議事録作成の効率化を実現｜時短テクニックとおすすめツール5選
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毎回の会議後に必要となる議事録は、重要な業務でありながら、作成に時間がかかりすぎて他の業務に支障が出ている方も多いようです。
本記事では、議事録作成の効率化に焦点を当て、その必要性から具体的な時短テクニック、さらには作業を大幅に効率化するツールまでを詳しく解説します。
議事録作成の負担を軽減し、会議の生産性を向上させたい方は、ぜひ最後までお読みください。
この記事でわかること
- 議事録作成の時間を削減する具体的な方法がわかる
- 効率的な議事録作成を実現するツールやサービスがわかる
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議事録作成が必要不可欠な5つの理由
会議で決定した内容を正確に記録し、関係者全員で共有することは、ビジネスの基本です。議事録作成は手間のかかる作業ですが、業務の効率化と円滑なプロジェクト進行に欠かせません。
ここでは、議事録作成が必要不可欠である5つの理由を解説します。
- 会議の決定事項と経緯を共有するため
- 備忘録として重要な情報を残すため
- 責任の所在を明確化するため
- 次のアクションを明確にするため
- 会議の記録が義務付けられているため
会議の決定事項と経緯を共有するため
議事録作成の最も重要な理由の一つは、会議の決定事項と経緯を共有して組織全体の方向性を統一し、業務の効率化を図るためです。
例えば、会議を欠席していても議事録で会議の決定事項を明確にしておけば、出席者と共通認識を持てます。
また、決定に至るまでの経緯や議論の過程も記録することで、後から疑問が生じた際にも参照にも役立ちます。
備忘録として重要な情報を残すため
会議では、重要な意思決定や方針の変更、新規プロジェクトの計画など、ビジネスに直結する情報が数多く共有されます。
これらの情報を正確に記録し、必要な時に参照できる状態で保管することは、業務を円滑に進めるうえで欠かせません。
例えば、半年前に決定した営業戦略の見直しが必要になった際、当時の判断理由や検討内容を議事録から確認できれば、新たな戦略立案に活かせます。
また、新しいメンバーが加わった際にも、過去の経緯や決定事項を議事録から理解できるため、スムーズな引き継ぎが可能です。
責任の所在を明確化するため
議事録は、会議における各参加者の役割と責任を明確に定義する重要な文書です。
誰が、どのような決定を下し、どのアクションを実行するのかを具体的に記録して、組織内の責任の所在を透明化します。
例えば、新規システムの導入を決定する際、予算の承認者や導入時期の決定者、運用責任者などの役割分担を明確に記録することで、後々の問題発生時にも適切な対応が可能です。
誰が何をすべきかを明確にするため
会議では多くの場合、新しいタスクや業務の分担が決定されます。
これらの内容を議事録として正確に記録して、各メンバーの役割と責任を明確にすることが、議事録が必要とされる理由です。
例えば、新規プロジェクトの立ち上げでは「マーケティング部門が来月末までに市場調査を完了する」「開発チームが3カ月以内にプロトタイプを作成する」といった具体的な行動計画を記録します。
会議の記録が義務付けられているため
会議の記録を残すことは、多くの組織において法的な要請や内部規定により義務付けられています。
特に株主総会や取締役会などの重要な会議では、議事録の作成が法律で定められており、これを怠ると法的な問題に発展する可能性があります。
例えば、株主総会の議事録は、本店では10年、支店では5年間と義務付けられており、作成と記録をしなければ法律違反となってしまいます。
また、上場企業においては、投資家への説明責任を果たすためにも、重要な意思決定プロセスを記録として残すことが求められます。
議事録は単なる会議の記録ではなく、法令遵守の観点からも適切な議事録作成は不可欠な業務であり、正確な作成を心がけることが大切です。
議事録作成に時間がかかる原因
議事録作成は、多くの企業で重要な業務でありながら、作成に時間がかかり過ぎて他の業務に支障が出ているケースが増えています。
議事録作成の時間を短縮するためには、まず時間がかかる原因を把握することが大切です。
以降では、議事録作成に時間がかかる主な原因を以下の6つに分けて解説します。
- 会議内容や要点を十分に理解できていない
- 会議前の準備が足りない
- 録音データの文字起こしに時間がかかる
- フォーマットが統一されていない
- 必要以上に詳細な記録を取っている
- 編集・推敲に過度に時間をかけている
会議内容や要点を十分に理解できていない
議事録作成に時間がかかる主な原因の1つは、会議の内容や要点を十分に理解できていないことです。
複数の議題が交差する会議では、議論の流れや結論に至るまでの経緯を正確に把握することが難しくなります。
例えば、IT企業での営業戦略会議では、技術的な用語や顧客要件、市場動向など、多岐にわたる内容が議論されます。
これらの内容を正確に理解していないと、重要なポイントの取り違えや議論の文脈を見失うリスクがあります。
その結果、議事録作成時に内容の確認や修正に余分な時間を費やすことになりかねません。
会議内容の理解不足は、正確な議事録作成の妨げとなり、作業時間の増加につながる大きな要因です。
会議前の準備が足りない
議事録作成の効率を低下させる主な要因の1つが、会議前の準備不足です。
課題や参加者情報、前回までの決定事項などを事前に確認せずに会議に臨むと、記録作業に支障が出ます。
例えば、議題の背景や経緯を理解していないため、重要な発言の判断ができず、後から内容を整理し直す必要が生じます。
また、フォーマットを用意していない場合、会議中にメモを取りながら体裁を整えることになり、本来注力すべき内容の記録がおろそかになりかねません。
会議前の準備不足は、単に記録の質を下げるだけでなく、議事録完成までの作業時間を大幅に増加させる原因です。
録音データの文字起こしに時間がかかる
録音データの文字起こしは、議事録作成の中でも特に多くの時間を要する作業です。
1時間の会議録音に対して、文字起こしだけで2時間以上かかることも珍しくありません。
特に専門用語が多い会議や複数の参加者が同時に発言するケースでは、音声の聞き直しや確認作業が頻繁に必要です。
例えば、システム開発プロジェクトの会議では、技術用語の正確な表記確認に時間を取られ、通常の2倍以上の時間を要することがあります。
録音データを頼りにした文字起こし作業は、議事録作成の効率を大きく低下させる要因です。
フォーマットが統一されていない
フォーマットが統一されていないことも、議事録作成に時間がかかる原因の一つです。
毎回フォーマットを一から作成していては、時間がかかるだけでなく、重要な情報の漏れや重複が生じやすくなります。
例えば、会議の基本情報（日時、場所、参加者など）の記載位置が毎回異なると、情報を探すのに時間がかかります。
また、議題や決定事項、次回のアクションなどの記載順序が一定でないと、後から参照する際に必要な情報を見つけにくくなるでしょう。
一方、統一されたフォーマットを使用すれば、議事録作成の手順が明確になり、必要な情報を漏れなく効率的に記録できます。
さらに、読み手にとっても情報が整理されているため、内容の理解が容易になります。
フォーマットの統一は議事録作成の効率化と質の向上に直結する重要なポイントです。
必要以上に詳細な記録を取っている
議事録作成に時間がかかる主な原因の一つに、必要以上に詳細な記録を取ってしまうことが挙げられます。
会議のすべての発言をすべて記録しようとすると、膨大な時間がかかるだけでなく、重要なポイントが埋もれてしまう可能性があります。
例えば、1時間の会議ですべての発言を記録しようとすると、数千字に及ぶ議事録になることもありますが、実際に必要な情報はその一部に過ぎません。
効率的な議事録作成のためには、会議の目的や結論、重要な決定事項、次のアクションなど、本当に必要な情報に焦点を当てて記録することが重要です。
これにより、作成時間を大幅に短縮できるだけでなく、読み手にとっても理解しやすい議事録になります。
必要以上に詳細な記録を避け、要点を押さえた簡潔な議事録作成を心がけることで、効率化と質の向上の両立が期待できます。
編集・推敲に過度に時間をかけている
議事録作成において、編集・推敲に過度に時間をかけることは、効率を大きく低下させる要因の一つです。
完璧を求めるあまり、細かな表現の修正や文章の推敲に必要以上の時間を費やしてしまうケースが少なくありません。
例えば、1時間の会議記録に対して、編集作業だけで2時間以上かけているような状況です。
議事録に求められる本質は、会議の決定事項や重要ポイントを正確に伝えることにあり、過度な推敲は本来の目的から外れてしまいます。
効率的な議事録作成のためには、重要な情報を正確に記録することを最優先し、過度な推敲は避けるべきです。
会議の主要な決定事項や次のアクションアイテムを明確に記録し、簡潔な文章で要点をまとめることに注力しましょう。
議事録作成の効率化を実現するポイント
議事録作成は、正確性を保ちながら効率的に進める必要がある重要な業務です。
効率化を実現するには、会議の準備から作成、共有までの一連の流れを最適化することが大切です。
以下のポイントを押さえることで、作成時間を大幅に短縮できます。
- 事前準備を徹底する
- フォーマットを活用する
- 効率的なメモの取り方を身につける
- 会議中に要点をまとめる
- 議事録作成ツールを活用する
- 迅速に作成・共有する
- 簡潔で読みやすい文章を心がける
- 複数人で分担して作成する
それぞれのポイントについて詳しく解説します。
事前準備を徹底する
効率的な議事録作成の第一歩は、会議前の入念な準備にあります。
課題の確認や前回の議事録の見直し、必要な資料の準備など、事前に実施できる作業を漏れなく行うことが重要です。
例えば、前回からの継続案件や新規案件の進捗状況を事前に確認し、議事録のテンプレートに記入しておくと良いでしょう。
また、参加者の役職や所属部署をあらかじめ記載しておくことで、会議中の記録作業が円滑になります。
そして、会議の目的や議題に応じて、重点的にメモを取るべきポイントを整理しておくことで、効率的な記録が可能です。
事前準備を徹底することで、会議中の記録作業の負担を軽減し、質の高い議事録を効率的に作成できます。
フォーマットを活用する
議事録作成の効率を劇的に向上させるカギは、統一された使いやすいフォーマットの活用です。
あらかじめ定型化されたテンプレートを準備すれば、会議ごとに記載内容や項目を迷うことなく、スムーズに記録できます。
例えば、日付、参加者、議題、決定事項、アクションアイテムなどの項目を事前に設定しておけば、記入漏れを防ぎ、作成時間を大幅に短縮可能です。
さらに、組織内で共通のフォーマットを共有して、議事録の一貫性と可読性も向上できます。
効率的なメモの取り方を身につける
効率的なメモ取りは、会議中はすべての発言を記録するのではなく、結論や決定事項、その背景となる重要な意見を中心に記録することが重要です。
例えば、新規プロジェクトの会議では「予算は500万円」「システム開発期間は3カ月」といった具体的な数値や決定に至った理由を簡潔に書き留めます。
会議中に要点を押さえたメモを作成すると、議事録作成時の内容整理が容易になり、作業時間を短縮できます。
また、口語表現は書き言葉に直しながらメモを取ることで、後の編集作業も効率化できるでしょう。
会議中に要点をまとめる
会議中に要点をまとめることは、効率的な議事録作成の重要なポイントです。
特に、各議題における結論、決定事項、次回までのアクションアイテムなど、重要な情報を会議の進行に合わせて整理することが重要です。
例えば、「四半期目標」「重点施策」「担当者と期限」などをキーワードとして記録し、発言の要点を簡潔にまとめます。
会議中に情報を整理することで、後の編集作業が最小限に抑えられ、迅速な議事録作成が可能です。
議事録作成ツールを活用する
議事録作成の効率化には、AIを活用した議事録作成ツールの導入が有効な手段です。
音声認識技術を用いた文字起こし機能により、会議内容を自動でテキスト化し、作成時間を大幅に短縮できます。
例えば、1時間の会議録作成に2時間以上かかっていた作業が、30分程度で完了することも可能です。
音声の文字起こしだけでなく、要点の自動抽出や話者の識別機能を備えたツールも増えており、より効率的な議事録作成を実現できます。
このように、適切なツールを選択し活用することで、議事録作成の負担を軽減し、本来の業務により多くの時間を割くことができます。
迅速に作成・共有する
議事録を迅速に作成し、関係者とスムーズに共有することは、業務の効率を高めるために非常に重要です。
会議終了後、できるだけ早く議事録を作成すれば、参加者の記憶が鮮明なうちに内容を振り返ることができます。
例えば、会議が終わったらすぐに決定事項やアクションを整理し、24時間以内に関係者に共有することが推奨されています。
また、デジタルツールを活用して、オンラインでの共有が可能な環境を整えることも重要です。
リアルタイムでの意見交換やフィードバックが受けやすくなります。
簡潔で読みやすい文章を心がける
議事録作成において、簡潔で読みやすい文章を心がけることは非常に重要です。
情報を整理し、要点を明確に伝えることで、他のメンバーが内容を理解しやすくなり、後からの振り返りもスムーズになるためです。
まず、冗長な表現を避け、必要な情報だけを的確に記述することが基本です。
例えば、「会議で決定された事項について説明します」の表現を「決定事項を説明します」と短縮すると、より明瞭な文章になります。
また、段落を短く保ち、見出しや箇条書きを使って視覚的に整理することも、情報の把握を助けます。
複数人で分担して作成する
議事録作成の効率化には、複数人での役割分担も効果的です。
特に大規模な会議や複雑な議題の場合、一人ですべてを記録しようとすると、時間がかかり、重要なポイントを見落とす可能性があります。
まず、参加者の中で役割を明確に分担することが大切です。
発言を記録する担当者、議題をまとめる担当者、決定事項を整理する担当者など、各自が特定の役割を持つことで、各担当者が自分の責任範囲に集中できるため、質の高い議事録を迅速にまとめることが可能です。
各自が専念できるため、記録の正確性が向上し、後の議事録作成がスムーズです。
議事録作成の効率化におすすめのサービス5選
効率的な議事録作成を実現するためには、適切なツールやサービスの活用が不可欠です。
ここでは、特におすすめの以下の5つのサービスを紹介します。
- Fammアシスタントオンライン
- AI GIJIROKU
- スマート書記
- ZMEETING
- toruno
Fammアシスタントオンライン
Fammアシスタントオンラインは、議事録作成を含む日常業務の効率化を実現するオンラインアシスタントサービスです。
大手企業での勤務経験を持つ実務経験豊富なアシスタントが、時間のかかる業務をすべてサポートします。
特に議事録作成などの事務作業からWebデザインまで幅広い業務を任せることができ、人件費の削減と業務効率化を同時に実現できます。
また、必要な業務のみを依頼できるため、コスト面でもおすすめのサービスです。
サービス名
特徴
- 大手企業での勤務経験や、多彩なスキルを持つアシスタントが所属
- 予算や時間に合わせて、最も適切なプランの提案が可能
- Slack、Chatworkなどのチャットツールからメールまで、顧客が普段使用するツールでコミュニケーション可能
料金
- 3カ月プラン：月額90,000円（3,000円/時間）
- 6カ月プラン：月額84,000円（2,800円/時間）
- 12カ月プラン：月額78,000円（2,600円/時間）
※3カ月プラン、6カ月プランをご契約いただいた方には、プランの初月を40,000円でお試し提供
AI GIJIROKU
AI GIJIROKUは、オンライン会議やウェビナーでの会話をリアルタイムで画面上にテキスト化し、通話終了後に自動で議事録を保存するAI搭載の議事録作成サービスです。
Zoomとの連携により、チームメンバーの発言を正確に記録し、会議に参加できない場合でも情報共有が可能です。
また、会議室でのオフライン利用も可能で、複数の参加者がいる場合でもAIが話者を識別して自動で議事録を作成します。
30言語に対応したリアルタイム翻訳機能により、外国人メンバーとの会話も母国語で記録もできます。
サービス名
特徴
- Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどさまざまなオンライン会議ツールで議事録作成が可能
- AIによる話者識別機能で複数参加者の発言を自動記録
- 30言語対応のリアルタイム翻訳機能搭載
料金
- フリープラン：無料 収録不可（チュートリアルと閲覧のみ）
- パーソナルプラン：1,500円/月、利用可能時間/月100分、個人向け
- ビジネスプラン：200,000円/月、利用可能時間/月10,000分/法人向け
スマート書記
スマート書記は、議事録作成のあらゆる作業をAIで自動化するサービスです。
90%以上の高精度文字起こし、AIによる自動要約・要点抽出・書き言葉への変換で作業を自動化し、経営会議や部内会議、人事面接、商談、インタビューなど社内のあらゆる会議で利用できます
人によって作成手順や方法が異なる議事録作成を、どのような人でも普段の作成方法や手順を変えずに自動化・効率化し、作成にかかる時間を大幅に短縮します。
会議中・会議後の議事録作成作業を大幅に削減し、これまでの議事録作成よりも正確な情報共有が可能なサービスです。
サービス名
特徴
- AIによる90%以上の高精度文字起こしで議事録作成をサポート
- 会議終了後にすぐに議事録が完成する自動化機能
- 1台の端末で会議室でもWeb会議でも使用可能
料金
- 基本使用料：10,000円/月～
- AIパックオプション：15,000円/月～
- 14日間無料トライアル可能
ZMEETING
ZMEETINGは、産総研発のベンチャー企業が開発した高精度AI議事録作成サービスです。90%以上の音声認識率を実現し、対面会議やWeb会議での議事録作成を自動化します。
業界初の感情認識機能を搭載し、会議の雰囲気も分析可能です。
多言語翻訳オプションによりリアルタイム翻訳にも対応しており、グローバルな会議でも活用できます。
サービス名
特徴
- 90%以上の音声認識率による高精度な文字起こし
- 業界初の感情認識機能による会議の雰囲気分析
- 多言語翻訳オプションによるリアルタイム翻訳対応
料金
- 要お問い合わせ
toruno
torunoは、「文字起こし＋録音＋画面キャプチャ」で会議を記録するクラウドサービスです。
Teams、Zoom、Google Meetなど多くのWeb会議サービスに対応し、専用デスクトップアプリを使用して会議の自動文字起こしと記録が可能です。
音声・動画ファイルの文字起こしにも対応しており、企業独自の用語にも対応できる辞書機能を搭載しています。
記録結果は見やすい画面で確認・修正が可能で、会議の振り返りや議事録作成、情報共有の効率化を実現するおすすめのサービスです。
サービス名
特徴
- 企業独自用語に対応した高精度な文字起こしが可能（辞書機能）
- 画面に映った資料をキャプチャできる画面キャプチャ機能搭載
- 音声を聴きながら文字起こし結果の修正が可能な統合インターフェース
料金プラン（法人向け）
- 3週間（上限30時間）の無料トライアル可能
- 月30時間プラン：9,000円/月（超過時300円/時間）
- 月100時間プラン：28,500円/月（超過時285円/時間）
- 月500時間プラン：135,000円/月（超過時270円/時間）
料金プラン（個人向け）
- 無料プラン：累計3時間まで無料で記録可能
- 有料プラン：1,650円/月（10時間まで、超過時2.2円/分）
議事録作成の効率化で期待できること
議事録作成を効率化することは、業務全体に多くのメリットをもたらします。
ここでは、議事録作成の効率化によって期待できることを紹介します。
- 時間と労力の大幅な削減
- 情報共有の迅速化と精度向上
- 生産性の向上と会議内容の可視化
- コスト削減と業務効率化
時間と労力の大幅な削減
議事録作成の効率化により、時間と労力の大幅な削減が可能です。
従来の手作業による議事録作成は、1回の会議につき2〜3時間もの時間を要していましたが、適切なツールや方法を導入することで、その作成時間を30分以下に短縮できます。
例えば、AI議事録ツールの活用により、文字起こしや編集作業を自動化し、手動でのメモや転記作業を劇的に減らせるでしょう。
本来注力すべき業務に集中できる時間が大幅に増加します。
情報共有の迅速化と精度向上
効率的な議事録作成は、会議の内容を迅速かつ正確に共有するメリットがあります。
従来の手作業による議事録作成では、共有までに数日を要することもありました。
しかし、最新のツールを活用すれば、会議直後にリアルタイムで正確な情報を関係者全員に伝達できるようになっています。
特にAIツールによる自動文字起こしと要約機能は、人為的なミスを最小限に抑えながら、情報の精度の高い情報共有を実現します。
生産性の向上と会議内容の可視化
議事録作成の効率化は、単に時間を節約するだけでなく、会議全体の生産性向上と内容の可視化にも大きく貢献します。
効率的に作成された議事録は、会議の目的や決定事項、次のアクションを明確に示すため、参加者全員が会議の成果を正確に把握できるメリットがあります。
例えば、議事録作成ツールを活用することで、会議中にリアルタイムで要点を整理し、すぐに共有することが可能です。
会議終了後すぐに次のアクションに移ることができ、業務のスピードが向上します。
さらに、過去の議事録を簡単に参照できることで、プロジェクトの進捗や決定事項の履歴を可視化することが可能です。
コスト削減と業務効率化
議事録作成の効率化は、企業の経営面でも大きなメリットをもたらします。
特に、人件費の削減と業務時間の有効活用の点で、ビジネスの生産性向上に期待できます。
例えば、従来2時間かかっていた議事録作成が30分で完了できるようになれば、その分を本来の業務に充てることが可能です。
また、AIツールの活用による業務効率化により、深夜残業や休日出勤による時間外手当の削減も期待できます。
議事録作成を効率化して業務の生産性を向上させよう
議事録作成の効率化は、単に時間を節約するだけでなく、組織全体の生産性向上につながる重要な取り組みです。
事前準備の徹底やフォーマットの活用、効率的なメモの取り方など、基本的な取り組みを実践することで、作成時間を大幅に削減できます。
重要なのは、自社の業務スタイルに合った最適な方法を見つけることと、継続的な改善です。
議事録作成の効率化でお悩みの方は、Fammアシスタントオンラインがおすすめです。
会議の議事録作成を迅速かつ正確にサポートし、貴重な時間と労力を大幅に削減します。
ぜひFammアシスタントオンラインで、議事録作成の効率化に取り組んでみましょう。
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