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業務代行とは?利用のメリットや依頼内容・料金体系を徹底解説

業務効率化

業務代行とは、自社で行う業務の一部を専門業者に代行してもらうことです。業務代行が対応できる業務は多岐にわたることから、人的リソースが不足している分野の業務を依頼することでコストを抑えて自社の重要業務に集中できます。また、自社では経験や実績に乏しい分野を代行してもらうことで、顧客のニーズに幅広く対応できるのも魅力です。本記事では業務代行を利用するメリットや依頼できる内容、料金体系などを紹介します。

この記事でわかること

  • 業務代行のメリットや依頼できる業務内容
  • 業務代行の料金体系
  • アウトソーシングを活用するならFammアシスタントオンラインがおすすめ

業務代行とは

業務代行とは、企業から委託された業務を代行するサービスです。近年、採用代行サービスは企業の間で注目を集めるようになってきています。

  • 業務代行の意味
  • 業務委託との違い

について解説します。

業務代行の意味

自社の業務を外部の会社に代行してもらうことです。日本国内における労働人口の低下が著しく、採用活動により優秀な人材を獲得するのが困難になりつつあるなか、業務代行は必要なリソースを社外から補えます。

また、人材不足に苦しむ企業では、社員が本来の範囲とは異なった業務までフォローしなければならない場合があります。一部の業務を代行してもらうことで、社員がコア業務に集中できるのが業務代行のメリットです。

業務委託との違い

業務委託は業務代行と混同されやすい言葉ですが、意味が異なります。業務代行が外部の会社に業務を依頼すること全般を指すのに対し、業務委託は外部の会社に業務を任せるための契約のことを言います。

業務委託には、委任契約・準委任契約・請負契約といった3種類の契約形態があり、対価を伴う業務内容や成果物に対する責任の有無などによりそれぞれの契約形態が適用されます。

業務代行を利用するメリット

業務代行を利用すると、次のようなメリットが得られます。

  • 低コストで人的リソース不足を補える
  • コア業務に集中できる
  • 高い専門性やノウハウで業務課題が解決できる

低コストで人的リソース不足を補える

業務代行のメリットは、コストを抑えて自社に不足している人的リソースを補完できることです。自社のニーズに合った社員を採用する場合、募集から選考、合格後の受け入れ対応など非常に多くのプロセスを経なければなりません。加えて、一連のプロセスを完了するまでの時間や経済的な負担を考慮すれば、人材を採用するのが常に最善であるとは言えません。

一方、業務代行を利用すれば採用コストは発生せず、業務量が落ち着いたタイミングで利用を打ち切れます。業務代行は必要なタイミングで自社のニーズに合ったサポートを受けられるので、コストを抑えられます。

コア業務に集中できる

業務代行を利用すれば自社の社員を利益に直結するコア業務に回しやすくなるのもメリットです。人材不足に悩む企業では社員の中でも優秀なメンバーが、多岐に渡る業務をフォローせざるを得ない状況に陥ります。しかし、その場合売上との関係が弱い業務も担わざるを得なくなり、コア業務への対応が疎かになる恐れがあります。

業務代行により周辺業務のフォローを依頼することで、社員をコア業務に集中させ、業務効率が向上します。

高い専門性やノウハウで業務課題を解決できる

業務代行への委託により、自社にない高いスキルや豊富な経験を有した人材に業務にあたってもらうこともできます。経理や翻訳・通訳など高い専門性が求められる業務に対応できる人材は希少であるため、自社で人材を確保している企業はあまり多くありません。業務代行の中には高度な業務を専門とする企業もあります。

業務代行で上級スキルや豊富な経験を人材に対応してもらうことで、自社のサービスの品質向上が見込めます。

業務代行で利用可能な内容

業務代行に依頼できる業務には次のものがあります。

  • 総務業務
  • 人事・労務業務
  • 経理業務
  • ウェブサイト作成やIT関連業務
  • 営業業務
  • 突発的に発生する業務

それぞれの内容を具体的に見ていきましょう。

総務業務

総務業務は多岐にわたりますが、中でも定型業務はマニュアルがあれば特定のスキルがなくとも対応できるため、業務代行に依頼しやすい内容です。次の業務はどの企業でも行われており、業務代行では経験豊富なスタッフを揃えています。

  • 受付対応
  • メール対応や電話対応
  • データ入力
  • 契約書などの書類整理・管理
  • 備品管理

人事・労務業務

総務業務と同じく人事・労務業務も広範囲です。しかしながら、社会保険や入社・退職など書類のやり取りが多く煩雑な業務も少なくありません。業務代行を利用すれば自社社員の工数を減らせます。また、採用業務は時期により業務量が大きく変化するため、必要な時期に絞って業務代行の手を借りるのも有効です。

人事業務

  • 勤怠管理
  • 採用業務

(採用計画の策定から募集業務や応募者管理・選考などの実務まで)

  • 社員の教育・研修
  • 人事評価

労務業務

  • 社会保険手続き
  • 入社・退職手続き

経理業務

経理に関する業務は専門知識が必要です。特に月末月初や年度は業務量が大幅に増加するため、すべての範囲を自社で賄うのが難しい分野でありながらも、ヒューマンエラーが発生すると、取引先の信用を失いかねない重要性を持ち合わせています。業務代行では、数多くの経理実績を持つ企業が少なくないため、自社の弱点にあわせて柔軟に対応してもらえます。業務代行に依頼できる業務の代表例は次の通りです。

日次業務

  • 入出金管理
  • 記帳業務

月次業務

  • 請求書発行
  • 支払い業務
  • 売掛金・買掛金の管理
  • 給与計算

年次業務

  • 決算業務
  • 税務申告
  • 年末調整

ウェブサイト作成やIT関連業務

業務代行では、ウェブサイトの構築やその他IT関連業務も対応できます。近年ITスキルは複雑化しており、自社の課題に合ったスキルを有した人材の確保は困難です下記の業務を中心に委託できます。

  • ウェブサイトのデザインや構築
  • ウェブサイトの運用
  • 社員に貸与するPCや携帯電話の管理
  • システムの保守や運用・管理
  • システムの導入・リプレイス時の対応
  • 社内向けITヘルプデスク

営業業務

営業活動を専門にする業務代行もあります。扱う商材や営業スタイルによってさまざまな業務代行が存在します。主に次の業務が依頼可能です。

  • ダイレクトメールやメールマガジンの送信代行
  • 既存顧客からの問い合わせ対応
  • テレアポの代行
  • 商談(見込み顧客の獲得からクロージングまで)

テレアポは見込み顧客にアプローチするのに時間を要し、商談には高度なスキルが必要です。このように、業務代行は自社に不足している営業のスキルを補える有効な手段です。

突発的に発生する業務

業務代行はルーチンワーク以外にも突発的に生じる次の業務にも対応可能です。また、専門性の高い業務を担っていた社員が突然職場を離れる場合も、業務代行を利用することで円滑に事業を運営できます。

  • 展示会への出展にかかる準備や運営
  • 経理スタッフの突然の離職・怪我や病気による休職
  • 記念行事などの社内イベントの準備・運営

業務代行の料金体系や料金の目安

業務代行の料金体系や料金は代行会社やサービスによって異なります。

  • 料金体系
  • 料金の目安

について紹介しています

業務代行の料金体系

業務代行の料金体系には「固定料金制」と「従量制」、「成果報酬制」の3種類があります。

固定料金制や従量制は事務代行や経理代行で一般的な仕組みです。固定料金制では支払う金額があらかじめ決められていて、従量制は最低料金から業務量に応じて金額が増加します。一方、成果報酬制は業務代行の成果をあげた件数に応じて支払う金額が決まります。テレアポなどの営業代行で適用されるシステムです。

それぞれの料金体系の特徴は以下の通りです。委託する業務の内容に応じて、料金体系を使い分けましょう。

メリット

デメリット

固定料金制

  • 料金の上限が決まっているため予算の枠内で業務を依頼できる。
  • 実際の業務量が予測よりも少ない場合は費用が割高になってしまう

従量制

  • 処理量が多い業務では割安に利用できる
  • 料金の上限が決まっていないため、実際の業務量が予測よりも多かった場合、予算額を超える恐れがある

成果報酬制

  • 成果をあげた場合のみ請求が発生するため、無駄な費用を抑えられる
  • 1件あたりの報酬が割高に設定されているため、多くの成果をあげた場合は、予算額を上回る恐れがある

業務代行の料金目安

業務代行の料金目安として、固定料金制や従量制は事務代行を、成果報酬制は営業代行を例に紹介します。

事務代行の場合、固定料金として月ごとの稼働時間が一定限度内に収まっていれば毎月同一の金額が請求される月額制が一般的です。毎月の稼働時間が10時間ごとに料金が設定されているパターンが多く、平均的には6万円から12万円の範囲が相場です。従量制ではメール返信1件あたり100円、書類作成1ページあたり200円といった金額が料金相場としてよく用いられます。

一方、成果報酬制はテレアポでアポイントメント1件当たり1.5万円~2万円、成約1件あたり売上の30~50%が手数料となるのが一般的です。

業務代行を利用して戦略的に事業を運営しよう

業務代行とは、自社で行う業務の一部を専門の代行会社に代行してもらうサービスを指し、低コストで人的リソース不足の補完、コア業務への集中による業務の効率化、高度な専門性により業務課題の解決が可能といったメリットがあります。

業務代行の対象とする業務は総務や人事・労務から営業、Webコンテンツい制作までと幅広く、料金体系もさまざまであるため、自社の課題や予算に合った代行サービスや企業を選んで戦略的に事業を運営しましょう。

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