アウトソースとは｜外注との違いや導入時のポイントについて解説
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アウトソースとは、企業の人材不足・リソース不足を解消する手段として注目を集めるサービスです。導入を検討する方の中には、どのような業務を依頼できるのか、導入にリスクはないのか、気になる方も多いのではないでしょうか。
本記事ではアウトソースの対応業務や他の外部委託との違い、導入時に意識すべきポイントについて解説します。
この記事でわかること
- アウトソースで対応できる業務内容
- アウトソースを導入するメリット・デメリット
- アウトソースを導入するならFammアシスタントオンラインがおすすめ
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アウトソースとは
アウトソースとは業務の一部を外部に委託することを意味します。単に業務負担を軽くするだけでなく、企業価値を維持・向上させるための手段として用いられることが一般的です。
本章では、
- アウトソース・外注・アウトソーシングの違い
- アウトソースの需要が高まる背景
について詳しく解説します。
アウトソース・外注・アウトソーシングの違い
アウトソースと似た言葉に、下記のようなものがあります。
- 外注
- アウトソーシング
- 人材派遣
どれも業務を請け負う外部委託サービスですが、それぞれ意味合いや目的が異なります。
サービス名
利用の目的
アウトソースとの違い
アウトソース
企業価値の維持・向上
ーー
外注
コストカット
目的の違い
戦略性の有無の違い
アウトソーシング
企業価値の維持・向上
言葉の意味の違い
※同義語として使用される
人材派遣
人材の確保
業務の管理・指揮権の違い
「アウトソース」と「アウトソーシング」は言葉の意味に違いがあり、アウトソースが行動そのものを意味するのに対し、アウトソーシングは戦略部分を意味しています。しかしサービス内容に大きな違いはないため、同義語として使用されることが一般的です。
一方、「外注」や「人材派遣」はアウトソースと目的や仕組みに違いがあります。外注はコストカットを目的としているため、戦略性はなく与えられたマニュアルに沿って作業をします。
人材派遣とアウトソースの大きな違いは、業務の管理や指揮権の違いです。人材派遣は業務の管理・指揮権が企業側にあるため、作業スペースや業務の進捗管理、指示などすべて企業側で行う必要があります。
アウトソースの場合は管理・指揮権がアウトソース会社にあるため、依頼した業務を企業側で管理する必要がありません。
それぞれの外部委託サービスの違いを把握した上でサービスを利用するようにしましょう。
アウトソースの需要が高まる背景
近年注目されるアウトソースですが、その需要が高まる理由として以下の背景があります。
- 経営の多角化
- 人材不足の常態化
経営の多角化は自社の強みやノウハウを活かして事業を拡大し、需要の変化に対応して収益を生み出す戦略の1つです。需要の移り変わりの激しい近年では経営の多角化が求められる傾向にあり、それに伴い新たに人材確保を考える企業も多く見られます。
しかし少子高齢化に伴い労働者が減少し、人材不足に悩む企業は増え続けています。人材不足は企業にとって深刻な問題であり、経営を大きく左右します。
下記のグラフは人手不足に関連する倒産件数の推移を表したものです。
引用：人口減少社会への対応と人手不足の下での企業の人材確保に向けて｜厚生労働省
倒産件数はもちろん、人材不足による倒産の割合が増加していることがわかります。
経営の多角化が求められ人材が必要であるにも関わらず、人材確保が難しいとされる近年では、社内の限られた人員をコア業務に専念させ、属人性の低い業務を外部に委託することで企業はバランスをとっていると言えるでしょう。
アウトソースは人材不足が常態化する近年では、企業が経営をしていくための重要なサービスといえます。
アウトソースに適した業務
アウトソースで対応できる業務は複数ありますが、その中でも適した業務を4つ紹介します。
- 経理・総務
- 人事・採用
- 営業
- IT
本章では4つの業務がアウトソースに適している理由や具体的な業務内容について解説します。
経理・総務
経理や総務は企業が運営する上で必要不可欠ですが、属人性が低い定型業務が多くアウトソースを導入しやすい業務です。経理業務は閑散期と繁忙期が存在し、企業の決算期など多忙な時期のみアウトソースの活用もできます。
また制度や法改正にも柔軟に対応して業務を遂行するため、安心して任せられます。
具体的な業務内容
- 請求書作成
- 年末調整
- 経費データの作成
- メール文書作成
- 契約書管理
など
人事・採用
人事や採用業務もアウトソースに適している業務です。たとえば、給与計算や勤怠管理は毎月発生する業務であり、従業員数が多いほど業務量も増え負担も大きくなります。
また、人事は経理や総務と同様に企業のコンプライアンスに関わる業務でもあるため、法改正時は迅速な対応が求められます。
人事・採用業務をアウトソースに委託すれば、企業は大きくリソースを確保できるでしょう
具体的な業務内容
- 勤怠管理
- 社会保険業務
- 応募者との面談調整
- 研修の日程調整
- 会場確保
など
営業事務
営業担当者は常に多数の顧客と関わっており、人材不足の企業では営業活動に必要な資料作成から契約書の作成まで、すべて自身で行なっているケースも少なくありません。
営業担当者が営業活動をスムーズに進行できるようにサポートをするのが、営業事務の役割です。アウトソースでは営業に関する事務作業を一括して委託できるため、営業担当者は営業活動のみに専念でき、業務効率が上がります。
具体的な業務内容
- 営業リスト作成
- 商談日程の調整
- 資料作成
- 契約書作成
- 問い合わせ対応
など
IT
近年はITシステムを導入して運営する企業は多く見られますが、システムトラブルや顧客・従業員からの問い合わせに時間を割かれてしまう方も多いのではないでしょうか。
特にIT業務は知識や経験が必要な業務であるため、アウトソースなど外部のスキルや知識の活用がおすすめです。
より専門性の高い業務は、ITに特化したアウトソース会社を検討するのも良いでしょう。
具体的な業務内容
- システム障害の対応
- 運用管理
- ヘルプデスク
- セキュリティ対策
- PC対応
など
アウトソース導入のメリット
アウトソースを導入するメリットは主に4つ挙げられます。
- コア業務に集中できる
- 人材不足が解消できる
- 業務品質の向上につながる
- 採用・教育にかかるコスト削減が期待できる
具体的に解説します。
コア業務に集中できる
業務は売上に直結するコア業務と、売上に直接は影響しないノンコア業務の2つに大別できます。ノンコア業務も企業にとって必要不可欠ですが、属人性が低い定型業務が多く、外部に委託しやすい傾向があります。
ノンコア業務をアウトソースすれば企業の限られた人員をコア業務に集中させることができ、生産性の向上が見込めます。
人材不足が解消できる
先述した通り、人材不足は今や企業にとって死活問題になっています。人材不足の中での運営は新たな事業を展開したくてもリソースを割けず、従業員一人ひとりに過度な負担がかかっている可能性があります。
アウトソースの導入で人材を確保できれば人材不足が解消され、リソース確保や従業員の負担軽減につながります。
業務品質の向上につながる
アウトソース会社では依頼された業務内容に応じて、適切なスキルや実務経験を持つスタッフを選定し業務を遂行します。そのため業務品質の向上や納品スピードのアップが期待できます。
一部の業務品質が向上するだけでも、確認や修正の時間が最小限に抑えられ、企業全体の業務効率化につながるはずです。
採用・教育にかかるコスト削減が期待できる
新たに従業員を採用し、教育をするためには給与以外にも採用や教育、福利厚生などさまざまなコストが発生します。
アウトソースを導入すれば、契約プランに沿った費用のみで業務を依頼できます。企業側で1から教育をする必要性やマニュアルを用意する必要性もないため、コストや時間の削減が期待できるでしょう。
アウトソース導入のデメリット
アウトソースの導入で得られるメリットは大きいですが、一方で導入前に把握しておかなければならないデメリットもあります。
- 情報漏洩のリスクがある
- 自社にノウハウが蓄積しない
具体的に解説します。
情報漏洩のリスクがある
アウトソースで業務を依頼する際には、必要に応じて社内の重要情報を提供する必要があります。情報管理が徹底されていないアウトソース会社では情報漏洩のリスクが高まり、企業の信頼を損なう危険性があります。
アウトソース会社に依頼する際には、セキュリティ面の確認を行い、秘密保持契約を締結するなど情報管理を徹底しているサービスを選択しましょう。
自社にノウハウが蓄積しない
外部に業務を委託すると、依頼した業務に関するノウハウや経験値が自社に蓄積しません。いずれ内製化を考えるのであれば、アウトソース会社に業務を丸投げするのではなく、依頼する内容を精査する必要があります。
アウトソースを導入する際の4つポイント
アウトソースの導入を成功させるためのポイントは4つあります。
- 依頼したい業務を洗い出す
- 予算を決める
- 希望する業務に対応しているか確認する
- セキュリティ体制が整っているか確認する
詳しく解説します。
依頼したい業務を洗い出す
事前に企業側で依頼したい業務を洗い出します。
アウトソース会社ごとに対応業務や専門性、対応時間に違いがあるため、洗い出した業務の優先順位や専門性、現状で依頼業務にどの程度の時間を費やしているのか明確にしておくことがおすすめです。
予算を決める
依頼したい業務に対し、どの程度の費用をかけられるのか予算を決めます。アウトソース は月額制や従量制の料金設定が一般的ですが、業務量やサポート度合いによって費用がかさむことがあります。
予算を超えた依頼はコスト削減のメリットが得られなくなり、経営を圧迫することにもなりかねません。予算を明確にした上で見積もりを依頼しましょう。
希望する業務に対応しているか確認する
アウトソース会社を選別し、希望する業務に対応しているかどうか確認しましょう。ホームページ上には記載がなくても対応している業務等もあるため、検討している企業には見積もりをとって業務内容や費用を明確に提示してもらいます。
最初から1つのアウトソース会社に絞らず、複数のアウトソース会社から見積もりを取ることもおすすめです。
セキュリティ体制が整っているか確認する
セキュリティ体制はアウトソースを導入する上で重要なポイントです。秘密保持契約の締結やセキュリティシステムの導入など、どのような体制をとって情報管理を行なっているのか、契約前に確認し安心して任せられるアウトソース会社を選択しましょう。
アウトソースを活用して人材不足を解消しよう
アウトソースは人材不足が深刻化する近年において、重要なサービスです。主にノンコア業務を中心にサポートし、企業の業務効率化や生産性の向上が期待できます。
アウトソースを検討するならFammアシスタントオンラインがおすすめです。Fammアシスタントオンラインでは万全なセキュリティ対策のもと、豊富な実務経験を持つ女性スタッフが中心となって業務を遂行します。
1カ月間のトライアルプランも用意しているため、アウトソースとはどんなものか利用したいと考える方はぜひお気軽にご相談ください。
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