秘書業務の外部委託で業務効率化を！メリットや委託先の選び方を紹介
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秘書業務の外部委託は、仕事をよりスムーズに効率良く進めたい方に適したサービスです。
タスクが多く秘書を雇いたいけれど、自社で直接雇用すると人件費が発生するため躊躇している経営者や個人事業主の方も多いのではないでしょうか。
秘書業務の外部委託は、秘書を常用雇用するよりも低いコストで業務の効率化や生産性の向上が期待できます。
この記事では、外部委託できる秘書業務の内容や秘書業務を委託するメリットとデメリット、実際にサービスを利用する際のチェックポイントについて詳しく紹介します。
この記事でわかること
- 秘書業務を外部委託するメリット・デメリット
- 秘書業務の委託先の選び方
- 秘書業務を外部委託するならFammアシスタントオンラインがおすすめ
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秘書業務の外部委託とは
個人事業主やフリーランスの方は、事務作業、営業、宣伝などをすべて自分で行わなければならないため、業務範囲が広く、タスク数が多い傾向にあります。
中小企業の経営者の中にも、これらの業務を自分で行っている方は意外と多く、電話応対やスケジュール管理など、直接売上に関係しないノンコア業務に追われてコア業務に手が回らないと悩む方も少なくありません。
そこでノンコア業務をサポートする秘書業務の外部委託サービスを利用すれば、効率的に業務を進められます。
秘書業務の外部委託サービスとして、今注目を集めているのがオンライン上で業務が完結するオンライン秘書です。
もっとコア業務に集中したいとお悩みの方は、オンライン秘書サービスの導入を検討することをおすすめします。
秘書業務を委託するならオンライン秘書がおすすめ
秘書業務を委託するなら、オンラインで委託できるオンライン秘書サービスの利用がおすすめです。
オンライン秘書とは、Web上でスケジュール管理や資料作成、データ入力といった作業を委託できるサービスです。委託可能な業務の幅は広く、一般的にイメージする秘書としての仕事以外にもWeb上で完結する業務であれば営業や人事などを依頼可能な会社も少なくありません。
スキルを持つ経験豊富なスタッフがアシスタントとして在籍しているので、安心して業務を任せられるでしょう。
なお、オンライン秘書サービスの契約形態はサービス提供会社との業務委託契約です。一般的には、稼働時間によって費用が変わります。
オンライン秘書に委託できる秘書業務
オンラインで外部委託できる秘書業務は、下記のようなものがあります。
電話代行
取引先や顧客からの電話応対
経理
経費精算、請求書、見積書、領収書の作成、給与計算など
人事
求人広告の作成・掲載、求人募集に関する資料作成など
庶務
スケジュール管理、出張時の交通手段や宿泊の手配など
営業
名刺のデータ入力、企画書・提案書の作成、顧客分析業務など
SNS運用
SNSへの投稿、コメント、問い合わせへの対応など
デザイン
ロゴやバナーのデザイン・制作、チラシ制作、販促品デザイン、Webサイトデザインなど
秘書業務をオンライン秘書に委託するメリット
秘書業務を外部委託すると、下記のようなメリットがあります。
- コア業務に集中できる
- 人件費を削減できる
- 業務が滞るリスクを回避できる
- 専門性の高い人材に依頼できる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
コア業務に集中できる秘書業務の外部委託は、これまで自分で行っていたノンコア業務を手放せ、コア業務に集中できる点がメリットです。
電話応対や事務処理などに割いていたリソースをコア業務に使えるようになるため、生産性の向上が期待できます。さらにコア業務に集中できることで、業務効率化も図れるでしょう。
人件費を削減できる
秘書を自社で雇うには、固定の人件費がかかります。給与の他に、社会保険料や福利厚生などもかかりますし、秘書としての教育コストも必要です。
秘書業務を外部委託すれば、これらの固定の人件費は不要です。多くの秘書業務を請負っている会社では月額数万円からのプランを用意しているため、人件費を大幅に削減できます。
業務が滞るリスクを回避できる
自社で秘書を1人雇ったとしても、急病や退職など不測の事態が起きると仕事が滞るリスクがあります。しかし、秘書業務の外部委託なら数人でチームを組んで対応してくれることがほとんどなので、仕事が滞る心配はありません。いつでも安心して仕事を任せることができるでしょう。
専門性の高い人材に依頼できる
秘書業務を請負っている会社には、秘書業務に長けているスタッフが在籍しています。そのため、高い秘書スキルを持った人材を活用できるのがメリットです。
さまざまな企業で秘書業務を経験しているスタッフが多いため、秘書業務の外部委託は費用対効果が高いといえます。
秘書業務をオンライン秘書に委託するデメリット
秘書業務の外部委託には多くのメリットがありますが、以下のようなデメリットもあります。
- スタッフのスキルを把握しづらい
- 意思疎通が難しい
- 情報漏えいのリスクがある
詳しく解説します。
スタッフのスキルを把握しづらい
秘書業務の外部委託先には、秘書業務の経験が豊富なスタッフが集まっていることがほとんどですが、実際のスキルを事前に把握しづらいのが実情です。秘書業務の中には、業種や業界について知識がないと難しい業務もあります。
サービスを依頼してみて、期待していたよりもスキルが低いと感じることもあるかもしれません。
あらかじめ、委託先の口コミや評判、同業種への導入実績があるかどうか確認しておくと良いでしょう。
意思疎通が難しい
Webで完結するオンライン秘書の場合、スタッフとのコミュニケーションは、基本的にメールやチャットなどのテキストで行われます。事務的なコミュニケーションであれば問題ありませんが、ニュアンスが伝わらず誤解が生じる可能性があるのがデメリットです。
業務の重要度に応じて、オンライン会議や電話での確認など、テキスト以外のコミュニケーション方法を検討すると良いでしょう。
情報漏えいのリスクがある
秘書業務を外部委託する場合、情報漏えいのリスクがあることに注意しましょう。取引先や顧客情報はもちろん、人事や経理に関する業務を外部委託すれば、企業にとって機密情報を外部に流出させることになります。
顧客情報の漏えいなど、一度起きてしまうと取り返しのつかない事態になりかねないため、委託先は慎重に選ぶ必要があります。
オンライン秘書サービスの費用相場
オンライン秘書サービスの費用は、サービス提供会社や依頼する業務内容によっても異なりますが、概ね月額10～20万円程度であることが多いようです。
多くの場合、アシスタントの1カ月あたりの稼働時間が決められていて、時給に換算すると2,000～4,000円程度です。
長期契約や1カ月あたりの稼働時間が多いプランを選択するなどすれば、時間単価が下がり割安になる会社もあります。
どれくらいの業務を依頼したいのかを明確にし、自社で秘書を雇用する場合とコストを比較して選ぶと良いでしょう。
オンライン秘書サービスを選択する際のポイント
では、秘書業務をオンライン秘書に委託したい場合、どのような点に気を付けて選定すれば良いのでしょうか。
- どんな業務をどれくらい対応できるか
- セキュリティ対策は整っているか
- 契約期間はどれくらいか
といった主なチェックポイントを詳しく紹介します。
どんな業務をどれくらい対応できるか
秘書業務の外部委託でまず確認すべきは、対応できる業務の範囲です。秘書業務の委託先によっては、1種類の業務しか対応していない場合もあります。依頼したい業務が複数ある場合は、希望する業務に対応できるかどうか確認しましょう。
また、どれくらいの業務量を請負ってもらえるかも確認しておくべきポイントです。
セキュリティ体制は整っているか
秘書業務を外部委託する場合、社内の情報が外部に伝わるため、情報漏えいのリスクは考えておかなければなりません。
セキュリティ対策が万全でない会社に委託すると、大切なデータの漏洩や紛失につながる恐れがあります。データの取り扱いや引き継ぎ方法などを事前に確認し、秘密保持契約を結ぶなど情報漏えい対策を講じておきましょう。
契約期間はどれくらいか
秘書業務の外部委託を検討している人の中には、繁忙期だけ依頼したいと考えている人もいるかもしれません。
ただし、秘書業務の外部委託には最低契約期間が設けられている場合もあるので注意が必要です。繁忙期の契約プランを閑散期でも継続しなければならないのか、閑散期に使わなかった時間は繰り越しできるのかなど、事前に確認しておくことも大切です。
おすすめの秘書業務委託サービス7選
秘書業務の委託を検討しているけれど、いろいろなサービスがあって選べないという人もいるでしょう。ここでは、オンラインで利用可能なおすすめの秘書業務委託サービスを7選紹介します。
- Fammアシスタントオンライン
- JAPAN Admin
- Web特命係
- スーパー秘書
- HELP YOU
- タスカル
- フジ子さん
Fammアシスタントオンライン
Fammアシスタントオンラインは、Webで完結するオンライン秘書サービスです。豊富な知識で業務を遂行できる実務経験3～5年のスタッフが中心になって、業務にあたっています。
一般的な秘書業務はもちろん、経理や人事、SNSやWeb制作などのバックオフィス業務に対応可能です。
月額4万円からとリーズナブルで、お試しプランもあるため、まずは試してみたい企業におすすめのオンライン秘書サービスです。
JAPAN Admin
JAPAN Adminは、秘書業務の他、総務人事業務、一般事務、翻訳、採用代行、Webサイト運用などを依頼できるオンライン秘書サービスです。SkypeやZoomでの打ち合わせ回数に制限はなく、1か月間で使わなかった時間は翌月に繰り越すことができます。
サービス利用料はお試しプランが月10時間の利用で27,000円～ですが、初回なら5時間の無料トライアルが可能です。月額契約以外にスポットで対応が可能な点も魅力です。
Web特命係
Web特命係は、データ入力や書類作成、スケジュール管理、経理業務、Webサイト更新・保守、名刺作成など多岐に渡る業務をオンラインで依頼できるサービスです。
Web特命係のアシスタントは採用率5％であり、経験豊富で高いスキルを持つスタッフがそろっています。
契約期間のしばりはなく、最短1カ月の契約やスポットでの契約もできます。月額利用料は、5時間の利用で17,500円～です。
総合コンサルも手掛けているので、オンライン秘書サービスをどのように利用するのが自社にふさわしいのかわからないという方も気軽に相談できます。
スーパー秘書
スーパー秘書は事務から専門業務まで幅広い業務に対応可能な、オンラインサービスです。クライアントとスタッフの間に専属のコーディネーターを窓口として常駐させているのが特徴で、業務ニーズを丁寧にヒアリングしてサポートを行います。
秘書業務以外に経理や人事、Web・動画制作、SNS運用の委託も可能です。
料金は月10時間の稼働で35,000円～です。
最低契約期間が3カ月からですが、月によってプランを変更できるので業務量に合わせて柔軟に利用できます。
HELP YOU
HELP YOUは、スキルだけでなくマインドセットもトレーニングされた500名のスタッフが在籍するオンライン秘書サービスです。
パソコンでできる業務ならなんでも依頼が可能なため、秘書業務だけでなく営業事務や総務、人事はもちろんライティングやSNS運用まで幅広く対応しています。
プランは複数のアシスタントが対応する「チームプラン」と専属の1名のアシスタントが対応する「1人専属プラン」から選べ、料金は「チームプラン」が月30時間の稼働で10万円～、「1人専属プラン」が月45時間の稼働で15万円～です。
タスカル
タスカルは、月10時間から導入できるオンライン秘書サービスです。最短当日から業務を開始できるのも魅力で、すぐに人手が必要になったときも安心です。
最短契約期間は3カ月からで月あたり10時間利用できます。料金は契約期間によって異なり、3カ月契約なら月額44,000円、年間契約なら月額27,500円とお得です。
10時間を使い切らなかった場合、翌月に繰り越しできる点もうれしいポイントです。
秘書業務以外に、人事業務、 経理業務、Web制作業務、SNS運営業務などを依頼できます。
フジ子さん
フジ子さんは、官公庁にも導入実績を持つオンラインアシスタントサービスです。専門性の高いアシスタントが業務に合わせてチームを組んで作業を行っています。
秘書業務の他にも経理、人事、総務、Web運用など幅広い業務を取り扱っており、メールや電話で「必要なときに、必要なだけ」仕事を依頼できます。
1時間から利用できるので、細かな仕事を依頼したい企業におすすめです。
利用料金は、月20時間の稼働で51,700円～ですが、トライアルとして1週間のなかで2時間利用できる無料サービスも展開しています。
秘書業務の外部委託でコア業務に集中して生産性を高めよう
秘書業務を外部委託すると、それまでリソースを割いていた電話応対やスケジュール管理などのノンコア業務から解放され、コア業務に集中できるようになります。
秘書業務を外部委託するなら、オンラインで気軽に依頼可能なオンライン秘書サービスの活用がおすすめです。
Fammアシスタントオンラインは、月額4万円という低価格で利用できるオンライン秘書サービスです。一般事務の他、営業事務や経理業務などの委託も可能なので、併せて外部委託するとより業務効率化につながります。秘書業務を外部委託して、業務の生産性を高めましょう。
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