【2024年最新】業務効率化アイデア13選！成功のポイントや企業事例も紹介

2024.11.29 業務効率化

業務効率化は業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を排除して、仕事を合理的に進めることです。業務効率化を行うには、業務フローの見直しやツールの導入などさまざまな手法があります。

この記事では、すぐに取り組める業務効率化のアイデアを紹介します。業務効率化の進め方やポイント、企業の成功事例についてもあわせてチェックしてみてください。

この記事でわかること

業務効率化のアイデア
業務効率化の進め方と成功のポイント
業務効率化の取り組みとしてアウトソーシングを活用するならFammアシスタントオンラインがおすすめ

＼ 月額￥40,000～利用できる ／

1 業務効率化とは
- 1.1 業務効率化の定義
- 1.2 生産性向上との違い
2 業務効率化しやすい作業の種類
3 業務効率化がもたらす効果
4 業務効率化のアイデア13選
5 業務効率化の進め方
6 業務効率化のアイデアを成功させるポイント
7 企業の業務効率化の成功事例3選
8 企業の成長のために業務効率化のアイデアを実践しよう

業務効率化とは

業務効率化とは、業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省くことです。はじめに、

業務効率化の定義
生産性向上との違い

について解説します。

業務効率化の定義

業務効率化とは、企業や個人が行う業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を省いて、同じ成果を得るための時間やコストを削減すること、あるいは同じ時間やコストでより多くの成果を得ることを指します。

業務効率化は単なる作業のスピードアップだけでなく、業務プロセス全体の見直しや改善、適切なツールや技術の活用によって実現されます。生産性向上と密接に関連しており、より少ないリソースでより大きな成果を上げることを目指す取り組みです。

生産性向上との違い

業務効率化と同様の場面で使われる言葉に生産性向上があります。業務効率化と生産性向上は密接に関連していますが、明確な違いがあります。

生産性向上は、投入された労働時間、資本、材料などのリソースに対する製品、サービスなどの成果物の比率を高めることです。

一方、業務効率化は、生産性向上を達成するための手段の一つであり、無駄な作業を省いたり、効率的なプロセスを構築したりすることで、生産性を向上させることを目指します。

つまり、生産性向上は目標であり、業務効率化はその目標達成のための戦略と言えるでしょう。

業務効率化しやすい作業の種類

業務効率化は全ての作業に適用できるわけではありません。特に効果を発揮しやすいのは、以下の特徴を持つ作業です。

繰り返しが多い作業
標準化が容易な作業
自動化が可能である作業

具体的には、データ入力、書類作成、メール対応、スケジュール管理、請求処理などが挙げられます。これらの作業は、適切なツールやシステムを導入することで、大幅な効率化が期待できます。

業務効率化がもたらす効果

業務効率化は、企業や個人のさまざまな側面にプラスの効果をもたらします。

下記の3つの効果について、見ていきましょう。

時間的コストの削減
従業員のモチベーション向上
生産性の向上

時間的コストの削減

業務効率化によって、作業にかかる時間を短縮できるため、余剰時間を他の重要な業務や休息に充てることができます。これは、従業員のワークライフバランスの改善にもつながります。

例えば、以下のような効果が期待できます。

業務の質向上	時間に余裕ができることで、コア業務に集中できるようになる
新たな業務への取り組み	余剰時間を利用して、新たなスキル習得や新しい業務に挑戦できる
ストレスの軽減	仕事に追われる時間が減り、心理的負担が減る
従業員の満足度向上	仕事とプライベートのバランスがとれることで、従業員の満足度が向上し、離職率の低下につながる

業務効率化は、単に時間を短縮するだけでなく、従業員の幸福度や企業全体の成長にも大きく貢献すると言えるでしょう。

従業員のモチベーション向上

マニュアル作成やツール導入、業務の自動化、情報共有の促進などの施策を実施すれば従業員の負担を軽減させられるため、モチベーションが向上します。従業員のモチベーションは離職率にも影響します。

生産性の向上

業務効率化を図ることは、生産性の向上にも直結します。

業務のムダが減るため、限られたリソースでより多くの成果物を生み出せるようになります。また、業務効率化によって従業員のモチベーションが上がれば、より効率の良い仕事を行えるようになり、生産性が向上して企業は競争力を強化できるでしょう。

業務効率化のアイデア13選

業務効率化を行うには、さまざまな方法があります。ここでは、今すぐに取り組めるものからシステムやツールを導入して業務フローを改善するものまで、13の業務効率化のアイデアを紹介します。

タスク管理の徹底
メール対応の効率化
会議時間短縮のための工夫
書類のデータ化とペーパーレス化
情報共有システムの導入
自動化ツール（RPA）の導入
業務プロセス改善
ワークフローの最適化
チーム内コミュニケーションの改善
定期的な業務の見直しと改善
専門家への相談
従業員教育・研修の充実
アウトソーシングの活用

タスク管理の徹底

業務効率化を行うには、まずタスク管理を徹底しましょう。ToDoリストの作成やタスク管理ツールを活用して頭の中にあるタスクをリスト化して可視化することで、全体像を把握しやすく、優先順位をつけやすくなります。

進捗管理表を作成しタスクの完了状況を可視化することも有効です。

忘れ物防止のために必要なものをリストに書き出したり、作業の重複を避けるためにタスクを書き出したりする方法もあります。

また、タスク管理にはツールの導入もおすすめです。Todoist, Notion, Trelloといったツールを使えば、より効果的にタスク管理を行うことができるでしょう。

メール対応の効率化

意外と時間がかかるのが、メール対応です。メール対応の時間を削減すると、業務効率化が叶います。

例えば、複数のメールをまとめて返信することで返信にかかる時間を短縮したり、頻繁に使う返信内容をテンプレートとして作成しておけば、毎回同じ内容を書き直す必要がなくなり大幅な時間短縮につながったりします。

また、不要なメールを減らす工夫も有効です。不要なメールが減れば、もそもメール対応に費やす時間を減らせます。メールの受信頻度を見直したり、必要な情報だけをメールで送受信するようにしたりすると良いでしょう。

会議時間短縮のための工夫

会議時間を短縮すれば、効率的な会議運営が実現します。以下のような方法を試してみてください。

議題の明確化と共有	会議前に議題を明確にして共有して議論を効率的に進める
事前の資料配布	使用する資料を参加者に事前共有して、会議前に全員が内容を理解しておく
参加者の絞り込み	不要な参加者を減らして会議時間を短縮、議論の集中力を高める
アジェンダの厳守	アジェンダに沿った進行を行い、各議題の議論時間を決めて時間内に議論をまとめる
会議時間の制限	会議の制限時間を決めて、時間内に結論を出す
会議後のフォローアップ	会議で決まった事項を議事録にまとめ、参加者に共有。決定事項の実行状況を定期的に確認

これらの方法を組み合わせることで、会議時間を短縮して効率的な会議が運営できます。

書類のデータ化とペーパーレス化

書類はデータ化してDropboxやGoogle Driveのようなクラウドストレージを活用すると、あらゆるデバイスからアクセスできるため、場所を選ばずに書類の閲覧や編集が可能です。

クラウドストレージは検索機能も充実しており、キーワード検索などによって必要な書類を素早く見つけることができる点もメリットです。

書類の紛失や破損のリスクを軽減できるでしょう。

さらに、書類のデータ化は物理的な保管スペースの必要性も大幅に削減でき、オフィススペースの有効活用につながります。

電子署名システムの導入も紙ベースの署名プロセスを省略できるため、業務効率化に貢献します。

情報共有システムの導入

プロジェクトの進捗状況や議事録、資料などの情報を集中的に管理できる社内Wiki、リアルタイムなコミュニケーションを促進し情報伝達の遅延を防ぐチャットツールなどの情報共有システムの導入も、業務効率化に有効です。

Slack, Microsoft Teams, Confluenceなどのツールがあります。

自動化ツール（RPA）の導入

RPAツールは、あらかじめ設定された手順に基づいてコンピューターが人間の代わりに業務を自動的に実行するソフトウェアで、自動化ツールと呼ばれます。

例えば、データ入力、データ抽出、ファイルの移動、メールの送信など、これまで人が行っていた反復的な作業を自動化できます。RPAを導入することで、以下のようなメリットが期待できます。

人的ミスの削減	RPAは正確に手順を実行するため、ミスによる業務の遅延や損失を防げる
時間短縮	RPAは24時間365日稼働でき、人手作業に比べて大幅な時間短縮を実現できる
コスト削減	人件費や時間コストを削減できる

ただし、RPAはすべての業務に適しているわけではありません。RPA導入を検討する際には、

自動化可能な業務かどうか
RPA導入によるコストメリット
セキュリティ対策
どんなRPAツールを選定するか

といった点について、考慮する必要があります。

業務プロセス改善

業務効率化のために、業務プロセスの見直しも行いましょう。

書類の電子化	紙ベースの書類を電子化することで、書類作成、保管、検索の効率化が図れる
ワークフローシステムの導入	業務の進捗状況を可視化し、担当者間の連携を強化することで、業務の効率化とミス削減に貢献する
自動化ツール導入	単純作業や繰り返し作業を自動化することで、人材の効率的な活用が可能になる

業務フローの見直しは、企業の業績向上に大きく貢献する可能性を秘めています。具体的な課題や状況に合わせて、最適な改善策を検討していくことが重要です。

ワークフローの最適化

承認や情報共有などのワークフローを最適化すると、業務効率化が図れます。

例えば、承認プロセスでは、承認権限の明確化や承認フローの簡素化によって、承認待ち時間の短縮が可能です。

情報伝達プロセスでは、必要な情報が適切なタイミングで適切な人に伝わるよう、コミュニケーションツールの活用や情報共有の仕組みを改善することで、情報伝達のロスタイム削減につながります。

チーム内コミュニケーションの改善

チーム内のコミュニケーションを改善すると、情報共有がスムーズになり、業務効率化につながります。

例えば、定期的にチームミーティングを行うのもひとつの方法です。チームミーティングでは、以下のような具体的な方法で連携強化と情報伝達を促進できます。

進捗共有	各メンバーが担当するタスクの進捗状況を共有することで、チーム全体の進捗状況を把握し、問題発生時の早期対応を可能にする
課題共有	各メンバーが抱えている課題や問題点を共有することで、チーム全体で解決策を探し、効率的な解決を図れる
情報共有	チームで必要な情報や資料を共有することで、メンバー間の情報格差を解消し、スムーズな意思決定を促進する
議論・アイデア共有	チームメンバーで意見交換や議論を行い、新しいアイデアを生み出せる。

定期的な業務の見直しと改善

以下のような業務の見直しを定期的に実施して、業務効率化を促進しましょう。

業務を分析	無駄な作業や重複作業がないか、最新のツールや技術を活用することで効率化できる部分がないかなどを分析する
業務の質	顧客満足度や業務目標達成度、品質基準などを評価し、改善の余地がないか検討する
担当者の負担	業務量の偏りや、担当者のスキルや経験に合わない業務がないかなどを確認する
コミュニケーション	チーム内や関係部署とのコミュニケーションがスムーズに行われているか、情報共有が適切に行われているかなどを確認する

改善すべき点が見つかった場合は、具体的な対策を立案し、実行に移しましょう。

専門家への相談

業務効率化をコンサルなどの専門家に相談するのも良いでしょう。

例えば、コンサルタントは、業務フローの分析、無駄な作業の洗い出し、最新のツール・テクノロジーの導入などを提案し、業務効率化を支援できます。

また、専門家は特定の業務分野に精通しており、より専門的な視点からのアドバイスや具体的な改善策の提案が可能です。

従業員教育・研修の充実

従業員のスキルを底上げすることで業務にかかる手間や時間を軽減し、業務効率化につなげます。

従業員教育にはさまざまな方法があり、

外部研修への参加
社内研修の実施
eラーニングの活用
OJT（オン・ザ・ジョブ・トレーニング）の充実

などが挙げられます。

これらの取り組みを通じて、従業員は必要な知識やスキルを習得し、業務の質向上につなげられます。

また、スキル向上は個々の従業員の成長だけでなく、企業全体の競争力強化にも貢献します。従業員一人ひとりがスキルアップすることで、組織全体の能力が向上し、より高いレベルの仕事に挑戦できるようになるでしょう。

具体的なスキル向上のための施策としては、

従業員のキャリアパスを明確化し、目標達成に向けた研修プログラムを提供する
最新の技術や知識を習得できる機会を積極的に提供する
従業員同士のスキル共有や相互学習を促進する

などが挙げられます。

アウトソーシングの活用

社内に人的リソースが不足している場合、アウトソーシングを活用するのも良い方法です。

アウトソーシングを活用することによって、人件費やオフィス賃料などのコスト削減が期待できる、専門性の高い業務を外部に委託することで、社内リソースをコア業務に集中させることができるなどの効果を期待できます。

ただし、アウトソーシングには、情報漏洩のリスクやコミュニケーション不足によるトラブルなどのリスクも伴うため、委託先選定や契約内容には十分注意が必要です。

業務効率化の進め方

業務効率化を成功させるためには、適切な手順を踏むことが重要です。業務効率化の進め方を5つのステップで紹介します。

1.現状把握
2.課題の洗い出し
3.スケジュールの策定
4.業務改善策の実施
5.効果測定

1. 現状把握

最初に現状の業務プロセスを詳細に分析し、どの作業にどれだけの時間やコストがかかっているかを把握します。ボトルネックとなる工程を特定することが重要です。

例えば、以下の項目を分析することで、業務プロセスの改善点を見つけることができます。

各作業にかかる時間
各作業にかかるコスト
作業の順番
作業の担当者
作業に必要なツールやシステム
作業の進捗状況
作業の品質

これらの項目を分析することで、以下のことがわかります。

どの作業に時間がかかっているのか
どの作業にコストがかかっているのか
どの作業がボトルネックになっているのか
どの作業を改善することで、業務効率が向上するのか

業務プロセスの改善には時間とコストがかかりますが、効率化や品質向上につながるため、積極的に取り組むべき事項です。

2. 課題の洗い出し

次に行うことは、課題の洗い出しです。具体的には、以下の観点から課題を洗い出します。

時間のかかる作業
ミスが多い作業
改善の余地のある作業
作業の重複や無駄
情報共有の不足
ツールやシステムの活用不足

3. スケジュールの策定

課題の洗い出しができたら、スケジュールを策定します。スケジュールを策定するために、洗い出した課題を分析して無駄な工程や重複作業を特定します。

スケジュール策定は、タスク管理ツールやスケジュール管理ツールなどを活用すると効率化できます。

4. 業務改善策の実施

計画したスケジュールにそって、具体的な施策を実施します。

施策の実施の前に、従業員に理解を得るため、事前に業務効率化を推進していること、実施する目的などを共有しておきましょう。

5. 効果測定

業務改善策を実施したら、必ず効果測定を行います。

効果測定では、以下の点に注目して詳細な分析を行いましょう。

定量的な指標による評価: 時間やコストの削減量、生産性向上率などの数値目標を設定し、達成度を測定する
- 時間短縮: 改善策の実施前後で、作業にかかる時間を計測し、その差を比較
- コスト削減: 改善策の実施によって削減できた費用を算出し、具体的な金額で効果を算出
- 生産性向上: 改善策の実施前後で、生産量や売上などの指標を比較し、生産性向上率を算出
定性的な評価: 改善策がもたらした変化を、従業員の意見や顧客満足度などの qualitative な指標で評価する
- 従業員満足度: 改善策によって従業員の仕事に対するモチベーションや満足度が向上したかどうかをアンケート調査などで確認
- 顧客満足度: 改善策によって顧客満足度が向上したかどうかをアンケート調査やクレーム件数の減少などで確認
- 業務効率の向上: 改善策によって業務の効率が向上し、無駄な作業や手戻りが減ったかどうかをヒアリングなどで確認
改善策の効果を継続的にモニタリング: 改善策の実施後も、定期的に効果を測定し、必要に応じて改善策を修正したり、新たな改善策を追加したりするなど、継続的な改善活動を行う

効果測定は、改善策の効果を客観的に評価し、今後の改善活動に役立てるために不可欠です。上記のポイントを参考に、具体的な指標を設定し、効果測定を実施することで、より効果的な業務改善を実現できます。

業務効率化のアイデアを成功させるポイント

業務効率化のためにできることはたくさんありますが、アイデアを実施して成功に導くためのポイントがあります。

目的を明確にする
優先順位を決める
一度に多くのアイデアを実行しない

の3つのポイントについて解説します。

目的を明確にする

業務効率化を進めるには、その目的を明確にしておくことが大切です。目標はできるだけ具体的な内容にすることが大切です。

例えば「顧客満足度を向上させる」という目標を立てた場合、顧客対応のスピードアップや正確性を高めることで実現できます。

「従業員の働きがいを高める」という目標を立てた場合、業務の負担軽減や効率化によって、従業員のストレスを減らし、より創造的な活動に集中できる環境作りを目指せます。

具体的な目標を設定することで、業務効率化の取り組みがより明確になり、成功に近づけるでしょう。

優先順位を決める

業務効率化のアイデアを実践する場合は、優先順位をつけましょう。

優先順位は、すぐに対応しないと大きな損失や問題につながる可能性がある緊急性の高いもの、長期的に見て業務の効率化や成果向上に大きく貢献できるもの、必要なリソースや時間、協力体制が確保できるものなどを高く設定すると良いでしょう。

具体的な業務改善アイデアをリストアップし、優先順位をつけてみてください。

一度に多くのアイデアを実行しない

業務効率化のアイデアにはたくさんの手法がありますが、一度に多くのアイデアを実行することはおすすめできません。

アイデアを実施するためには、費用・人員・時間といったコストが必要です。一度に多くのアイデアを実施すれば、その分コストがかさんでしまいます。

また、たくさんあるアイデアのなかから選択して実践するためには、今もっとも効率化しなければならない業務を絞り込むことが必要です。つまり、改善したいポイントに迅速にアプローチできるということです。

加えて、一度に多数のアイデアを実践すると社内での共有事項が増えてしまい、業務が煩雑化したり、反発が生まれたりする原因にもなってしまいます。

本当に今行うべき業務効率化のアイデアを選択して実践しましょう。

企業の業務効率化の成功事例3選

ここからは、さまざまな業種の企業における業務効率化の成功事例を5つ紹介します。これらの事例から、それぞれの企業がどのような課題を抱え、どのような解決策を実施し、どのような成果を得られたのかを学びましょう。

事例1.マニュアル作成で業務の属人化を解消（農機具販売メーカー）

ある農機具販売や修理、整備などを行っている農機具販売メーカーの顧客層は、主に中高年です。

同社には若い世代のスタッフが在籍しているものの、10年以上昔の機材に対する問い合わせへの対応が難しい課題がありました。

若い世代のスタッフがそのような問い合わせを受けた場合、一旦保留として詳しいスタッフに確認、折り返し連絡するという非効率的な対応を行っていました。

そこで、属人化していた情報をマニュアル化して全従業員に共有し、均一化することで迅速な顧客対応を実現しています。

業務マニュアルの作成によって、月平均約20時間あった残業時間が平均8時間に短縮されました。また、マニュアルを確認すれば社歴の浅い従業員でも対応が可能になったため、未経験者やパート従業員でも雇用しやすくなったメリットもあります。

業務のマニュアル化によって業務効率化につながった事例です。

事例2.業務自動化によって労働時間を削減（損害保険会社）

ある損害保険業を主軸とする保険会社では、長時間労働が課題でした。

そこで、RPAやExcelVBAを活用した業務自動化を推進した結果、1,200時間（年間14.4万時間）の労働時間削減を実現しました。

その他、残業時間を削減するために遅くとも原則19時前に退社するというルールを策定したり、在宅勤務の推奨などを行って、働き方改革を推進しています。

事例3.環境整備によって社内コミュニケーションを円滑化（製造業）

世界的にも名を知られる日本の製造業では、さまざまな環境整備を行うことで業務効率化を推進しています。

例えば、フリーアドレスを導入したり、会議スペースのルールを用途別に徹底するなどです。

これらの環境整備は従業員の気づきによって実現していて、生産性向上や従業員間のコミュニケーションに良い影響を与えています。

快適に働ける環境を整備したことで社内の雰囲気が改善し、結果的に業務効率化につながっています。

企業の成長のために業務効率化のアイデアを実践しよう

業務効率化は、企業の成長と従業員の幸福度向上に繋がる重要な取り組みです。紹介したアイデアや事例を参考に、自社の状況に合った業務効率化を進め、生産性向上を目指しましょう。

業務効率化のアイデアとしてアウトソーシングを視野に入れるなら、Fammアシスタントオンラインがおすすめです。

Fammアシスタントオンラインでは、実務経験3〜5年以上の経験豊富なスタッフが中心となって業務を遂行しています。

初月4万円から委託できるため、業務効率化に向けてまずは気軽に相談してみてはいかがでしょうか。

＼ 月額￥40,000～利用できる ／

業務効率化