日程調整の自動化には、専用のツールやシステムを活用すると良いでしょう。これらのツールは、応募者と面接官のスケジュールを自動で調整し、最適な面接日時を提案してくれます。
採用管理システムと連携する
採用管理システムは、応募者管理、選考進捗管理、面接日程調整、データ分析など、採用活動に関わるさまざまな機能を統合的に管理できるシステムです。
採用管理システムと応募者スクリーニングツールや面接日程調整ツールなどを連携させることで、より一層の効率化を実現することができます。
採用管理システムは、さまざまな機能を備えているため、自社のニーズに合わせて適切なシステムを選択することが重要です。
採用を効率化しながら質を上げる方法
採用業務を効率化できても、自社の理想に叶う人材を獲得できなければ意味がありません。
企業には迅速な人材確保が求めらると同時に、最適な人材を見つけることが必要です。採用効率化と質の向上を両立させるためにできることを確認しましょう。
- 企業と候補者の採用ミスマッチを防ぐ
- 求める人材の基準を具体化する
- リファレンスチェックを活用する
- 採用代行会社を利用する
企業と候補者の採用ミスマッチを防ぐ
採用における最大の課題のひとつが、企業と候補者のミスマッチです。この問題を解決するために、まず行うべきことは企業理念やビジョンの共有です。
採用ページや面接で、企業の理念やビジョンを具体的に伝えることで、企業文化に共感した人材の応募につながります。
また、職務内容を詳細に説明し、求められるスキルや経験を具体的に提示することも重要です。候補者が自身のスキルと職務内容を照らし合わせ、適性を見極めることができます。
企業の雰囲気や働く社員の様子を、写真や動画などを通じて多角的に伝えるのも効果的です。候補者は、企業のリアルな姿を把握し、入社後のギャップを減らせます。
実際の面接では、候補者の質問に丁寧に答え、候補者自身の価値観やキャリアプランについても詳しく聞きましょう。候補者は、企業について深く理解して入社後の活躍をイメージしやすくなるはずです。
求める人材の基準を具体化する
求める人材の基準を明確にすることで、効率的な選考が可能になります。
入社後、どのような人物が活躍できるかを具体的に定義します。例えば、「問題解決能力が高く、チームワークを大切にする人」など、具体的な行動やスキルを挙げて説明すると良いでしょう。
求める人材の具体化ができれば、面接や課題評価で重視すべきポイントが明確になります。評価基準を共有することで、複数の面接官による評価のばらつきを減らせるのもメリットです。
リファレンスチェックを活用する
リファレンスチェックは、候補者の能力や人物像を多角的に評価する上で有効な手段です。リファレンスチェック活用の流れは、以下の通りです。
- 実施の目的を明確にする
- 信頼できるリファレンス先を選ぶ
- 質問内容を事前に準備する
最初に、リファレンスチェックで何を明らかにしたいのかを明確にしましょう。例えば、「過去の職務における実績」や「人物としての適性」などを確認したい場合など、目的によって質問内容が異なります。
次に、候補者に推薦人を紹介してもらい、信頼できる人物であることを確認します。過去の上司や同僚など、候補者の能力や人物像を客観的に評価できる人物を選ぶことが重要です。
質問内容は、事前に準備しておきます。候補者の能力や人物像、過去の職務における実績などを評価できるような質問を用意して、スムーズなインタビューを進めましょう。
採用代行会社を利用する
採用業務を効率化しながら質をあげたいなら、採用代行を導入する方法もあります。
採用代行会社は、さまざまな業界・職種の採用実績があり、それぞれの業界に特化した求職者のネットワークを持っています。独自の求人チャネルやデータベースを活用し、多様な候補者にアプローチできます。
また、最新の採用手法やツールをいち早く導入し、効果的な採用活動を行っているのも特徴です。
常に採用市場の動向を把握しており、それに合わせた戦略を立ててくれるため、質の高い採用が可能になります。
採用代行会社の業務範囲は会社によって異なりますが、求人広告の作成や応募者の書類選考、面接日程調整など、時間のかかるルーティンワークを代行することがほとんどです。このようなルーティンワークを代行会社に依頼することで、自社の採用担当者はより戦略的な業務に集中できるでしょう。
加えて、 採用担当者の感情的なバイアスが入らない、客観的かつ中立的な視点から候補者を評価できるのもメリットです。
採用を効率化して業務効率化を図ろう
採用効率化は、採用担当者の負担軽減、採用コスト削減、優秀な人材の獲得など、企業にとって多くのメリットをもたらします。
この記事で紹介した5つのステップを参考に、自社の採用プロセスを見直し、改善することで、より効果的な採用活動を実現できるでしょう。
「採用業務の効率化は重要だけど、時間がない…」「専門知識がない…」といった場合には、採用業務の代行を検討してみるのも良いかもしれません。
採用代行サービスを検討するなら、Fammアシスタントオンラインがおすすめです。丁寧なヒアリングで自社の状況に合わせて最適なサービスを提案してくれるため、採用の効率化と質の高い採用を実現できるでしょう。
初月は月額4万円～利用できるので、まずは一度、採用代行を依頼してみたいという企業にもぴったりです。
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