個人事業主が秘書を雇うメリットとデメリットを解説｜依頼可能な業務と費用相場
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個人事業主が秘書を雇うと、電話対応やスケジュール管理などの雑務から解放されてコア業務に集中できるため、業務の生産性が向上するメリットがあります。とはいえ、秘書を雇うと人件費が発生するため躊躇している方も多いのではないでしょうか。
この記事では、秘書を雇うと依頼できる業務やメリット・デメリット、費用の相場について紹介します。
個人事業主が秘書を雇うのにおすすめのオンライン秘書サービスについても解説するので、秘書を雇うかどうか検討中の方は参考にしてください。
この記事でわかること
- 秘書を雇うと依頼できる仕事
- 秘書を雇うメリット・デメリット
- アウトソーシングを活用するならFammアシスタントオンラインがおすすめ
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秘書を雇うと依頼できる仕事
秘書は、経営者や役員など多忙な人をサポートすることが主な仕事です。秘書を雇うと以下のような仕事を依頼できます。
・担当者のスケジュール管理
・書類の作成・管理
・電話、メールなどの対応
・出張や会食、接待などの手配
・会議室の予約や郵便物の管理などのサポート業務
秘書には、スケジュール管理やメール対応など直接売り上げにつながるわけではないけれど必ずやらなければならない仕事を依頼できるため、空いた時間でより重要な業務に集中することができます。
秘書を雇うメリット
秘書を雇うのは、大企業の経営者や役員だけではありません。最近ではひとり社長や個人事業主も秘書を雇い、自分の時間を増やして業務のために有効活用する人が増えています。
秘書を雇うとどのようなメリットが得られるのか、以下の3点を紹介します。
- コア業務に集中できる
- ミスや漏れを防げる
- 客観的な意見を聞ける
コア業務に集中できる
秘書を雇うことで、本来時間をかけて行いたい業務に専念できるようになります。もし秘書がいなければ、電話やメール対応などの業務もすべて自分で行わなければなりません。
電話やメールの対応は、件数が増えればそれだけで、多くの時間を費やすことになります。
結果、本来注力したいコアな業務に集中できなくなってしまうのです。
雑務や、簡単な事務作業を秘書に任せれば、空いた時間を直接売上につながる重要な業務に充てることができます。つまり、簡単だけれど時間のかかる作業を誰かに依頼することで、より重要な仕事に時間をかけることが可能です。
ミスや漏れを防げる
秘書にメール管理などの雑務を依頼すると、小さなミスや漏れを防ぐことができます。ひとり社長や個人事業主は、コアな業務の合間に雑務をこなさなければなりません。そのため、時間に余裕がなく、ケアレスミスや漏れが生じやすくなります。
これらのミスは、忙しい業務の合間に確認作業を行う際に発生しやすいため、すべて秘書に任せることでミスや漏れを未然に防ぐことができます。
また、秘書を雇うと、自分の苦手な業務を代行してもらうことも可能です。
例えば、データ入力や、スケジュール管理など、誰でも苦手とする業務があります。自分1人だと、苦手な業務でも自分でやるしかありませんが、秘書を雇えば代わりに作業してもらえるので、気が楽になりストレスが溜まることもありません。
重要な仕事は自分で行い、簡単だけれど時間がかかる作業や苦手な業務を代行してもらえれば、業務をスムーズに進められます。
客観的な意見を聞ける
秘書がいれば、相談相手になってもらえるだけでなく、客観的な意見を聞くこともできます。
事業でもプライベートなことでも、誰かに相談したいと思ったときに、すぐに頼れる存在がいるのは非常に便利です。ひとり社長や個人事業主は、常に1人で仕事をしているため、気持ちに余裕がなくなることもあるでしょう。
秘書は、愚痴を聞いてもらったり、客観的な意見をもらえたりするだけでなく、ときには仕事のパートナーや相談役のような役割も担います。つまり、秘書の存在は、仕事だけでなく心の面でも大きなサポートとなるのです。
秘書を雇うデメリット
これまでに述べたように、秘書を雇うとさまざまなメリットがありますが、その反面以下のようなデメリットもあります。
- コストがかかる
- 相性が合わないことがある
コストがかかる
当然ながら、秘書を雇うと給料を払わなくてはなりません。そのため、コストがかかることが秘書を雇うデメリットです。忙しい時期も暇な時期も、毎月同じ金額の給料を支払うことになります。忙しくて、秘書に依頼したい仕事が多い月は助かりますが、仕事が落ち着いている月はコストだけがかかるので、負担に感じてしまうこともあるでしょう。
相性が合わないことがある
人は誰でも、相性の合う人とそうでない人がいます。もし秘書として雇った人が自分と相性が悪かったら、一緒にいるだけでストレスになったり、仕事がうまくいかなったりすることもあるでしょう。
ひとり社長や個人事業主が秘書を雇うと、2人で一緒に過ごす時間が長くなるので、相性の合わない人だと苦痛に感じてしまいます。
性格や考え方が合わずにイライラしたり、言いたいことが正しく伝わらずにミスが増えたりして、何のために秘書を雇ったのかわからなくなってしまうかもしれません。
秘書を雇う費用はどれくらい？
秘書を雇う費用は、雇用形態によって変わります。雇用形態別に費用の相場を見てみましょう。
正社員の場合
秘書を正社員として雇うと、年間320〜470万円、平均して400万円弱程度の費用が必要です。月額にすると25万円前後の固定費がかかります。
アルバイトの場合
アルバイトなど、非正規雇用形態で秘書を雇うと、費用は正社員より安くなります。多くの場合、アルバイトの給料は時給で支払われますが、1,500〜2,000円が相場です。
業務量がそれほど多くない場合は、アルバイトの形態で雇っても良いでしょう。
正社員と違って、アルバイトの場合は1日5時間、週3日といった形態の勤務も可能です。秘書の年収は、月の労働時間によって変わりますが、正社員と比べるとやや低い傾向にあります。
外注の場合
秘書を直接雇用するのではなく、外注する方法もあります。
最近では、クラウドソーシングを利用して、オンラインで秘書業務を行うサービスが増えてきました。オンライン秘書は、オンラインで秘書業務を行いたい人が、クラウドソーシングに登録して業務を受注するシステムです。
オンラインでは不便な面もありますが、画面を通してやり取りを行えば相性が合わないといった問題が発生しにくいメリットもあります。
オンライン秘書の費用の相場は、月5～20万円程度で、依頼する業務の範囲によって金額が変わります。
秘書を雇うならオンライン秘書という選択肢も
オンライン秘書なら、実際に秘書を雇うよりも手軽に利用できます。オンライン秘書をクラウドサービスで発注すれば、求人募集も必要なく面接の手間もかかりません。また、オンライン秘書には、社会保険料などの費用も発生せず、交通費もかからないのでコストを大幅に削減できます。
オンライン秘書は普通の秘書と違い、勝手に辞められたり長期休暇を取ることもありません。また、オンライン秘書業務に携わる人には即戦力となるベテランが多いので、さまざまなジャンルの業務を依頼することができます。
毎月の利用時間も調整可能なので、忙しい月と暇な月で利用時間を変えることも可能です。
実際に秘書を雇う場合は、募集して面接して採用しますが、仕事を教えても辞められたら、また新たに人を雇い最初から教えなければなりません。オンライン秘書には、このような問題が発生することがないので、ひとり社長や個人事業主におすすめです。
オンライン秘書は、必要な業務だけ依頼することも可能なので、余分なコストを削減できるのも大きなメリットと言えるでしょう。
おすすめのオンライン秘書サービス3選
ここでは、おすすめのオンライン秘書サービスを3つ厳選してご紹介します。
- Fammアシスタントオンライン
- i-STAFF
- タスカル
Fammアシスタントオンライン
「Fammアシスタントオンライン」には、高いスキルを持つアシスタントが数多く在籍しています。大手企業での勤務経験や、Webデザイン、 動画編集のスキルなど、多彩な経歴を持つアシスタントが4,000人以上所属しています。
秘書業務だけでなく事務業務やSNS運用、広告運用、Webサイト運用、Webデザインや動画編集、営業事務や人事業務、経理サポートなども依頼可能で、対応できる業務の幅が広いのもFammアシスタントオンラインの特徴です。
他のオンライン秘書サービスでは、事務業務に1名、Webデザインに1名など、業務に合わせて別途雇用する必要がありところも少なくありません。
Fammアシスタントオンラインの場合は事務とWebデザインができる人材を1つの窓口で用意できるので、余分なコストがかかりません。オンライン秘書サービスの利用を検討しているなら、ぜひ一度検討してみてください。
i-STAFF
「i-STAFF」には、業界最長の無料トライアルがついている上に、業界で唯一の返金保証もついている総合満足度でNo.1を誇る秘書サービスです。
「スタッフを雇いたいけれど採用コストが高すぎる」、「経理業務が面倒だから記帳代行をお願いしたい」など、多忙な業務を手伝ってほしいという要望に応えるのがi-STAFFです。女性を中心に、さまざまなスキルを持ったスタッフが数多く在籍しているので、気軽に相談してみましょう。
幅広い業務に対応可能なので、秘書業務に限らず経理や人事、Web運用サポートなどの業務も依頼できます。また、i-STAFFはオフライン業務にも対応可能です。
オフィスに溜まった、領収書・名刺・書類などの整理を依頼することもできます。
タスカル
「タスカル」には10時間毎の料金プランがあり、余った時間は翌月に繰り越せるので無駄がありません。また、利用開始までのスピードが早いのも、タスカルの特徴です。
タスカルに依頼すれば、即日から業務をスタートすることも可能なので、急な人員不足や緊急性の高いプロジェクトにも迅速に対応できます。
月に10時間から利用できるので、オンライン秘書サービスを利用したいけど、依頼したい作業量はそれほど多くない場合にも便利です。
多忙な社長や個人事業主に代わって、優秀なオンラインアシスタントが業務をサポートしてくれるので、業務の効率化が図れるでしょう。
秘書を雇って仕事の作業効率をアップしよう
秘書を雇うことで、スケジュール管理、メール対応、書類作成など、煩雑な事務作業を任せられます。これにより、経営者はより重要な戦略立案や顧客との関係構築に集中できます。さらに、経験豊富な秘書が担当するため、業務の質も向上します。
オンライン秘書サービスを利用すれば、安い価格で実績のある秘書を雇うことが可能です。なかでも「Fammアシスタントオンライン」は、高いスキルを持つ人材が多く在籍しているため、初めて秘書を雇う方におすすめです。
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