事務代行に依頼できる業務とは？メリットやデメリット、選び方まで解説
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事務代行とは、主に企業のバックオフィス業務を外部委託できるサービスです。専門知識がなく業務ができない、コア業務に集中したいなどの課題を抱えている企業が事務代行サービスの利用を検討することが一般的です。
本記事では、事務代行に依頼できる業務の範囲をはじめ、メリットやデメリットについて解説しています。事務代行会社の選び方も参考にしてみてください。この記事からわかること - 事務代行における専門知識を要する業務と専門知識が不要な業務の具体例
- 事務代行の利用で得られる6つのメリットとデメリット
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目次
事務代行に依頼できる業務内容は2つに分けられる
事務代行会社に依頼できる業務は以下の2つに分けられます。
- 専門知識を要する業務
- 専門知識が不要な業務
専門知識を要する業務
専門知識を要する業務とは、経理業務や人事労務など法律や特有の知識が求められるものです。営業事務も商品内容を熟知しなければ対応できないため、専門知識を要する業務に分類されます。
専門知識を要する業務の場合、自社で人材育成をしようとすると時間が必要です。ヘッドハンティングなど経験者の採用も可能ですが、新卒と同じような給与水準では雇えず人件費がかかります。事務代行に依頼できる専門知識を要する代表的な業務【経理】
経理は、会社のお金の動きを帳簿に記録し、経営者が知りたい自社の財務状況や税務申告に必要な数字の管理を行います。一般的に企業経理は、簿記3級程度の知識があると望ましいと言われています。
また、年間売上や会社が所有する資産など企業規模が大きければ大きいほど把握しなければならない数字も大きくなり、属人化しやすい業務の1つです。
急な退職者が出た場合、属人化の影響で誰も対応できない状況になってしまいかねないため、事務代行に業務委託する場合があります。事務代行に依頼できる専門知識を要する代表的な業務【営業事務】
営業事務とは、営業担当者のサポート役として営業に関わる事務全般を行います。特別な資格が求められることはありませんが、取り扱う商品やサービスについての専門知識が必要です。請求書をはじめとする書類の管理や管理資料などのファイリングも主な業務となり、誰が見てもわかりやすい管理方法が求められます。
顧客管理が必要な場合は、情報管理能力も必要です。取引先対応、書類管理、情報管理などのスキルが求められ、自社にノウハウがない場合には事務代行に依頼する企業もあります。
専門知識が不要な業務
専門知識が不要な業務としては、一般事務や総務が挙げられます。一般知識や最低限のビジネスマナーがあれば、誰でも対応できるのが特徴です。ただし、電話応対や受付業務など取引先が最初に会話を交わす窓口になるため、意図せず求められるレベルが高くなる傾向にあります。
専門知識は不要とはいえ、やるべき業務の優先順位を決められる人でなければ、業務が処理できず先に進まなくなってしまいます。自社の売上に直結しない業務（ノンコア業務）に該当する場合が多いものの、手を抜けば他の業務に支障が出る可能性があり、疎かにできないのが実状です。
事務代行に依頼できる専門知識を要しない業務【一般事務】
一般事務とはOA事務とも呼ばれ、オフィスワークの基本となる業務を担います。業種により求められるスキルが異なることが多く、他社での経験者を採用しても自社が求めているだけの業務をこなせるかどうかはわからない場合は少なくありません。
特別な資格は不要ですが、事務作業といわれる業務全般を幅広く担当する場合もあるため、あらゆるサポートができる人材が必要です。広い視野でサポートに徹する人材の確保が難しい場合、事務代行に依頼するケースがあります。
事務代行に依頼できる専門知識を要しない業務【総務】
総務は担当部署を明確に分けられない業務をすべて請け負う部署であり、一般事務と同様、幅広い視野が求められます。専門的な資格は必要ないものの、事業を円滑に進めるうえでタスク管理ができる人材や業務の優先順位が決められる人材が適任です。
優先順位を決めるうえで客観的な判断が求められることもあり、社内のしがらみの影響を受けない事務代行へ依頼するケースがあります。
事務代行の料金体系や相場
事務代行の料金体系は会社によって異なりますが、大きく以下の3つに分けられます。
- パッケージ化されている月額料金制
- 契約期間で月額料金が変わる変動制
- 業務内容で変動する従量課金制
パッケージ化されている月額料金制
パッケージ化されている場合の費用相場は、時給2,000～4,000円程度を目安とし、それをもとに月額料金を算出しています。ただし、月額料金制でもクラウドソーシングサイトなどを利用して個人に直接依頼した場合には、料金が抑えられる可能性があります。
契約時の業務内容と異なる業務を依頼するときは、オプション料金が発生する、契約のまき直しが必要な場合があると理解しておかなければなりません。
契約期間で月額料金が変わる変動制
月5時間程度の業務や月5日間までなど、月間で依頼できる時間が定められている料金体系です。料金相場は依頼する期間で異なるため、一般的に長期契約をすれば料金が高くなる傾向があります。
契約期間終了時に、依頼した業務が完了していない場合は、業務が完結しないまま終了してしまうため、対応について注意が必要です。業務が完結していない場合、延長するか自社で続きを巻き取るかなど、契約締結時に確認しておく必要があります。
業務内容で変動する従量課金制
事務代行の業務内容ごとに細かく単価や時給が設定されている料金体系です。必要な項目のみをピックアップして依頼できる一方、締め日が到来しなければ、料金がいくら発生しているのかわからないため、注意が求められます。
特に企画書をはじめ、書類作成を依頼した場合、作成した書類1枚当たりで料金設定されている場合が多く、枚数や作成する種類により月額料金制より料金が高くなる可能性があります。料金相場は、書類1枚作成につき150円程度の場合や時給2,000～4,000円程度を目安に1分単位で料金が発生する場合があるため、事前確認が必要です。
事務代行を利用する6つのメリット
事務代行を利用した場合、企業が得られるメリットには、以下の6つが挙げられます。
- コア業務に集中できる
- 人件費の削減できる
- 業務の柔軟な調整ができる
- 専門業務の委託ができる
- 即戦力の確保につながる
- 事務作業のクオリティ向上を目指せる
コア業務に集中できる
事務代行を利用すると、直接業績につながらない作業に人的リソースをかける必要がなくなり、従業員が自社の主要な業務に集中できることがメリットです。事務作業に費やしていた時間を、競争力を保つための市場調査や研究に時間に充てられ、ビジネスの拡大や新規事業の立ち上げなどに貢献します。また、市場調査の結果をもとに、新製品やサービスの開発に時間をあてることも可能なため、結果的に自社の発展につながります。
人件費が削減できる
事務代行を活用すると、事務員の採用や教育にかかるコストを抑えられます。新入社員だけではなく、社員全般の教育やトレーニングにかかる費用も抑えられるため、事務以外の業務や設備の購入に資金を充てられるようになります。 社員の福利厚生や保険料のコストも削減でき、人員の増減に応じた柔軟なコスト管理が可能です。
業務の柔軟な調整ができる
事務代行は、必要に応じて委託する業務を調整できます。年間を通じてではなく、特定のプロジェクトやイベントに対応するための一時的な業務調整や繁忙期のみ、特定の業務だけといった依頼が柔軟にできる点も特徴です。 運用途中で新たな業務を追加したり、不要な業務を削除したりできる面でも柔軟性に優れています。
専門業務の委託ができる
事務代行は、場合により専門的な知識を持つ方に業務を委託できるのがメリットです。依頼している業務に関する最新のトレンドや法規制について、最新の情報を保有しているので安心して業務依頼できます。専門業務ゆえのミスや遅延の防止も可能です。 事務代行をうまく活用すれば、結果的に自社にとって効率化や生産性向上が期待できるでしょう。
即戦力の確保につながる
事務代行の利用は、即時に業務を遂行できる人材の確保ができる点がメリットです。人員不足やスキル不足をすぐに補えるため、社内で欠員が出た場合などのリソースの確保が容易です。 契約後は経験豊富なプロフェッショナルによる専門性の高い業務遂行が可能になるため、社内に業務に詳しい人材がいなくても、質の高い完成物を提供できます。
事務作業のクオリティ向上を目指せる
事務代行の専門的な知識を活用して、作業の品質向上が目指せます。事務代行はプロフェッショナルによる業務遂行のため、起こりやすいミスの発生を抑制できるメリットがあります。 また、最新のツールやソフトウェアを活用した効率的な業務遂行が可能なため、自社でツールを準備する必要がなく、運用面の負担が少ないこともメリットです。定期的なレビューやフィードバックにより、業務品質の維持・向上が可能です。
事務代行を利用する6つのデメリット
事務代行にはさまざまなメリットがある反面、自社にとってデメリットになり得ることもあります。事務代行のデメリットは以下の6つです。
- 依頼できる業務内容に制限がある
- 関係の構築に時間がかかることがある
- 自社にノウハウが蓄積されない
- 作業者の技量がわからない
- 委託に費用がかかる
- 機密情報のリスクとブラックボックス化の可能性がある
依頼できる業務内容に制限がある
事務代行は、特定の業務範囲に限定される場合があります。事務代行のサービス提供範囲外の業務には対応できませんので、事務代行業者によっては依頼元特有の業務フローやシステムに対応できない可能性は否めません。 他にも、契約内容により緊急の業務や急な変更に対応できない場合や長期的な業務、大規模なプロジェクトに対応できない可能性があります。
関係の構築に時間がかかることがある
事務代行業者との良好な関係を築くには、一定の時間が必要です。完全に自社の流れにあわせてもらえるわけではないため、事務代行会社の業務遂行スタイルを理解できるまで時間がかかります。 事務代行会社と自社で行う業務の調整に時間がかかることも、認識しておかなければならないポイントです。契約や手続きに時間がかかる場合もあるため、まずは信頼関係を構築し、業務スタイルだけではなく担当スタッフへとの相互理解を深めましょう。
自社にノウハウが蓄積されない
事務作業を外部に委託すると、自社にノウハウが蓄積されにくいデメリットがあります。ノウハウがないため、将来的に自社で依頼している業務を内製化しようとすると時間がかかります。 また、自社の業務プロセスやシステムの理解が深まらず、スキル向上につながりません。経験が積めないため、自社の業務に関する問題解決能力が向上しない可能性があります。
作業者の技量がわからない
事務代行の作業者のスキルレベルや能力を正確に把握するのは困難です。もちろん、プロに依頼していることに変わりはありませんが、代行担当者のなかでのスキルレベルや能力が評価しにくいと言えます。 場合によっては、本当に経験や専門知識がベストな状態で活用されているのかわからず、納品物が最良なのか判断しにくい場合があります。
委託に費用がかかる
事務代行を利用するには、それなりの費用が必要です。事務代行会社のなかには、選択するプランにより追加料金が発生する場合があります。予期せぬ追加費用が発生した場合、業務内容によっては長期化する可能性もあるため、事前に確認しておくことが必要です。 最終的には、コストパフォーマンスを考慮に入れた検討が求められます。
機密情報のリスクとブラックボックス化の可能性がある
事務作業を外部に委託した場合、業務の透明性が低下する可能性があります。自社で多くの業務を処理している訳ではないため、申告状況や業務内容の透明性が低下する可能性があります。また、自社の内部情報を事務代行へ公開しないといけないため、機密情報の取り扱いにも注意が必要です。 業務の進捗状況の把握が困難な場合、自社で事務代行に依頼している業務の管理が難しくなる可能性が出てきます。もし、問題が発生した場合でも事務代行会社内で発生していれば、依頼元である自社の調査では、原因特定が難しい場合もあります。
事務代行会社の選び方3選
事務代行会社の選び方には、以下の3つが挙げられます。
- 事務代行会社の実績と評価
- 事務代行の対応可能な業務範囲
- 事務代行の料金とコストパフォーマンス
実績と評価
事務代行会社を選ぶときには、実際に活用している企業数や成功事例を確認すると有力な情報が得られます。依頼元の評価や口コミの調査は、自社にとって必要なサービスが受けられるかを知る重要な情報源です。 事務代行会社に所属している担当者が、どのような資格を所持しているのかもあわせて確認しておくことで、自社の業務に役立つか判断できます。可能であれば、事務代行会社の業界内での評価や地位の調査もおすすめします。
対応可能な業務範囲
事務代行が自社の必要な業務をカバーしているか、事前確認が必要です。自社に特殊な業務や専門業務がある場合、対応できない場合があります。あわせて、依頼したい業務の規模や複雑さに対応できるかも確認しておきます。 その他、業務の変更や追加に柔軟に対応できるか、急な変更に対応してもらえるか、契約前に確認しておくことが必要です。
料金とコストパフォーマンス
事務代行の料金体系が、自社の予算に合うか事前に確認が必要です。さらに、依頼しようとしている料金プランが市場の相場と比較して妥当か検討する必要もあります。基本料金に含まれているサービスや機能を確認し、追加料金や自社にとって不要なサービスが含まれていないかも確認します。 サービスの品質や効果と料金を比較し、コストパフォーマンスについて社内で評価しておくことが必要です。
事務代行はメリットとデメリットを考慮して利用するサービスを選ぼう
事務代行は、業務の効率化とコスト削減を実現しますが、適切な事務代行会社の選定が成功のポイントです。自社が依頼したい業務には何があるのか、業務は事務代行の業務範囲なのかを知ることが必要です。また、実際に発生する料金を考慮したコストパフォーマンスの面でも、慎重に検討する必要があります。
どのような事務代行が自社に適しているのか知りたいときには、Fammアシスタントオンラインに相談してみるのがおすすめです。Fammアシスタントオンラインで、自社のニーズに合ったプランを選んでみてはいかがでしょうか。
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