資料作成代行サービスのメリットと業務効率をアップする方法を解説
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業務効率を向上させたい営業部門やマーケティング部門の担当者、マネージャーにとって、資料作成にかかる時間を削減する方法は大きな悩みです。本記事では、資料作成代行サービスの具体的な内容や種類、メリット、選び方について詳しく解説します。資料作成代行サービスの活用方法と実際の業務で効率的に利用する方法についても紹介します。
この記事でわかること - 資料作成代行サービスとは何か
- 資料作成代行サービスのメリットとデメリット
- アウトソーシングを活用するならFammアシスタントオンラインがおすすめ
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資料作成代行サービスとは｜目的と活用シーン
資料作成代行サービスとは、企業が必要とする各種資料を専門の会社が代わりに作成するサービスです。企業は資料作成にかかる時間と労力を削減し、コア業務に集中できます。
以下の2つについて詳しく解説します。
- 活用する3つの目的
- 活用シーン
資料作成代行を活用する3つの目的
資料作成代行を活用する目的は、主に以下の3つです。
- 業務効率化
- 資料のクオリティ向上
- 社内リソースの最適化
資料作成を外部に委託すれば内部リソースを効率的に活用でき、他の重要な業務に集中できます。
資料作成代行によって高品質な資料作成が可能になれば、クライアントや内部評価の向上が期待できます。資料作成にかかる時間とコストを削減し、社内リソースを最適化できることが特徴です。
資料作成代行の活用シーン
資料作成代行の具体的な活用シーンの例を3つ紹介します。
- 営業活動での提案資料作成
- マーケティングキャンペーンの資料作成
- 社内プレゼンテーション資料作成
営業部門がクライアントに提案するための資料作成を外部に依頼すれば、趣旨を明確にした内容に一貫性のあるプレゼンテーション資料を作成できます。
例えば、マーケティング部門がキャンペーンを実施する際の資料の依頼であれば、効率的に質の高い資料作成も可能です。
他にも、社内向けのプレゼン資料を代行サービス依頼でき、統一感のあるデザインと構成が実現できます。資料作成代行の主なサービス内容5種類
資料作成代行サービスで依頼できる主な内容は、以下の5種類です。
- PowerPointによるプレゼン資料の作成
- 営業資料や提案書作成サポート
- マーケティングキャンペーン用の資料作成
- 社内研修用の教育資料作成
- 顧客向けのカスタマイズ資料作成
1. PowerPointによるプレゼン資料の作成
資料作成代行に依頼すると社内で作成するよりも高品質な資料作成が期待できます。高いスキルを持つデザイナーにより、印象に残る資料に仕上げてもらえます。
また、企画構成からデザインまで一貫したサービスに依頼できるため、ブランドイメージの反映が可能です。データや事例を効果的に活用し、具体的で信憑性のあるコンテンツを作成できます。
2. 営業資料や提案書作成サポート
資料作成代行を利用すると、目的や目標を達成するための最適な戦略を提案できる資料の作成が可能です。論理的な構成をもとに提案書を作成するため、受け手にとって理解しやすく、説得力のある資料になります。
営業活動や提案活動において、より効率的かつ効果的にコミュニケーションを図ることができ、ビジネスの成功が期待できるでしょう。
3. マーケティングキャンペーン用の資料作成
資料作成代行に依頼するとキャンペーンのターゲットを理解し、効果的なメッセージを伝えるための知識を活用できます。
例えば、商品カタログの作成、広告資料のデザイン、ソーシャルメディア用コンテンツの作成依頼が可能です。また、営業やマーケティング面での相談もできる場合があります。
4. 社内研修資料作成
資料作成代行サービスを利用すれば、効果的な社内研修資料が作成できます。資料作成に深い知見を持つ担当者からアドバイスを受けることで、教育や学習を促進するための最適な資料が作成できます。
また、デザインや内容においても高品質な仕上がりが期待でき、社員の理解を深めるためのサポートも受けられます。
5. 顧客向け資料作成
資料作成代行に依頼すると顧客の関心を引きつけ、ブランドイメージを向上させる資料の作成が期待できます。
例えば、成果報告書などの営業資料や決算説明会資料の作成、データ分析リポートの作成依頼が可能です。他にも、商品・サービス紹介プレゼンテーション資料の準備も依頼できます。
資料作成代行を利用する4つのメリット
資料作成代行を利用するメリットは、主に以下の4点です。
- 業務効率化
- コスト削減
- プロジェクトの迅速な完了
- 資料のクオリティ向上
それぞれ詳しく見ていきましょう。
1. 業務効率化
資料作成代行を利用すると資料作成の手間を削減でき、迅速で高品質な資料を提供してもらえます。内部リソースを最適化し、コア業務に集中できるため、全体の生産性が向上し、業務の効率化が実現します。
2. コスト削減
コスト削減のためには人件費削減と効率的なリソース配分が必要です。資料作成代行を利用すれば人件費を削減できるため、担当者を採用するよりもコストを抑えられます。
また、効率的なリソース配分により時間コストの削減にもつながります。
3. プロジェクトの迅速な完了
プロジェクトの迅速な完了には、短納期での対応や適切なリソース管理による業務スピードの向上が必要です。
資料作成代行を利用すると内製化するよりも時間の融通が利き、プロジェクトの進行スピードが上がります。資料作成は外注し外周りの業務を自社で行うなど役割分担が明確になり、プロジェクトの迅速な完了につながります。
4. 資料のクオリティ向上
資料のクオリティ向上には、効果的で見やすいデザインと具体的なデータの活用が必要です。
資料作成代行を利用すれば、デザイナーによる印象的な資料が作成できます。データや事例を効果的に活用し具体的で信頼性のある資料は、説得力を高めてくれます。また、ブランドイメージの向上や効果的なコミュニケーションの実現も可能です。
資料作成代行を利用する2つのデメリット
資料作成代行を利用するデメリットは、以下の2つが挙げられます。
- コミュニケーションコストがかかる
- 費用対効果が合わない場合がある
1. コミュニケーションコストがかかる
資料作成代行を利用する際、要望を正確に伝えるために時間がかかる場合があります。期待通りの成果が得られないリスクも存在し、フィードバックが複数回にわたる場合や、複雑になる可能性も否定できません。
迅速な資料作成を目的としていた場合、コミュニケーションにかかるコストが増大すると、代行会社に依頼した意味がなくなってしまいます。
2. 費用対効果が合わない場合がある
資料作成代行の利用には、高額な料金が発生する場合があります。また、サービスの質にばらつきがあるため、期待した成果が得られない可能性もあります。
完成物と費用を評価し、費用対効果が合わない場合もあることを認識しておかなければなりません。
資料作成代行選び2つのポイント
資料作成代行選びのポイントは、以下の2つです。
- 実績と評判
- 料金とサービス内容
1. 実績と評判
資料作成代行を選ぶ際には、過去の実績を確認しておくことが重要です。顧客からの評価や口コミを参考に、サービスの信頼性を確認しましょう。
サービスの信頼性を自分で確かめることで、期待通りの成果が期待できる安心感が得られます。
2. 料金とサービス内容
料金体系が明確であることが重要です。また、提供されるサービスの範囲を確認し、コストパフォーマンスを見極めることも大切です。
自社が求めるサービス内容と料金をしっかりと比較検討すれば、最適なサービスを選択できます。
資料作成代行依頼時の2つの重要ポイント
資料作成代行に依頼するポイントは、要望の明確化と効果的なコミュニケーションです。
1. 要望の明確化
資料作成代行にイメージ通りの資料を作成してもらうためには、要望を明確に伝えることが必要です。
まず、資料作成の目的と希望する成果物を共有し、デザインやレイアウトの希望を具体的に伝えます。希望する要点を絞って伝えることで、期待通りの資料を作成してもらいやすくなります。
2. 効果的なコミュニケーション
要所要所で、適切なコミュニケーションを取ることが重要です。定期的な進捗報告を受け、必要に応じて修正依頼を行いましょう。
効果的にフィードバックを行えば、最終的な成果物の品質を高められます。
資料作成代行会社の比較一覧
資料作成代行会社を依頼できるおすすめの3社を紹介します。
- Famm アシスタントオンライン
- フジ子さん
- バーチャルプランナー
Famm アシスタントオンライン
出典：Fammアシスタントオンライン
Fammアシスタントオンラインは、月額4万円から利用可能なオンライン型の総合アシスタントサービスです。高いスキルを持つアシスタントの中から、企業のニーズに合ったアシスタントやプランを提案しています。
オンラインで可能なさまざまな業務を代行してもらえ、Powerpointを用いた営業資料の作成や会議資料の作成など、資料作成代行も依頼可能です。
Fammアシスタントオンラインは導入前のヒアリングを徹底しているため、丁寧に依頼者のニーズをくみ取ります。
さらに資料作成代行以外にも、請求書作成や記帳代行などの経理や人事業務をはじめとするバックオフィス業務の代行も可能なため、複合的に企業の業務効率化をサポートしてくれるでしょう。
フジ子さん
出典：フジ子さん
フジ子さんは官公庁にも導入実績のある、オンライン型のアウトソーシングサービスです。オンラインで対応できる業務であれば何でも対応してもらえ、資料作成代行も依頼できます。
高い顧客満足度が特徴で、契約継続率は96%を誇ります。
料金は、1カ月20時間で5,7000円～です。1週間で2時間の無料トライアルサービスも実施しているので、まずは試してみたい企業担当者にもおすすめできます。
バーチャルプランナー
バーチャルプランナーは、あらゆる資料作成をワンストップで代行する資料作成専門の会社です。
2,200部以上の制作実績があり、高い企画構成力とヒアリング力、スピード納品が特徴です。営業資料はもちろん、提案書、プレゼン資料、企画書、事業計画書、採用説明会資料などビジネスに特化しているので、高いクオリティの資料作成が叶います。
料金はページデザイン費が1ページあたり10,000円からで、構成企画やグラフ作成などはオプションです。初回は40万円以上からの発注となります。
会社名 主なサービス 特徴 費用（税抜） Famm アシスタントオンライン PowerPoint資料作成、営業資料作成、会議資料作成、ECショップ運用、SNS運用代行、広告運用サポート、動画編集、Webデザイン、ライティング、電話代行、営業事務、人事業務、経理サポート、事務業務、秘書業務 高スキルを持ったアシスタントの中から、ご希望の業務・コスト・稼働時間のヒアリングを行い、ニーズに合ったアシスタント、プランをご紹介 4万円/カ月から※1カ月あたり30時間 フジ子さん PowerPoint資料作成、経理、人事における入社・退社手続き、webサイト運用、事務など 高い実務能力を持つオンラインアシスタントサービス。利用ユーザーの満足度が高い 20時間 5.7万円/カ月30時間 8.4万円/カ月50時間 12万円/カ月 バーチャルプランナー PowerPoint資料作成 PowerPoint資料作成の代行サービスを提供。ビジネス資料作成のプロによるサービスを受けられる。 ライトプラン 1万円/ページスタンダードプラン 1.5万円/ページ※オプションあり 資料作成代行を活用するならFammアシスタントオンランがおすすめ
資料作成代行の利用は、業務効率化やコスト削減、プロジェクトの迅速な完了など企業にとって多くのメリットがあります。また、社外に提案する資料にもブランドイメージをアピールしたり統一感を持たせたりすることができるため、印象に残る資料作成が可能です。
資料作成代行を検討しているなら、Fammアシスタントオンラインがおすすめです。豊富な実績、高い評価、明確な料金体系、そして専門的なサポートにより、多くの方から評価を得ています。Fammアシスタントオンラインを活用して、業務効率化と資料の品質アップを実現させましょう。
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