採用代行(RPO)とは?利用のメリット・デメリットや注意点を解説
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採用代行（RPO）とは、企業に代わって採用業務を代行するサービスです。近年、採用手法の多様化・複雑化や人員不足による業務負担を軽減するために、導入する企業が増えてきています。本記事では、採用代行に外部委託できる内容やメリット・デメリット、代行会社の選び方を紹介します。
この記事でわかること
- 採用代行サービスのメリットとデメリット
- 採用代行サービスに依頼可能な業務内容と費用相場
- アウトソーシングを活用するならFammアシスタントオンラインがおすすめ
目次
採用代行（RPO）とは
採用代行とは、企業から採用に関する業務を委託されて行うサービスです。近年、採用代行サービスは企業の間で注目を集めるようになってきています。
- 採用代行の意味
- 採用代行が人気を得ている背景
について解説します。
採用代行の意味
採用代行は、本来企業が内部で行っていた採用活動を外部に委託することです。RPOとも呼ばれていて、これは英語でRecruitment Process Outsourcingの頭文字をとったものです。
アメリカでは1980年代頃から採用代行を行う企業が登場していますが、日本では2000年代になって導入が進みました。現在は人事業務の効率化を図れるとして、多くの企業が利用しているサービスです。
採用代行が人気を得ている背景
採用代行が人気を得ている理由には、採用手法の多様化と採用活動の長期化が挙げられます。
従来は求人広告や人材紹介サービスの利用、就職・転職イベントといった採用手法が一般的でした。しかし、最近はダイレクトリクルーティングやSNS採用などの手法も普及してきています。
また、求人広告や人材紹介サービスにおいても、業界や職種、さらに新卒や若手、中途採用といった分類で細分化が進んでいます。採用担当者は採用管理ツールとの親和性も考慮しながら採用計画に合った手法を選定して効果を測定せねばならないのが現状です。
さらに近年、新卒の採用活動の開始時期が前倒しされ、採用活動の期間が長期化する傾向にります。
インターンシップの募集開始時期が早まるなど、1つの年度の採用活動についてフォローしなければならない期間が長期化することで、同時並行で次年度分の採用もこなさざるを得なくなってきています。
採用手法の多様化・複雑化に採用活動期間の長期化が重なり、採用担当者が目を配らなければならない対象が増えたため、採用業務の全体または一部を外注する採用代行が注目を集めているのです。
採用代行（RPO）のメリット
採用代行の主な強みは、以下のような点が挙げられます。
- 採用プロセスの重要業務に集中できる
- 就職・転職サイトやエージェントにかける採用コストを最適化できる
- プロに任せることで採用課題の改善が見込める
- 入社後の教育まで依頼可能
- 担当者が不在でも採用活動を始められる
採用プロセスの重要業務に集中できる
採用代行のメリットの1つは、採用担当者が優秀な人材を獲得する採用本来の目的を達成するための重要業務に、より多くの時間を割けるようになることです。
採用代行を活用すると、採用プロセスのあらゆる業務を依頼でき、採用担当者の業務負担を軽減させられます。
近年の採用活動を取り巻く環境変化により、採用担当者は採用プロセスの中でも本来の目的とは関係が薄い周辺業務に関与する時間が増えています。例えば、応募者を中心とした関係者とのスケジュール調整や問い合わせ対応といった業務です。
採用代行はこれらの周辺業務にも対応可能です。
採用代行に周辺業務を委託することで、採用担当がより多くの時間を重要業務に当てられるようになります。
就職・転職サイトやエージェントにかける採用コストを最適化できる
採用代行会社は過去の採用支援業務を通じて豊富な経験を備えているため、活用すれば企業の採用コストを抑制できます。
近年は採用チャネルが急増したことで、就職・転職サイトやエージェントの対応範囲も細分化されています。これによって費用対効果の低いメディアを利用していたり、複数のメディアでアプローチする対象が重複していたりといった問題を抱えていることは、少なくありません。
採用代行の活用は、効果的な採用チャネルの選定や人材紹介会社へ支払う手数料の見直しなどの効果が期待できます。
プロに任せることで採用課題の改善が見込める
採用代行会社の中には顧客企業の重要業務に長期間携わっていた経験を持つところもあるため、自社が抱える採用課題解決のノウハウを有していて、改善が期待できる場合があります。
例えば、中途採用業務において、採用代行のアドバイスにもとづきハイレベル層の母集団形成に課題があると判断し、課題に対応したメディアを活用した事例もありました。
採用ノウハウが豊富な採用代行に業務を委託することで、課題を特定したアプローチが可能です。
入社後の教育まで依頼可能
経験豊富な社員研修講師や外部の研修企業と連携している代行会社であれば、ノウハウが無かったり、社内リソースが不十分だったりする企業に対して、採用後の教育・研修の外部委託が可能な場合があります。
採用代行の中には、ビジネスマナー研修や個人情報保護研修など企業の要望に合わせた教育・研修を提供できる代行会社もあり、入社後の教育まで幅広く対応を依頼できます。
グループ内や拠点間で採用を一括管理できる
グループ内や拠点間など異なる組織の間で採用を一括管理できるのも採用代行の強みです。グループ企業がある場合や、1つの企業でも支社や営業所などが複数ある場合は、組織ごとに異なった採用ルールができてしまいがちです。
しかし、採用代行の中には複数ある拠点間で案件を共有しているところもあり、一括管理をめぐるニーズに対応可能。拠点間の採用業務を平準化させられます。
担当者が不在でも採用活動を始められる
採用代行では、立ち上げ後間もない場合や採用担当が退職してしまった場合でも、企業に代わって採用活動を行えます。経験・知見豊かな採用代行の中には、採用活動にかかる一連の業務を受託している採用代行もあります。
そのため、企業に担当者がいない状態でも、採用代行に採用活動を外部委託できます。
採用代行（RPO）のデメリット
採用代行への外注には、いくつか注意しておきたいポイントがあります。
- 社内に採用ノウハウが蓄積されない
- 採用業務にかかる認識にズレが生じる恐れがある
- 代行会社が小規模だと業務を担いきれない
- 応募者や内定者とのコミュニケーションが不十分になる
上記4つのポイントについて詳しく解説します。
社内に採用ノウハウが蓄積されない
採用代行のデメリットの1つが、採用活動の経験が社内に積みあげられないことです。どの業務経験でも、実践の場を通して経験を積んでスキルアップしていくものですが、採用代行の利用により、そういった機会が社外に流出してしまいます。
特にコア業務を外部委託する場合は、注意が必要です。当初は採用担当が不在の間のみといった特定のフェーズだけ採用業務を委託するつもりだったのが、社内にノウハウが蓄積されないことで、採用担当者を揃えたあとになっても内製化できない事態に陥ってしまいます。
採用代行に委託する際は、採用業務による学びや経験を社内にどのように社内でも共有しておくかがカギです。採用代行から定期的にリポートをもらうなど、フィードバックを得る機会を設けるようにしましょう。
採用業務にかかる認識にズレが生じる恐れがある
採用活動の進め方や求める人材像について、採用代行との認識に齟齬が生まれかねないのも気をつけたい点です。自社の業界や事情に詳しくない代行会社は、細かいニュアンスの部分を理解しにくかったり、オンラインで打ち合わせを行う場合は十分なコミュニケーションがとれなかったりします。
例えば採用した人材が自社の求めるスキルや知識を備えていなかったり、自社の社風や文化に合っていなかったりすると、採用のミスマッチを生み、再度募集を行うこととなるため、かえって工数が増えてしまうことになりかねません。
採用代行との認識を合わせるべく、採用要件の明文化など自社のニーズを明確に伝えることが大切です。また、採用代行を選定する際は、連絡窓口となる人間と実際に業務を行う人間が同じだと安心です。
代行会社が小規模だと業務を担いきれない
ひとくちに採用代行といっても、その規模や形態は様々です。そのため、一度に大量の処理が求められる業務の場合、採用代行が対応しきれない企業もあります。そうなると、自社や他の採用代行を使って対応しなければならない事態となり、採用代行を利用する意味がなくなるだけでなく、かえって費用が高くついてしまうことになってしまいます。
採用代行には自社で採用業務を担っている代行会社もあれば、さらに別の他社に業務委託している、または個人（フリーランス）で行っているところもあります。
最初に採用代行の規模を把握するのはもちろん、採用代行の弱み、または実績のない分野を念頭におきつつ情報を精査しておきましょう。
応募者や内定者とのコミュニケーションが不十分になる
採用代行に委託した場合、自社が応募者や内定者と対話する機会が減ってしまうことも欠点になり得ます。採用代行が連絡業務を担うことで、自社が応募者や内定者とやりとりする機会は減ってしまいます。
特に内定者のフォローは、翌年度の選考の時期が重なることが多いため、対応が弱くなってしまいがちです。しかしながら、彼らの声の中に採用市場の最新の情報や自社の特徴を知るためのヒントが隠されていることがあります。
採用代行に応募者や内定者とのコミュニケーションを外部委託すると、貴重なフィードバックを得る機会が限られてしまうことになりかねません。そのため、積極的に採用代行との情報共有の機会を設けて、応募者や内定者の動向を拾い上げる体制を構築しましょう。
採用代行（RPO）に依頼する範囲
採用代行に外部委託できる範囲は、多岐に渡ります。委託可能な業務範囲は以下の通りです。
- 採用計画の立案
- 求人広告掲載代行
- 応募者管理
- DM・スカウト配信
- 選考日程調整
- 説明会実施
- 書類選考・面接代行
- 応募者へのリマインド連絡
採用計画の立案
採用計画とは、企業が経営方針や事業計画の実践に必要な採用活動の道筋とゴールを示した計画のことです。採用代行では、採用計画の立案や立案に伴う採用方法や採用スケジュールが策定可能です。
自社の採用担当が不在であったり、社内に採用ノウハウが乏しかったりすると、採用計画の立案が困難になってしまいます。しかしながら、経営計画は経営戦略に直結する項目です。コンサルティングに強みのある採用代行を活用し、採用計画を進めましょう。
採用計画では、人材補充が必要な部署、求める人材の能力やスキル・経験、目標とする採用人数、採用を実現させる時期などを定めます。
求人広告掲載代行
人材を募集する媒体の選定から発注・出稿までのプロセスを採用代行に委託可能です。策定した採用計画にもとづいて媒体の選定はもちろんのこと、どのような求人にすれば採用のターゲットとしている人材が獲得しやすいかについてもアドバイスを得られます。
また、通年で採用活動を行っていたり、複数の募集媒体を人材紹介とあわせて利用していたりする場合は、採用代行に管理を依頼することで、工数だけでなくコストも削減できる場合があります。
応募者管理
募集媒体や人材紹介サービスを通して応募してきた求職者のエントリーや問い合わせへの対応、合否の連絡などを行います。
応募者にとっては募集企業に接触する第一段階であるためスピーティーな対応が求められる反面、比較的専門性が不要で、委託時の引き継ぎがさほど伴わないことから採用代行を利用しやすい分野です。
この業務は応募者が増えるにしたがって煩雑になる面からも、採用代行に対応してもらうのがおすすめです。
DM・スカウト配信
DMやスカウトの配信も、採用代行に依頼可能な業務です。近年、ダイレクトリクルーティングが定着しつつあり、優秀な人材に直接リーチできるDMやスカウトメールも効果的になっています。しかしながら、一つひとつ配信の対応をするのは工数を要するものです。
採用代行にはスカウト特化型の会社もあるため、彼らの知見を活用して工数の削減とともに面接設定率が上がる施策を図ることができます。
選考日程調整
各選考での電話やメールによるスケジュール調整も外部委託できます。応募者と企業双方の日程を考慮し、効率的に調整を行うことで採用活動がスムーズに進められます。
ただ、この業務は遠方からの応募者の対応や場所の確保など込み入った内容になり、時間がかかってしまいがちです。効率的にこのプロセスを進めるノウハウを持った採用代行を利用するのが望ましいでしょう。
説明会実施
新卒を対象とした企業説明会や中途への職種説明会も採用代行で受託できます。説明会の運営には、企画から会場の確保、募集、運営など多くの工程があり、手がかかる作業が含まれていることから、採用代行を活用しやすい業務の1つです。
説明会に用いる資料の作成といった事前業務も依頼できるのはもちろん、参加者へのプレゼン内容や説明会に選考を含めるのかなども幅広く採用代行に相談できます。
書類選考・面接代行
書類選考や面接代行も外部委託の対象になります。
書類選考で多くの応募が見込まれる場合、すべて書類するのはかなりの工数がかかります。しかし、選考基準が決まっていれば、採用代行を利用してこのプロセスを削減可能です。
また、面接についても、人的リソースが不足している場合には採用代行への依頼も選択肢の1つになります。自社で経験が乏しい場合、面接に同席してもらうのも有効です。
一方、面接代行を委託する際には注意も必要です。代行を依頼した面接官の発言や印象が企業のものとして応募者に伝わったり、応募者の評価をめぐり自社の想定と齟齬が生じたりする恐れがある点には留意しておきましょう。
採用代行を選ぶ際は、事前の認識合わせを綿密に行えるかや、面接後も詳細なフィードバックを提供してくれるかなどの基準を設けることが大切です。
応募者へのリマインド連絡
ある選考を通過したものの次の段階に進むかどうか意思表示をしていない応募者に次の選考に進むようリマインドしたり、選考の合否が決まっておらず保留になっている応募者に対して後追い連絡をすることで選考上に留まってもらったりするもので、これらの業務も採用代行の対応範囲です。
リマインド連絡は採用業務からつい漏れがちになってしまう一方、きめ細かいフォローにより優秀な人材を引き留めることができるため、採用代行が活躍します。
採用代行（RPO）の費用・料金体系
採用代行の費用や料金体系は代行会社やサービスによって異なります。
- 料金体系
- 従量制の費用例
について紹介していますので、目安にしてみてください。
料金体系
料金体系には、月額が固定の「定額制」や、業務量に応じた「従量制」、「成果報酬制」があります。
料金体系
特徴
定額制
- あらかじめ決まったサービス内容に応じて毎月定額が請求される
- 多くの業務量が見込まれる場合でも、定額で利用可能
- 業務量が不安定、もしくは少ない場合は費用が割高になってしまう
従量制
- 依頼内容ごとに作業量に応じて費用が発生する（作業ごとに一定の最低料金を設定している代行会社もある）
- 書類選考など負担が大きい業務や、自社にノウハウがない業務など範囲を限定して委託すれば、定額制よりも費用を抑えられる
- 業務量が想定できないと費用が予算を超えることがある
成果報酬制
- 面接の実施や採用が決定した件数に応じて報酬が発生する
- 採用につながらないケースは料金が発生しないため、無駄なコストを抑えられる
- 採用の難易度にもよるが、基本的には報酬が高め
従量制の費用例
作業量に応じて料金が増加する従量制の費用の相場は以下の通りです。
- 新卒・中途の媒体管理：5～70万円/月
- 選考日程調整：5万円～/月
- DM・スカウト配信：3万円～/月
求人広告の掲載数や管理の内容、選考日程調整なら調整の人数や手段、DM・スカウト配信だと送付対象の人数や条件によって料金が異なります。詳細は外部委託を検討している採用代行に確認しましょう。
また、複数の会社に見積を求めるときは同じ条件を提示し、企業によって試算の前提が異なることがないようにするのがポイントです。
採用代行（RPO）の種類
採用代行会社にはいくつかの種類があります。大きく分けて3つの種類があることを知っておきましょう。
- 企業の社員が中心になって採用業務を行う場合
- 業務委託の採用代行
- フリーランスの採用代行
それぞれの特徴を押さえて自社に合ったサービスを選択してください。
その代行会社の社員が採用担当をする採用代行
採用業務に携わるリーダーがその代行会社の社員である採用代行は、業務の進め方やノウハウが社内で共有されているため、質の高いサービスを提供できます。
また、エンジニアや新卒採用など業界や職種に特化している採用代行は、それぞれの分野を専門にするスタッフを揃えていて、優秀な人材を効果的に獲得できることを強みにしている代行会社も多いです。
その反面、費用がかさむ傾向にあります。
業務委託の採用代行
採用代行を依頼された代行会社が業務委託した委託先企業の担当者が採用業務を行います。業務委託先企業では、所属するスタッフの中から業務に適した人材を担当者に割り当てます。特定の業務を委託する場合、採用代行の社員が担当する場合に比べて費用を抑えつつ、一定の効果を得られます。
しかしながら、あらかじめ業務の指定した範囲以外の業務を委託後依頼した場合、再度採用代行と業務委託先との間ですり合わせが必要です。それゆえ、変更対応に時間がかかる、もしくは変更が難しい場合もあります。
したがって、このような事態が想定される場合は、事前に対応を確認しておくと安心です。
フリーランスの採用代行
会社組織ではなくフリーランスとして採用代行を営む個人に依頼するケースもあります。稼働時間や委託する業務の範囲を柔軟に対応してもらえる点がメリットです。また、必要以上に人件費を抱えることがないため、費用を抑えて利用したい場合に理想的といえます。
ただし、自社のニーズにマッチするスキルや経験を備えたフリーランスを探すのに時間がかかるだけでなく、ネットワークやノウハウに限りがあるため、信頼性に乏しい傾向にあるのが難点です。
採用代行（RPO）に依頼する際の注意点・ポイント
採用代行に外部委託する際には、押さえておきたい注意点があります。
- 自社の課題や外注の範囲を明確化する
- 採用代行の対応範囲・実績を把握する
- 費用の請求内容を明確化する
- 情報共有の方法や頻度などのルールを明確化する
4つのポイントをそれぞれ説明します。
自社の課題や外注の範囲を明確化する
採用代行を利用する場合は、自社にどのような採用課題があるかを踏まえたうえで業務を依頼することが大切です。自社の課題を把握し、外部委託する内容を明確化しておきましょう。
この作業を怠ると、採用代行に任せる範囲が広がってしまい、費用が高額になってしまう可能性もあります。
まずは自社の経営方針や事業計画にもとづいた採用課題の所在と、課題を採用代行の利用によりどのように取り組んでいくかを検討しましょう。
採用代行の対応範囲・実績を把握する
依頼を検討している代行会社が実際に対応できる業務の範囲やその実績を把握しておくことも重要です。採用代行により提供しているサービスの内容は異なり、依頼する代行会社の業種や規模などによって強みも様々です。
自社に近い企業への提供実績の有無や、その企業が採用代行を利用した理由などを確認しましょう。ウェブサイトを利用して評判を調べるのも1つの方法です。
費用の請求内容を明確化する
見積の段階で、採用代行が請求する費用の内容や前提を明らかにしておく必要があります。
採用代行会社によっては提供するサービスの内容が複雑で、実際に請求が来なければ適用される請求項目や料金が決まらないことがあります。その場合、請求額が予算を超過する恐れがあるのはもちろんのこと、請求額の見通しが立てられず外部委託の利用自体に支障が出ます。
見積を依頼するときは、採用代行が概算を出すのに必要な情報を提示すると同時に、費用の内容や条件を口頭と文書の両方で得られると安心です。
情報共有の方法や頻度などのルールを明確化する
採用代行に依頼する際には、依頼した業務に関する進捗状況やトラブルの有無などを共有してもらう方法やルールを決めておくことが重要です。進捗状況に関する情報はプロジェクトの見通しを把握するうえで必須なうえ、もし共有のルールが明確でなければ、トラブルが起きても見過ごされてしまう恐れがあります。
また、情報共有の方法などに加え、リポートの内容も自社が求めるものに合致しているかも重要なチェックポイントです。問題なく業務が進んでいるかのみならず、応募者や内定者から得えた意見をフィードバックしてもらうことで、今後の採用の実施・運営に有益な情報を得られる可能性があります。
情報共有に用いる方法や、タイミング、内容に関する採用代行のサービス内容を事前に聞いておくのがおすすめです。
自社の課題を把握してニーズに合った採用代行を選びましょう
採用代行とは、企業に代わって採用業務を行うサービスのことです。
採用プロセスの重要業務に集中できる点や就職・転職サイトやエージェントにかける採用コストを最適化できる点など多くのメリットを備える反面、社内に採用ノウハウが蓄積されないといったデメリットも持ち合わせています。
採用代行を導入する際は、メリット・デメリットを比較し、ポイントを踏まえて自社のニーズに合致する代行会社を選びましょう。
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