アウトソーシングとは？メリットやデメリット、導入時の注意点を解説
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アウトソーシングとは、自社の業務の一部を外部に委託することです。自社の人材が不足していてコア業務になかなか専念できない企業は、アウトソーシングの活用によって課題解決や組織の成長が期待できます。
本記事では、アウトソーシングのメリット・デメリットやアウトソーシングできる業務内容、導入する前に整理すべきポイントについて紹介します。
この記事でわかること
- アウトソーシングの概要とメリット・デメリット
- アウトソーシングをするときに知っておきたいポイント
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アウトソーシングとは
アウトソーシングとは、自社の特定業務や機能を外部に委託することです。業務を外部にアウトソーシングすることによって、業務効率の向上やコスト削減を図れます。
「外注」や「外部委託」もアウトソーシングと同様の意味を持つ言葉です。以前は経理業務をアウトソーシングする企業が多く見られましたが、近年では、経理だけでなく営業や人事、総務などのさまざまな分野でアウトソーシングが可能です。
- アウトソーシングの意味
- アウトソーシングの手法
- アウトソーシングと人材派遣の違い
について詳しく解説します。
アウトソーシングの意味
アウトソーシングとは、英語の「outsource」に由来する和製英語です。日本語でいうと「外部委託」で、社内業務の一部を外部のアウトソーシング会社に委託することを指します。ただ業務を外部に委託するという意味ではなく、企業の価値を保持しながら向上させるために外部の資源を活用するという意味で使われることが増えてきています。
アウトソーシングの手法
アウトソーシングは、業務ごとに内容が大きく異なります。代表的な3つのアウトソーシング手法は以下の通りです。
- BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）
- ITO（ITアウトソーシング）
- KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）
それぞれ見ていきましょう。
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）
BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）は、企業が特定の業務プロセスや機能を外部の会社に委託するアウトソーシング形態です。BPOの対象は、経理、財務、人事、顧客サポート、データ処理などの業務が中心です。
BPOのメリットには、コスト削減、業務の品質向上、リソースの効率的な活用などがあります。企業はBPOを通じて、内部のリソースをコア業務に集中させることができ、市場競争力を強化できます。
ITO（ITアウトソーシング）
ITO（ITアウトソーシング）は、企業が情報技術（IT）関連の業務やサービスを外部の会社に委託する形態のアウトソーシングです。ITOでは、ソフトウェア開発、アプリケーションの保守・運用、インフラストラクチャの管理、ネットワークの管理などが含まれます。
ITOを利用すると、企業は専門的な技術や知識を持つ外部のスタッフによって、IT関連の業務を効率的に遂行できると同時にコストを抑えられます。
KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）
KPO（ナレッジ・プロセス・アウトソーシング）は、高度な知識や専門的なスキルを必要とする業務を外部の会社に委託する形態のアウトソーシングです。市場調査・分析、知的財産権の管理、研究開発支援、法律サービス、財務分析などの知識集約型の業務が含まれます。
KPOでは、高度な専門知識を持つスタッフの分析力・判断力・創造性を活かして、顧客へ高品質の情報提供が可能になります。また、提供される客観的なデータに基づいた戦略的な事業計画を立てる際にも有効です。
アウトソーシングと似ている言葉の違い
アウトソーシングと似た意味を持つ言葉には、
- 外注
- 人材派遣
- クラウドソーシング
などがあります。それぞれの言葉の意味の違いを理解しましょう。
アウトソーシングと外注の違い
アウトソーシングと外注の違いは、戦略性の有無です。アウトソーシングは、単に業務を委託するだけでなく、組織の成長も目的としています。そのためアウトソーシングを受ける側には、高い専門性とコンサルティング力などが求められます。
対して外注には特に戦略性は必要なく、業務を決められたとおりに遂行してもらいコストを削減するのが最大の目的です。
アウトソーシングと人材派遣の違い
アウトソーシングと人材派遣は、自社のリソース不足を外部の人材で補う点で共通していますが、明確な違いがあります。
アウトソーシングは業務そのものを委託するのに対し、人材派遣は人材を手配してもらう点で異なります。また、アウトソーシングでは業務についての指示命令権はアウトソーシング会社にあるのに対し、人材派遣では派遣先の従業員にある点も違いです。
アウトソーシングとクラウドソーシングの違い
アウトソーシングとクラウドソーシングの違いは、委託先です。アウトソーシングの委託先は、基本的にその業務に長けた専門の会社であることがほとんどです。そのため、業務のクオリティも担保されます。
一方、クラウドソーシングはインターネット上で不特定多数の人に業務を発注する形態です。クラウドソーシングの受注者の大半はフリーランスであり、アウトソーシングに比べて戦略性がない点で違いがあります。
アウトソーシングのメリット
アウトソーシングのメリットは以下の4つです。
- 経費削減につながる
- 業務品質を向上できる
- 外部の知見やノウハウを享受できる
- 組織の肥大化を防ぐ
アウトソーシングのメリットについて詳しく見ていきましょう。
経費削減につながる
アウトソーシングを活用することで、固定人件費の削減効果を見込めます。正規の従業員を雇用すれば、業務の繁閑にかかわらず毎月固定の人件費を支払う必要があります。また、毎月の人件費の他に教育コストや採用コストもかかります。しかし、アウトソーシングなら繁忙期などの必要なときにだけ人材リソースを増やすことが可能です。費用が発生するのは一時的なので、人件費の調整ができます。
その他、業務で必要な情報システムをアウトソーシングするのも、経費削減に有効です。情報システムの維持には、構築、運用、保守の費用はもちろん、サーバー機器代などさまざまな固定費が必要です。
情報システムのアウトソーシングをすれば、これらの構築・維持費が不要になります。
業務品質を向上できる
アウトソーシングを請け負う会社のスタッフは、その業務に専門的な知識やノウハウを持っている人が多いため、アウトソーシングをすることで業務の品質向上が見込めます。
また、ルーティンワークのようなノンコア業務以外を外部にアウトソーシングすることで、従業員の業務負担が減少します。それによって従業員がコア業務に集中できるようになる点でも、業務の処理速度や品質の向上が期待できるでしょう。
外部の知見やノウハウを享受できる
アウトソーシングを活用すれば、アウトソーシング会社の高度な技術や長年培ってきた専門的なノウハウなどを自社に取り入れることが可能になります。また、業務によっては、専門家の知見やノウハウを享受できることもあります。自社の業務やプロジェクトにおいて高度な技術やノウハウを利用すれば、効率的な業務運営の実現が可能です。
顧客に提供可能なサービスの品質向上も期待できるでしょう。
組織の肥大化を防ぐ
企業は規模が大きくなるにつれて、従業員や部署が増えて肥大化していきます。コア業務に直接関係ない間接的な業務が増え、社内のリソースやコストを消費していきます。最終的に肥大化が進み過ぎると、コアではない業務にリソースが割かれて業務の非効率化を招きかねません。
組織の肥大化を防ぐためには、アウトソーシングが有効です。定型業務の一部や専門的な知見が必要な業務をアウトソーシングして、組織を健全化を目指しましょう。
アウトソーシングのデメリット
アウトソーシングのデメリットは以下の3つが挙げられます。
- コストが増加する場合がある
- 社内にノウハウや技術が蓄積されない
- 社内の情報が外部に流出する可能性がある
デメリットを考慮したうえでアウトソーシングするか検討してみてください。
コストが増加する場合がある
アウトソーシングの活用で、場合によっては運営コストが増加する場合があります。例えば、社内ですでに効率化ができていた業務や自社特有のフローが構築されている業務などをアウトソーシングする場合です。これらの業務は標準化するのに手間と時間がかかるため、コストが多く発生してしまいます。
どのような業務でもアウトソーシングすれば良いわけではないため、標準化しやすい業務からアウトソーシングをすすめるのがおすすめです。
社内にノウハウや技術が蓄積されない
アウトソーシングした業務に関しては、技術やノウハウ、経験が蓄積されない可能性があります。アウトソーシング会社の豊富な知識や経験を学ぶためにも、ア業務を丸投げしてしまうのは避けましょう。アウトソーシング会社と常に情報を交換して、定期的な報告を受けながら業務ノウハウを共有してもらいましょう。
社内の情報が外部に流出する可能性がある
社内には従業員の個人情報や顧客情報など、多くの機密情報があります。アウトソーシングをすることによって、これらの情報を外部の企業へ提供するケースがあり、情報漏洩のリスクが高まります。
ほとんどのアウトソーシング会社は個人情報の取り扱いについて規定を定めていたり、認証資格を取得していたりしますが、情報漏洩の可能性はゼロではありません。アウトソーシングを依頼するときは、委託先のセキュリティレベルをあらかじめ確認したうえで、どういった情報をどのように扱うか、万が一情報漏洩が発生したときはどのように対処するのかなど、しっかりと取り決めておく必要があるでしょう。
アウトソーシングに向いている業務
アウトソーシングには向き不向きがあり、企業の業務のすべてがアウトソーシングに向いているわけではありません。ここでは、アウトソーシングに向いている業務を解説します。
定型化しやすい業務
アウトソーシングに向いているのは、定型的で例外の少ない再現性の高い業務です。マニュアルがあれば対応できるような業務で、遂行するのに専門的な知見や独自の見解などが必要なものは向いていません。
例えば、
・電話やメール対応
・来客対応
・文書の管理
・給与計算
・コールセンター
・システムの保守、運用
などが挙げられます。
全体を委託できる業務
業務の一部でなく丸ごと委託できるような業務のアウトソーシングも増えてきています。例えば、採用代行や社員教育などです。
例えば採用には、候補者が自社に適した人材かどうかを見極めるスキルが求められる一方で、履歴書やエントリーシートを多数確認しなければならず負荷の大きい業務です。採用のノウハウがあるアウトソーシング会社に依頼することで、採用の負担が減らせます。ただし、委託先との認識齟齬によって誤った人材を確保してしまうリスクもあるため、最終面接は自社で行うなど運用面での工夫が必要です。
アウトソーシングの検討前に整理すべきポイント
アウトソーシングには向いている業務と向いていない業務があり、どのような業務でもアウトソーシングによって課題が解決できるとは限りません。アウトソーシングの導入を決める前に、まずはアウトソーシングによって人材不足の解決など自社の課題が解決できるのか、業務が効率化できるのかを検討する必要があります。
アウトソーシング検討前に、以下の2点について整理しておきましょう。
- 現状の課題と分析を行う
- アウトソーシングすべき業務を把握する
現状の課題と分析を行う
まずやるべきことは、現状の課題を洗い出すことです。
例えば、
- 人的リソースが不足している
- 業務フローが煩雑化していて非効率的である
- 属人化している業務がある
- 雑務が多くコア業務に時間が割けない
- 専門的な知識やノウハウがない
- 業務を兼任していて負担が大きい
などが挙げられます。
課題を挙げたら、その課題がどうすれば解決できるのかを分析します。
業務フローが煩雑化していて非効率的であるなら、まずはフローを見直して整理し、どこが非効率的なのかを定義します。雑務が多くコア業務に時間が割けないのであれば、なぜ雑務が多いのかを原因を追求する必要があるでしょう。
課題を分析して、アウトソーシングで解決できるのか、解決できるなら具体的にどうすれば良いのかを考えます。
アウトソーシングすべき業務を把握する
課題の洗い出しと分析が終わったら、どの部分をアウトソーシングするかを検討します。分析して見えてきた業務をコア業務とノンコア業務に分類し、ノンコア業務のなかでも定型化されていて再現性の高い業務を対象にすると良いでしょう。
アウトソーシングのメリットを理解したうえで活用して業務効率化を図ろう
アウトソーシングは、経費を削減しながら業務品質を向上でき、人材不足に悩む企業の課題を解決できる選択肢です。基本的に定型化しやすいノンコア業務に向いています。
アウトソーシングのメリットを理解したうえで上手に活用して、業務効率化を図りましょう。
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