採用代行（RPO）が向いている企業の特徴とは｜導入のメリットから選び方まで徹底解説

2024.12.26 人事・採用

採用代行（RPO）とは、企業の採用業務を外部パートナーに委託するサービスです。

人材不足が深刻化する中、採用活動の効率化のため採用代行の導入を検討する企業が増えています。

しかし、どんな企業でも採用代行を導入すれば効果が出るわけではありません。

本記事では、採用代行が向いている企業の特徴から、導入のメリット・デメリット、選び方のポイントまで詳しく解説します。

自身の企業にとって最適な採用戦略を描くための参考にしてください。

この記事でわかること

採用代行が向いている企業の特徴と導入メリットがわかる
採用代行を成功させるための具体的な選び方と注意点がわかる
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1 採用代行（RPO）とは
2 採用代行が向いている企業の特徴
3 採用代行が向いていない企業の特徴
4 採用代行導入のメリット
5 採用代行導入のデメリット
6 採用代行の料金相場
7 失敗しない採用代行の選び方
8 おすすめの採用代行サービス5選
9 採用代行導入時の注意点
- 9.1 採用要件を具体的に定めること
- 9.2 コミュニケーション方法を確立すること
10 採用代行が向いているかどうか判断し採用力を強化しよう

採用代行（RPO）とは

採用代行（RPO）とは、企業の採用活動の一部または全てを外部のパートナー企業に委託するサービスです。

RPOは「Recruitment Process Outsourcing」の略称で、採用アウトソーシングとも呼ばれています。

採用代行では、採用計画の立案から内定者フォローまで幅広い業務を外部に任せることが可能です。

特に採用業務の負荷が高い企業や採用活動の質を向上させたい企業にとって、採用代行は有効な選択肢といえます。

採用代行で委託できる業務範囲

採用代行で委託できる業務範囲は多岐にわたります。

主な業務は、以下の通りです。

業務カテゴリ	具体的な業務内容
採用計画・戦略	・採用要件の策定・採用プロセスの設計・KPIの設定
母集団形成	・求人広告作成・掲載・媒体選定・管理・説明会企画・運営
応募者対応	・エントリー受付・応募者情報管理・選考日程調整
選考プロセス	・書類選考・適性検査実施・面接実施（一部）
内定者フォロー	・内定通知送付・入社前情報提供・懇親会開催
分析・改善	・採用活動レポート・KPI分析・プロセス改善提案

企業は自社のニーズに合わせて、これらの業務の一部またはすべてを採用代行サービス提供企業に委託できます。

採用代行の法的注意点

採用代行を利用する際は、法令遵守の観点から重要な注意点があります。

特に、募集者が第三者に募集・選考・採用活動を任せる「委託募集」に該当する場合、厚生労働大臣や都道府県労働局長の許可が必要です。

委託募集は、求人広告の作成や掲載、応募者への選考や採用活動対応が委託募集に該当します。

委託企業（採用を依頼する企業）と受託企業（採用代行業者）の両方が許可を取ることが必要です。

委託募集の許可なく採用代行を行うと、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金に処される可能性があります。

そのため、契約前に業務範囲を明確にし、必要に応じて許可を取得することが重要です。

人材紹介・人材派遣との違い

採用代行は採用業務の一部または全部を外部委託するサービスで、企業は採用の主導権を持ちながら効率的な採用活動が可能です。

一方、人材紹介は求職者と企業のマッチングに特化し、人材派遣は派遣会社が雇用する従業員を期間限定で派遣するサービスです。

企業は目的や状況に応じて、最適なサービスを選択することが重要です。

項目	採用代行（RPO）	人材紹介	人材派遣
主な目的	採用業務の効率化・質向上	人材のマッチング	一時的な人材確保
契約形態	業務委託契約	職業紹介契約	労働者派遣契約
雇用関係	企業による直接雇用	企業による直接雇用	派遣会社が雇用主
費用体系	業務内容に応じた料金設定	成功報酬型	派遣期間中の継続課金

採用代行が向いている企業の特徴

採用代行は、すべての企業に適しているわけではありません。

自社の状況や課題を正確に把握し、採用代行の活用が効果的かどうかを判断することが重要です。

以下のような特徴を持つ企業は、採用代行の導入によって採用活動の効率化や質の向上が期待できます。

人事部門で人手不足が発生している企業
採用担当者がコア業務に時間を割けない企業
現状の採用活動で成果が出ていない企業
複数の人材紹介会社と取引している企業
採用力強化を目指す企業
採用コストの削減を検討している企業

それぞれの特徴について詳しく解説します。

人事部門で人手不足が発生している企業

人事部門で人手不足が発生している企業にとって、採用代行は効果的な解決策です。

リソース不足により十分な採用活動ができない状況を改善し、豊富な知識を活用した効率的な採用プロセスを実現できるからです。

採用代行を利用することで、応募者管理や面接日程の調整といった実務的な業務を外部に委託でき、限られた人事メンバーは採用戦略の立案や面接などのコア業務に注力できます。

また、採用代行会社が持つ豊富な知識を活用することで、効率的な採用活動の実現が期待できます。

さらに、繁忙期のみの一時的な人手不足にも柔軟に対応できるため、正社員の採用による固定費増加を避けながら、質の高い採用活動を維持することが可能です。

採用担当者がコア業務に時間を割けない企業

採用担当者の多くは、本来注力すべき採用戦略の立案や面接選考などのコア業務に十分な時間を確保できていない状況にあります。

求人媒体の運用や応募者とのやり取り、面接日程の調整といったノンコア業務に時間を取られ、重要な採用判断に支障をきたしているケースが少なくありません。

採用代行を導入することで、応募者管理や日程調整などの周辺業務を外部に委託できます。

これにより、採用担当者は採用戦略の立案や面接など、より重要な業務に集中できるようになります。

また、採用代行会社は豊富な経験とノウハウを持っているため、委託した業務を効率的に処理することが可能です。

現状の採用活動で成果が出ていない企業

応募者が少ない、内定辞退が多いなど、現状の採用活動で思うような成果が出ていない企業にとって、採用代行の導入は有効な選択肢です。

採用代行会社は、豊富な実績と専門的なノウハウを持ち、自社の採用課題に対して効果的な解決策を提案できるからです。

例えば、自社の魅力を効果的にアピールする方法や、応募者とのコミュニケーション改善策、最新の採用市場動向を踏まえた戦略立案など、具体的なアドバイスを受けられます。

また、外部からの客観的な視点で採用活動を見直すことで、これまで気づかなかった改善点を発見できる可能性もあります。

ただし、成功のためには採用代行企業との密接な連携と自社の要件や採用計画についての詳細な擦り合わせが重要です。

複数の人材紹介会社と取引している企業

複数の人材紹介会社と取引をしている企業では、各社との打ち合わせや採用要件の共有、進捗管理など、コミュニケーションに多くの時間を要します。

また、企業の採用意欲や具体的な人材要件を各社に丁寧に伝えなければ、求める人材の紹介を受けにくくなります。

これらの企業は、採用要件の説明や募集内容の共有を何度も行う必要があり、選考プロセスの管理も複雑化しがちです。

採用代行を導入することで採用代行会社が窓口となり、複数の人材紹介会社とのやり取りを一括して行うため、採用担当者の負担が軽減されます。

また、採用要件の伝達が統一化され、コミュニケーションロスを防ぐことが可能です。

採用力強化を目指す企業

採用力強化を目指す企業にとって、採用代行の活用は効果的な選択肢です。

採用代行会社は豊富な実績とノウハウを持ち、最新の採用トレンドや市場動向に精通しているため、企業の採用活動の質を向上させることができます。

例えば、採用代行会社の知見を活用することで、自社に最適な採用手法の提案が可能です。

また、外部の客観的な視点から自社の採用課題を可視化し、採用プロセスの最適化や採用ブランディングの強化につなげることができます。

さらに、採用代行会社とのパートナーシップを通じて、自社の人事部門も採用に関するスキルやノウハウが蓄積されるでしょう。

採用コストの削減を検討している企業

近年、採用コストの高騰が企業の大きな課題となっています。

人材紹介会社の手数料、求人広告費、採用担当者の人件費など、採用にかかる費用は年々増加傾向にあります。

特に複数の人材紹介会社を活用している企業では、成功報酬型の手数料が利益を圧迫する要因となっているケースも少なくありません。

このような採用コストの課題を抱える企業にとって、採用代行の活用は効果的な解決方法となります。

採用代行会社の専門的な知見を活用することで、求人広告費用の無駄を削減できるほか、人材紹介会社の利用を適切にコントロールすることで紹介手数料を最適化できるためです。

また、採用業務に関わる社内の人件費も抑制できます。

採用ニーズの変動に合わせて柔軟に対応できるため、固定費の削減にも効果的です。

採用代行が向いていない企業の特徴

採用代行は多くの企業にとって有効な選択肢ですが、すべての企業に適しているわけではありません。

むしろ、採用代行を導入することでデメリットが大きくなる企業も存在します。

ここでは、採用代行が向いていない企業の特徴について解説します。

以下のような特徴を持つ企業は、採用代行の導入を慎重に検討しましょう。

採用ノウハウを社内に蓄積したい企業
独自の企業文化や価値観を重視したい企業
既存の採用方法で十分な成果を上げている企業
採用規模が小さい企業

採用ノウハウを社内に蓄積したい企業

採用ノウハウを社内に蓄積したい企業にとって、採用代行の利用は慎重な判断が必要です。

採用業務を外部に委託することで、実践的な経験を積む機会が減少し、自社独自の採用ノウハウを構築することが難しくなるためです。

例えば、応募者の選考基準や評価方法、効果的な面接テクニックなど、採用現場での経験を通じて得られる知見が社内に蓄積されにくくなります。

また、採用代行会社との契約が終了した後、再び自社で採用活動を行う際に、一から体制を整える必要が生じる可能性もあります。

特に、今後の事業拡大に向けて採用体制の強化を目指す企業や独自の採用基準や評価方法を確立したい企業は、採用代行の利用を避け、社内での採用ノウハウの蓄積を優先することをおすすめします。

独自の企業文化や価値観を重視したい企業

外部の代行会社が企業の独自性を完全に理解し、それに適合した人材を見つけることは容易ではありません。

採用プロセスにおいて、企業文化や価値観を正確に伝えることは非常に重要ですが、代行会社がこれを適切に行うのは困難な場合があります。

例えば、「チームワークを重視する」「フラットな組織を目指す」といった企業文化は、言葉で説明するだけでは本質的な価値観を伝えきれません。

また、採用代行会社を通じた間接的なコミュニケーションでは、応募者が企業の雰囲気や価値観を十分に理解できない可能性があります。

このような企業では、採用活動の初期段階から企業文化や価値観を直接伝えられる自社での採用活動が望ましいでしょう。

既存の採用方法で十分な成果を上げている企業

既存の採用方法で十分な成果を上げている企業では、すでに社内に採用ノウハウが蓄積され、効果的な採用手法が確立されているため採用代行の導入が必ずしも最適な選択とはならない場合があります。

このような企業が採用代行を導入すると、かえって確立された採用プロセスを乱してしまう可能性があります。

また、新たなコストが発生するだけでなく、社内の採用ノウハウを活用する機会が減少し、長期的には採用力の低下につながるリスクもあります。

効果的な採用活動ができている企業は、現状の採用方法を維持しながら、必要に応じて部分的な改善を図ることが望ましいでしょう。

採用規模が小さい企業

採用規模が小さい企業にとって、採用代行の導入はメリットよりもデメリットの方が大きくなる可能性があります。

採用代行サービスは通常月額制の料金体系を採用しているため、採用人数が少ない場合、一人当たりの採用コストが高くなってしまいます。

また、小規模な採用活動は自社で採用ノウハウを蓄積する良い機会です。

採用代行を利用することで、採用プロセスがブラックボックス化し、将来的に採用規模が拡大した際に自社で対応できなくなるリスクがあります。

ただし、採用担当者が不在の場合や特殊なスキルを持つ人材を採用する必要がある場合など、状況によっては採用代行の利用が効果的な場合もあります。

自社の状況を十分に分析し、採用代行を導入するか判断することが重要です。

採用代行導入のメリット

採用代行の導入は、企業の採用活動に多くのメリットをもたらします。

人材不足が深刻化し、採用活動が複雑化する中で、採用代行の活用は企業の採用力を高める有効な手段となっています。

ここでは、採用代行を導入することで得られる主なメリットについて解説していきます。

採用担当者の業務を軽減できる
コア業務に集中できる
自社の採用力を強化できる
素早い対応が実現できる

企業の採用課題解決に向けて、採用代行がどのように貢献できるのかを理解する参考にしてください。

採用担当者の業務を軽減できる

採用代行の導入により、採用担当者の業務負担を大幅に軽減できます。

採用代行を活用することで、応募書類の管理や面接日程の調整、応募者との連絡など、時間のかかるノンコア業務を外部に委託することが可能になるためです。

また、業務効率が向上し、スピーディーな候補者対応が可能になるだけでなく、採用プロセス全体の効率化にもつながります。

これは、残業の抑制やワークライフバランスの改善につながるなど、組織全体の生産性向上につながるメリットにもなります。

コア業務に集中できる

通常、採用活動には戦略立案や面接といった重要な判断を要する業務と、日程調整や応募者対応などの事務的な業務が混在しています。

採用代行を活用することで、これらの業務を適切に切り分け、効率的に配分することが可能です。

例えば、求人媒体の選定や面接日程の調整といったノンコア業務を採用代行会社に委託することで、採用担当者は採用戦略の立案や面接選考といった本質的な業務に時間を割くことができます。

これにより、採用担当者はコア業務に集中できるようになります。

自社の採用力を強化できる

採用代行会社は多くの企業の採用支援を通じて蓄積したノウハウを持ち、最新の採用市場の動向や効果的な採用手法に精通しています。

このような知識を活用することで、採用戦略の立案から選考プロセスの設計まで、より効果的な採用活動が実現できます。

そして、採用代行会社との協業を通じて、これらのノウハウを自社内に蓄積できることがメリットです。

例えば、KPIの設定や管理方法の最適化、効果的な母集団形成など、採用活動全体の質を向上させることが可能です。

また、採用代行会社から得られる市場動向や他社事例なども、自社の採用力強化に活かすことができます。

素早い対応が実現できる

採用代行は、採用のプロフェッショナルが豊富な経験とノウハウを活かし、応募者管理や面接日程調整、合否連絡などを迅速に行います。

例えば、応募者からの問い合わせや面接日程の調整、合否連絡などを迅速に行うことが可能です。

これにより、応募から内定までのプロセスが効率化され、選考から採用までの時間を大幅に短縮できます。

特に、人材獲得競争が激しい職種では、この素早い対応力が優秀な人材の確保において重要な差別化要因となります。

また、タイムリーなコミュニケーションにより、応募者の満足度が向上することで、内定辞退のリスクも低減できるでしょう。

採用代行導入のデメリット

採用代行は多くの企業にとってメリットをもたらす一方で、デメリットも存在します。

デメリットを把握することで、企業はより良い判断を下すことができるでしょう。

以下に、採用代行に伴う主なデメリットについて解説します。

採用代行の実力により成果が左右される
自社内に採用ノウハウが蓄積されにくい
連携不足によるミスマッチの可能性がある

採用代行の実力により成果が左右される

採用代行を導入する際のデメリットの一つは、採用代行会社の実力が結果に大きく影響することです。

採用代行は、豊富な知識と経験を持つ人が多く在籍していますが、その専門性や業界理解の程度が代行会社によって異なるため、期待される成果も大きく変わります。

例えば、採用代行会社が企業のニーズや文化を十分に理解していない場合、ミスマッチが発生するリスクがあります。

これにより、企業文化に合わない人材が採用されることになりかねません。

また、代行会社選定のプロセスも重要です。信頼できる実績を持つ代行会社を選ばないと、結果が満足いくものでない可能性があります。

代行会社の実力に過度に依存することで、社内での採用ノウハウが蓄積されず、将来的な人材採用に対する準備が整わないリスクがあります。

自社内に採用ノウハウが蓄積されにくい

採用代行を利用することで、企業は多くの採用業務の外部委託が可能になりますが、注意が必要です。

業務の外部化により、社内の採用プロセスや方法論を経験する機会が減少し、結果として独自のノウハウが蓄積されにくくなります。

特に、ノンコア業務を丸投げしてしまうと、採用活動の流れや成功事例から得られる学びが失われてしまいます。

将来的に自社で採用活動を行おうとした際に、必要な知識やスキルが欠如しているリスクが高まるでしょう。

採用代行を利用することで得られる即効性と引き換えに、企業側での採用ノウハウの蓄積が難しくなることは、導入を検討する際に十分考慮すべき重要なポイントです。

連携不足によるミスマッチの可能性がある

採用代行を導入する際は、企業と採用代行会社間の連携不足が採用のミスマッチを引き起こすリスクがあります。

例えば、採用代行会社が企業文化や求める人材像を正確に理解していない場合、適切な候補者が紹介されない可能性が高まります。

企業に合わない人材が採用され、結果的に新入社員が組織文化に適応できず早期に離職することもあるでしょう。

また、採用プロセスにおいて企業が期待するコミュニケーション頻度や内容を十分に共有していないと、採用活動の進捗が滞る原因にもなります。

このようなミスマッチを防ぐためには、採用代行会社との密なコミュニケーションが不可欠です。

自社の採用基準をしっかりと伝えることで、理想的な人材の確保につなげましょう。

採用代行の料金相場

採用活動は企業にとって重要な要素ですが、その過程でコストがかかるのは避けられません。

特に、採用代行サービスを利用する際には、その料金相場を理解しておくことが大切です。

適切な料金体系を選ぶことで、無駄なコストを抑え、効果的な採用を実現できます。

採用代行の料金体系には、大きく分けて以下の3つがあります。

月額固定型
従量課金型
成功報酬型

以下では、それぞれの料金相場について解説します。

月額固定型の料金相場

月額固定型とは、企業が特定のサービスを受けるために、毎月一定の金額を支払う料金体系のことです。

月額固定型は、業務内容があらかじめ決まっており、予算管理がしやすいのが特徴です。

採用代行における月額固定型においての料金相場は、以下の通りです。

新卒採用: 月額5～100万円
中途採用: 月額10～70万円

従量課金型の料金相場

従量課金型とは、サービスの利用量や頻度に応じて料金が変動する課金方式のことです。

従量課金型は、使用した分だけ料金を支払うため、顧客にとって納得感が得やすい特徴があります。

採用代行における従量課金型においての料金相場は、以下の通りです。

選考日程調整: 月5万円～
スカウト配信: 1通あたり1000円〜
面接実施: 1回1万円～
応募者対応: 月2万円～
合否連絡: 月2万円～

成功報酬型の料金相場

成果報酬型とは、特定の成果が達成された場合にのみ報酬が支払われる仕組みのことです。

成果報酬型では、あらかじめ設定された条件（例：売上、契約成立、新規顧客獲得など）が達成された際にのみ、報酬が発生します。

これにより、企業は無駄なコストを抑えつつ、効果的な結果を得ることができます。

採用代行における成功報酬型の料金相場は、1人あたり60〜120万円です。

失敗しない採用代行の選び方

採用代行を成功させるためには、適切な代行会社を選ぶことが不可欠です。

自社のニーズに合ったサービスを受けるために、以下のポイントに留意して選びましょう。

実績と専門性の確認
対応可能な業務範囲の確認
費用の比較

これらの選び方のポイントについて詳しく解説していきます。

実績と精通した知識の確認

採用代行を検討する際は、選択肢に挙げた企業の実績と精通した知識を確認することが不可欠です。

これは、信頼できるパートナーを見つけるための重要なステップであり、効果的な採用活動を実現するために必要です。

まず、実績の確認では、その代行会社がどのくらいの数の採用プロセスに成功してきたかを調べましょう。

過去にどのような業界での支援実績があるのか、その成功率はどうかを確認することで、企業としての信頼性を測ります。

また、業界特化型の精通した知識も重要です。

自社と同じ業界や市場での経験が豊富な会社を選ぶことで、特有のニーズや市場動向を的確に把握しているため、より良い人材を獲得できる可能性が高まります。

さらに、豊富な知識や最新の採用トレンドに精通した担当者が在籍するかどうかも確認しておきましょう。

これにより、自社に最適な採用戦略を策定できるかどうかを判断する材料になります。

対応可能な業務範囲の確認

各代行会社によって提供するサービスが異なり、自社のニーズに合った提案を受けるためには、どの業務を外部に委託できるかを明確に理解することが重要です。

まず、自社が求める具体的な業務内容をはっきりさせましょう。

業務には、母集団形成、選考プロセス、面接実施、内定者フォローなどが含まれますが、これらは代行会社によってカバーできる範囲に差があります。

特に、すべての採用プロセスを一括して依頼できる「フルパッケージ型」の会社もあれば、一部の業務のみを請け負う「部分型」の会社も存在します。

そのため、自社の求める業務に応じた適切なパートナーを選ぶことが重要です。

費用の比較

採用代行には、さまざまな料金体系が存在し、月額固定型や従量課金型、成果報酬型など、各社によって異なるため、自社にとっての最適なコストパフォーマンスを見極める必要があります。

特に新卒採用や中途採用の場合、相場は幅広く変動するため、具体的な価格帯を把握することが重要です。

費用を比較することで、予算に見合ったサービスを見つけやすくなります。

また、安価なサービスが必ずしも良い選択とは限らず、業務内容やサービスの質との整合性も重要です。

契約前に、提供される業務の詳細や条件を確認し、隠れた追加費用の存在も把握しておきましょう。

採用代行導入時の注意点

採用代行を導入する際には、いくつかの重要な注意点を把握しておく必要があります。

適切な準備を行うことで、自社のニーズに合ったサービスを最大限に活用し、効果的な採用活動を実現できます。

以下では、導入時に注意すべき点を紹介します。

採用要件を具体的に定めること
コミュニケーション方法を確立すること

採用要件を具体的に定めること

採用代行を導入する際に重要なのは、採用要件を具体的に定めることです。

なぜなら明確な基準がない場合、代行会社が自社のニーズに合った適切な人材を選定することが困難になるからです。

具体的な要件を設定することで、どのようなスキルや経験を持った候補者を求めているのかが明確になり、採用プロセスの効率が向上します。

また、具体的な要件を設定することで、採用代行業者とのコミュニケーションも円滑になります。

必要なスキルや経験、企業文化に合致した人物像を共有することで、応募者の選定がスムーズに進むでしょう。

コミュニケーション方法を確立すること

コミュニケーション方法を明確に設定することは、採用活動の成功に欠かせない要素です。

効果的なコミュニケーションを確立することで、情報の共有や進捗状況の把握が円滑になり、業務の効率性が向上します。

まず、どのツールを使用してコミュニケーションを行うのかを決めることが重要です。

例えば、SlackやZoomなどのプラットフォームを用いることで、簡単に情報共有や定期的なミーティングを行うことができます。

また、採用代行業者が自社の文化や求める人材像を正確に理解するためには、定期的なフィードバックや意見交換が欠かせません。

どの頻度で進捗報告を行うのかも事前に決めておくことで、タイムリーなフィードバックが可能となり、誤解や情報の遅延を防ぐことができます。

採用代行が向いているかどうか判断し採用力を強化しよう

採用代行が向いている企業にとって採用代行の導入は、企業の採用力を大きく強化する手段です。

自社のニーズに合ったサービスを選ぶことで、高いスキルを持ったアシスタントが採用プロセスを効率化し、優秀な候補者の確保が可能となります。

また、採用活動を外部に委託することで、コスト削減と業務の効率化を同時に実現できる点も見逃せません。

採用代行をお探しの際には、Fammアシスタントオンラインは特におすすめのサービスです。

Fammアシスタントオンラインのサービスは、実務経験を持つアシスタントが多数在籍しており、高品質なサポートを提供します。

リーズナブルな料金で、柔軟なコミュニケーション方法も採用しているため、迅速かつ効率的な採用活動が実現できます。

自社の採用活動をより一層強化するために、ぜひFammアシスタントオンラインを検討してみてください。