秘書業務を効率化する具体的な方法｜コツと注意点・ステップも解説
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秘書業務は担当する仕事の範囲が広く、効率化が難しいといわれる業務の一つです。
多様なサポート業務を担う秘書は、業務過多に陥りやすいため、効率化の方法を知りたい方は多いでしょう。
本記事では秘書業務において効率化できる業務とできない業務、効率化の具体的な方法やコツ、業務効率化における注意点とステップを解説します。
この記事でわかること
- 秘書業務で効率化できる業務とできない業務
- 秘書業務を効率化するコツと注意点、具体的な方法
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秘書業務が効率化されない要因
秘書業務は効率化が難しいといわれます。業務効率化とは「ムリ・ムダ・ムラ」を排除することですが、秘書業務の多くは「ムリ・ムラ・ムダ」を判断するのが困難なためです。
秘書業務には上司ごと・イベントごとの細かい決まりごとも多く、マニュアル化されない口伝による継承が多いのが現状です。都度状況を判断しながら臨機応変に処理する業務については、効率化しにくいでしょう。
上司の業務に合わせて突発的な仕事が生じやすいため、秘書業務は標準化されにくい側面があります。秘書にはノウハウをシェアしにくい業務が多く、担当者を代替しにくいことも、効率化を阻む要因です。
秘書業務の内容一覧
秘書業務の効率化を考えるためには、業務を整理する必要があります。秘書の主な業務は以下の通りです。
秘書業務
業務詳細
スケジュール調整・管理
上司の予定を把握し管理・伝達・調整する
来客・電話・メール対応
- 来客の応接室への案内
- 上司宛の電話の一次対応
- 上司宛のメールの返信
各種文書の作成・管理
- 会議資料、社内・社外文書などの作成と管理、ファイリング
- 挨拶状の作成
上司の社内業務サポート
- 執務室の整備
- 会議室や応接室の予約
- 備品調達
- 郵便物管理
- 各種書類の確認 など
各種予約・手配業務
- 出張の飛行機や新幹線の予約
- タクシー手配
- 会食する店の予約
- 取引先への手土産手配
- 挨拶状・年賀状の手配 など
会議や打ち合わせ、接待の同席
接待、セミナーなどへの同席
秘書はスケジュール管理や書類のやりとり、事務業務などを通じて上司の業務環境の整備に務め、会社の顔として顧客と直接対面することもあります。
業務一覧から、秘書業務は上司の業務や意向に左右される要素が多いことがわかります。業務範囲は企業や上司によっても異なるため、さらに幅広い業務に対応しているケースもあるでしょう。
現状の秘書業務を整理し、効率化できる業務を見分ける必要があります。
秘書業務には効率化できる業務とできない業務がある
前の秘書業務を以下の効率化できる業務・できない業務に分類しました。
- 効率化できる業務
- 効率化できない（難しい）業務
それぞれ見ていきましょう。
効率化できる業務
秘書業務の中でも、ノウハウや情報を共有しやすい以下の業務は効率化が可能です。
- スケジュール管理
- 会議室の確保
- 社内文書の作成
- データ収集・入力
- 電話やメールの一次対応
定型業務やルーティンワークのような、比較的他者と代替しやすい業務については、情報やナレッジの共有体制を確立することによって効率化しやすくなります。マニュアルやコミュニケーションツールを活用し、ナレッジの共有を図るのも一つの方法です。
効率化できない（難しい）業務
一方で機密情報を扱う業務や、臨機応変な判断が求められる以下の業務は、効率化が不可能もしくは困難です。
- 個人情報を扱う業務
- 重要機密に関わる会合や取引への同席
- 冠婚葬祭
例えば重要な会合や取引への同席は機密情報に関わるため、信頼のおける特定の人材以外に代替が難しく、効率化には不向きです。また冠婚葬祭への対応も個人情報が絡むことと、発生の予測も利かないことから効率化しにくいといえます。
先述した効率化できる業務に絞って業務改善を行えば、効率化が難しい業務に注力できるようになり、業務全体の品質底上げが可能です。
秘書業務の効率化で期待される効果
秘書業務の効率化によって以下の効果が期待できます。
- 秘書担当者の負担を軽減できる
- 各自がコア業務に集中できる
- 社内業務の生産性が向上する
- 人件費の削減につながる
秘書部門の業務効率化は社内にも良い影響を及ぼします。一つずつ見ていきましょう。
秘書担当者の負担を軽減できる
秘書業務を効率化すれば、秘書担当者の業務負担を軽減できます。
他の誰かが代替できる仕事や、やり方を変えられる仕事だけでも効率化できれば、業務のトータル工数を削減できる可能性があります。例えば紙ベースの書類をデータ化すると、担当者が書類を探したり筆記したりする手間の削減が可能です。
必要なタスクが絞られることで担当者の業務への集中力が増し、ミスの減少やストレスの軽減につながります。秘書担当者の業務が効率化されれば、管理職のサポート業務をより丁寧に行うことも可能です。
各自がコア業務に集中できる
秘書のルーティン業務が効率化されれば、秘書は効率化できない秘書のコア業務に専念できます。
秘書以外の業務担当者が秘書業務を兼任している企業においては、業務効率化により兼任者が本来のコア業務に専念できるでしょう。
結果として組織全体の業務効率が上がり、従業員のワークライフバランス改善とモチベーションの向上にもつながります。
社内業務の生産性が向上する
秘書業務の効率化は企業の生産性向上にもつながります。
例えば秘書のリソースが不足した際に、アウトソーシングによる外部人材の登用で生産性が向上する場合があります。アウトソーシングでは即戦力の人材を活用できるため、業務品質が向上し、上司のサポート業務が円滑化するケースが一般的です。
業務効率化により秘書のサポート体制が向上することで、管理職は経営に関わる業務をスムーズに業務を遂行でき、迅速な意思決定が可能となります。結果として企業の生産性向上につながります。
人件費の削減につながる
秘書業務の効率化が人件費の削減につながる場合があります。
秘書が退職や休職をした際に新たに人材を採用すると、月々の給与やボーナス、社会保険料などの人件費が発生します。さらに企業は研修などの教育費も負担しなければなりません。
しかし業務効率化のためにアウトソーシングを利用した場合、かかる費用は一般に委託した業務の分のみで済みます。一般的な業務代行サービスでは、従量課金制の料金体系を取る場合が多いため、上手に活用すれば大幅なコストの削減が可能です。
また業務のクラウド化によって工数自体を削減できれば、既存スタッフの残業代も節約できます。
秘書業務を効率化する具体的な方法
秘書業務の効率化にはさまざまな方法がありますが、特に効果が高いのは以下の3つです。
- 業務マニュアルを作成する
- ITツールで業務を自動化・可視化する
- アウトソーシングを活用する
それぞれチェックし、自社に適した方法を選びましょう。
業務マニュアルを作成する
業務マニュアルを作成すれば、秘書業務の効率化につながります。
秘書業務のすべてをマニュアル化できるわけではありませんが、以下のような業務はマニュアル化が可能です。
- 定型化された業務
- 高頻度・定期的に発生する業務
- 共有可能な業務
マニュアルの作成により秘書業務が標準化されるため、属人化を回避できます。特に、秘書部門に複数人が所属している場合や、担当者変更の予定がある場合、業務内容が複雑な場合にはマニュアルの導入が効果的です。
標準化された業務フローがあれば、仕事全体を俯瞰でき改善も行ないやすくなります。業務の一連の流れをフローチャート化し、皆にわかりやすいマニュアルを整備しましょう。
ITツールで業務を自動化・可視化する
秘書業務に以下のITツールを活用することで、業務を自動化・可視化でき大幅な効率化につながります。
- スケジュール管理ツール
- タスク・プロジェクト管理サービス
- 情報管理ツール
- チャットツール
スケジュール管理ツールを使えばスケジュール情報を一元管理できるため、スケジュールのバッティング防止が可能です。またリマインダー機能で予定やアポイントを確認でき、予定調整も容易になるため、業務がスピードアップします。
社内システムとチャットツールなどを連携すれば、上司や他のセクションとのファイルや情報の共有もリアルタイムで可能です。
また、タスク・プロジェクト管理サービスを用いて 「誰が何をやっているか」「次に何をすべきか」などを視覚的に確認できると、今やるべきことを明確化できます。
RPAやExcelのマクロなどの導入で、業務の一部を自動化できるとさらに良いでしょう。
アウトソーシングを活用する
秘書業務の効率化にはアウトソーシングの活用も効果的です。
外部人材を活用すれば、秘書担当者の直接的な業務負担を軽減できます。専門性や守秘義務の不要な電話対応や書類作成などの業務は、外部に委託しても支障がない場合が多いため、外注する企業も少なくありません。
秘書担当者が抱える業務のトータル工数を削減できれば、より重要な上司のサポート業務に注力できます。
また、通常業務代行サービスでは幅広いバックオフィス業務に対応しているため、経理や人事など、秘書以外の業務も委託できる場合がほとんどです。秘書業務に関連する複数セクションのフローを見直したい場合にも、アウトソーシングの活用が有効です。
秘書業務を効率化するコツ
秘書業務の効率化を進めるためにはコツがあります。
- 業務の優先順位を決める
- 必要な業務を整理する
- 古い書類はデータ化する
効率化施策を継続的に推進するために、コツを確実に押さえておきましょう。
業務の優先順位を決める
業務のタスクを洗い出し、優先順位を決めておくことが効率化には欠かせません。
個々の業務の緊急度や重要度をもとに、対応する優先順位を判断する必要があります。まず洗い出したタスクを、以下の4つに分類しましょう。
重要度・緊急性
優先度
タスクの例
1．重要度・緊急性ともに高い
必須
- 翌日のプレゼンで使う資料の作成
- クレーム対応 など
2．重要度が高く緊急性は低い
効果性
- 長期的戦略
- 研修や勉強会 など
3．重要度は低く緊急性が高い
錯覚
毎日の作業報告 など
4．重要も緊急性も低い
浪費・過剰
デスクの整理 など
上記のマトリクスにおける優先度の高さは1⇒4の順です。一見3が2より優先度が高いと錯覚されがちですが、後に及ぼす効果を考慮すると2が優先されるべきであるとわかります。
優先順位を明確にすれば、業務遂行の道筋が可視化され、業務の抜け漏れを防げます。
必要な業務を整理する
秘書業務は煩雑で多岐にわたるため、効率化のためには業務の棚卸しや整理が必要です。
既存の業務プロセスを見直さずに時短化を進めた場合、かえって現場に負担がかかってしまいます。まずプロセスを見直すために、現状の業務フローを可視化しましょう。
- どのような業務があるのか
- 担当しているのは誰か
- 業務に何人の人員が必要か
- どれだけの工数・時間がかかるのか
業務が可視化されれば、重複しているプロセスや不要なプロセスが見えてきます。不要なプロセスは思い切って削除することも大切です。
複数人で行っている業務を集約できると、情報共有も行いやすいでしょう。
古い書類はデータ化する
秘書業務を効率化するには、膨大な書類を整理するのも効果的です。
古い書類が多いと必要な書類や情報を探しにくいため、使用頻度の低い書類は分別しておく必要があります。外部倉庫に預ける企業もありますが、データ化しておくほうが保管スペースも探す手間も節約できるので、より効率的です。
書類をデータ化すれば、紙書類を郵送するよりも容易に共有できるだけでなく、適切に保管すれば後々活用や転用も容易です。クラウド環境で保管すればBCP（事業継続計画）対策にもつながります。
書類が電子データ化されればテレワークにも対応しやすくなるので、働き方改革の推進にも効果的です。
秘書業務効率化を進める5つのステップ
秘書業務効率化のコツを踏まえ、効率化施策を推進するステップを解説します。
- 業務の現状を把握する
- 業務課題を洗い出す
- 業務改善のスケジュールを作成する
- スケジュールに沿って施策を実践する
- 改善効果を測定する
それぞれ見ていきましょう。
1．業務の現状を把握する
業務効率化の第1ステップは、業務の現状を把握することです。
現在の業務フローを洗い出したら、実際の業務に関わるデータを収集し、業務の全体像や具体的なコスト・工数を把握しましょう。
併せて業務に携わる秘書担当者の意見をヒアリングし、中立的な立場で現場の声を聴くことも大切です。項目や質問をまとめたヒアリングシートを用意しておくと、有効な回答を得やすく結果の共有も容易です。
定量・定性の両面から現状を把握できれば、改善点を明確化でき、具体的・現実的な施策につなげられます。
2．業務課題を洗い出す
続いて、現状の業務量や業務時間・フローについて、業務課題を洗い出して整理します。目に見える課題だけでなく、奥にある根本的な課題を見つけることが大切です。
以下の視点を持つと課題を明確化でき、改善案が見えてきます。
- 廃止できる業務はないか
- 回数や量、頻度を削減できないか
- もっと簡易化できないか
- ルール化して統一できないか
- もっと計画化できないか
- スキル・経験に対し適正な負荷の業務か
- もっと平準化・同期化できないか
- デジタル化・自動化できないか
洗い出した課題ごとに、取り組む具体的な改善策を決定しましょう。
3．業務改善のスケジュールを作成する
次のステップでは改善案ごとに目標達成期限を設定し、施策と改善スケジュールを作成します。
計画実行時の動きを具体的にイメージしながら、実施に際して行うべきタスクを漏れなく洗い出すことが大切です。
実行計画の策定においては以下の視点を意識すると具体性が増し、効果測定しやすくなります。
- 具体的なタスクの洗い出し（何を）
- 実行スケジュール（いつまでに）
- 実行体制の構築（どうやって）
また、それぞれの改善策と計画が現実的かつ達成可能かどうかの検証も必要です。
スケジュール作成の際には、効果検証を行うためのKPI（重要業績評価指標）も設定しましょう。「残業時間・工数〇%削減」など、具体的で現実的な指標を設定するのがポイントです。
4．スケジュールに沿って施策を実践する
前のステップで設定した課題を、具体的なタスクや作業に落とし込んで実行に移します。他部署も関わる業務の場合は、事前に告知と打ち合わせをして合意形成を図っておきましょう。
設定したKPIについては達成度の定期的な確認が必要です。進捗が計画どおりかどうかをチェックし、遅延があれば計画を調整・修正します。
あくまでPDCAを回しながら継続的に改善する前提であるため、短期目標に振り回され現場に過剰な負荷をかけないよう進めることが大切です。
5．改善効果を測定する
サイクル最後のステップでは改善効果の測定をし、業務効率化施策の振り返りを行います。
業務効率化の成果を具体的な数値で測定することによって、改善効果を可視化できます。施策の実施前と成果物の量や業務時間、業務品質などを比較し、施策の効果を数値で表しましょう。
チーム連携やモチベーション向上などの定性的な要素は、ヒアリングやアンケートなどを集計し改善度を把握できます。
業務改善施策の実行は一回で完璧を目指すのではなく、中長期的視点で取り組むことが大切です。必要に応じて目標と計画を修正しながらPDCAを回し、目標に近づけていきましょう。
秘書業務の効率化を進める際の注意点
秘書業務の効率化を進める際には以下の点に注意点が必要です。
- 実務担当者の意見をヒアリングする
- 効率化すべき項目を明確にする
- 一度に複数のアイデアを実行しない
- 使いやすいITツールを選定する
ITツールやアウトソーシングの導入効果を高めるためにも、確実に押さえておきましょう。
実務担当者の意見をヒアリングする
業務効率化の施策を実行するにあたっては、業務担当者への事前説明と意見のヒアリングが必須です。
省いた工程や導入するITツールの使用方法などの事前説明が必要です。改革の過程では、一時的に担当者の負荷が増えるケースもあるでしょう。
担当者の同意と納得のないまま効率化を進めた場合、業務フローの変更に対する反発が生まれ、モチベーション低下や業務の停滞にもつながりかねません。
改善施策を実行に移す前に、業務効率化施策の目的と業務上のメリットをしっかりと伝え、理解を得ておくことが大切です。
効率化すべき項目を明確にする
すべての業務を一度に効率化しようとした場合、目標達成に膨大な時間を要してしまうため、最初に効率化したいポイントを明確にしましょう。
効率化を急ぐあまりに全行程を改善しようとすると、むしろ効率が悪化する恐れがあります。例えばマニュアル化による業務標準化を図りたいのか、担当者の配置換えによる全体最適化を図りたいのか、仕事の無駄を排除したいのか、いずれかに絞りましょう。
一度に複数のアイデアを実行しない
複数の業務効率化施策を用意している場合でも、複数のアイデアを一度に実行することは避けましょう。
複数施策の同時進行は現場のリソースを分散させ、混乱を招く原因です。同じキャパシティで1つの施策を100%実行する場合と、10の施策を10％の力で実行する場合とでは、後者が失敗する可能性が高くなります 。
それぞれの施策が中途半端になると進捗も目に見えにくく、現場のモチベーションが続かない恐れがあります。
また施策Aと施策Bを同時に行った場合、効果測定時にどちらの施策がどれくらい業績向上に貢献したのかを判別できない点も問題です。
業務効率化の効果が可視化されるまでには時間がかかると考えましょう。短期的な成果を求めすぎず、中長期的な視点で一つずつ施策を実行していくほうが結果的には近道です。
使いやすいITツールを選定する
秘書業務を効率化するためには、導入するITツールを現場で使いやすい種類に絞ることも大切です。
現場と業務の現状に適したITツールを活用すれば、秘書業務の大幅な効率化が可能です。しかし機能を重視するあまり、現場で使いにくいツールを導入してしまうと、逆に秘書担当者の負担を増やす恐れがあります。
どれだけ機能が優れていても、操作が難しく使いこなせなければ、使用方法の教育に時間と労力がかかってしまいかえって非効率です。既存システムとの互換性や、複数システムの併用による煩わしさについても確認が必要です。
ITツールを導入する際には、事前にツール提供会社のお試し期間などを利用して、使い勝手を確認しておくことをおすすめします。
業務を外注する場合はセキュリティにも注意する
業務を外注する場合には特に、セキュリティ対策に注意が必要です。
オンラインを含む外注アシスタント業務では、社内外の重要なデータや機密情報にアクセスする可能性もあります。外注先を選ぶ際には、プライバシー保護やセキュリティ対策について、運営会社とアシスタントの双方が適切に対策しているかどうかを確認しておきましょう。
プライバシーマークを取得している会社や、アシスタントにもNDAを締結させる会社など、盤石なセキュリティ体制を取っている会社を選択することが大切です。
秘書業務の効率化には業務アウトソーシングがおすすめ
秘書業務は効率化が難しい業種の一つといわれますが、一部の業務は効率化が可能です。マニュアル化できる業務や、他者が代替できる業務を効率化すれば、秘書が上司のサポート業務に専念でき、事業の業績向上につながります。
秘書業務を効率化する具体的な方法には、業務のマニュアル化やITツールの導入、アウトソーシングがあります。必要なときに必要なだけリソースを確保したい場合には、アウトソーシングがおすすめです。
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