事務アウトソーシングとは？依頼できる業務やメリット・注意点を解説
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事務アウトソーシングは、自社の事務作業を外部に委託することです。事務アウトソーシングによって、業務の効率化とコスト削減を目指せます。本記事では、事務アウトソーシングの定義や必要性を解説し、アウトソーシング可能な業務やメリット・デメリット、事務アウトソーシング依頼時の注意点について紹介します。
この記事でわかること
- 事務アウトソーシングに依頼できる業務内容
- 事務アウトソーシングのメリット・デメリット
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事務アウトソーシングとは
事務アウトソーシングとは、社内で行っている業務を社外の第三者に外部委託や業務委託する経営方法です。自社で内製化すると非効率になる業務や人材の確保が難しい場合など、外部に依頼することで業務効率アップやレベルの維持を図ります。
ここでは、
- 事務アウトソーシングとは事務を代行業者に委託すること
- アウトソーシングできる業務の幅は広い
の2点について解説します。
事務アウトソーシングとは事務を代行業者に委託すること
事務アウトソーシングは、外部の第三者に社内で行っている事務業務を委託することです。委託方法は、事務代行会社やクラウドソーシングの活用など大きく分けて2種類あります。
業務範囲が広く種類が多い場合は、事務代行会社に発注するのが一般的です。他方、予算に限りがあり潤沢な外注費を準備できない場合や、業務の種類が限られており単発での利用を希望する場合は、クラウドソーシングの活用が向いています。
いずれの方法を選択しても、自社の従業員はコア業務に集中できるようになるのが特徴です。アウトソーシングできる業務の幅は広い
アウトソーシングできる事務業務は、専門的な知識が必要とされる業務だけに限られない事務業務全般に及びます。具体的には、経理や人事、総務系など一般的にバックオフィスといわれる業務が該当します。
アウトソーシングを活用する理由は、社内での知識不足やリソース不足の解消です。事務アウトソーシングをすれば、専門知識を持つスタッフに依頼できるため、多くの場合で自社で新たな専門知識を持つ人材を採用するよりも人件費が削減できるなど、多くのメリットが期待できます。事務アウトソーシングに依頼できる6つの業務
アウトソーシングできる事務業務には、以下の6つが挙げられます。
- 経理
- 総務
- 人事・労務
- 秘書
- 営業事務
- Web業務
経理
- 決算期といわれる時期は、どのような業種であっても業務が繁忙になる特徴があります。経理の主な業務として、以下の5つが挙げられます。
- 日々の記帳業務
- 給与計算（年末調整含む・源泉徴収など実際に支給するために必要な計算業務）
- 決算・税務申告（税理士との連携も必要）
- 所有資産の管理
- 掛取引の管理 など
社内で税務申告まで行うのは難しく、顧問税理士との連携も必要で、コミュニケーション能力が求められます。また、専門知識を必要とする内容も多いため、属人化しやすい業務の1つでもあります。
総務
総務は、バックオフィスの代表的な業務の1つです。総務の主な業務として、以下の4つが挙げられます。
- 社内文書の管理
- 社内施設の管理
- 社内行事の取り仕切り
- 来客対応（電話・メール） など
組織全体をみて行動する場面が多く、業務範囲が広い点が特徴です。1人でオールマイティに業務をこなせる人材が社内にいない場合に、業務効率化のためにアウトソーシングを活用する企業が増加しています。
人事・労務
人事・労務は、人材の採用から労務管理まで専門知識を必要とする場面が多い業務です。人事・労務の主な業務は、以下の6つが挙げられます。
- 給与計算（有給管理など給与計算のため必要なもの）
- 労務管理
- 社会保険業務
- 研修企画（リスキリング・スキルアップ）
- 人材の採用
- 人事評価制度の構築 など
従業員の離職を防止するため、フォローアップができる研修の企画やリスキリングの提案など、従業員のスキルアップに役立つ情報提供をする必要もあります。また、従業員の個人情報を管理する職種の特徴から、情報漏洩の観点から厳しい情報管理が求められる業務です。
秘書
書業務をアウトソーシングした場合には、オンライン秘書やオンラインアシスタントを利用することがほとんどです。秘書の主な業務として、以下の4つが挙げられます。
- スケジュール管理
- 出張手配
- 経費精算
- 契約書作成 など
実際に行う業務は、上記の4つに付帯する内容もあり業務内容は幅広くなるのが特徴です。スケジュール管理がうまくできなければ、会社の売上減少に直結する場合もあるため、業務を行う上では、細心の注意が求められます。
営業事務
営業担当者が取引先と円滑な交渉ができるよう、スケジュール管理や資材の発注など後方支援を行う職種です。営業事務の主な業務として、以下の6つが挙げられます。
- 取引先の調査
- 企画書の作成
- 契約書の作成
- 発注作業
- 納品手配・請求業務
- 問い合わせ対応 など
取引先との契約書作成業務は、法務部門がある場合でも草案を作成する必要があり、著しく一方が不利になるような内容にならないよう下請法など専門知識のある方が望ましいといえます。
また、製品や商品を納品したあとで追加発注やクレーム処理など問い合わせへの回答が必要になる場合があり、対応できる人が求められることもあります。Web業務
自社でWebやITに関連するすべての業務を行うには、ITリテラシーが必要になるなど時代に合った知識が求められます。Web業務の主な内容には、以下の4つが挙げられます。
- マーケティング
- ホームページ作成
- 広告運用
- SNS運用 など
情報発信ツールとしてSNSを使用したり、オウンドメディアを運用したりしている企業も増加しており、ホームページ作成のみでは足りないのが現状です。ただし、自社の業務内容からWeb業務を行う専門人材の雇用は難しい場合が多く、知識を持ち合わせた人材が求められています。
事務アウトソーシングを活用する5つのメリット
事務アウトソーシングには、以下6つのメリットが挙げられます。
- コア業務に専念し生産性向上が期待できる
- 正社員を採用するよりも人件費のコスト削減につながる
- 専門知識が求められる場合でも対応できる
- 業務量に応じてアウトソーシングできる
- 業務スピードと品質向上が同時にできる
- 属人化を防止できる
コア業務に専念し生産性向上が期待できる
企業の利益に直結しない業務（ノンコア業務）をアウトソーシングに依頼できれば、従業員はコア業務にリソースを割けるようになるので、生産性の向上が期待できます。また、人手が足りないことで機会損失につながっている業務には、人材の再配置ができ社内リソースの改善にもつながります。
正社員を採用するよりも人件費のコスト削減につながる
人材を1名雇用するよりも、アウトソーシングを活用する方が費用を抑えられます。例えば、以下の表にある一般的な費用相場（月額）を基に概算で計算した場合、費用には以下のような差が生まれます。
業務内容 一般的な費用相場 1名採用した場合 差額 経理 5万円 24万円 16万円 秘書 20万円 24万円 4万円 人事労務 10万円 24万円 14万円 合計 35万円 72万円 37万円 人材1名で、上記3つの業務内容を行うことは困難です。それぞれ採用するには、最低でも3名必要であり、給与や賞与も発生します。1名採用した場合の給与額は、2023年の大卒初任給平均を基にしているため、経験がある人材を採用すれば、さらに費用は増加します。
最終的に期待できるのは、人件費の削減です。月額37万円の差は年間で約400万円になり、人件費削減が期待でき、新たな設備投資に充てられるため、結果的に自社の発展につながります。参考：厚生労働省「令和5年賃金構造基本統計調査（新規学卒者）」
専門知識が求められる場合でも対応できる
事務アウトソーシングを行えば、経理業務のような税務署への決算申告を見据えた日々の経理業務が代行可能です。決算期に、決算業務で慌てる必要がなくなります。
また、請求書管理や支払いサイトの見直しなど自社に適している方法の提案を受けられる場合もあります。その他、急に担当者が退職してもアウトソーシングにより属人化を回避できているため、求人募集の手配で慌てる必要もなく業務が滞る心配がありません。
業務スピードと品質向上が同時にできる
事務アウトソーシングを利用すれば、期日までに業務を終わらせるスピードと業務の品質向上が同時にできるため、社内で人材を育てるよりも効率的です。アウトソーシングで依頼を受けている担当者は、その業務のスペシャリストであり、知識や実務経験が豊富なため、何か問題が発生してもすぐに対処できます。場合によっては、業務に関するアドバイスや質問に回答してもらえることも期待できるでしょう。
属人化を防止できる
人事労務の仕事や経理業務など、担当者が退職してしまった場合、誰も引継げない可能性があります。業務の進行状況の把握だけではなく、統一したマニュアルがなければ誰も対処できないことも珍しくありません。アウトソーシングで、属人化を防ぎ従業員の急な退職にも慌てることなく通常業務ができます。
事務アウトソーシングを活用する3つのデメリット
アウトソーシングできる事務業務には、以下の3つが挙げられます。
- 費用が発生する
- 実績が蓄積できない
- 情報漏洩リスクの可能性がある
費用が発生する
事務アウトソーシングに限らず、外注するには費用が発生します。費用を少しでも抑えるためには、複数のアウトソーシング会社から見積を取ることが必要です。自社に必要な業務のみを依頼できるように、依頼したい内容や現状の業務での問題点など洗い出しておく準備も必要です。
人材を雇用した場合の人件費とアウトソーシングした場合の費用を比較し、どちらが自社に最適なのか判断する必要があります。実績が蓄積できない
自社で内製化できない業務をアウトソーシングするため、経験を基にした実績やノウハウが蓄積できません。アウトソーシング会社によっては、はじめから内製化するまでのスポットとしてマニュアルを作成してくれるところもあります。
ただし、ノウハウが蓄積されないことに問題がある場合は、はじめからアウトソーシングできないと認識しておく方が賢明です。長期的な視点を基に、アウトソーシングするか内製化するのかを決めておく必要性が求められます。情報漏洩リスクの可能性がある
情報漏洩のリスクは少なからず考慮しておく方が良いでしょう。とはいえ、内製化していた場合でも情報漏洩リスクはあります。
アウトソーシング会社の場合、情報漏洩リスクをなくすために万全の対策を講じているのが一般的ですが、念のため過去にそういったトラブルが起きていないか、依頼する前に確認するようにしましょう。事務アウトソーシングを依頼するときの3つの注意点
事務をアウトソーシングする場合には、以下3つの注意点を意識すると、契約後に起こりがちな認識の齟齬（そご）を回避できます。
- 情報共有
- 責任の所在の把握
- 情報漏洩対策
情報共有
ミスのない業務遂行するために、自社とアウトソーシング会社で情報共有が必要です。依頼した業務内容の進捗状況について、報告してもらう必要もあります。
自社が希望している依頼内容と実際にアウトソーシングが行う業務内容が異なる場合、あとからでは修正する手間がかかり、結果的に利用しない方が良い可能性もあります。自社特有の業務内容がある場合は、必要な情報を事前にアウトソーシング会社に提供する必要があることを認識しておくことが大切です。責任の所在の把握
目的を明確にし、依頼する業務範囲を洗い出しておくことで、万が一、問題が発生した場合でも責任の所在が明らかにできます。契約内容により、アウトソーシング会社が責任を負う必要もあるため、契約前に業務内容を確認しておくことは重要です。ミス防止やトラブル発生のリスクを軽減するためにも、どちらがどこまで業務を行うか、線引きとなる基準を決めておきましょう。責任の所在を把握する方法として、自社の業務フローを事前に伝えておくことも大切です。
情報漏洩対策
社内の情報を外部の第三者に提供する必要があるため、社内規則と同レベルの個人情報の取扱い等に関するルール作りが必要です。情報漏洩してしまった場合の対策についても、同時に確認しておく必要があります。事前に、アウトソーシング会社のセキュリティ対策について説明を受けておくのも良い方法です。確認ができれば、万が一のときのために、機密保持契約の締結をおすすめします。
事務アウトソーシングサービスの料金体系・相場
実際に事務アウトソーシングを利用する場合、気になるのは費用ではないでしょうか。
- 事務アウトソーシングの料金体系
- 事務アウトソーシングの費用相場
について紹介します。
事務アウトソーシングの料金体系
事務アウトソーシングの料金体系は、契約方法によって異なります。事務アウトソーシングの契約方法は、大きく分けて下記の2通りです。
- 月額制
- 従量課金制
月額制は、1ヶ月あたりの利用料金が固定で、あらかじめ稼働時間が決まっています。1ヶ月あたりのコストが明確でなので、予算を考えやすいのが魅力です。依頼したい業務が多い場合に、利用しやすい料金体系といえます。
長期で契約すると割安になるプランを提供している事務アウトソーシング会社もあります。従量課金制は、業務内容や業務量によってコストが変動する料金体系です。閑散期や通常時は必要ないが繁忙期などだけ事務をアウトソーシングしたいという企業におすすめです。
ただしその月にどれくらいのコストが必要かは、依頼後に決まるため費用の見通しを立てにくいデメリットがあります。事務アウトソーシングの費用相場
月額制の事務アウトソーシングの費用は、おおよそ1時間当たり2,000～4,000円が目安です。事務アウトソーシング会社によって異なりますが、月の稼働時間30時間までで90,000円などのプランが準備されています。
従量課金制は、書類作成1枚あたり1,500円、記帳1件あたり100円など、業務内容と数によって料金が決まっています。
月額制 従量課金制 料金相場 - 月額 90,000円／30時間まで
- 1時間当たり 2,000～4,000円 など
- 記帳100円/件
- メール100円/回
- 書類作成1,500円/枚 など
事務アウトソーシングを上手に活用して業務効率化と生産性向上を目指す
事務アウトソーシングは、専門知識が必要な業務だけではなくバックオフィス全般を対象に、業務効率化を図りたい企業におすすめのサービスです。情報漏洩対策の一環として機密保持契約の締結や進捗管理のための情報共有など注意点はありますが、自社で内製化できない業務を外注できるメリットは大きいといえます。人件費をはじめとしたコスト削減と内製化できない専門知識の活用を検討している経営者の方には、企業の成長と競争力強化できるサービスです。
事務のアウトソーシングについて詳しく知りたいなら、Fammアシスタントオンラインに問い合わせてみてください。自社に必要な業務のサービスが受けられるかどうか、気軽に相談できます。
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