業務改善の進め方とは｜ワークフレームやポイントを徹底解説
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「リソース不足なのに業務量は増える一方」「業務の属人化で働き方改革が進まない」など、人材不足が深刻化する近年では、業務効率化や生産性向上といった課題に直面している経営者や管理職の方も多いのではないでしょうか。
長期的な企業発展には、状況に応じた効果的な業務改善が不可欠です。
本記事では、現状分析から改善計画の立案、実行時のポイントまで、業務改善の進め方を段階的に解説します。
また、すぐに活用できるフレームワークや具体的な成功事例も交えながら、効率的な職場づくりを実現するためのノウハウを紹介します。
業務改善によって課題を解決し、企業の生産性を高めていきましょう。
この記事でわかること
- 業務改善の進め方とポイント
- 業務改善の具体例や取り組み事例
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業務改善とは
業務改善は、企業の持続的な成長と競争力強化のために不可欠な取り組みです。
本章では、業務改善の基本的な目的と、混同される業務効率化との違いについて解説します。
- 業務改善の目的
- 業務効率化との違い
具体的に見ていきましょう
業務改善の目的
業務改善の最終目的は、無駄な業務を排除し、付加価値の高い業務へと時間を最適化することです。最終目的を達成するためには、以下の4つの課題に取り組む必要があります。
- 業務効率の向上：無駄な作業の特定と排除
- 経営資源の最適化：人材・時間・コストの適切な配分
- 業務プロセスの整備：優先順位の明確化と実行体制の構築
- 品質管理の強化：確実な業務遂行によるクオリティの担保
業務効率化との違い
項目
業務効率化
業務改善
対象範囲
既存の業務プロセス
業務プロセス全体
業務内容自体目的
業務のスピードアップ
簡素化生産性向上
コスト削減
働きがい向上手法
ツール導入
手順の見直し業務分析
プロセス改革
システム導入視点
現状維持を前提とした効率化
現状打破を目指した抜本的な改革
業務改善と業務効率化は、密接に関連していますが、それぞれ異なる特徴を持つ取り組みです。
業務効率化は既存の業務プロセスの速度や正確性を高めることに主軸を置き、デジタルツールの導入やマニュアル化が主な手法です。
一方、業務改善は業務プロセス全体の見直しから、組織文化や社員の意識改革まで踏み込んだ包括的なアプローチを意味します。短期的な効率化に留まらず、組織の持続的な成長を支える基盤構築に貢献します。
業務改善が必要な理由
業務改善が必要となる理由には、3つの社会的背景が挙げられます。
- 労働力が減少しているから
- 働き方が多様化しているから
- 残業や長時間労働是正の必要性があるから
具体的に解説します。
労働力が減少しているから
（引用元：総務省｜情報通信白書刊行から50年～ICTとデジタル経済の変遷～）
日本の生産年齢人口（15〜64歳）は、少子高齢化の影響により年々減少の一途をたどっています。2023年時点で総人口の約59%まで低下し、今後もさらなる減少が予測されます。
生産年齢人口の減少は、多くの企業で人材確保が困難な状況を引き起こす原因です。
さらに、人口減少は優秀な人材の確保が難しくなるだけでなく、既存社員の負担増加にもつながり、業務効率の低下や離職率の上昇といった悪循環を招きます。
業務改善によって、限られた人員で最大限の成果を上げる体制の構築が不可欠となっているのです。
働き方が多様化しているから
テレワークやフレックスタイム制の普及により、従来の画一的な働き方から多様な働き方へと急速に変化しています。また、副業・兼業の容認や育児・介護との両立など、社員のライフスタイルに応じた柔軟な働き方への対応が求められます。
柔軟な働き方を支援する一方で、コミュニケーション不足や情報共有の遅れといった課題も発生しています。場所や時間に縛られない効率的な業務遂行体制の構築や、デジタル技術を活用したコミュニケーション基盤の整備が重要です。
業務改善により、柔軟な働き方を実現する環境づくりの重要性が高まっています。
残業や長時間労働是正の必要性があるから
働き方改革関連法の施行により、企業には残業時間の上限規制や有給休暇の確実な取得促進が義務付けられています。
また、社員の健康管理やワークライフバランスの観点からも、長時間労働の是正は重要な経営課題です。
業務改善は、無駄な作業の削減、業務プロセスの効率化、適切な人員配置などを通じて、残業時間削減を実現し、社員の健康と生産性の向上を目指します。
さらに、業務の属人化を防ぎ、チーム全体で効率的に業務を進められる体制の構築にも貢献します。
業務改善の具体例
業務改善を効果的に進めるためには、適切な手法の選択が重要です。本章では、多くの企業で実践されている代表的な業務改善の手法を5つ紹介します。
- 担当を変える
- マニュアル化する
- デジタル化する
- リモートワークを活用する
- アウトソーシングする
具体的に解説します。
担当を変える
業務の担当者を見直すことは、効率化と品質向上の両面で効果的な改善手法です。特定の担当者に業務が集中している場合、是正により組織全体の生産性向上が期待できます。
業務の棚卸しを行い、各担当者のスキルと業務内容の適性確認により、最適な人員配置が可能です。また、複数人での業務担当によって、ノウハウの共有やバックアップ体制の構築にもつながります。
担当の見直しは社員の成長機会の創出や、スキルアップとモチベーション向上をもたらし、組織の活性化に寄与します。
マニュアル化する
手順書やチェックリストの作成により、業務の標準化と品質の均一化が図れます。また、属人的な知識やノウハウを共有し、人材育成にも役立ちます。
マニュアル化のポイントは、必要な情報を簡潔にわかりやすくまとめることです。図表やフローチャートを活用し、誰でも理解できる形式で作成する必要があります。
また、定期的な見直しと更新により、常に最新の業務プロセスを反映させることが求められます。マニュアルを活用すれば、新入社員の教育時間の短縮や、担当者不在時の円滑な業務引継ぎも可能です。
マニュアル作成は、時間と労力がかかりますが、長期的な視点で見れば、品質の安定化と効率化を実現する有効な改善手法です。
デジタル化する
業務のデジタル化は、作業時間の短縮とヒューマンエラーの防止に効果的です。紙媒体での管理や手作業での集計を、システムやツールを活用した効率的な処理に置き換えることで、大幅な時間削減が可能です。
デジタル化を進める際は、現状の業務フローを十分に理解し、適切なツールを選定しましょう。
また、導入後の運用体制や教育計画も含めて検討すれば、円滑な移行が実現できます。
クラウドサービスやRPAの活用により、定型業務の自動化や情報共有の効率化が進み、より付加価値の高い業務に注力できる環境が整います。
デジタル化は初期投資が必要となる場合がありますが、業務効率の向上によるコスト削減効果は計り知れません。
リモートワークを活用する
リモートワークの導入は、働き方の柔軟性を高め、生産性向上に寄与します。通勤時間の削減や場所にとらわれない働き方により、効率的な業務遂行が可能です。
導入に際しては、コミュニケーションツールの整備やセキュリティ対策が不可欠です。また、業務の進捗管理や成果物の評価方法の明確化で、円滑な運営が実現できます。
オフィスワークとリモートワークを適切に組み合わせることで、従業員満足度と業務効率の向上が期待できます。
アウトソーシングする
社内リソースの最適化を図るため、外部の専門業者への業務委託は効果的な選択肢です。特に定型業務や高度なノウハウが必要な業務は、アウトソーシングによる効率化が期待できます。
委託先の選定では、コストだけでなく、品質や納期、セキュリティ面での総合的な評価が重要です。また、社内での管理体制や連携方法の明確化で、スムーズな業務移管が可能です。
これにより、社内の人材をコア業務に集中させることができ、企業価値の向上につながります。
業務改善のメリット
業務改善を進めることで、企業は単なる業務効率化だけでなく、持続的な成長や社員満足度の向上につながるなど、多角的な効果を得られます。
中でも主要メリットとして以下の3つが挙げられます。
- 生産性の向上
- コスト削減
- 業務効率の向上
具体的に解説します。
生産性の向上
業務改善による生産性の向上は、企業の競争力強化に直結します。
作業時間の短縮により、一人当たりの業務処理量が増加し、より多くの成果を生み出せます。さらに単純な作業時間の削減だけでなく、質の高いアウトプットも期待できます。
例えば、無駄な会議を削減する、業務プロセスのマニュアル化やデジタル化をすることも有効な業務改善です。担当者はより創造的な仕事に集中できるようになり、結果として生産性が向上します。
また、業務改善によって個々の生産性が向上するとチーム全体の連携もスムーズになり、結果、企業全体の生産性が向上し、収益拡大が期待できます。
コスト削減
業務改善は、人件費、材料費、時間外労働費など、直接的なコスト削減が可能です。また、業務の効率化により、間接的なコストの抑制も実現できます。
具体的には、作業時間の短縮による残業代の削減や、ペーパーレス化による消耗品費の削減が挙げられます。
さらに、ミスの減少による追加コストの抑制や、業務の標準化による教育研修コストの最適化も実現可能です。
コスト削減と業務品質の向上を同時に実現できるため、組織全体のコストパフォーマンス向上が期待できます。
業務効率の向上
業務改善では、業務フローの可視化、業務の標準化、ノウハウの共有など、効果的な施策が実施されます。
上記の取り組みにより、問題点の早期発見と改善を実現するとともに、属人化を防止し、組織全体の業務効率の向上が可能です。
また、業務効率の向上は従業員の満足度を高め、モチベーションの維持・向上にも好影響を与えます。業務改善は単なる効率化に留まらず、企業の持続的な成長と競争力強化の基盤となるものです。
業務改善の進め方
業務改善は計画的な取り組みが重要です。業務改善を効果的に進めるためには、以下の5つのステップを意識して進めましょう。
- 業務の棚卸・可視化
- 課題の整理
- 業務改善計画を立てる
- 改善計画の実行
- フィードバック・改善
具体的に解説します。
業務の棚卸・可視化
業務改善の第一歩は、業務状況の詳細把握です。各部署や担当者の業務内容、所要時間、実施頻度などを洗い出し、業務フローを可視化します。業務フローの図表化は、全体像の把握と課題の早期発見につながります。
また、業務日報の分析やヒアリングを通じて、具体的な作業内容と工数を明確にしましょう。
さらに、業務の優先順位や依存関係の整理によって、重複作業や非効率な工程が明確になり、改善すべきポイントを浮き彫りにします。改善ポイントが明確になった段階で次のステップである課題整理への基盤が整います。
課題の整理
可視化された業務フローをもとに、現状の課題を特定・整理します。課題は、作業時間、コスト、品質、人員配置など、複数の観点からの分析が重要です。
具体的には
- 時間がかかりすぎる工程
- ミスが発生しやすい作業
- 特定の担当者に依存している業務
などを洗い出します。
また、それぞれの課題が企業にもたらす影響度や緊急度も評価します。
すべての課題を同時に解決するのは困難なため、優先的に取り組むべき課題を選定し、次のステップである改善計画の立案につなげます。
業務改善計画を立てる
特定された課題に対して、具体的な改善策を検討し、業務改善の実行計画を立てます。改善策は、実現の難易度、必要なリソース、期待される効果を考慮して選定します。
計画時には、具体的な実施スケジュール、必要な予算、担当者の配置など、実行に必要な要素を明確に記載します。
また、改善の目標値や評価指標も設定し、効果測定の基準を定めましょう。
計画策定時には、関係者からの理解や協力を得ることも重要です。現場の意見を取り入れることで、より実効性の高い計画を策定できます。
改善計画の実行
策定した計画に基づき、具体的な改善活動を開始します。実行段階では、計画の進捗管理と関係者間の密な連携が不可欠です。
改善活動は、できるだけ小規模な単位から始め、成功事例の積み重ねが重要です。また、実施中に発生した問題や予期せぬ事態にも柔軟に対応できる体制を整えておきましょう。
定期的な進捗確認と状況報告を行い、必要に応じて計画の修正や追加対策を検討します。
フィードバック・改善
実施した改善策の効果を評価し、必要に応じてさらなる改善を行います。当初設定した目標値や評価指標をもとに、定量的な効果測定を実施します。
また、現場からのフィードバックを収集し、改善策の実効性や新たな課題の有無を確認します。効果が不十分な場合は、原因分析を行い、改善策の見直しが必要です。
このPDCAサイクルを継続的に回すことで、業務プロセスの継続的な最適化が可能です。
業務改善の進め方のポイント
効果的な業務改善を実現するためには、単に効率性を追求するだけでなく、現場の状況や社員のモチベーションを考慮した、包括的なアプローチが求められます。
主に、以下の4点に注意して業務改善を進めるようにしましょう。
- 業務改善の意図を社内全体に周知する
- 現場と連携をとり合理性だけで進めない
- 問題の本質を理解する
- 優先順位をつけ段階的に取り組む
具体的に解説します。
業務改善の意図を社内全体に周知する
効果的な業務改善は、トップダウンで一方的に指示するのではなく、組織全体で共有し、理解を得た上で進めることが重要です。
特に、改善によって業務内容や働き方が変化する場合は、社員の不安や抵抗感を解消するための丁寧な説明と、十分なコミュニケーションが必要です。
具体的には、改善によって実現する理想の状態や、社員ひとりひとりにもたらされるメリットを経営陣からわかりやすく説明しましょう。
また、定期的な進捗報告や成果の共有により、改善活動への参加意識を高めることも有効です。
組織全体で目的を共有し、全員が同じ方向を向いて取り組める環境を整備できれば、より積極的な改善提案や協力体制の構築が期待できます。
現場と連携をとり合理性だけで進めない
業務改善は、机上の空論で終わってはなりません。
数値や効率だけでなく、現場の実情を十分に考慮して進めることが重要です。現場の意見や懸念事項を丁寧に聞き取り、実務に即した改善策を検討します。
改善策の立案段階から現場担当者を巻き込み、実現の難易度や運用上の課題について確認を行いましょう。
また、試験的な運用を通じて、予期せぬ問題点を早期に発見し、対策を講じることも重要です。現場との密な連携により、より実効性の高い改善策が実現できます。
問題の本質を理解する
表面的な課題対応ではなく、問題の根本原因を特定し、本質的な解決を図ることが重要です。現状分析では、「なぜ」を繰り返し問いかけ、真の課題を明らかにします。
例えば、作業時間の長期化が問題となった場合、原因は作業手順の非効率性、システムの不備、人員不足など、さまざまな要因が挙げられます。
問題の本質を理解するために、関係者へのヒアリング、データ分析、現状の業務フローの可視化などを活用し、徹底的に原因究明を行いましょう。
本質的な課題解決により、持続的な改善効果が期待できます。
優先順位をつけ段階的に取り組む
すべての課題を一度に解決しようとするのではなく、重要度や実現可能性を考慮して優先順位を設定し、段階的に改善を進めることが効果的です。
すべてを同時に解決しようとすると、かえって混乱を招き、改善効果の低下を招きます。
優先順位を決める際には、
- 課題の重要度
- 緊急度
- 実現の難易度
などを考慮し、短期的な成果と長期的な目標の両方を視野に入れて計画を立てましょう。
最初は比較的小規模で実現可能な改善から着手し、成功体験を積み重ねることで、組織全体の改善意識が高まります。
また、各段階での成果を確認しながら、次のステップに進むことで、確実な改善が実現できます。
業務改善で活用できるフレームワーク
業務改善を効果的に進めるためには、適切なフレームワークの活用が有効です。
代表的なフレームワークとして以下7つが挙げられます。
- QCD
- ECRS
- ロジックツリー
- PDCA
- KPT
- バリューチェーン分析
- BPMN
上記のフレームワークは単独で使うだけでなく、複数を組み合わせることで、より効果的な業務改善を実現できます。
自社の状況や課題に合わせて、最適なフレームワークを選択し、活用しましょう。
QCD
要素
具体的な行動
Quality（品質）
製品・サービスの完成度向上
ミス・不良品の削減
顧客満足度の向上Cost（コスト）
製造原価・運営費用の削減
作業効率化によるコスト低減
リソースの最適化Delivery（納期）
生産リードタイムの短縮
顧客への提供時間の短縮
工程遅延の防止QCD（Quality：品質、Cost：コスト、Delivery：納期）の頭文字を取ったもので、製造業を中心に広く活用されているフレームワークです。
QCDの意識により、品質を落とさずにコストと納期を改善する、あるいはコストを削減しつつ品質と納期を維持するなど、最適なバランスが期待できます。
品質面では製品やサービスの完成度、コスト面では製造原価や運営費用、納期面では生産リードタイムや顧客への提供時間を評価します。
各要素は相互に影響し合うため、総合的な視点での改善が重要です。
ECRS
要素
具体的な行動
Eliminate（排除）
不要な工程・書類・会議などを廃止する
Combine（統合）
複数の工程を一つにまとめる
関連する部署の業務を統合するRearrange（変更）
工程の順序を変える
作業場所を変えるなどSimplify（簡素化）
複雑な手順を簡素化する
使用するツールを簡素化するなどECRS（Eliminate：排除、Combine：統合、Rearrange：変更、Simplify：簡素化）の頭文字を取ったフレームワークです。
既存の業務プロセスを分析し、不要な工程の排除や、複数の工程の統合により、業務の効率化を目指します。
ECRSを用いることで、よりシンプルで効率的なプロセスの構築が可能です。
ロジックツリー
ロジックツリーは、目的を達成するために必要な要素を階層的に分解し、可視化する手法です。
業務改善に導入する場合、改善目標を達成するために必要なタスクを明確化し、優先順位をつけるのに役立ちます。
例えば、「顧客の満足度向上」を目標とした場合、達成する要素として以下の内容が挙げられます。
- 顧客対応の改善
- 製品品質の向上
- 情報提供の充実
上記のように主要な要素を挙げ、それぞれを具体的なタスクに分解していきます。これにより、全体像を把握しながら、段階的に改善を進められます。
思考プロセスの可視化により、関係者間での認識共有も促進されます。
PDCA
段階
具体的な行動
Plan（計画）
改善目標の設定
計画立案
必要な資源の確保Do（実行）
計画に基づいた実行
データ収集Check（評価）
結果の測定
問題点の特定Act（改善）
問題点の解決策の検討
計画の修正
改善策の実施PDCA（Plan：計画、Do：実行、Check：評価、Act：改善）は、継続的な改善活動を支えるマネジメントサイクルです。各段階を循環させることで、持続的な業務改善が実現できます。
計画段階で目標と実行手順を定め、実行段階で計画に沿った活動を展開します。評価段階では成果を測定し、改善段階で次のサイクルに向けた修正を行います。
PDCAサイクルを継続的に回すことで、段階的な改善が可能です。
KPT
段階
具体的な行動
Keep（継続）
これまでの良かった点の抽出
効果的な施策の特定
継続すべき取り組みの確認Problem（問題）
課題や問題点の洗い出し
改善が必要な事項の特定
解決すべき事項の優先順位付けTry（挑戦）
新しい改善策の検討
具体的な行動計画の立案
次期の取り組み目標の設定KPT（Keep：継続、Problem：問題、Try：挑戦）は、振り返りと改善を促進するフレームワークです。会議やプロジェクトの振り返りに活用され、業務改善においては、改善活動の成果を評価し、今後の改善の方向性を定める際に役立ちます。
継続すべき良い点、解決すべき問題点、今後挑戦したい項目を分類し、それぞれに対する具体的な行動計画を立案します。
シンプルな構造により、チーム内でも容易に活用が可能です。定期的なレビューとして活用し、継続的な改善活動を支援します。
バリューチェーン分析
バリューチェーン分析は、企業活動全体を価値創造の流れとして捉え、それぞれの活動における付加価値を分析するフレームワークです。
製品やサービスの提供に直接関わる主活動と、主活動を支える間接的な支援活動の両面から、改善余地を検討します。各活動の連携や相互依存関係も考慮した分析が可能です。
全社的な視点での業務改善に効果を発揮します。
BPMN
BPMN（Business Process Model and Notation）は、業務プロセスを図式的に表現するための標準的なフレームワークです。作業の流れや関係者の役割を明確に可視化できるため、改善点の特定に役立ちます。
業務フローの開始から終了まで、各作業の実行順序や判断基準、関係者の責任範囲を図示します。
作成時は矢印や四角形などの一般的な図形を用いることで、誰もが同じように業務の流れを理解できる点を重視しましょう。プロセスの可視化と分析に効果的なツールとして活用可能です。
業務改善の取り組み事例
本章では、具体的な業務改善の取り組み事例を3つ紹介します。
- 業務のデジタル化により時間外労働を39%削減
- トップダウンの意識改革とIT活用で働き方改革を実現
- 電子化と標準化で離職率と残業を改善
具体的な改善方法について、見ていきましょう。
業務のデジタル化により時間外労働を39%削減
低温食品を扱う物流・運送サービスを全国で展開する新雪運輸株式会社は、デジタル化による業務改善を通じて、時間外労働の大幅な削減と安全性の向上を実現しました。
同社では以前、ドライバーの月間拘束時間が基準の293時間を超過してしまうことが多く、事故リスクが課題でした。この状況を重く見た瀧澤裕司社長は、ドライバーの安全確保と法令遵守の観点から、抜本的な業務改善の必要性を感じていました。
改善の過程では、収入減を懸念するドライバーからの反発もありましたが、丁寧な説明と対話を重ね、約3年かけて理解を得られました。
全車両へのセーフティーレコーダー導入やロボット点呼システムの実装により、2020年には時間外労働を約39%削減し、事故件数も大幅に減少しています。
今後は車検申請システムの刷新など、さらなるデジタル化を進め、業務効率の向上と働きやすい職場環境の構築を目指しています。
（参照：新雪運輸株式会社｜厚生労働省 働き方改革 特設サイト）
トップダウンの意識改革とIT活用で働き方改革を実現
株式会社ワイ・シー・シーは山梨県甲府市に本社を置く情報通信業の企業です。
同社ではトップダウンの意識改革とIT活用による業務改善を通じて、時間外労働の大幅な削減と働きがいの向上を実現しています。
従来は長時間労働の常態化と社員の健康障害が大きな課題でした。創業50周年を機に、社長自身が持続可能な組織づくりの必要性を強く感じ、トップダウンで改革に着手したことが業務改善の第一歩となりました。
当初は若手社員を中心としたワーキンググループの活動が計画通りに進まない点が課題でしたが、新たな検討チームの設置と、高セキュリティ環境でのリモート接続システムの導入により、業務効率の向上を実現しました。
結果、時間外労働時間は月平均28時間から20時間に削減され、年次有給休暇の取得率も41%から60%に改善しています。
今後は、オンライン研修システムのさらなる活用や業務の共有化を推進し、より働きがいのある職場づくりを目指しています。
（参照：株式会社ワイ・シー・シー｜厚生労働省 働き方改革 特設サイト）
電子化と標準化で離職率と残業を改善
全国26カ所の営業所と7カ所の技工所を持つ歯科技工の大手企業である「株式会社シケン」は、労働時間管理のデジタル化と両立支援制度の整備により、働きやすい職場環境の実現と離職率の低下を実現しています。
業界全体で歯科技工士の就労者数が減少する中、同社でも持続的な人材確保が大きな課題となっていました。島隆寛社長は有資格者が仕事を継続できる環境整備を最優先課題と位置づけ、働き方改革に着手しました。
改善の取り組みとして、まず電子タイムカードを導入し、本社での一括管理による労働時間の可視化と平準化を図りました。また、産休・育休制度の拡充や雇用形態の柔軟な変更制度を整備し、ワークライフバランスの向上にも注力しました。
結果、時間外労働の大幅な削減と離職率の低下を実現し、子育て支援に積極的な企業として「くるみん認定」の取得や、従業員の健康管理を経営的な視点で考え実践している企業として「健康経営優良法人2021」にも認定されています。
今後は、一人ひとりが複数の業務をこなせる体制づくりを推進し、より効率的で柔軟な働き方の実現を目指しています。
（参照：株式会社シケン｜厚生労働省 働き方改革 特設サイト）
業務改善で生産性や効率を向上させよう
人材不足、トレンドの移り変わり、働き方改革など、企業を取り巻く環境はめざましく変化しており、長期的に生き残っていくためには時代の変化に合わせた柔軟な対応が求められます。
現在の課題解決のために、計画性を持った業務改善でさらなる企業発展を目指していきましょう。
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