書類作成代行とは？選び方やおすすめサービスを徹底解説
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企業にとって書類作成は業務の中で避けて通れない作業であるものの、忙しい日々の中で後回しになりがちという方も多いのではないでしょうか。
時間やリソースが限られている中で書類作成を効率よくこなすことは大きな課題です。
本記事では、そのような悩みを解決するための「書類作成代行サービス」について、依頼内容やおすすめのサービスを紹介します。この記事でわかること
- 書類作成代行サービスの基本情報と依頼可能な業務内容
- 書類作成代行サービスのメリット・デメリットやおすすめサービス
- 書類作成代行サービスならFammアシスタントオンラインがおすすめ
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書類作成代行サービスの基礎知識
書類作成代行サービスとは忙しい企業や個人の代わりに、さまざまな書類を作成してくれるサービスです。
主にビジネス文書や契約書、報告書や提案資料など、専門的な知識やスキルが求められる書類作成を依頼でき、企業は本来の業務に集中できます。書類作成代行サービスに依頼できる業務内容
書類作成代行サービスを利用することで、多くの業務を効率的に進めることができます。
具体的にどのような業務が依頼できるのか、以下で詳しく説明します。・文字起こし
・Wordでの資料作成
・Excelでの資料作成
・PowerPointでの資料作成
・メールの返信文字起こし
文字起こしとは音声データを文章に変換する作業のことで、会議の録音やインタビューの音声データなどを文字に起こす際に役立ちます。
文字起こしは時間がかかりますが、書類作成代行サービスに依頼することで正確で迅速な文字起こしが可能になります。Wordでの資料作成
Wordを使った資料作成も、書類作成代行サービスに依頼できる業務の一つです。プレゼン資料や報告書、提案書など、ビジネスにおいて欠かせない書類の作成を依頼可能です。
Wordでの資料作成は文章の構成力が求められるため、書類作成代行サービスに依頼することでより質の高い資料を短時間で作成できます。Excelでの資料作成
Excelを使った資料作成も、書類作成代行サービスに依頼できます。
Excelはデータの管理やグラフ作成に非常に便利なツールですが、複雑な関数やデータ分析を正確に行うためには専門的なスキルが必要です。
書類作成代行サービスでは、Excelの専門知識を持つ担当者がデータの入力から集計、分析まで担当するので、見やすく整理された表やグラフが作成できます。PowerPointでの資料作成
書類作成代行サービスでは、PowerPointでの資料作成も請け負っています。
特にプレゼンテーション用のスライド作成は契約率を高める重要な資料ですが、魅力的なスライドを作成するためには多くの時間を要するので、なかなか手が回らないこともあるでしょう。
PowerPointでの資料作成の専門知識を持つ会社に依頼することで、見やすくわかりやすいスライドを作成し、プレゼンテーションの成功率を高めることができます。メールの返信
メールの返信も、書類作成代行サービスに依頼できる業務の一つです。
日々の業務で大量のメールを受信しそのすべてに対応することは手間がかかり、かつ言葉遣いや表現が相手との信頼関係に大きな影響を与えるため、丁寧で正確なコミュニケーションが求められます。
書類作成代行サービスではメール対応の専門知識を持つ担当者が、企業の方針やブランドイメージに合わせた返信を代行します。
クライアントや取引先とのやり取りを適切かつ迅速に行うので、時間を節約しながらビジネスチャンスを逃すことなく信頼関係を築くことができます。書類作成代行サービスのメリット
書類作成代行サービスを利用すると、さまざまなメリットを享受できます。それぞれのメリットについて詳しく見ていきましょう。
・主要業務に集中できる
・資料のクオリティが保証される
・人手不足対策になる主要業務に集中できる
書類作成は多くの時間と手間がかかり、業務が多忙なときには書類作成に追われて他の重要なタスクに時間を割けないこともあるでしょう。
書類作成代行サービスを利用することで、この負担を軽減し企業は主要業務に集中でき、営業活動や顧客対応といった企業の収益に直結する業務に専念できます。資料のクオリティが保証される
書類作成代行サービスでは専門知識を持つ担当者が資料を作成するため、書類の完成度が向上します。
文章の構成やデザイン面、文法や表現のチェックも徹底し、グラフや表、画像の配置にも細心の注意が払われるため、見やすく説得力のある資料が完成します。
特に、プレゼンテーション資料では視覚的な要素が成功率を高めるので、書類作成代行サービスによる資料作成は大きな強みの1つです。人手不足対策になる
企業にとって人手不足は大きな課題であり、繁忙期にはすべての業務を社内で対応することが難しくなります。
書類作成代行サービスを利用すると、人手不足によって足りていないリソースを補えて業務を円滑に進めることができます。
また、急な業務量の増加にも柔軟に対応できるため、企業は必要なときに必要なだけのリソースの確保が可能です。書類作成代行サービスのデメリット
書類作成代行サービスは多くのメリットがありますが、利用する際にはいくつかのデメリットも考慮する必要があります。
それぞれのデメリットについて詳しく見ていきましょう。・情報漏えいのリスクがある
・公的文書の依頼には資格が必要
・社内にノウハウが蓄積されない情報漏えいのリスクがある
書類作成代行サービスを利用する際、企業が提供する書類には機密情報が含まれることが多々あります。
このような情報を外部に委託する場合、情報漏えいのリスクが伴います。
契約書で機密保持が規定されていても人為的なミスやサイバー攻撃による情報漏えいのリスクは完全には排除できません。
信頼性の高い代行会社を選び、万が一のリスクに備えてセキュリティ対策を徹底することが大切です。公的文書の依頼には資格が必要
契約書や登記関連の書類作成など一部の書類作成には、弁護士や行政書士といった法的な資格が必要となる場合があります。
これらの書類は法的に有効な形で作成されなければ、後々トラブルになる可能性もあるでしょう。
資格を持たない代行会社が対応することはできないので、依頼前に資格の有無を必ず確認しておくようにしてください。社内にノウハウが蓄積されない
外部の専門知識を持つ会社に書類作成を依頼すると質の高い書類を短時間で作成できますが、社内スタッフが書類作成に関する知識やスキルを習得する機会が失われます。
書類作成代行サービスを利用する際には、定期的な委託先との情報交換や社内スタッフが一定期間ごとに書類作成に関与する機会を設けるなど、社内でのノウハウを蓄積する対策を考えることが大切です。書類作成代行サービスの選び方
書類作成代行サービスを利用し業務効率を向上させるためには、適切なサービスを選ぶことが重要です。
書類作成代行サービスを選ぶ際のポイントを詳しく見ていきましょう。・代行可能な書類作成範囲
・費用が見合っているか
・セキュリティ対策の充実度代行可能な書類作成範囲
書類作成代行サービスを選ぶ際、最初に確認すべきポイントはそのサービスが対応できる書類の範囲です。
企業によって必要になる書類は多岐にわたり、一般的なビジネス文書から特定の専門知識を要する技術文書、さらに厳密な規制に従う必要がある法的文書までさまざまな種類があります。
書類作成代行サービスが提供する書類作成の範囲が、自社のニーズに適しているかを慎重に確認しましょう。費用が見合っているか
次に重要なポイントは、サービスの費用が自社の予算や求める品質に見合っているかです。
書類作成代行サービスの費用は提供される品質や専門性、迅速性などに応じて大きく異なり、必要以上に費用をかけてしまうとコストパフォーマンスが悪くなります。
また、必ずしも高額なサービスが最良とは限りません。
最適なサービスを選ぶためには、費用と品質のバランスを慎重に検討し、サービス内容が自社の期待に応えるものかを確認することが重要です。セキュリティ対策の充実度
最後に考慮すべきポイントは、適切なセキュリティ対策が講じられているかです。
書類作成には企業の機密情報や個人情報が含まれることが多く、これらのデータが外部に漏れることのないよう徹底したセキュリティ対策が必要になります。
インターネット上でやり取りをする場合はデータが守られているか、アクセスに制限があるかなどを確認することが大事です。書類作成代行サービスの料金相場
書類作成代行サービスを利用する際の料金相場を詳しく見ていきましょう。
弁護士・行政書士 書類作成代行サービス 料金10,000円～/1件料金(時間単位) 2,000～3000円/1時間 料金(部数単位) 2,000円前後/A41枚あたり その他 急ぎの書類や追加サービスの
場合は追加料金ありその他 専門的な知識が
必要な場合は
料金が上がることがある弁護士・行政書士の相場
公的な書類や法律に関わる文書の作成を弁護士や行政書士に書類作成を依頼する場合、専門的な知識が必要となるため料金が高めに設定されています。
一般的には1件の書類作成につき、10,000円からが相場です。
また、急ぎで書類を作成する際には特急料金が加算される場合があり、書類の作成だけでなく提出代行などの追加サービスを依頼する場合も追加料金が発生することがほとんどです。書類作成代行サービスの相場
書類作成代行サービスを利用する場合、料金は作成する書類の種類やボリューム、サービスの提供方法によって異なります。
時間単位の場合は1時間あたり2,000～3,000円が相場とされており、部数単位での料金設定がされている場合はA4用紙1枚あたり2,000円前後が相場です。
複雑な書類や専門的な知識が必要な書類を作成する場合は料金が上がることもあります。書類作成代行おすすめサービス3選
書類作成代行サービスを利用する際に、どのサービスを選ぶかは重要なポイントです。おすすめの書類作成代行サービスを3つ紹介します。
・Fammアシスタントオンライン
・クラウドワークス
・スプラウトFammアシスタントオンライン
Fammアシスタントオンラインは、多岐にわたるバックオフィス業務をサポートするオンラインアシスタントサービスです。
大手企業での実務経験を持つスキル豊富なアシスタントが在籍しており、書類作成代行を始め、Webデザインや動画編集、経理・人事業務など、幅広く対応可能です。
初月は40,000円/30時間で利用でき、書類作成代行が初めての企業でも始めやすい価格も魅力です。通常の料金プランには30時間対応の3カ月プラン（月額90,000円）、6カ月プラン（月額84,000円）、12カ月プラン（月額78,000円）があり、長期間にわたって安定したサポートを受けたい企業にとっては非常にコストパフォーマンスの高い選択肢といえるでしょう。
さらに秘密保持契約（NDA）を結ぶことで、機密情報が安全に管理され安心して業務を依頼できます。プラン 月額料金 稼働時間 備考 初月お試しプラン 40,000円 30時間／月3カ月、6カ月プランを
ご契約いただいた方3カ月プラン 90,000円 初期費用30,000円(税別) 6カ月プラン 84,000円 ー 12カ月プラン 78,000円 ー クラウドワークス
出典：クラウドワークス
クラウドワークスは日本最大級のクラウドソーシングサービスであり、書類作成代行にも対応しています。
登録者数が480万人を超えており、依頼者は自社のニーズに合ったスキルや実績を持つワーカーを選んで依頼できます。
費用相場はビジネス文書やプレゼン資料の作成は1ページあたり1,000～2,000円程度で依頼することができ、Webコンテンツの文章作成も1文字あたり0.5～2円程度から依頼できます。依頼内容 料金相場 ビジネス文書やプレゼン資料の作成 1,000～2,000円／1ページ Webコンテンツの文章作成 0.5～2円程度／1文字 スプラウト
出典：スプラウト
スプラウトはパソコンやプリンターを持っていない方や、書類作成が苦手な方に適している書類作成代行サービスです。
スプラウトの料金体系は、月額ではなく「できあがり枚数」に基づいて設定されており、A4用紙1枚あたり2,000円から利用できます。
スプラウトの特徴として文章の構成や手直し、プレゼン資料、住所録の作成など、少量の依頼にも対応しており、小規模な書類作成を依頼する際におすすめのサービスです。プラン 料金相場 できあがり枚数制 2,000円～／A4用紙1枚 自社に合った書類作成代行サービスを見つけよう
書類作成代行サービスは、企業の業務効率化に大きく貢献する便利なサービスです。利用する際は、自社のニーズを満たせるか、費用対効果は高いかなどのポイントを押さえて、書類作成代行会社を選びましょう。
書類作成代行サービスの利用を考えているなら、Fammアシスタントオンラインがおすすめです。
業務知識やノウハウを持つ高スキルのスタッフが、企業の書類作成を代行します。
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