採用アウトソーシングで人材確保へ！対象業務から導入手順まで解説

2024.05.31 人事・採用

採用アウトソーシングとは、企業の採用活動を外部に委託することを指します。現代のビジネス環境で企業が競争力を維持しつつ、優れた人材を迅速に確保するための有効な戦略です。本記事では、採用アウトソーシングの基本的な概念から、対象となる業務、メリット・デメリット、アウトソーシング先の選び方、具体的な導入手順などを詳しく解説します。おすすめの採用アウトソーシング会社もチェックしてみてください。

この記事からわかること

採用アウトソーシングの内容とメリット、デメリット
採用アウトソーシング先の選び方と導入手順
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1 採用アウトソーシングとは
2 採用アウトソーシングの業務内容
3 採用アウトソーシングのメリット
4 採用アウトソーシングのデメリット
5 採用アウトソーシングの導入に向いている企業
6 採用アウトソーシング会社を選ぶポイント
7 採用アウトソーシングを導入する手順
8 採用アウトソーシングの料金体系
9 おすすめの採用アウトソーシング会社5選
10 採用アウトソーシングの活用で効率的な人材確保を

採用アウトソーシングとは

部下に指示する人

採用アウトソーシングとは、企業が人材採用に関する業務を外部の専門企業に委託することです。採用アウトソーシングにより、企業はコア業務に集中しつつ、効率的かつ効果的な人材を確保が可能になります。

変化の激しい現代のビジネス環境では、市場競争が激化し、企業はより迅速かつ効果的に優れた人材を確保しなければなりません。そのため即戦力を獲得できる採用アウトソーシングの需要は年々高まっています。

採用アウトソーシングの目的は、企業の内部リソースを最適化し、専門的な知識とスキルを持つ外部パートナーを活用することです。

採用アウトソーシングにより、企業は効率的に人材確保ができる他、最新の採用トレンドや技術を迅速に取り入れることができ、競争力の維持が可能になります。

採用アウトソーシングの業務内容

書類とペン

採用アウトソーシングは、採用の全プロセスをカバーできます。採用のプロセスとは、

採用計画の策定
募集活動
候補者の応募管理
面接の実施と候補者の選考
採用管理
内定者のフォロー
採用プロセスの分析と報告

です。詳しく見ていきましょう。

採用計画の策定

採用計画の策定で行うのは、企業のビジネス目標や成長戦略に基づき、必要な人材の特定、採用目標の設定、採用スケジュールの作成などです。採用アウトソーシング会社は、豊富な経験と知識を活かして、企業に最適な採用計画を提案します。

なお、採用計画の策定プロセスには、企業の現状分析や将来の人材ニーズの予測が含まれます。採用アウトソーシング会社は、企業のビジネスモデルや市場環境を理解しているため、適切な採用戦略を立案が可能です。

募集活動

採用アウトソーシング会社は、企業の求人情報を効果的に発信し、適切な候補者を集めるための募集活動を行います。募集活動は、採用プロセスの中でも特に重要なフェーズです。

具体的には、求人広告の作成と掲載、ソーシャルメディアを利用したプロモーション、リファラルプログラムの実施などがあります。求人広告の作成には、企業の魅力や求人ポジションの特徴を的確に伝えることが求められ、ターゲットとなる候補者層に適した媒体を選ぶことも大切です。

候補者の応募管理

応募管理は、応募者の履歴書や職務経歴書を一元管理して効率的な選考プロセスを構築することです。応募者データの入力・管理、応募者との連絡調整、応募者情報の更新などを応募管理システムを活用しながら、応募者のデータをリアルタイムで把握して迅速な対応を行います。

また、採用プロセスをスムーズに進行するための応募者との円滑なコミュニケーションも欠かせません。

面接の実施と候補者の選考

採用アウトソーシング会社は、応募者の面接スケジュールの調整や面接官のアサインを行って面接の進行管理を行います。加えて、面接官に対するトレーニングやフィードバックの収集を行い、企業が最適な候補者を選定するための手助けを行うこともあります。

面接実施後に行うのは、候補者の選考です。経験、適性、企業文化へのフィット感などを考慮しながら、書類選考や面接結果の評価を行って採用候補者を選定します。

採用管理

候補者の選定が終わったら、内定通知の送付や雇用契約の締結手続きなど、採用に関する最終的な手続きを行います。給与体系や福利厚生に関する説明、必要書類の準備なども採用管理のフェーズのひとつです。

採用管理プロセスを効率的に行うことで、内定者は安心して入社準備を進めることができ、企業は迅速に新入社員を迎えることが可能になります。

内定者のフォロー

内定者が入社後スムーズに業務に慣れるよう、オリエンテーションやトレーニングを行って、フォローを実施します。例えば、企業の文化や価値観の共有、業務内容の説明、初期段階のフォローアップなどです。

内定者のフォローを効果的に行うことで、新入社員の定着率が向上し、早期に業務に貢献できるようになるでしょう。

また、採用アウトソーシング会社は、新入社員からのフィードバックを収集してフォロープログラムの改善に役立てています。

採用プロセスの分析と報告

一連の採用活動が終わったら、採用アウトソーシング会社は採用プロセスの分析と報告を行います。採用コスト、採用期間、候補者の質、選考プロセスの効率性などの指標をもとに採用活動の成果を分析して、詳細な報告書を作成します。

分析結果が得られれば企業は採用プロセスの強みや課題を把握し、次回以降の採用活動がより効果的かつ効率的に行える改善策を講じることができるようになるでしょう。

採用アウトソーシングのメリット

ノートに文字を書く人

採用アウトソーシングは企業にとってさまざまなメリットをもたらします。以下のメリットについて解説します。

採用コストが削減できる
採用力の強化ができる
コア業務に専念できる

採用コストが削減できる

採用アウトソーシングを利用すれば、採用活動にかかるコストを大幅に削減できます。具体的には、採用広告費や採用担当者の人件費、選考プロセスにかかる費用などが削減可能です。また、採用アウトソーシング会社は採用に対して豊富なノウハウを有しているので、採用活動の効率化を図ることも期待できます。

採用力の強化ができる

採用アウトソーシング会社は、広範なネットワークを持っているため、多くの候補者にリーチできます。企業が自社で応募者を募るより多様な候補者から優れた人材を選定でき、採用活動の質が向上します。

また採用アウトソーシング会社は、最新のリクルーティングツールやテクノロジーを活用して候補者の発掘を効率的に行っているのもメリットです。最新の採用トレンドや技術を活用しながら効果的な採用戦略を立てて優れた候補者を選定できるため、高い採用力を期待できます。

コア業務に専念できる

採用業務をアウトソーシングすることで、企業の内部リソースをコア業務に集中させられるようになり、企業全体の業務効率化と生産性の向上が望めます。採用活動は時間と労力を要するプロセスです。採用に要していた内部リソースをコア業務に割けるようになれば、企業は戦略的なビジネス目標に集中でき企業の成長につながるでしょう。

採用アウトソーシングのデメリット

サボテンとノート

一方で、採用アウトソーシングにはいくつかのデメリットも存在します。下記のデメリットについて解説します。

コストがかかる
ノウハウが社内に蓄積されない
セキュリティリスクがある

コストがかかる

採用アウトソーシングを利用するには一定のコストがかかります。特に、アウトソーシング会社のサービスが高額な場合、初期投資が大きくなりがちです。そのため、企業は費用対効果を慎重に評価する必要があります。

ただし長期的な視点で見れば、採用アウトソーシングによる業務効率化で、総合的なコスト削減が実現できる場合もあるでしょう。企業は、短期的なコストと長期的な利益をバランスよく考慮し、最適な判断を下すことが重要です。

ノウハウが社内に蓄積されない

採用活動をアウトソーシングすると、採用に関するノウハウが社内に蓄積されません。もし将来的に採用発動を自社で行う予定であれば、自社での対応力が低下しないよう採用の知識やスキルはできるだけ社内に留める工夫が求められます。採用アウトソーシング会社と情報共有をしながらマニュアルを策定するなど、社内の採用能力を強化できる戦略を立てることが有効です。

セキュリティのリスクがある

採用アウトソーシングは候補者の個人情報を外部に預けることになるため、セキュリティリスクが伴います。そのため、採用アウトソーシングを依頼する際には、依頼先が適切なセキュリティ対策を講じているかを確認する必要があります。

機密保持契約を結ぶなど契約書にはセキュリティに関する具体的な条項を盛り込み、情報漏洩のリスクを最小限に抑えるための対策を講じましょう。

採用アウトソーシングの導入に向いている企業

企業の外観

採用アウトソーシングの導入に向いている企業は、下記のような企業です。

急速に事業拡大している企業
内部リソースが限られている中小企業
特定の専門人材を求める企業

それぞれのニーズに応じて採用アウトソーシングが向いている理由を解説します。

急速に事業拡大している企業

急速に事業拡大している企業では、短期間で多くの人材を確保する必要があります。事業拡大中の企業は、急な採用ニーズに対応するためのリソースが不足していることが多い傾向です。

採用アウトソーシング会社は豊富なリソースと採用ノウハウを持っているので、企業の急速な成長に対応するための効果的な採用戦略を提供可能です。

内部リソースが限られている中小企業

中小企業では、内部リソースが限られていることがほとんどです。内部リソースが限られている状態で採用活動を自社で行うと、コア業務に割けるリソースが不足して競争力を維持することが難しい場合があります。

採用アウトソーシング会社を活用すれば、採用活動に必要なリソースをコア業務に使えるようになるため、中小企業は競争力を維持したまま優れた人材を確保できるようになります。

特定の専門人材を求める企業

採用活動は専門性の高い業種になればなるほど難航しやすい傾向です。特定の専門スキルを持つ人材を求める企業が自社で採用を行う場合、優秀な人材を確保するのは難しいことも多いでしょう。

そこで専門的な知識と広いネットワークを持つ採用アウトソーシング会社の支援を受けると、適切な人材を迅速に確保することができるようになります。

採用アウトソーシング会社を選ぶポイント

画面をのぞく女性たち

採用アウトソーシング先を選ぶ際には、いくつかの重要なポイントがあります。企業が信頼できるパートナーを見つけるために考慮すべき点について下記のポイントを解説します。

導入実績の多さ
サポート体制の充実度
セキュリティのレベル
柔軟性の高さ

導入実績の多さ

採用アウトソーシング会社を選ぶ際には、過去の実績を確認することが大切です。導入事例が多い採用アウトソーシング会社は、それだけ顧客からの評価が高く効果的な採用活動を支援する能力があるということです。

導入実績は採用アウトソーシング会社のホームページでも公開されていることが多いですが、インターネット上の口コミ評価を確認したり、実績を提示してもらうのも良いでしょう。また、実績を確認する際には自社と同業種の企業に導入した実績があるかどうかも確認してください。業界の採用ニーズをふまえたサービスを提供できると、より満足度の高い採用活動が期待できます。

サポート体制の充実度

採用アウトソーシング会社選びでは、サポート体制の充実度も選定基準になります。万が一トラブルが発生した際に迅速に対応してくれる会社を選ぶことが重要です。特に、採用活動にはスピード感が求められるため、レスポンスの良さは重要な評価項目といえます。

また、専任の担当者がつくかどうか、トラブルシューティングの体制が整っているかどうかも確認しましょう。

セキュリティのレベル

採用アウトソーシングでは、アウトソーシング先が候補者の個人情報を安全に扱うためのセキュリティ対策を整備しているかの確認が大切です。セキュリティ対策を評価するためには、アウトソーシング会社の情報管理体制やセキュリティポリシーを確認します。

例えば、個人情報保護法などの法規制に準拠しているか、機密保持契約を締結できるかなどです。また、データの取り扱い方法やセキュリティ対策の実施状況の確認も行いましょう。

柔軟性の高さ

企業のニーズに応じて柔軟に対応できるかどうかも、確認したいポイントです。特に、急な変更や追加の要件に対応できるかといったカスタマイズ性は重要な要素です。企業のニーズは日々変化しています。柔軟性が高い採用アウトソーシング会社を選べると、自社のニーズに対応した採用活動が叶うでしょう。

採用アウトソーシングを導入する手順

タブレットの画面

採用アウトソーシングを導入する際には、明確な手順を踏むことが成功の鍵となります。手順は下記の通りです。

アウトソーシングする目的の明確化
アウトソーシングする業務の決定
採用アウトソーシング会社の選定
契約と条件の交渉
採用アウトソーシングの実施
定期的な評価と改善

それぞれのステップごとにポイントを確認しましょう。

1.アウトソーシングする目的の明確化

まず、アウトソーシングする目的を明確にします。コスト削減や専門知識の活用、採用効率の向上など、具体的な目標を設定してください。目的が明確であるほど、適切なアウトソーシング先を選びやすくなります。

目的を明確にするためには、企業の現状と課題を分析し、採用活動のどの部分にアウトソーシングが必要かの特定がポイントです。また、アウトソーシングにより期待する成果やメリットを具体的に明示します。目的の明確化で、アウトソーシング先とのコミュニケーションがスムーズになり、効果的な採用活動が実現します。

2.アウトソーシングする業務の決定

次に、採用計画の策定や募集活動、候補者の選考など、どの部分をアウトソーシング先にに委託するかを検討します。アウトソーシングする業務内容を明確にすることで、アウトソーシング先とのコミュニケーションがスムーズになります。

どのような業務をアウトソーシングするかは、企業の内部リソースやスキル、業務の複雑さなどを考慮して決定しましょう。加えて、アウトソーシングにより期待される効果やメリットの評価も重要です。

3.アウトソーシング会社の選定

専門性、実績、サポート体制などを基準に、アウトソーシング会社を設定します。複数のアウトソーシング会社を候補として、比較検討を行いましょう。

企業のニーズや目的に合ったサービスを提供できるか、過去の実績や顧客のフィードバックは良いか、信頼性や専門性があるか、費用対効果は良いかなどを評価します。それぞれの評価基準を設けて比較検討すると、スムーズに選定が進みます。

4.契約と条件の交渉

アウトソーシング先を決めたら契約を締結して、条件を交渉します。料金体系やサービス内容、セキュリティ対策など、重要なポイントを確認してください。最初に企業のニーズや目的を明確に伝え、アウトソーシング会社とミスマッチが起こらないようにします。共通理解が得られたら、料金体系や務範囲や責任分担、セキュリティ対策など、具体的な条件を交渉して合意します。

合意事項は契約書に明記しておくことが、のちのちのトラブルを防ぐポイントです。

5.アウトソーシングの実施

契約後はアウトソーシングを開始します。実施に際しては、事前に詳細な計画やスケジュールを策定することが大切です。採用活動実施中はアウトソーシング先と定期ミーティングを行うなど密に連絡を取り、進捗状況を確認しながら採用プロセスを進めるとスムーズです。

問題が発生した際には迅速に対応し、必要に応じて調整や改善を行います。

6.定期的な評価と改善

より効果的な採用活動を継続的に行うためには、定期的にアウトソーシングの効果を評価し、改善を繰り返すことがポイントです。採用コスト、採用期間、候補者の質などの指標を分析し、採用活動の成果を定量的に評価します。評価結果を基に改善策を講じることで、次回以降の採用活動の効果の向上が期待できるでしょう。

採用アウトソーシングの料金体系

積み上げたコイン

採用アウトソーシングの料金体系は、大きく3つあります。

月額制
従量課金制
成功報酬制

月額制は、1カ月あたりの業務時間が決められていて一定の費用が発生する料金体系です。業務時間に応じて料金が変動します。長期的に採用が必要な企業にマッチする方法です。

従量課金制は、委託する業務内容に応じて料金が課金されます。依頼したい業務内容をもとに見積を作成してもらう形で進行します。スポット的に採用アウトソーシングを利用したい企業に向いています。

成功報酬制は、実際に採用した人数に応じて報酬が発生する料金体系です。採用が成功しなければ料金は発生しませんが、月額制や従量課金制よりも割高になる傾向にあります。専門性の高い人材を少人数採用したいときにおすすめです。

採用アウトソーシングの活用で効率的な人材確保を

握手する人

採用アウトソーシングは、企業が効率的に人材を確保するために役立つサービスです。企業の採用力を強化しながら迅速に優れた人材を確保でき、競争力を維持できます。採用アウトソーシングを成功させるためには、目的の明確化はもちろんアウトソーシング先の選定も大切です。自社に合った採用アウトソーシング会社を選んで、効率良く優秀な人材を確保しましょう。

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