総務アウトソーシングとは？メリットとデメリット・導入のポイントを解説
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総務のアウトソーシングとは、業務上必要な人材やリソースを外部へ委託から調達することです。
多量な定型業務や人材不足により、総務本来の業務であるDX推進など「戦略的総務」に注力できず、悩む企業が増えています。こうした中、近年注目を集めているのが、アウトソーシングによる業務効率化と人材の最適化です。しかし総務もアウトソーシングで業務改善が可能なのか、疑問を持つ方もいるでしょう。
本記事では、総務のアウトソーシングが必要な理由と可能な業務、メリット・デメリット、導入成功のポイントを解説します。
この記事でわかること
- 総務業務をアウトソースするメリット
- 総務業務アウトソーシング導入に成功するポイント
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総務のアウトソーシングとは？必要な理由
はじめに総務にアウトソーシングが必要な理由について解説します。
総務の業務は、社員が効率的に働ける環境を整備し、企業を円滑に運営するサポートをすることです。企業の働き方改革やDX推進、ペーパーレス化などの全社的な企画設計と運営を、総務が一手に担います。
しかし人材不足や日々の社員対応業務で、総務本来の業務が滞る企業が増えています。特に総務社員が経理・人事業務を兼任したり、経営者自ら総務業務に携わったりする企業では、総務による経営推進はさらに困難です。
今後は少子高齢化による人手不足がいっそう深刻化し、一度欠員が生じると人材の補充が困難になると予想されます。企業の中核を担う総務においても、迅速な業務効率化は喫緊の課題で、必要なポイントに必要なとき、必要なだけリソースを充てられる体制づくりが必須です。
総務でアウトソーシング可能な業務
一般的にアウトソーシングに適しているといわれるのは以下の要素を持つ業務です。
- 時期的な繁閑がある
- 定型化できる
- 専門的な判断が不要
- 企業の利益に直結しない
ここで総務のような、社内外の多様な業務を担い、機密情報も取り扱う部門でアウトソーシングは可能なのか、疑問を持つ方もいるでしょう。実際には、企画立案や法務・税務などのコア業務を除く以下の業務は、アウトソーシングが可能です。
労務管理
勤怠管理、保険手続き、衛生管理、福利厚生管理 など
経理
帳簿管理、決算書作成、給与計算・処理 など
庶務
データ入力、伝票整理、文書作成・ファイリング、備品管理 など
経営管理
登記業務、社内・社外広報、株主総会 など
カウンター業務
受付業務、メール・電話対応、来客対応 など
アウトソーシング会社によってはコア業務にも対応しているなど、近年は委託できる業務が増えています。
総務業務をアウトソーシングするメリット
ここでは総務業務のアウトソーシングで、企業が得られるさまざまなメリットを解説します。総務青砥ソーシングで得られるメリットは以下の通りです。
- コア業務に社内リソースを割ける
- 業務量の繁閑差に対応できる
- 採用・育成コストを抑えられる
- 業務品質を高められる
コア業務に社内のリソースを割ける
企業の業務は利益に直接つながる「コア業務」と、社内のサポート業務（ノンコア業務）に分かれます。
総務の仕事には「縁の下の力持ち」的なノンコア業務が多く、ルーティンワークも少なくありません。しかし企業における総務のあるべき姿は、ノンコア業務を可能な限り効率化し、社員が経営のコア業務に注力することです。
総務のノンコア業務をアウトソースすれば、総務社員がコア業務に集中でき、経営推進と生産性向上を図れます。
業務量の繁閑差に対応できる
企業では毎年以下の季節業務で業務量が増えるのが一般的です。
- 月末・年度末の締め作業
- 株主総会
- 記念イベント
繁忙期には従業員の労働時間が長くなるのに対し、繁忙期に合わせ人件費が固定費化されている企業がほとんどでしょう。しかし繁忙期の業務をスポットで委託できれば、繁忙期を基準に高く設定されていた人件費を流動費化でき、人件費の削減につながります。
採用・育成コストを抑えられる
アウトソーシングを活用すれば、人材獲得のために採用活動を行う必要がないため、採用に関わる時間や費用の削減が可能です。
アウトソーシング会社は多数登録されているハイスキル人材の中から、自社業務に最適な人材をアサインするため、依頼企業では採用後の育成コストもかかりません。さらにアウトソーシング会社は人材提供だけでなく、業務遂行のための体制構築や業務指示も提供可能です。
日々の業務と人材マネジメントをアウトソーシングできれば、中長期的な人材コストの削減効果を得られます。
業務品質を高められる
総務にアウトソーシングを導入すれば、業務の属人化を防ぎ業務品質を高めることも可能です。
アウトソーシング企業は、多数の企業へのサービス提供を通じて総務の幅広い業務経験を有し、ノウハウを蓄積しています。自社にない豊富なナレッジを、既存業務の見直し・整理に活かせるため、業務品質の向上を図れる点がアウトソーシングの大きなメリットです。
総務業務をアウトソーシングするデメリット
総務業務をアウトソーシングする際には、メリットだけでなくデメリットも考慮し、事前に対策の検討が必要です。ここでは総務業務をアウトソーシングするデメリットと対策を解説します。
- 社内にノウハウが蓄積されにくい
- 情報漏洩のリスクがある
社内にノウハウが蓄積されにくい
業務のアウトソーシングは時間とコストを削減できる半面、委託した業務のノウハウが社内に蓄積されにくくなる点はデメリットです。
外部委託している総務業務については、自社の社員がノウハウや知識を習得する機会がほとんどありません。仮にアウトソーシングをストップした場合には総務の業務が滞り、企業全体に影響を及ぼす恐れがあります。
ノウハウ不足による業務不全を防ぐためには、委託先の会社やスタッフとのコミュニケーションを密にし、業務上の課題と解決策を共有できるシステムの構築が必要です。
情報漏洩のリスクがある
総務は社内の幅広い情報を取り扱うため、アウトソーシングにより重要な情報が漏洩する恐れがあります。
外部人材が社内機密に触れる機会が増えれば、社外へ機密情報や個人情報が漏洩するリスクは高くなります。
アウトソーシングによる情報漏洩を防ぐために、委託先は以下の基準で選ぶことを推奨します。
- プライバシーマークを取得している
- セキュリティ教育が充実している
- 豊富な業務実績がある
そのうえで、委託先との間で事前に情報管理ルールについての十分な取り決めが必須です。
総務アウトソーシングの料金体系
総務アウトソーシングの料金体系には以下の2種類があります。
- 時間単位
- 業務単位
時間単位の料金体系では「1時間〇〇円」で料金が設定されます。委託先によって異なりますが、時間単位の料金相場はおおむね1時間2,000円～4,000円前後です。
時間単位の料金設定はスタッフ常駐型の業務委託で適用されることが多く、業務内容を問わず同一料金のため、委託費用を把握しやすい点がメリットです。
一方業務単位の料金体系では、時間ではなく請け負う業務に対し料金が設定されています。常時一定の業務量があり、仕組み化しやすい業務に適用されることの多い料金設定です。
業務単位の料金設定の場合は「労務管理」「給与計算」のように、依頼したい業務に絞ってアウトソースできる点がメリットです。
業務単位の料金は委託会社や業務量などによって異なりますが、以下が料金相場の目安です。
- 労務管理： 2万円～5万円
- 給与計算： 2万円～20万円
- 秘書業務： 1万円～10万円
- 領収書・請求書の整理： 3万円
- 決算処理代行： 5万円～20万円
総務アウトソーシングの活用事例
ここでは総務業務のアウトソーシングにおける具体的な活用事例を紹介します。
- 株式会社NTTドコモ
- 日本マクドナルド株式会社
株式会社NTTドコモ
株式会社NTTドコモでは、各部署に「総括」「会計」「端末管理」の定型業務を抱えていたほか、月末・月初に入金業務のデータ処理による業務過多が課題でした。
そこで同社は切り分けた業務を「総括」「会計」「端末管理」と段階的にBPO化し、徐々に委託範囲を拡大したのです。
その結果、総務社員が戦略的業務に注力でき、企業として新規事業展開が可能になりました。入金業務のデータ処理業務も大幅に効率化でき、業務コストの削減も実現しています。
同社では新しい視点での業務改革の結果、誰が行っても業務に一定のクオリティを保てるようになり、属人化の排除にも成功しました。
日本マクドナルド株式会社
日本マクドナルド株式会社では、かつてメール室業務をアルバイト社員が担っていました。しかし担当社員が不在の際には総務部社員がメール室のフォローに回るため、コア業務に支障が生じることもあったそうです。
そこで同社ではメール室業務のマニュアル化と指揮系統を含めた体系化を図るために、アウトソーシングを導入しました。
併せて同社は、アウトソーシングで社内からの問い合わせやリクエストに対応するコンシェルジュ型窓口業務を開設し、メール室と連携させています。その結果、社内のコミュニケーションと業務連携が円滑化され、フリーアドレス化などの社内改革もスムーズに進行できました。
総務業務のアウトソーシング導入に成功するためのポイント
最後に総務業務のアウトソーシング成功事例を踏まえ、アウトソーシングに成功するポイントを導入手順に沿って解説します。
- 自社の課題を洗い出す
- 導入の目的を明確にする
- 委託する業務範囲を明確にする
- 自社に適したアウトソーシング方法を選択する
- アウトソーシングを導入・運用する
- 費用対効果を測定・分析しPDCAを回す
自社の課題を洗い出す
アウトソーシングの導入を検討する際、最初にやるべきことは自社が抱える課題の明確化です。
解決すべき課題は企業により異なり、他社の事例に倣ってアウトソーシングを導入しても、課題を取り違えていては導入効果に結びつきません。
「コスト削減」「特定業務の効率化」「属人化解消」など、自社課題の洗い出しを通して、アウトソーシングで見込める効果と委託すべき業務が見えてきます。
導入の目的を明確にする
課題を把握できたら、アウトソーシング導入の目的を明確にします。
「なぜアウトソーシングを導入するのか」「目指すゴールは何か」を明確にすることで、委託すべき業務範囲が決まり、最適なアウトソーシング先の選定が可能です。
注意点として、導入前にアウトソーシングの意義と目的を社員に周知・共有しておく必要があります。特に委託予定業務に従事する社員は、業務内容が大幅に変更されるため、不安を解消するために導入の目的を明確に示し、理解を得なければなりません。
導入目的を共有すれば社員の協力を得られ、導入効果をより高めることも可能です。
委託する業務範囲を明確にする
アウトソーシングの目的が明確化されたら、委託会社やプランを選ぶ前に、委託する業務範囲を明確にします。
総務部門は業務が細分化されているケースが多く、外部委託する際には細かい単位で切り分ける必要があります。
そして委託する業務ごとに費用対効果を検証し、イレギュラー時の対応をどう分担するかなどにも配慮しながら、委託する業務の範囲を決定しましょう。
自社に適したアウトソーシング方法を選択する
委託会社にアウトソースする業務の詳細を決めてから、自社に最適な委託会社とプランを選定します。
アウトソーシング会社により提供プランやサービス内容が異なるため、自社に必要な業務に応じて選定することが大切です。
アウトソーシングの委託形態には、企業に常駐して業務に就く「オンサイト」と、委託先のオフィスなどで業務に就く「オフサイト」とがあります。
- オンサイト：対面業務や厳重なセキュリティ管理が必要な業務
- オフサイト：給与計算などPCのみで対応できる業務
自社が委託したい業務内容に合わせて、オンサイトやオフサイト、委託会社とプランを選びましょう。
アウトソーシングを導入・運用する
委託する範囲と方法が決まったら、決定事項を自社・委託先の双方に共有し、認識のズレを防ぐことが大切です。
特にオフサイトでのアウトソーシングを行う場合、納期や品質の齟齬なく管理できるよう、運用開始後はアウトソーシング先とのコミュニケーションを密に取りましょう。
業務の進捗状況を把握すると同時に、保有データや情報が漏洩しないよう、適切な情報セキュリティ対策が実施されているかどうか、常時チェックが必要です。
費用対効果を測定・分析しPDCAを回す
アウトソーシングを導入したことで満足せず、運用しながら費用対効果を測定・分析し、次に活かすことが重要です。
具体的には、導入前後のコストと効果を比較し、アウトソーシングの経済的効果が出ているかどうかを測定・評価します。たとえば、業務の効率化や品質の向上、専門的ノウハウの収得などができていれば、導入効果が上がったと判断できるでしょう。
アウトソーシング運用中は、定期的な業務チェックやフィードバック、業務報告書の分析などを行い、委託会社との協働体制で目標達成を目指しましょう。分析・改善のPDCAサイクルを回し続ければ、いっそうの業務品質向上と効率化を目指せます。
まとめ：総務のアウトソーシングで生産性を高めよう
総務業務をアウトソーシングすれば、社内のリソースを効率的に活用でき、生産性を高めることが可能です。
アウトソーシングが可能な業務は多岐にわたるため、自社のボトルネックに合わせて委託業務を選択しましょう。委託先を選ぶ際には、料金体系や対応業務、委託形式を考慮し、自社の課題解決にコミットしたもっとも費用対効果の高い方法を選ぶことが重要です。
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