残業削減のアイデア10選｜アウトソーシングで実現する業務効率化と働き方改革
-
-
残業問題は、多くの企業が抱える課題です。
近年では働き方改革の一環として、残業削減に取り組む企業が増えていますが、いざ残業削減に取り組もうとするも「どこから手をつければいいのかわからない」「効果的な対策がわからない」と悩む方も多いのではないでしょうか。
本記事では、残業削減の具体的なアイデアと削減によるメリット、さらに残業削減にアウトソーシングが有効とされる理由について解説します。
残業削減を成功させ、快適で効率の良い業務進行を実現しましょう。
この記事でわかること
- 残業が減らない原因と削減によるメリット
- 残業削減の具体的なアイデア10選
- 残業削減に取り組むならFammアシスタントオンラインがおすすめ
＼ 月額￥40,000～利用できる ／
資料「Fammアシスタントオンラインサービス」
を無料ダウンロード目次
残業が減らない6つの原因
多くの企業が残業を減らそうとしているにも関わらず、なぜ残業が減らないのでしょうか。残業が減らない理由には以下のような原因が挙げられます。
- 過剰な業務量
- 不十分な勤怠管理
- 残業が評価される風潮
- 属人化された業務内容
- 不適切な人材配置
- コミュニケーションの不足
具体的に解説します。
過剰な業務量
近年は人材不足により、一人当たりが抱える業務量が増加傾向にあり、残業を行う社員の多くは、正規の勤務時間内で作業しきれないほどの業務量を抱えていることが少なくありません。
さらに非効率な業務プロセスや人材の配置ミスなど、多数の要因が複合的に作用し勤務時間内で終えられないほどの業務量を抱えてしまうことが頻発しています。
まずは作業完了までの見積もり時間を計算し、勤務時間内で完結できるように社員に仕事を割り振る必要があります。
不十分な勤怠管理
勤怠管理が適切でない場合、残業の常態化に対する危機意識の欠如や業務プロセスの問題点の見逃しにつながり、長時間労働を助長します。
勤怠管理システムの導入やタイムカード利用の徹底によって労働時間の可視化を図り、労働時間に対する意識を持つことが重要です。
残業が評価される風潮
一部の企業では「残業＝仕事熱心・頑張っている」と評価する風潮が見られます。
しかし、残業時間の長さが社員の優秀さや仕事への熱量を意味するわけではありません。むしろ、業務プロセスや人材配置に問題がある可能性を示唆しています。
「残業をせずに勤務時間内で完結する効率の良い業務遂行を評価する」と、企業全体で意識改革をしていく必要があります。
属人化された業務内容
属人化された業務は、業務を遂行する社員の欠勤や退職に伴い、滞るリスクがあります。また、特定の社員に業務が集中してしまうため業務負担に偏りが発生し、該当社員は残業せざるを得ない状況に陥りがちです。
業務の標準化やマニュアル作成、社員間の知識共有を行い、特定の社員に業務が集中しない仕組み作りが必要です。
不適切な人材配置
社員のスキルや経験、適性を考慮せずに人材配置を行ってしまうと、業務効率が低下し残業時間が増加する可能性があります。
適切な人材配置を行うためには、社員のスキルや経験、適性を把握し、それぞれの社員に適した業務を割り当てる必要があります。
また、社員の能力開発やスキルアップの支援を行い、より多くの業務をこなせる人材育成も重要です。
コミュニケーションの不足
チームメンバー間や上司と部下間のコミュニケーションが不足すると、業務の進捗状況や課題が共有されず、トラブルや無駄な作業の発生により残業時間が増加する可能性があります。
定期的なミーティングや情報共有の時間を作るなど、社内の積極的なコミュニケーションが重要です。
また、上司は部下の意見を積極的に聞き取り、部下からの質問には丁寧に答えるように心がける必要があります。
残業削減により得られる効果
残業削減は社員だけでなく、企業にとっても多くのメリットをもたらします。残業削減により得られる効果には以下の3つが挙げられます。
- 社員満足度の向上
- 業務効率化・生産性の向上
- 企業の社会的信用の向上
具体的に解説します。
社員満足度の向上
残業時間の削減により社員のワークライフバランスが改善されると、ストレス軽減やプライベートの充実に伴い、社員満足度の向上が期待できます。
実際に大幅な残業削減に成功する前でも、会社が残業時間の削減に真剣に取り組む姿勢そのものが、社員の健康や生活を重視していることの表れとなり、会社への信頼感や帰属意識の高まりにもつながります。
社員満足度の向上は、離職率の低下、採用活動のコスト削減、企業イメージの向上など、企業側にとっても複数のメリットがあり、最終的には顧客満足度にもつながっていく重要な要素です。
業務効率化・生産性の向上
業務プロセスの見直しによって無駄な作業を排除できれば、業務全体の効率化につながります。例えば、会議の効率化、情報共有の改善、業務の標準化は、見直しにより業務効率に大きく影響を与えます。
最新ツールやテクノロジーの導入による作業の自動化も有効です。
業務効率化は社員負担を軽減するだけでなく生産性の向上にもつながり、売上増加や利益率向上など、企業成長にも大きく貢献します。
企業の社会的信用の向上
近年、社員の健康や働き方を重視する企業が増えており、残業削減は企業の社会的責任を果たす上でも重要な取り組みです。
残業削減に積極的に取り組む企業は、社員を大切にする「ホワイト企業」として認識され、求職者や取引先、投資家など、様々なステークホルダーからの信頼につながります。
社会的信頼や評価が高まることで、企業ブランドの価値向上につながり、持続的な成長が期待できるでしょう。
残業削減の具体的なアイデア10選
残業削減によるメリットはわかっているものの、実際には削減できていない現状に悩む企業も多いのではないでしょうか。
本章では残業削減の具体的なアイデアを10個紹介します。
- 残業時間の可視化
- ノー残業デーの設定
- 残業チケット制の導入
- 残業の事前申告制度の設定
- 評価制度の見直し
- 定型業務のマニュアル化
- 業務プロセスの見直し
- 人材配置の見直し
- ITツールの活用
- アウトソーシングの活用
残業時間の可視化
残業時間の可視化は、社員一人ひとりの正確な労働時間の把握が目的であり、個々の残業時間も明示します。そのため、残業時間の過大申告や過少申告を防ぎ、冗長な残業行為に対する抑止力にもつながります。
また、データをもとに分析を行い、残業の発生原因の特定も可能です。
残業時間の可視化には、勤怠管理システムの活用が有効です。勤怠管理システムでは、社員の労働時間や休憩時間を正確に記録し、残業時間の集計や分析まで一括で行います。
勤怠管理システム以外に、パソコンのログやタイムカードを利用する場合でも、労働状況を可視化する体制を作り、社内メンバーが閲覧できる状況にしておく必要があります。
ノー残業デーの設定
週に1日または月に数回など、決められた日時でノー残業デーを設定し、社員に定時退社を意識させる方法も有効です。社員が業務効率化や時間管理について考える機会となり、普段から残業削減に対する意識向上につながります。
また、残業削減に対する意識改革だけでなく、社員のワークライフバランスが整い、仕事へのモチベーションを高める側面もあります。
ノー残業デーを効果的に運用するには、事前に周知し、社員全員で取り組めるよう環境整備が重要です。
例えば、上司自らが率先して定時に退社するなど、トップダウンで取り組む姿勢は重要です。また、事前に必要な準備や連絡を済ませ、特例での残業を出さないよう全社員で取り組む必要があります。
残業チケット制の導入
残業チケット制とは社員に一定数の残業チケットを発行し、チケットの利用で残業時間を申請する制度です。これにより社員に残業時間の必要性を意識させ、安易な残業の抑止につながります。
残業チケットは枚数や有効期限の設定により、残業時間のコントロールが可能です。また、チケットの残数や使用状況を可視化すれば、社員の残業状況が把握でき、必要に応じて指導やサポートにも対応できます。
残業チケット制を導入する際には、チケットの枚数や有効期限の適切な設定が重要です。各部署や職種の業務特性、繁忙期の有無、プロジェクトの進捗状況など、社員の業務内容や状況を十分に考慮し、チケットの有効期限や枚数を柔軟に設定する必要があります。
残業の事前申告制度の設定
残業の事前申告制度とは、事前に残業理由や業務内容、必要時間を上司に申告する制度です。残業の事前申告制度の導入は、安易な残業を抑制し残業時間の増加を防ぎます。
また上司への事前説明により、社員は残業に対する責任感を持ち、上司は社員の残業状況を把握できるため、残業時間を最小限にとどめ、必要に応じて人員配置の調整を検討できるメリットがあります。
残業の事前申告制度を導入する際は申告の手続きを簡素化し、社員が負担なく申告できる状況が理想です。申告内容によって上司が適切な指導やサポートを行う体制も整えておきましょう。
また、制度導入後の効果測定を定期的に行うと、より効果的な残業削減を実現できます。
評価制度の見直し
残業時間の多さが社員を評価する仕組みになっている場合、評価制度の見直しが必要です。
例えば、定時退社を奨励する項目の追加など、社員が残業削減に積極的に取り組める評価基準の追加も有効です。
また、残業時間以外の評価基準の充実により、社員は自身の能力や成果を最大限に発揮しようと注力し、積極的なスキル向上につながります。
評価制度の見直しを行う際は、社員の意見を積極的に聞き取り、改善された評価制度は社員からの理解・納得を得ることが重要です。
また、評価制度の運用状況を定期的に分析し、より良い評価制度へと改善していく必要があります。
定型業務のマニュアル化
定型業務のマニュアル化は、誰でも同じ手順で作業を行えるようになるため、業務の属人化を防ぎ、業務負担の偏りを解消できます。また、新人教育の効率化や業務の標準化にもつながり、残業時間の削減に大きく影響を与えます。
定型業務のマニュアル化を行う際は、誰でも理解できるよう、簡潔で分かりやすい文章の記述が重要です。また、作成したマニュアルは定期的に見直しを行い、常に最新の情報に更新する必要があります。
マニュアルは誰でも閲覧できる状態が望ましく、情報に制限をかける場合のみ必要に応じてアクセス権限を設定します。
業務プロセスの見直し
業務プロセスの見直しは無駄な作業の特定・改善により、業務効率を向上させ、残業削減に大きく寄与します。
業務プロセスを見直す際は、まず現状の業務状況を業務フロー表などを用いて可視化し、無駄が多い業務の特定・分析を行います。
例えば、複数の部署で似た作業を行っている場合、業務の統合や標準化によって無駄の削減が可能です。また、作業の順番や担当者の変更、新しいツールの導入も、業務効率において有効な手段です。
業務プロセスの見直しを行う際は、現場の状況を的確に把握し、関係部署との連携が欠かせません。
人材配置の見直し
業務内容と社員の能力が見合っていない場合、過度に時間がかかり業務効率や生産性の低下を引き起こす可能性があります。
社員のスキルや経験・適性を考慮した人材配置は、業務効率化や残業削減にも大きく寄与し、社員のモチベーション向上も期待できます。
人材配置の見直しを行う際は、まず社員の能力や適正の的確な評価が重要です。評価基準を考慮した上で、社員の希望やキャリアパスを考慮し、個々の能力を最大限に発揮できる配置が求められます。
さらに、人材配置の変更に伴い必要な研修やサポートの提供により、社員の能力開発の支援も可能です。
ITツールの活用
ITツールの活用は業務の自動化や効率化を図り、残業削減の効果が期待できます。
例えばRPA（Robotic Process Automation）などのツール活用は、定型業務を自動化し、社員の負担を大幅に軽減します。
また、コミュニケーションツールや情報共有ツールの活用は、チームメンバー間の連携を強化し、スムーズな進捗状況の共有が可能となるため、トラブルを未然に防ぎ残業削減につながります。
ITツールの導入を検討する際は、自社の業務内容や規模、社員のITスキルの考慮が重要です。また、導入の目的やツールの概要の事前共有により、社員の不安軽減にもつながります。
アウトソーシングの活用
アウトソーシングとは企業が自社業務の一部を外部に委託することを指します。
アウトソーシングの活用は、残業削減に非常に有効な手段です。対応時間がかかる難しい業務やノウハウが必要な業務を委託できるため、社員は他の業務に集中し、残業時間を削減できます。
さらに、アウトソーシングは人材採用や育成にかかるコストの削減にも効果的であり、繁忙期のみのスポット利用も可能です。
アウトソーシングを検討する際には、委託すべき業務内容や予算を踏まえ、委託先を慎重に選定しましょう。
また自社の重要情報を渡すこともあるため、委託先のセキュリティ環境や情報管理体制を把握しておくとトラブル防止につながります。
残業削減にアウトソーシングが最適な5つの理由
アウトソーシングが残業削減において有効な手段である理由を5つ紹介します。
- 業務の品質向上と効率化が可能
- リソースの最適配分が可能
- コストパフォーマンスの向上
- 変動的な業務への対応が可能
- 管理業務の軽減
具体的に解説します。
業務の品質向上と効率化が可能
アウトソーシングの活用は社員の業務負担を大きく軽減し、他の業務に十分な時間を確保できます。ゆとりを持った業務進行はミスの減少など業務効率化につながり、残業削減にも大きく寄与します。
また、アウトソーシング会社は委託業務に対する高度なスキルやノウハウをもったスタッフが在籍する組織です。業務内容に応じて適任なスタッフが対応にあたるため、業務品質の向上が期待できます。
リソースの最適配分が可能
リソース不足を抱える企業の中には、ノンコア業務に多くの時間が割かれ、コア業務に十分なリソース確保ができていないケースも珍しくありません。
アウトソーシングではバックオフィス業務をはじめノンコア業務を委託できるため、企業の限られたリソースをコア業務に集中させることが可能です。
コストパフォーマンスの向上
社員を雇用する場合、毎月の給与以外にも社会保険料、福利厚生費、研修や教育など多くの時間やコストが発生します。
アウトソーシング会社はすでにスキルやノウハウを保持するスタッフが業務対応にあたるため、教育やマニュアル準備が不要であり、コストも毎月の委託費のみです。
また、業務負担の軽減や効率化により残業削減が実現すれば、これまで残業にかかっていたコスト削減にもつながります。
アウトソーシングはコストを抑えながらも効率よく高い成果が得られるため、コストパフォーマンスの向上が期待できます。
変動的な業務への対応が可能
市場の変化や時期的な需要変動により、業務量の変動がみられる場合でもアウトソーシングは柔軟に対応可能です。
例えば、繁忙期には人員を増加し閑散期には人員を減らすなど、状況に合わせて企業の業務をサポートします。
また、一般的なアウトソーシングでは数ヶ月単位での契約も可能であるため、繁忙期のみのスポット利用も可能です。
管理業務の軽減
アウトソーシング会社は業務の遂行だけでなく、委託された業務の進捗状況や品質の管理まで包括的に行います。
アウトソーシング会社が納品したものに対し、最終的な確認を行う必要はありますが、企業側で細かな進捗状況や品質管理を行う必要がないため、管理者の負担は大きく軽減され、残業削減につながります。
残業削減の成功事例
残業削減への取り組みは多数の企業で行われています。本章では実際に残業削減に成功した企業の事例を3つ紹介します。
- 事例1：残業時間の可視化により大幅削減に成功
- 事例2：働き方改革で長時間労働の解消と離職率低下に成功
- 事例3 ：アウトソーシング導入により限られたリソースの効率化に成功
事例1：残業時間の可視化により大幅削減に成功
創業1831年の味噌商「米五」は、伝統を守りつつ時代に合わせた新たな試みを続けてきました。2018年の店舗移転と「みそカフェ」オープンに伴い、残業時間が増加する問題に直面します。
そこで以下の対策を講じます。
- 残業時間のグラフ化と掲示
- 年次有給休暇取得状況の可視化
- 業務の平準化
社員の意識改革を促し、社長との定期的な個人面談でキャリアプランをフォローし、社員の成長を支援しました。
上記の取り組みにより、2018年上期に44時間だった1人当たりの月平均残業時間が、2020年上期には10.8時間まで大幅な減少に成功しています。
年次有給休暇の取得率も70%に向上し、米五は、さらなる業務効率の向上と社員満足度の両立を図っています。
事例2：働き方改革で長時間労働の解消と離職率の低下に成功
ITソリューション・システム開発・Webマーケティングの3つの事業を展開する株式会社シアンスは、15年前に深刻な経営危機に直面していました。
長時間労働の常態化が社員の働く意欲を低下させ、離職率が上昇するのに伴い業績が悪化していったのです。危機を受け、野口一則社長は「社員は最大の財産」との認識のもと、ワークライフバランスを重視した働き方改革に着手し、以下の施策を講じました。
- 深夜業務と休日労働の禁止
- 時間外労働の厳格な管理（月45時間以内）
- 年次有給休暇の取得促進
- テレワークの導入
- 育児休業・育児短時間勤務の奨励
施策の結果、長時間労働が解消され離職率が低下し、年次有給休暇取得率は81.7%に達しました。
社員は仕事と家庭生活を両立できるようになり「困ったときはお互い様」との協力的な社風が定着し、業務効率や生産性が改善されました。
2018年には「働きやすい職場づくり推進賞」（新潟市長賞）を受賞するなど、成果が評価されています。
（参照：株式会社シアンス｜働き方改革特設サイト 厚生労働省）
事例3：アウトソーシング導入により限られたリソースの効率化に成功
株式会社LegalForceは、オウンドメディア「契約ウォッチ」を3名のスタッフで運営しており、運営効率化のためFammアシスタントオンラインサービスを導入しました。
主にHTML作業やコーディング作業を委託し、自身は新企画立案、数値分析、施策立案など、これまでリソース不足で手をつけられていなかった重要タスクに時間を割けるようになりました。
スタッフの迅速な対応と高いスキルにより、月10本以上のコーディング作業を効率的に処理できるようになり、現在はさらにSEO業務のサポートも開始し、さらなる効率化と成果を期待しています。
（参照：株式会社Fammアシスタントオンライン）
残業削減に失敗しないためのポイント
残業削減は社員にとってメリットが大きい一方、適切な対策を講じずに実施すると、失敗してしまう可能性があります。
残業削減で失敗しないためには、以下の2点に注意が必要です。
- 残業が発生している原因に目を向ける
- 社内全員が残業削減に向け意識を統一する
残業が発生している原因に目を向ける
残業削減に取り組む際は、原因の的確な把握が重要です。
残業の原因は複数挙げられますが、原因を特定せずに安易に施策を実行すると、効果が期待できないばかりか社員のモチベーションを低下させ、負担を増やしてしまう可能性があります。
より深い分析を行うためには、社員へのアンケート調査やヒアリングを実施し、現場のリアルな声の収集が有効です。
社内全員が残業削減に向け意識を統一する
残業削減は経営層から現場の社員まで、全員が意識を統一して取り組む必要があります。
経営層が残業削減の必要性や目的を全社員に周知し、本気で残業削減に取り組む姿勢を示すことで、社員にも残業削減への意識が芽生え、積極性が増加します。
また、残業削減に向けた取り組み状況の共有や、社員からの意見の積極的な収集など、上層部だけでなく全社員が一体となって取り組める環境が求められます。
残業削減に関するよくある質問
残業削減に関するよくある質問をまとめました。ぜひ参考にしてください。
- 残業削減は本当に効果があるのか
- アウトソーシングはどのような業務に適しているのか
- 残業削減を進める上で、どのような点に注意すべきか
- 残業削減に失敗するケースはあるか
- 残業削減と生産性向上は両立できるか
Q: 残業削減は本当に効果があるのか
A: 残業削減は、社員満足度向上、業務効率化、生産性向上、人材育成、企業イメージ向上など、多くの効果が期待できます。残業削減は、社員の健康や働き方を改善するだけでなく、企業成長にも大きく貢献します。
Q: アウトソーシングはどのような業務に適しているのか
A: アウトソーシングは、定型的な業務、ノウハウやスキルが必要な業務、人材不足で対応が難しい業務に適しています。具体的には、データ入力、顧客対応、経理処理、人事労務、システム開発など、広範囲の業務に対応可能です。
自社の業務内容や課題を分析し、アウトソーシングが効果的に活用できる業務を検討する必要があります。
Q: 残業削減を進める上で、どのような点に注意すべきか
A: 残業削減を進める上では、以下の点に注意が必要です。
- 残業が発生している原因を把握する
- 社員への周知徹底を行う
- 社員の意見を聞き、柔軟に対応する
- 効果測定を行い、改善を繰り返す
残業削減は、一朝一夕に成果が出るものではありません。継続的に取り組み、改善を繰り返す必要があります。
Q: 残業削減に失敗するケースはあるか
A: 残業削減に失敗するケースも存在します。例えば、残業原因を特定しない安易な施策実行や、社員への周知徹底不足、社員の意見を無視した一方的な施策は、残業削減に失敗する可能性が高まります。
残業削減に失敗すると隠れ残業や持ち帰り残業が常態化し、モチベーション低下や離職率の上昇を招く可能性もあります。
残業削減に失敗しないためには現状を的確に把握し、社員とよく話し合い、柔軟な対応が必要不可欠です。
Q: 残業削減と生産性向上は両立できるか
A: 残業削減と生産性向上は両立可能です。残業削減に有効な業務プロセスの見直しやITツールの活用は、業務効率を向上させ、生産性向上にもつながります。
また残業削減に伴い、社員のワークライフバランスが整えば仕事へのモチベーション向上にもつながり、社員満足度の向上は最終的に顧客満足度など、企業の生産性にも影響を与えます。
残業削減と生産性向上の実現には、経営層の強いコミットメントも重要であり、企業全体の取り組みとした施策の推進が不可欠です。
残業削減を成功させ企業成長につなげよう
残業削減は、社員の健康や働き方改革に貢献するだけでなく企業の成長にも大きく寄与する重要な取り組みです。残業削減に取り組む際は残業の現状と原因を把握し、自社の状況に合わせて適切な対策を講じる必要があります。
残業削減の手段は複数ありますが、中でもアウトソーシングは業務品質やコストパフォーマンスの面においても非常に有効な手段です。
アウトソーシングの導入ならFammアシスタントオンラインにお任せください。
Fammアシスタントオンラインでは実務経験3〜5年以上の精通したスキルとノウハウを持つスタッフが業務を遂行し、企業の残業削減をサポートします。
初月4万円から導入できるお試しキャンペーンも実施しているため、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。まずはお気軽にご相談ください。
＼ 月額￥40,000～利用できる ／
資料「Fammアシスタントオンラインサービス」
を無料ダウンロード
