オンライン事務代行とは？利用のメリット・デメリットや選び方を解説
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オンライン事務代行とは、インターネット上で自社の事務作業を外部委託することです。オンライン上で業務が完結し、煩雑な事務作業を外注して業務効率化が叶うため、オンライン事務代行を利用する企業が増えてきています。本記事ではオンライン事務代行に依頼できる内容やメリット・デメリット、会社の選び方などを紹介します。
この記事でわかること
- オンライン事務代行で依頼できる業務内容
- オンライン事務代行のメリット・デメリット
- アウトソーシングを活用するならFammアシスタントオンラインがおすすめ
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オンライン事務代行とは
オンライン事務代行は、インターネットを通して代行会社に自社の事務作業を行ってもらうサービスです。
事務作業の代行を依頼すれば従業員が煩雑な事務作業から開放されて、その分リソースをコア業務に割けるようになるため業務効率化が期待できます。
業務に関するコミュニケーションはチャットなどすべてオンライン上で行うため、自社での作業が不要です。場所や時間を問わずやりとりできることや、コロナ禍でリモートワークが定着したことから、オンライン事務代行が注目を集めています。
オンライン事務代行で依頼できる内容
一般的にオンライン事務代行で扱う内容は、以下の通り「バックオフィス業務」と「その他業務のサポート」に分かれます。
- バックオフィス業務：経理、総務、秘書、人事・採用サポート
- その他業務のサポート：営業事務、Web運用サポート
オンライン事務代行が対応可能な業務内容は、以下の通りです。実際には代行会社によって対応可能な範囲が異なるため、個別に確認しましょう。
経理
記帳、経費精算、入出金処理、請求書の発行、財務情報の整理
総務
社内文書作成、備品購入、施設管理、固定資産管理
秘書
スケジュール調整・管理、電話・メール対応、出張手配
人事・採用サポート
面接の実施・スケジュール管理、給与計算、勤怠管理
営業事務
提案書や見積書作成、顧客管理、問い合わせ対応
Web運用サポート
Webページの編集・更新、SNS運用、ブログ作成
オンライン事務代行を利用するメリット
オンライン事務代行を活用するメリットは、大きく以下の3つです。- 採用や教育にかかるコストを削減できる
- 業務を効率化できる
- 人員の欠員など急なトラブルにも対応できる
それぞれ詳しく見ていきましょう。
採用や教育にかかるコストを削減できる
オンライン事務代行の利用により、新規に従業員を募集・採用し教育・研修を行うのに必要な費用を抑えられるのがメリットです。
採用にかかるコストについて、株式会社リクルートキャリアの研究機関・就職みらい研究所が発表した「就職白書2020」によると、2019年度の新卒採用1人当たりで平均93.6万円、同年の中途採用の場合は1人当たり平均 103.3万円もの費用が発生しています。
加えて採用や教育には費用の他、担当する従業員の労力や時間も発生します。
その点、オンライン事務代行は業務経験のあるスタッフが対応にあたるため、新規採用のコストを回避可能です。これは、企業にとって大きなメリットとなり得ます。
業務を効率化できる
オンライン事務代行を利用すると、業務全体を効率良く回せるようになるのも強みです。
オンライン事務代行会社は、基本的な業務から詳細な知識が必要な業務まで対応可能なスタッフが在籍していて、対応可能な分野が多い点が魅力です。コア業務とは関係が薄い内容の業務を代行会社に任せることで、業務全体の生産性を上げることができます。
加えて、人事や経理業務は、度重なる法改正に対して知識をアップデートさせておく必要があることから、オンライン事務代行は業務のさらなる合理化に有効です。
さらに、必要な期間に応じてオンライン事務代行を契約できるため、人員の維持コストを抑える効果も期待できます。オンライン事務代行を利用すれば、業務の中でも重要な領域にマンパワーをあてることも可能です。
人員の欠員など急なトラブルにも対応できる
突発的に従業員が業務から離れざるを得ないような事態が発生した場合でも、オンライン事務代行が頼りになります。会社によっては、最短で依頼を行った当日から業務に着手できるところもあるなど、スピーディーかつ臨機応変にサービスの提供を行っています。
病気や怪我など予期せぬ従業員のトラブルは業務につきものです。また、年度末やプロジェクトの都合といった時期的な要因で急きょマンパワーが必要になることもあります。
予想外の事態に直面しても、状況に応じて柔軟に利用できるのがオンライン事務代行の優れたポイントです。
オンライン事務代行を利用するデメリット
業務効率化に貢献するオンライン事務代行ですが、メリットが多い反面デメリットもあります。オンライン事務代行を利用するデメリットは、主に以下の4つです。- 追加料金が発生することがある
- 相性やスキルが事前に把握しにくい
- オンラインでは依頼が難しい業務がある
- 情報漏洩のリスクがある
デメリットを考慮した上で、利用するかどうかを検討してみてください。
追加料金が発生することがある
オンライン事務代行を利用する場合、事前に想定していなかった費用が発生してしまう恐れがあります。
業務の範囲や進め方について代行会社とのコミュニケーションが不十分であったり、自社の従業員と同様に扱ってしまったりすると、認識に食い違いが生じてしまい作業の工数が増えて想定を上回る料金が請求される場合があるためです。
知らず知らずのうちにオンライン事務代行の稼働時間や作業量が増えてしまわないようにマニュアルを整備したり、密なコミュニケーションを図って齟齬のないようにしたりして注意しましょう。
相性やスキルが事前に把握しにくい
相性やスキルについてサービス導入前に十分に認識しておくことが容易でない点も、オンライン事務代行を利用する際の障壁になり得ます。
依頼先によって専門知識や得意な分野が異なるのに加え、自社での採用のように事前に面接して能力や適性を推し量れないことから、業務の質が想定とは異なる場合も考えられるのが理由です。
また、業務を依頼するにあたって自社の従業員と代行会社のスタッフとの相性が合わず、業務がうまく回らないケースも発生します。
こういった事態を避けるためにも、サポートを依頼する際は、会社の特徴や強み、自社がサポートを必要とする業務の範囲を明確に伝えることが重要です。
オンラインでは依頼が難しい業務がある
オンライン事務代行を利用する際は、依頼する業務にも注意が必要です。オンラインで業務を行う特性上、書類の保管や来客対応といった仕事には対応できません。
また、業務の進め方が複雑で、実物を見ながらでないと理解が難しい場合も、イメージと実際のパフォーマンスとの間でズレが生まれやすいことを心にとめておきましょう。
オンラインだけでは作業が難しそうな業務については、事前にオンライン事務代行会社と範囲や方法を細かく定めておくと安心です。
情報漏洩のリスクがある
オンライン事務代行への外部委託には、情報漏洩の危険性が伴います。社外の企業に自社が保有する情報を渡さざるを得ないことから、企業の財務情報や従業員の個人情報から取引先などの顧客情報が流出するリスクは考えておかなくてはなりません。
万一取引先や顧客の情報が漏洩した場合、自社に対する不安を招き、業績に悪影響をもたらす恐れもあります。
情報漏洩のリスクに備え、社内の情報取り扱いルールの構築・整備はもちろんですが、外注する会社のセキュリティ対策やプライバシーポリシーを確認しておくことが大切です。
オンライン事務代行の料金体系・費用相場
オンライン事務代行に外注する場合の料金体系は、「月額固定制」と「従量制」の2種類に分かれます。
「月額固定制」は、月ごとの稼働時間が一定限度内に収まっていれば同じ毎月同じ料金が請求されるというもの。毎月の稼働時間が10時間ごとに料金が設定されているパターンが多く、平均的には6万円から12万円の範囲が相場です。
一方、「従量制」は稼働時間に関係なく、メール返信1回当たり100円、書類作成1枚当たり1,500円といったように単価が決まっているシステムです。
両者のメリットとデメリットは次の通りです。
メリット
デメリット
月額固定制
- 請求額が一定なのでコストの管理が容易。
- 契約期間が長いほど料金が割安になるプランもある。
- 月ごとに稼働時間が変動する業務は割に合わない場合がある。
従量制
- 作業量が限られるスポット的な業務は月額固定制よりも費用が抑えられる。
- 作業量の見積もりができないと費用がかさむ。
このように、月額固定制は毎月発生するルーチンの作業を依頼するケース、従量制は外注したい業務が明確な場合に有効です。
オンライン事務代行を選ぶポイント・注意点
オンライン事務代行はそれぞれ特徴が異なります。代行会社を選定する際に押さえておきたいポイントは以下の通りです。
- 自社で対応できない範囲の業務をカバーしてくれるか
- 費用感のズレがないか
- 十分な実績・評判があるか
- セキュリティ面でのルールが確立されているか
4つのポイントをそれぞれ解説します。
自社で対応できない範囲の業務をカバーしてくれるか
オンライン事務代行を選定する際は、自社が扱えない業務範囲をフォローしてくれるかが判断軸の1つとなります。
一口にオンライン事務代行といっても、提供できる業務の内容や得意な領域は会社によって違います。この点を認識しないまま委託を進めてしまうと、あとあと「こんなはずではなかった」と後悔するような事態を招いてしまうかもしれません。
そのため、まずは必要な業務のうち、どこまでを自社で賄えてどこからを委託する必要があるのかを把握していく必要があります。また、対応を依頼する範囲も「ここは絶対に依頼する」や「できればフォローしてもらいたい」というように優先順位を設けると、会社との調整がうまくいきやすいでしょう。
費用感のズレがないか
オンライン事務代行の選定ポイントとして、企業との費用感の認識を合わせておくことも大切です。認識を統一しておかないと、料金についてオンライン事務代行会社から事前に受けた説明と、実際の請求額が違うといったケースが発生してしまいます。
複数の会社でサービスの内容と費用を比較するのはもちろんのこと、ある1つの事例で発生する費用概算や特別料金が発生するケースをシミュレーションしてもらいましょう。そうすれば、一定条件下での会社ごとの費用感が把握できます。
十分な実績・評判があるか
委託する業務についてオンライン事務代行に実績があるかや、評判はどうかといった点も選考ポイントです。オンライン事務代行会社の実績などを把握した上で依頼しなければ、実際に提供されたサービスが期待する水準を満たさない事態が起こる可能性があります。
まずは、自社が求めるサービスや業務の範囲について実績があるか、そしてサービス実施後に外注先の企業からどのような評価を受けたかを確認しましょう。
ただし、会社の説明に十分な根拠があるかどうかを判断するのは難しいところです。そのような場合は、自社と同じ業界や規模の企業を対象とした実績があるかを聞いてみるのがおすすめです。また、インターネット上での口コミを見てみるのも1つの方法です。
セキュリティ面でのルールが確立されているか
情報漏洩によって自社への信用低下や業績悪化を招くリスクがあることから、オンライン事務代行を利用する際にはセキュリティ対策にも考慮が必要です。
情報漏洩のリスクを最低限にとどめるのはもちろん、万一情報が流出してしまった場合についても事前にオンライン事務代行と協議する必要があります。
実際に外注する際は、事前に秘密保持契約書を締結できると安心です。
さらに、代行会社の従業員へのセキュリティ教育や、プライバシーマークの取得といった方策を行っているかを確認しておきましょう。
オンライン事務代行の活用に適している企業
オンライン事務代行の活用が向いている企業は、下記の2つです。- 中小企業や個人事業主
- 事業拡大中もしくは拡大を検討している企業
その理由について解説します。
中小企業や個人事業主
比較的小規模な企業や個人で事業を営んでいる場合、オンライン事務代行を効果的に利用できます。小規模な企業や個人事業主は、コスト・労力の両面で事務専用のスタッフを雇用し、育成する余裕がない傾向にあります。
オンライン事務代行サービスを利用することで、自社に不足しているリソースを、時間をかけずにピンポイントで補うことが可能です。
事業拡大中もしくは拡大を検討している企業
事業拡大中、もしくは拡大しようとしている段階の企業も、オンライン事務代行の利用に適しています。事業拡大しているフェーズでは、社内のリソースを事務作業ではなく拡大させようとしている事業の業務に割く必要があるでしょう。
特に、プロジェクトを発足させる場合、重要メンバーをあててしまうと従来の業務を回すのに支障が出てきがちです。事業拡大に伴い不足した戦力を埋める目的の下では、オンライン事務代行サービスが効果を発揮します。
おすすめのオンライン事務代行会社5選
オンライン事務代行を利用してみたいけれど、どこを選んで良いかわからないという企業へ向けて、おすすめのオンライン事務代行会社を5つ紹介します。
初期費用
利用料
対応可能業務
Fammアシスタントオンライン
なし
月額40,000円～
営業事務、人事、経理サポート、Webデザイン、動画編集など
HELP YOU
なし
1名専属プラン 15万円／月45時間～
チームプラン 10万円／月30時間～
営業事務、秘書・総務・翻訳、経理、人事・労務・採用、マーケティング、広報、ECサイト運用など
フジ子さん
なし
57,000円／月20時間～
経理、秘書・総務、人事、WEBサイト運用
Chatwork アシスタント
要問い合わせ
1ヶ月プラン:47,000円〜/月10時間～
年間プラン:38,000円〜/月10時間～
経理、労務、総務、採用、Web制作 など
タスカル
要問い合わせ
3ヶ月プラン：44,000円/月10時間
年間プラン：27,500円/月10時間秘書、人事、経理、Webサイト運用
Fammアシスタントオンライン
Fammアシスタントオンラインは、オンライン完結型で事務をアウトソーシングできるサービスです。導入実績は累計300社以上で、継続率97.3％（※）と高い顧客満足度を誇ります。
月額40,000円から利用可能なので、まずは試験的に事務アウトソーシングを始めたいという企業におすすめです。
低価格帯ながら業務内容やコスト、稼働時間について丁寧にヒアリングを行い、ニーズに合ったアシスタントやプランを紹介してくれます。
事務以外にも人事や営業、Webデザインなど対応できる業務は多岐に及ぶため、複合的に活用するとより業務効率化が図れます。
※2024年5月調べ
HELP YOU
HELP YOUの事務アウトソーシングは、依頼から納品まですべてオンラインで完結するサービスです。累計導入クライアント数は700社以上、平均継続利用率は98％と高い顧客満足度で、企業の人材不足を解消します。
対応業務は、経理、人事、秘書、営業サポートの事務業務以外にも、ECサイト運用やマーケティングなど範囲が広く、使い勝手の良い点が魅力です。
プランは1名のアシスタントが専属で担当するプランと平均5名のメンバーでサポートを行うチームプランに分かれていて、企業ごとに担当ディレクターが要望に合わせて最適なプランを提案してくれます。
フジ子さん
フジ子さんは、官公庁にも導入した実績のあるオンライン型のアウトソーシングサービスです。累計導入企業は1,000社を超えています。
対応可能な業務は、経理、秘書、人事、WebサイトやSNS運用までと幅広いのが特徴です。
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Chatwork アシスタント
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経理・人事、秘書、総務などのバックオフィス業務はもちろん、WEB制作業務にも対応できます。
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タスカル
タスカルは、契約後最短即日に業務をスタートできるオンライン型事務アウトソーシングサービスです。
秘書、人事、経理、Webサイト運用などの業務に対応できる他、タスカルのスタッフで対応が難しい業務であってもパートナー企業を紹介しているので、ワンストップでアウトソーシングを依頼できます。
月の利用可能時間が10時間と決まっている料金体系ですが、時間内であれば複数の業務を依頼でき、使いきれなかった分は翌月に繰り越せる仕組みです。
オンライン事務代行の利用で業務の効率化を実現しよう
オンライン事務代行とは、インターネットを通して代行会社に自社の事務作業を行ってもらうサービスのことを指し、対象となる業務は、経理や総務からWeb運用サポートまで様々です。
オンライン事務代行には自社における採用・教育コストの削減、対象業務の効率化、予期せぬトラブルにも対応可能といったメリットがあります。
オンライン事務代行の特徴を踏まえつつ、委託したい業務の範囲や自社の人的・経済的なリソース、事業の局面を考慮して、自社のニーズに合う代行サービスや会社を選びましょう。
オンライン事務代行を検討しているなら、Fammアシスタントオンラインがおすすめです。お得なキャンペーンも実施中なので、Fammアシスタントオンラインで自社のニーズに合ったプランを相談してみてください。
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