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手書き文字をデータ化しよう！おすすめOCRツールと代行サービス5選

業務効率化

見積書や請求書など、今でも手書きの書類や資料をメインに運用している企業は意外と多いようです。

手書きの書類や帳票は、分類したり、検索したりするのが不便に感じられることも少なくありません。手書きの文字をデータ化することで、業務効率が向上し、情報管理が簡単になります。

この記事では、手書きの文字をデータ化し、ペーパーレス化する方法や、そのメリット・デメリット、手書きの文字のデータ化に便利なOCRツールの選び方について解説し、おすすめの代行サービスを5つ紹介します。

この記事でわかること
  • 手書きの文字や書類をデータ化するメリット・デメリット
  • 手書き文字をデータ化するOCRとは
  • 手書き文字のデータ化をアウトソーシングするならFammアシスタントオンラインがおすすめ

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手書きの文字をデータ化する方法

手書きの文字をデータ化する方法は主に以下の4つの方法があります。

  • 手で入力する
  • クラウドソーシングサービスを利用する
  • OCRツールを利用する
  • 手書きのデータ化代行サービスを利用する

手で入力する

手書き文字をデータ化する方法として、一番単純な方法が人の手で入力することです。

手書きの書類や帳票の内容を1文字ずつ確認しながら、パソコンに入力していきます。

この方法はくせのある文字やフォーマット通りに書いていない文字でも確実に入力できる方法です。

しかし、人の手で入力するには、時間と労力がかかります。

ミスも起きやすくなるので、数枚程度の資料や重要な部分だけをデータ化するなら問題はありませんが、大量の書類や帳票、長い文章をデータ化するのには向いていません。

クラウドソーシングサービスを利用する

社内で手書き文字を入力する人手を割けない場合や正確にデータ化したい場合には、クラウドソーシングサービスを利用するのも一つの方法です。

クラウドソーシングサービスは、インターネット上で仕事を依頼できるプラットフォームで、クラウドワークスやランサーズ、ココナラなどがあり、データ入力を得意とするワーカーに依頼できます。

内容や予算に応じて依頼する人を決定できますが、あくまでも社外の人に頼むことになるので会社の機密情報や重要な情報のデータ化を依頼する場合には、秘密保持契約書を交わすなど情報漏洩に注意する必要があります。

OCRツールを利用する

手書きの文字をデータ化する方法として、OCRツールを利用する方法があります。

OCRツールは、手書きの文字が書かれた書類をスキャンし、画像データとして認識してテキストデータに変換します。

手書きの文字を自動で認識するので、大量の手書き文字の書類でも、短時間に効率良くデータ化が可能です。

手入力と比べると入力時間を大幅に短縮でき、作業の手間を減らせます。

OCRツールには無料のものと有料のものがあり、それぞれ機能や認識精度が異なります。

無料のOCRツールは簡単な手書き文字の認識はできますが、認識精度が低かったり特殊な文字に対応できない場合があるので注意が必要です。

無料のOCRツールで認識できず、機能が不足している場合には、有料のツールを利用するのがおすすめです。

手書きのデータ化代行サービスを利用する

OCRツールでのデータ化が難しい場合や認識精度に満足できない場合には、代行サービスを利用するのがおすすめです。

代行サービスでは、OCRツールを使う一方で人の目で確認しながら丁寧に手書きの書類をデータ化してくれるので、乱雑な手書き文字や特殊なレイアウト、訂正線が多い書類、人によって行が変わる明細などでも正確にデータ化できます。

手書き書類のデータ化代行サービスを利用することで、OCRツールでは認識できない文字や手書き独自のニュアンスを正確にデータに反映できます。

納期や料金は依頼内容に応じて調整できるので、自社で手書き書類のデータ化をするリソースが不足している場合には代行サービスを利用するのがおすすめです。

手書きの文字をデータ化するOCRとは

OCRとは、光学式文字認識（Optical Character Recognition）のことで、紙に書かれた文字や画像の文字を認識し、デジタルデータに変換する技術です。

OCRの基本的な仕組みは、画像内の文字をピクセル単位で解析し、あらかじめ設定されたフォントや形状パターンと照合することで文字をデジタル化し、テキストデータとして変換します。

従来のOCR技術では、印刷された文字は得意でも手書き文字の認識は難しい場合がありました。

しかし、近年OCRの技術が進歩しており、手書き文字の認識精度が大きく向上しています。

特にAI技術の進展、ディープラーニングにより、単なるパターンの認識だけでなく文脈や文字の前後関係を考慮して手書き文字の認識が可能になりました。

走り書きやくずし文字など、従来のOCR技術では誤って認識されることが多かった文字でも現在では高精度で読み取り可能です。

手書き文字の認識に特化したOCRツールや活用しやすいデータに体裁を整えられるツールも数多くあり、多くの業界で導入が進んでいます。

OCRは手書き文字のデータ化にとって重要な技術で、ビジネス文書のペーパーレス化に役立つツールといえるでしょう。

手書きの文字をデータ化するメリット

手書きの文字をデータ化することには、さまざまなメリットがあります。以下では、手書きの文字をデジタルデータにするメリットについて解説します。

  • 業務効率の向上
  • 保存や共有が簡単
  • セキュリティの向上

業務効率の向上

手書きの書類に書かれた文字をデータ化することで、業務効率が向上します。

手書きの書類は人の目で内容を確認するので必要な情報を探すときに時間がかかるのが課題です。

手書きの書類をデータ化して管理することで、検索機能を使うことができるようになり、必要な情報に素早くアクセスできます。

また、デジタル化されたデータは、ファイル名やフォルダ名をつけられます。内容の一部や作成日時、作成者などのデータも合わせて保存できるので、ドキュメントの管理や整理が簡便になります。

これにより、検索性が向上したり作業がスピードアップしたりするので業務効率の向上が期待できるでしょう。

保存や共有が簡単

手書きの文字をデータ化することで、保存や共有も簡単になります。紙の書類では保管する際に場所をとります。

必要な書類の入ったファイルを紛失したり、書類が経年劣化したりするリスクもあるでしょう。

しかし、デジタル化することでハードディスクやクラウドサービスに保管できるのでスペースを取らずにファイルを管理することができ、劣化のリスクもありません。

デジタル化されたデータはメールやクラウドを通じて他者との共有もスムーズにできます。

書類を手渡ししたり、郵送したりする手間もなく、チームないでリアルタイムに編集やコメントが可能です。

セキュリティの向上

紙の書類は撮影や持ち出しなど情報漏洩のリスクがありますが、手書き文字の書類をデジタルデータに変換することで、セキュリティが向上します。

データ化することで暗号化やパスワード保護を設定できるので、セキュリティ対策も行いやすくなります。

また、データ化することによって火災や不慮の事故によってデータが失われるリスクを減らせるでしょう。

クラウドサービスを利用すればクラウド上にデータを保管できるので、万が一ローカルデータを紛失してもバックアップからデータ復旧ができるので、安全性が高まります。

手書きの文字をデータ化するデメリット

手書きの文字をデータ化するデメリットもあります。以下では手書きの書類をデジタルデータにする際に考慮しておくべきことを紹介します。

  • 正しく認識されないことがある
  • コストがかかる
  • データ化作業に手間がかかる

正しく認識されないことがある

OCRツールを使用する場合には、OCRの精度は手書きのくせや文字のかすれに左右されやすく、正確に認識されないことがあります。

AIの性能進化によって、認識の精度が上がったとはいえ、くせの強い字や走り書きでは誤って認識されることも多く、誤変換が起こることも少なくありません。

誤変換が起こると、人の手で修正する必要が生まれるので、結果としてデータ化の作業に余計な時間がかかります。

そのため、認識の精度の高いOCRツールを使ったり、人の手で確認したり修正したりする作業を想定しておく必要があるでしょう。

コストがかかる

無料のOCRツールもありますが、ビジネスシーンで手書きの文字の高度なデータ化が必要な場合には、精度の高いOCRツールやスキャナーを導入する必要に迫られる場合もあるでしょう。

性能の高いツールを導入する場合には、購入やサブスクリプション契約の費用がかかります。

データ化作業に手間がかかる

性能の高いOCRツールを使っても、単にOCRツールで手書きの書類を読み取るだけでは終わらず、データ化した後の修正やフォーマットの調整に時間がかかることがあります。

元が手書きの資料である以上、誤って認識されている可能性があり、確認と修正の作業が必要です。

さらに社内で使いやすいように特定のフォーマットに変換したり、他のデータと結びつけたりする場合には、追加の作業が必要になる可能性があります。

手書きの文字をデータ化するOCRの選び方

手書きの文字をデータ化する際に使用するOCRツールやサービスは多数あります。ここでは自社に適したOCRツールの選び方について解説します。

  • 目的で選ぶ
  • 自社でやるか外注するか
  • コストで選ぶ

目的で選ぶ

まずは、どのような目的でデータ化を行いたいのかを明確にします。例えば、数枚の手書きのメモをデータにしたいのであれば、無料のOCRツールやスマートフォンアプリでも目的を達成できます。

しかし、手書きの書類を正確に認識する必要があったり、ビジネス文書をデータ化して業務効率を向上させる必要があったりするなら、より精度の高いOCRツールが必要です。

書類や資料が大量にあり、社内にその作業に割くリソースが足りない場合にはデータ化する代行サービスを利用することをおすすめします。

自社でやるか外注するか

データ化の作業を自社でやるか外注するかも重要なポイントです。自社でデータ化を行う場合、OCRツールの導入作業だけでなく、書類を読み込んだあとに、正しく認識されているか確認したり、ミスを修正したりする作業が必要になり、作業時間と人員を確保しなければなりません。

大量の手書き書類をデータ化する場合には確認や修正の作業に時間がかかり、負担が増大する可能性があります。

データ化作業を外注すると、作業負担を軽減することが可能です。

OCRツールを使ってデータ化し、必要に応じて修正や確認を行ってくれ、フォーマットの調整やデータの作成まで行ってくれるデータ化代行サービスもあるので、より作業を効率化したい場合は、外注も検討しましょう。

コストで選ぶ

コストも重要なポイントです。無料のOCRツールからデータ化作業と修正・確認まで代行してくれるサービスまで幅広い選択肢があります。

無料のOCRツールは導入コストがかからず、手軽に利用できますが、認識の精度には限界があります。

高い精度が必要な場合には有料のツールを選ぶのがおすすめです。有料のツールには、買い切り型のものや、年間ライセンス費用がかかるもの、サブスクリプション契約のものがあります。

データ化代行サービスの場合は、依頼するデータの量や内容、修正作業の有無などプランによって料金が異なるので、自社のニーズや予算にあったツール・サービスを選ぶことが重要です。

無料ツールか有料ツール・サービスかを選ぶポイント

OCRツールを使って手書き文字をデータ化する場合、無料のものを使うか有料のものを使うか迷うことがあります。以下に選び方のポイントを紹介します。

  • 精度に問題はないか
  • 読み取る場所の指定があるか
  • 必要な分量を読み取れるか

手書き文字の認識の精度は、有料ツールの方が高いです。崩れた文字や特殊なレイアウトの場合には、無料ツールでは対応できない可能性があります。

無料ツールは画像全体から文字を読み取るので、余分な文字や背景に影響されることがあります。有料ツールには、読み取りエリアを指定できる機能がついている場合が多いので、必要な部分だけをデータ化することが可能です。

無料ツールには読み取れる分量に制限があるものが多いので、少量ならば問題ありませんが、大量の手書きデータを扱うのには向きません。一方で有料ツールやサービスにはページ数の制限がないので、大量の手書きの書類を処理できます。

手書きの文字をデータ化する無料OCRツール

無料で利用できるOCRツールは、費用をかけずに手書きの文字をデータ化したい場合に便利です。ここでは、代表的な無料OCRツールを紹介します。

  • Googleドライブ
  • PDF　Candy
  • ONLINE　OCR

Googleドライブ

Google ドライブに画像やPDFをアップロードし、右クリックで「Googleドキュメントとして開く」を選択するだけで、簡単にテキストデータとして抽出できます。認識精度も比較的高く、シンプルな操作で使えます。

PDF　Candy

PDF Candyは、PDFからテキストを抽出することに特化した無料ツールです。オンラインで使用できるため、ソフトウェアのインストールが不要です。手書き文字の認識精度はそれほど高くないですが、簡単な書類やノートをデータ化するだけなら十分でしょう。

ONLINE OCR

ONLINE OCRは画像ファイルをアップロードするだけで手書き文字をテキストデータに変換できるツールです。日本語にも対応していますが、手書き文字の癖や汚れのある文字には弱いこともあります。

手書きの文字をデータ化する有料OCRサービス

無料のOCRツールでは認識精度が不十分な場合や、大量の手書き文字を高精度でデータ化したい場合には、有料のOCRサービスを利用することを検討しましょう。

有料サービスには、ダウンロードソフト型とクラウド型があり、用途に合わせて選べます。

ダウンロードソフト型は、個人のパソコンにダウンロードする方法で、手書きのデータ化作業をする従業員が数人に限られる場合に向いています。

クラウド型のOCRサービスは、インターネット環境さえあればどこからでも利用でき、柔軟な運用が可能です。オンプレミス型では、社内サーバーに設置して安全にデータを管理できます。

クラウド型・オンプレミス型は複数人、もしくは他部署と連携して手書きの文字のデータ化を行う場合に便利です。　

  • Wondershare PDFelement
  • 読取革命
  • カメラでなんでもスキャンPro2
  • LINE WORKS OCR（LINE WORKS株式会社）
  • Tegaki（株式会社コージェントラボ）
  • AI-OCRらくスルー（関西ビジネスインフォメーション株式会社）
  • スマートOCR（株式会社インフォディオ）
  • CaptureBrain（キヤノンITソリューションズ株式会社）
  • AI よみと～る（東日本電信電話株式会社）

Wondershare PDFelement

ワード感覚でPDFを編集できるソフトです。スキャンしたPDFや画像からテキストを認識し、PDFを編集・検索可能にします。OCR機能はプロ版からついており、買い切りの永続ライセンスです。

サービス名

Wondershare PDFelement

形式

ダウンロード

料金

プロ版：定価14,880円

特徴
  • 直感的なインターフェース
  • 異なる形式で高画質で変換
  • 無料トライアル

Wondershare PDFelementを詳しくみる

読取革命

ソースネクスト社の読取革命は、手書き文字や活字を高精度で認識するOCRソフトです。使いやすいインターフェースと、搭載するOCRエンジンの精度の高さに定評があり、企業を中心に多くのユーザーに支持されています。

乱雑な手書き文字のような低品質の文字の認識にも強く、英語にも対応しています。

サービス名

読取革命

形式

ダウンロード

料金

1台につき：12,980円

特徴
  • 多くの企業で導入
  • 乱雑な文字も認識
  • 英語対応

読取革命を詳しくみる

カメラでなんでもスキャンPro2

スマホやカメラで撮影した書類をスキャンし、OCR機能を活用してデータ化するソフトウェアです。スキャナに入らないホワイトボードや黒板、掲示物などをスキャンすることができます。手書き文字の認識も可能で、読み取ったデータを後からトリミング編集できる点が特徴です。

サービス名

カメラでなんでもスキャンPro2

形式

ダウンロード

料金

5,600円

特徴
  • 大きなものでもスキャンできる
  • スマートフォンやデジカメで対象物を撮影するだけ
  • トリミング機能

カメラでなんでもスキャンPro2を詳しくみる

LINE WORKS OCR

LINE WORKSが提供するOCRサービスで、企業向けの業務効率化を目指した機能を備えています。

手書き文字の認識精度が高く傾いた文字などの悪条件での読取が可能で、専門用語の認識も可能です。社内の様々な書類を効率的にデータ化できます。

サービス名

LINE WORKS OCR

形式

クラウド

料金

1枚ごとの課金制

特徴
  • 初期費用なし
  • 用途に合わせて3つのOCRから選べる

LINE WORKS OCRを詳しくみる

Tegaki

AIを活用した独自開発の手書き文字認識エンジンを搭載しており、認識率は99.22％とクセのある文字や複雑なレイアウトの文書も正確に読み取ることができます。使い勝手の良いシンプルなインターフェースが便利です。

サービス名

Tegaki

形式

クラウド・オンプレミス

料金

要問合せ

特徴
  • 30日間無償トライアル
  • 独自OCRによる認識率99.2％
  • カスタマイズ可能

Tegakiを詳しくみる

AI-OCRらくスルー

関西ビジネスインフォメーション株式会社が提供するAI-OCRらくスルーは、ディープラーニングによるAI技術を活用した手書き文字認識サービスで、高い読取精度を実現しています。

特に乱雑な文字や複数の文字スタイルが混在した書類の認識精度に優れています。操作方法も簡単で、業務効率化を目指す企業に最適です。

サービス名

AI-OCRらくスルー

形式

クラウド

料金

ライトプラン：30,000円/月

スタンダードプラン：99,800円/月

プレミアムプラン：200,000円/月

特徴
  • 初期費用無料
  • トライアルあり
  • はじめての人でも簡単に操作可能

AI-OCRらくスルーを詳しくみる

スマートOCR

株式会社インフォデュオが提供するスマートOCRは、帳票や手書き文書の認識に特化したシステムです。非定型の帳票の読み取りも可能です。OCR処理後に透明テキストPDFを出力するので、認識したデータをワークフローに組み込みやすく、業務の自動化に役立ちます。

AIが抽出項目を学習するので使用するうちにテンプレートの精度が向上します。

サービス名

スマートOCR

形式

ダウンロード・オンプレミス

料金

要相談

特徴
  • データの一元管理が可能
  • 項目パーツを配置するだけの簡単設定
  • ＡＩによる学習

スマートOCRを詳しくみる

CaptureBrain

CaptureBrainは、キヤノンが提供するOCRサービスで、手書き文字を読み取って独自のイメージング技術で画像補正を実施してからAIによる読み取りを行います。

大量の書類を迅速にデジタル化することができ、さまざまな業務・業種で利用されているサービスです。クラウド対応で、業務システムや各種サービスとの連携も可能なので、用途に応じて柔軟に利用できます。

サービス名

CaptureBrain

形式

クラウド

料金

参考価格

初期費用：500万円

従量課金：240万円/年～

特徴
  • 独自のイメージング技術による画像補正で高い認識率
  • 編集可能な電子データ（CＳVなど）でダウンロード可能
  • 他のシステムとの連携が可能

CaptureBrainを詳しくみる

AIよみとーる

NTT東日本が提供するAIよみとーるは、96.71％の高い読取精度で、くせ字や乱雑な手書き文字の認識が可能です。直感的で使いやすいブラウザベースの画面なので、ITに詳しい人材が社内にいなくても使いこなすことができます。

セキュリティ対策も充実しており、重要な書類を扱う企業に最適です。

サービス名

AIよみとーる

形式

クラウド

料金

プラン１（小型）の場合

初期費用：なし　

基本利用料：33,000円/月

従量利用料：30日の読取金額が19,800円を超えるごとに3.3円～

特徴
  • 手書き・活字文字の高い認識精度
  • セキュリティ対策
  • 無料デモ

AIよみとーるを詳しくみる

手書きの文字のデータ化を全部おまかせできる代行サービス5選

データ入力代行サービスで手書き文字のデータ化が可能なサービスを紹介します。自社にOCRツールの導入から、修正・確認作業に割けるリソースが不足している場合には、参考にしてください。

Fammアシストオンライン

Fammアシスタントオンライン

引用：Fammアシスタントオンライン

Fammアシスタントオンラインは、株式会社Timersが運営するオンラインアシスタントサービスです。秘書業務や経理業務、資料作成など幅広い業務に対応していますが、手書きの書類のデータ化も依頼することが可能です。

高いスキルを持つアシスタントが多数在籍しており、業界最安値水準の料金で利用可能です。

初月は4万円から利用でき、必要な業務だけを依頼することで人件費の削減が可能なおすすめのサービスです。

サービス名

Fammアシスタントオンライン

料金

3カ月プラン：90,000円/30時間

6カ月プラン：84,000円/30時間

12カ月プラン：78,000円/30時間

※3ヶ月プラン、6ヶ月プランをご契約いただいた方には、プランの初月を40,000円で提供

特徴
  • 予算や時間に合わせて適切なプランを提案
  • 業界最安値水準の料金で利用可能
  •  幅広い業務に対応

 

Sakura-Eye

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　引用：さくら情報システム

Sakura-Eyeは、さくら情報システムが提供するAI-OCRとBPOサービスを組み合わせたサービスです。

企業の帳票や文字に合わせて、最適なOCRエンジンを設定し、人による入力作業を組み合わせることで精度の高いデータの納品が可能です。

サービス名

AI-OCR＋BPO 帳票データ化ソリューション 「Sakura-Eye」

料金

標準AI-OCR：1箇所　1円　基本料金

DXSuite：1箇所　2円　手書き文字認識利用時の追加料金

特徴
  • 帳票や文字に合わせて最適なOCRエンジンを設定
  • 人手による入力作業を組み合わせて納品業界最安値水準の料金で利用可能
  •  銀行基準を満たしたセキュリティー対策

データセレクト

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　引用：データセレクト

データセレクトは、原稿の種類を問わず、データ入力が可能です。数十件単位での依頼が可能で、プライバシーマークや、ISO27001 を取得しており、安心して依頼できます。

全従業員のうち約半数が情報処理技術者の資格を保有し、データ処理に関わる人の半数以上が文書情報管理士の資格を保有しています。

サービス名

データセレクト

料金

紙原稿の画像化：1件につき100円

案件内容によって料金は変動

特徴
  • プライバシーマークやISO27001を取得
  • 2名で入力するコンペア入力、3名でのトリプル入力に対応

eas

                                                                                                                               引用：eas

easは、「OCRではデータ化できない」ケースでも、読み取りを補強するオペレータ読み取りを加えることによって、高精度なデータ化を可能にします。

フォーマットの決まったシンプルな書類か、複雑で非定型な書類なのかで個別にカスタマイズできます。

サービス名

eas

料金

ライト：50,000円/1000件以下

ベーシック：75,000円/1000～2000件

プレミアム：150,000円/2000件以上

※別途初期費用

特徴
  • 書類の特徴に合わせたカスタマイズが可能
  •  1か月トライアルプランあり

シ・ブリュ

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　引用：シ・ブリュ

多種多様なデータ入力に、日本国内限定作業のクオリティで対応するサービスです。

戦前の文字が使われている資料の入力や、さまざまな形式のデータを一つの仕様にまとめたり、自社の独自システムに入力したりすることが可能です。

サービス名

シ・ブリュ

料金

一式：33,000円（税込）

※作業の内容や件数、納期などによって料金は変動します。

特徴
  • 国内作業
  • プライバシーマーク取得
  •  リピート率94.2％

手書きの文字をデータ化して業務効率をアップさせよう


手書きの書類をデジタルデータに変換することで、業務効率をアップさせることができます。OCRツールを使えば大量の手書きの書類をデジタル化でき、情報を検索したり、共有したりすることがスムーズになるでしょう。

データ化の代行サービスを利用すれば、自社での作業の負担を減らし、コア業務にリソースを集中させられます。

OCRツールの導入や手書き書類のデータ化代行サービスを検討する際は、自社の業務内容やコストなどを総合的に判断しましょう。

手書き文字のデータ化代行サービスを検討している企業には、「Fammアシスタントオンライン」がおすすめです。高品質なサービスと柔軟な対応で、企業の業務効率化を強力にサポートします。ぜひ検討してみてください。

＼ 月額￥40,000～利用できる ／

資料「Fammアシスタントオンラインサービス」
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業務効率化
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