事務業務を効率化する7つのアイデア｜おすすめ効率化ツールも紹介
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事務業務の効率化とは、日々の事務作業を効率的に進めるために工夫を行ったりツールを導入したりすることです。
事務業務の効率化は、時間やコストを削減できるだけでなく、従業員のモチベーション向上にもつながります。
本記事では、事務業務を効率化するための具体的なアイデアや手順、さらに効率化に役立つツールも紹介します。
この記事でわかること
- 事務業務を効率化するメリットや効率化アイデア
- 事務業務の効率化手順、効率化ツール
- 事務業務を効率化するならFammアシスタントオンラインがおすすめ
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事務業務の効率化とは
事務業務の効率化とは、日々の事務作業を少ない時間と労力で進める工夫や改善策を指します。
事務業務を効率化することで、業務の正確性やスピードが向上し、会社全体の生産性向上につながります。
- 業務効率化と生産性向上の違い
- 事務業務の効率化が必要な背景
について見ていきましょう。
業務効率化と生産性向上の違い
業務効率化は、作業をより少ない時間や労力で終わらせることを目指す取り組みです。
一方、生産性向上は同じ時間や労力でより多くの成果を出すことに重点を置いています。
例えば、これまで1時間かかっていた業務を30分で終わらせることができれば、余った30分を別の業務に割けます。
つまり、効率化によって生まれた時間を活用してさらに成果を上げることが、生産性向上といえます。
企業が成長するためには、効率化と生産性向上の両方をバランス良く進めることが大切です。
事務業務の効率化が必要な背景
事務業務の効率化が必要な背景には、現代のビジネス環境の変化とともに、深刻化している人手不足の問題が関係しています。
事務業務は、単純で反復的な作業が多く、手作業が中心であるために時間がかかります。
また、人手不足の影響によって少人数で複数の業務をこなす必要があるため、一人一人の負担が増し、コア業務に集中する時間が十分に確保できていない企業が増えています。
事務業務を効率化することで、従業員の負担が軽減され、空いた時間をコア業務に充てることが可能になります。
限られた人手の中で業務の質と生産性を上げ、企業が持続的に成長していくためには、事務業務の効率化は必要不可欠です。
事務業務を効率化するメリット
事務業務の効率化にはさまざまなメリットがあります。以下では、事務業務の効率化によって得られるメリットについて解説します。
- 事務業務にかかる時間を削減できる
- 人件費を削減できる
- 人為的ミスの減少につながる
- 生産性向上による利益の増加が期待できる
- 従業員のモチベーション向上につながる
事務業務にかかる時間を削減できる
事務業務の効率化によって、事務業務にかかる時間を削減できます。
書類の作成やデータ入力といった繰り返し行われる作業を効率化することで、業務全体のスピードが向上します。
また、作業手順を見直して無駄をなくしたり、デジタルツールを導入して業務を自動化したりすれば、さらに作業時間の削減が可能です。
効率化によって生まれた時間は成果に直結する業務に充てられるので、従業員がスキルを発揮できる機会が増えて従業員が充実感を感じながら働ける環境が整います。
人件費を削減できる
事務業務を効率化すると、人件費の削減にもつながります。
単純作業や反復作業を減らし業務を整理することで、一人の従業員がより多くの業務をカバーできます。
業務の効率化によって、既存の従業員だけでも業務が十分に回るようになるので、追加の人件費を抑えつつも効率的な業務運営が可能です。
また、効率化によって限られたリソースで多くの業務をこなすことができ、企業全体のコストパフォーマンスが向上します。
事務業務の効率化は、企業の人件費削減と従業員一人一人の生産性向上を同時に実現するために重要な手段です。
人為的ミスの減少につながる
事務業務の効率化は、人為的ミスの減少にも貢献します。
特に、手作業によるデータ入力や計算などでは、確認不足や入力ミスが発生しやすく、業務の品質や企業の信用に影響を及ぼすことがあります。
業務効率化を進め、自動化できる作業を増やすことで人為的ミスを防ぐことが可能です。
また、業務を自動化すると業務全体の精度が高まり、従業員が一貫した手順で進められるようになります。
業務の効率化により、人為的ミスを抑えつつ安定した業務品質を実現できるでしょう。
生産性向上による利益の増加が期待できる
事務業務を効率化し会社の生産性が向上することで、利益の増加が期待できます。
効率化により業務時間が短縮されると、収益に直結する活動に従業員が集中しやすくなり、企業の成長を促進することが可能です。
さらに、限られた時間とリソースを効率的に活用できるようになるので、従業員が自ら業務を改善し効率を高める姿勢が養われます。
このような自律的な改善意識が広がれば、チームとしての協力体制も強化されるでしょう。
効率化を進めることは、企業が利益を生み出す力を向上させ、持続的に成長していくための基盤を築くうえで重要な施策です。
従業員のモチベーション向上につながる
事務業務の効率化は、従業員のモチベーション向上にもつながります。
事務業務の効率化が進みコア業務に集中できる環境が整うと、従業員は仕事に対して達成感ややりがいを感じやすくなります。
達成感ややりがいは、従業員のモチベーション向上のために欠かせない要素です。
また、業務の効率化によって残業が減りワークライフバランスが改善されるので、従業員の満足度や定着率向上も期待できます。
従業員が働きやすい環境を作ることで、会社への帰属意識も高まり組織全体の活力が上がるので、効率化による業務環境の改善は長期的な企業の成長に欠かせません。
事務業務を効率化するデメリット
事務業務の効率化にはさまざまなメリットがある一方で、デメリットも存在します。以下では、効率化を進める際に考慮すべきデメリットについて解説します。
- コストがかかる
- 慣れるまでに時間がかかる
- 従業員の考える姿勢が減る
コストがかかる
事務業務を効率化するためには、ツールやシステムの導入に一定のコストがかかります。
効率化を図るには、専用のソフトウエアやツールの導入、業務フローに合わせた設定やカスタマイズなどが必要で、導入初期には多額の投資が必要になる場合も少なくありません。
また、システムを導入した後にも、メンテナンス費用やライセンス更新費用、サポート費用といった運用コストが継続的に発生することがあります。
予算が限られている場合、このようなコスト負担が課題となることが多い傾向です。
そのため、効率化にかける費用対効果をしっかりと見極め、長期的な運用計画に基づいて予算を管理することが重要です。
慣れるまでに時間がかかる
事務業務効率化ツールやシステムを導入する際、従業員が新たな業務フローや操作方法に慣れるまでには一定の時間が必要です。
この期間中は、一時的に業務効率が下がり通常よりも業務時間が増えることがあります。
また、従業員によって適応スピードが異なるため、全員が使いこなせるようになるまで時間がかかることもしばしばあります。
適応期間を短縮するためには、導入前の研修や導入後のサポート体制を充実させることが大切です。
従業員が新しいツールに慣れる環境を整え、効率化の恩恵を早期に実感できるようにすることが重要です。
従業員の考える姿勢が減る
効率化が進むと、業務が自動化され決められた手順に従って進める場面が増えるため、従業員が自ら業務プロセスを考える機会が減少します。
自動化が進むことで、従業員は決まった操作や手順に沿って作業を行うだけで事務業務をこなせますが、業務の改善策や工夫を考える姿勢が失われるリスクもあります。
従業員が受動的にならないようにするためには、定期的に改善を意識した提案の機会を設けたり、改善策の立案や実行に関わる場を提供したりすることが重要です。
こうした仕組みを整えることで効率化を進めながらも従業員が主体的に考え、業務の質を高めていく姿勢を維持できる環境が整います。
事務業務を効率化するためのアイデア7選
事務業務の効率化は、ちょっとした工夫で大きな効果が期待できます。ここでは、実際に役立つ事務業務を効率化するアイデアを7つ紹介します。
- 業務の優先順位を付ける
- 業務の自動化やデジタル化を進める
- 業務マニュアル・フローチャートを作成する
- ショートカットキーを活用する
- デュアルディスプレイを使用する
- 似ている仕事はまとめて行う
- アウトソーシングサービスを活用する
業務の優先順位を付ける
効率的に事務作業を行うためには、業務の優先順位を明確にしましょう。
業務の重要度や締め切りを基に、どれを先に進めるべきかを判断し、効率よく進行できるよう準備を整えます。
優先度の高い業務から取り組むことで、急な対応が少なくなり、ミスも防ぎやすくなります。
おすすめの方法は、ToDoリストを作成し、「本日中に終わらせるべきタスク」と「後回しにしても支障がないタスク」に分ける方法です。
優先順位を付けることで、全体的な作業の流れが整い、計画的に進められる体制を作りやすくなります。
業務の自動化やデジタル化を進める
事務業務の効率化を図るには、自動化やデジタル化が欠かせません。
ペーパーレス化やクラウドストレージの活用、RPA（ロボットによる業務自動化）ツールの導入など、定型的な事務作業を自動化することで、業務全体がスムーズに進みます。
特に、データ入力やファイルの整理など、繰り返し作業が多い業務を自動化すると手間を大幅に省くことが可能です。
また、ミスが発生しやすい作業も自動化により安定した業務品質を維持できます。
自動化ツールを取り入れることで、従業員が重要な業務に集中できるようになるので全体の生産性向上が期待できます。
業務マニュアル・フローチャートを作成する
複雑な業務がある場合は、マニュアルやフローチャートを作成し、業務手順を明確化しておくことが効果的です。
これにより、作業の手順が統一され従業員が迷わずに業務を進められる環境が整います。
特に、入社したばかりの従業員にとって業務フローがマニュアル化されていることは、いち早く業務に慣れる助けになります。
また、業務の流れが見える化されていると従業員が改善点に気付きやすくなるので、業務改善にも役立ちます。
マニュアル化によってスムーズな引き継ぎも実現しやすくなるため、会社全体の業務効率を向上させるために大切な作業です。
ショートカットキーを活用する
パソコン作業が多い事務作業において、ショートカットキーの活用は業務効率化に直結します。
ショートカットキーによって、コピーや貼り付けなど頻繁に使う操作を瞬時に行うことができるため時間短縮につながります。
特に日々の作業で繰り返し行う操作は、あらかじめショートカットキーを把握しておくと効率が上がります。
【主なショートカットキー一覧】
ショートカットキー
機能
Ctrl + C
コピー
Ctrl + X
切り取り
Ctrl + V
貼り付け
Ctrl + Z
元に戻す
Ctrl + Y
やり直し
Ctrl + A
すべて選択
Ctrl + S
保存
Ctrl + F
検索
Ctrl + P
印刷
Alt + F4
アプリケーションを閉じる
デュアルディスプレイを使用する
デュアルディスプレイの導入は、作業効率を大幅に向上させる効果的なアイデアです。
デュアルディスプレイとは、1つのパソコンに2つのディスプレイ（モニター）を同時に接続して使用することを指します。
2つの画面を同時に活用することで、情報を確認しながらデータ入力を行う場合など画面切り替えの手間が省け、作業の中断を防ぐことができます。
また、複数のアプリケーションを使用する際も、デュアルディスプレイなら並行して作業できるため情報量が多い作業にも便利です。
似ている仕事はまとめて行う
似ている仕事をまとめて行うことも、効率化には大切です。
事務業務では、同じ種類の作業が複数ある場合が多く似た作業を一度に行うことで集中力を保ちながら効率的に進められます。
例えば、メールのチェックを午前と午後の決まった時間帯にまとめて行うことで、業務の流れを分断せず他の作業に集中しやすくなります。
また、書類の整理やデータ入力もまとめて行えば、関連する情報を連続して処理できるため精度やスピードも向上します。
まとめて作業を進めることで、複数のタスクに分散されていた時間を削減し効率的に作業を進められます。
アウトソーシングサービスを活用する
事務業務をアウトソーシングすることは、業務効率を大幅に向上させるために効果的な手段です。
アウトソーシングとは、自社の業務を社外に委託することです。
通常は社内で行っていた作業を外部のリソースに任せ、自社の従業員はコア業務に集中できます。
特に、データ入力や帳簿管理、その他定型業務のような単調で時間のかかる作業はアウトソーシングサービスの活用がおすすめです。
アウトソーシングサービスでは、その分野に長けたスタッフが担当するため、業務品質の向上が期待できます。
また、急な人員不足や業務量の増加にも柔軟に対応でき、社内のリソースを最適化しながらスムーズに事業を拡大できる点も魅力です。
アウトソーシングサービスを活用することで、自社の従業員が収益に直結する活動に注力できるようになり企業の生産性と競争力の向上が期待できます。
事務業務効率化の具体的な手順
事務業務の効率化を実現するためには、いくつかの手順を踏んで進めることが大切です。以下で具体的な手順について解説します。
- ①現状の業務の把握
- ②課題の洗い出し
- ③改善策の立案・実行
- ④改善効果の検証と振り返り
①現状の業務の把握
業務の効率化に取り組む最初のステップは、現状の業務を詳細に把握することです。
日々の業務内容をリスト化し、どの作業にどれだけの時間がかかっているのか、また各業務の手順がどのようになっているかを記録します。
また、作業の頻度や重要度も考慮して優先度をつけると、効率化を図るべきポイントがより明確になります。
業務の把握には、業務を記録する専用ツールやスプレッドシートの活用がおすすめです。
業務内容や時間配分を可視化できるため、省くべき作業や課題が見えやすくなりどこに改善の余地があるのかが分かりやすくなります。
②課題の洗い出し
業務の現状を把握した後は、各業務の課題を具体的に洗い出します。
作業が滞りやすい箇所、時間がかかりすぎる作業、頻繁に発生するミスなど、業務の効率をさまたげる要因を特定しましょう。
また、現場で実際に作業を行っている従業員からの意見や要望を収集することも効果的です。
従業員は、業務に取り組む中で小さな問題や負担を実感しているため、従業員の声を反映させることは現実的な改善案の策定に役立ちます。
従業員の意見を取り入れることで、効率化の効果がより現場に即したものとなり、実行に移しやすくなります。
③改善策の立案・実行
課題が明確になったら、それに基づいて改善策を立案し実行に移します。
例えば、データ入力の自動化や手順の簡略化、アウトソーシングの導入など、課題に応じた方法を選びましょう。
改善策を実行する際には、必要なリソースをあらかじめ確保し、従業員全体に新たな手順や改善策の意図を共有しておくことが効率化成功のポイントです。
また、すべての改善策を一度に導入するのではなく、優先順位をつけて段階的に進めることも重要です。
優先度の高いものから実行していくことで、初期段階から効率化の効果を得やすくなり、従業員の負担も早期に削減されます。
改善策の実行中は、計画通りに進んでいるかを定期的に確認し必要であれば修正を加えながら進めましょう。
④改善効果の検証と振り返り
改善策を実行したら、その効果を検証し、今後の効率化につなげるための振り返りを行います。
具体的には、改善前と改善後の作業時間、コスト削減効果、エラーの低減といった数値データをもとに評価を行いましょう。
数値データを活用することで、改善策が期待通りの成果を上げているかを定量的に判断できます。
また、実施した改善策のうち特に効果が高かった方法については、他の業務や部門にも応用できないかを検討しましょう。
振り返りのプロセスでは、改善の成果だけでなく、新たな課題や問題点も洗い出すことも大切です。
新たな課題が見つかった場合には、再び改善策の立案と実行に取り組み、PDCA（計画・実行・評価・改善）サイクルを回していくことが持続的な効率化を実現するための鍵です。
事務作業効率化の成功事例
事務作業の効率化を進める際には、実際に成果を上げた企業の事例が参考になります。本記事では、成功事例を2つ紹介します。
- アウトソーシングサービス活用による事務作業の効率化事例
- マネーフォワード導入による契約業務の効率化
アウトソーシングサービス活用による事務作業の効率化事例
株式会社LegalForceでは、業務効率化と従業員の負担軽減を目的に、株式会社Timersが提供する「Fammアシスタントオンライン」を導入しました。
Fammアシスタントオンラインは、多岐にわたるバックオフィス業務をサポートするオンラインアシスタントサービスです。
LegalForceでは、契約関連情報を発信する「契約ウォッチ」というメディアを少人数で運営していましたが、管理業務に多くのリソースを割かれる問題を抱えていました。
そこで、Fammアシスタントオンラインを導入しWebサイトの入稿やページ更新といった作業を委託することで、業務のスピードと精度の向上を実現しました。
また、Slackを活用したコミュニケーションによるオンライン完結型のサービスが業務効率化に役立っています。
Fammアシスタントオンラインは業務効率化だけでなく、Webデザインや動画編集、SNS運用など幅広く対応可能です。
マネーフォワード導入による契約業務の効率化
キューサイ株式会社では、契約業務の効率化を目的に「マネーフォワード クラウド契約」を導入しました。
マネーフォワード クラウド契約は、電子契約をはじめとする契約管理をクラウド上で一元化し、書類の電子化と効率的な管理をサポートするシステムです。
導入前は紙ベースの契約業務が主流で、月に62.7時間もかかっていましたが、導入後はわずか15時間にまで短縮されました。
また、電子契約により収入印紙や郵送費用も削減でき、クラウド上で契約書や発注書を一括管理できるようになったことで、社内からも「他の書類も電子化できるのでは」という意見が出るほど活用が広がっています。
マネーフォワードのサポート体制も導入成功の要因であり、従業員や取引先への説明資料やマニュアル動画の提供によって、スムーズな導入が実現しています。
事務業務の効率化に役立つツール7選
事務業務を効率化するためには、効率化ツールを使い分けることが大切です。ここでは、業務効率を向上させるためのおすすめツールを7つ紹介します。
- RPAツール
- タスク管理ツール
- 勤怠管理ツール
- 電子契約・電子サインツール
- マニュアル作成ツール
- 社内FAQツール
- チャット・コミュニケーションツール
RPAツール
RPAとは、ロボティック・プロセス・オートメーションの略で、コンピューター上で人が行っている作業を自動化する技術のことです。
代表的なツールには「UiPath」や「BizRobo!」などがあります。
RPAツールを導入すると、あらかじめ設定した内容に沿って、パソコン上で人間が行っていた作業を自動で進めることが可能です。
また、RPAツールは手作業で発生しがちな人為的ミスを減らし、作業の正確性を高める効果も期待できます。
システム間のデータ連携もスムーズに行えるため、既存の業務フローにも自然に統合しやすいです。
RPAツールによる作業の自動化によって、会社全体の生産性向上につながります。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、業務の進捗を把握し、各タスクの優先順位を明確にするために利用されるツールです。
リモートワークや多忙な職場環境では、タスク管理が不十分だと業務の遅延やミスが発生しやすくなります。
タスク管理ツールを使えば全員が進捗状況をリアルタイムで把握できるため、業務の優先順位を調整しやすくなり効率的に業務を進められます。
代表的なツールとして、「Trello」や「Asana」などがあり、これらを活用することでタスクの担当者や期限を可視化し、チーム全体の業務をスムーズに進めることが可能です。
勤怠管理ツール
勤怠管理ツールは、従業員の出退勤時間や勤務状況をリアルタイムで管理できるツールです。
「マネーフォワードクラウド勤怠」や「ジョブカン」などの勤怠管理ツールを利用すれば、従業員が自分で出勤状況を記録できるほか、管理者が残業時間や休暇の調整を簡単に確認できます。
さらに、正確な勤怠管理ができるため、労務管理の効率が格段に向上し、法令遵守も強化されます。
勤怠データの自動集計機能により、給与計算などの業務も効率化されるため、管理業務にかかる時間を大幅に削減可能です。
電子契約・電子サインツール
電子契約・電子サインツールは、契約業務をオンライン上で完結させるためのツールで、契約書の締結や署名をスムーズに行えます。
「クラウドサイン」や「freeeサイン」などのツールは、紙の契約書の郵送や収入印紙が不要になり、コスト削減にもつながります。
また、クラウド上で契約書を管理するため、必要な情報を迅速に検索・取得でき契約業務の効率化が期待できます。
電子サインは法的に認められているため、従来の紙の契約と同等の信頼性を持ちながら、スピードと利便性を兼ね備えた契約が可能です。
マニュアル作成ツール
マニュアル作成ツールは、業務手順や作業の標準化をサポートするツールです。
例えば、「Teachme Biz」や「iTutor」などのツールを活用すれば、簡単にマニュアルを作成でき作業効率を向上させられます。
業務の属人化を防ぎ、特定の従業員がいなければ進まないというリスクを減らすためにもマニュアルの整備は重要です。
マニュアルが整備されることで、業務の一貫性が保たれミスの削減にもつながります。
業務のマニュアル化は従業員全体の作業効率が上がるだけでなく、会社全体の業務品質向上にもつながる重要な役割を果たしています。
社内FAQツール
社内FAQツールは、従業員が日常的に抱える疑問や業務に関する質問に即座に回答できるツールです。
「Zendesk」や「Helpfeel」のようなFAQツールを導入すれば、過去の質問や回答をデータベースとして蓄積できるため、従業員は自分で情報を検索し問題を素早く解決できます。
FAQツールの活用は問い合わせ対応にかかる時間を削減するだけでなく、ナレッジ共有が進むので、チーム全体の知識が向上しスムーズな業務進行を実現できます。
特に問い合わせ対応が多い部署では、社内FAQツールは必要不可欠です。
チャット・コミュニケーションツール
チャット・コミュニケーションツールは、オンライン上でのやり取りでチーム内のコミュニケーションを円滑に進めるためのツールです。
代表的なツールには、「Slack」や「Chatwork」などがあり、メールと比べて手軽にやり取りができるためコミュニケーションのスピードが向上します。
また、 必要な情報にすぐにアクセスでき過去のやり取りを確認したい場合にも便利です。
さらに、プロジェクトごとに専用のチャンネルやグループを作成することができるため、情報が体系的に整理されメンバー間の情報連携の強化も期待できます。
チャット・コミュニケーションツールは、迅速かつ正確なコミュニケーションの基盤として、現代のビジネスにおいて欠かせないツールといえます。
自社に合った事務業務の効率化策を見つけよう
事務業務の効率化は、企業の生産性向上に欠かせない施策です。
事務業務を効率化するためには、アウトソーシングサービスや効率化ツールを活用することが欠かせません。
本記事を参考にして、自社に合った事務業務の効率化策を見つけましょう。
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